Lezioni Imparate e Racconti di una Project Manager da Remoto (con Natalie Semczuk di Talkanatalk)

Leggi la Trascrizione:

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Ben Aston:

Grazie per l'ascolto. Sono Ben Aston, e questo è il podcast del Digital Project Manager.
Oggi sono qui con Natalie Semczuk. Natalie, grazie di essere venuta nello show, oggi è davvero speciale, perché per la prima volta nella storia del podcast di project management digitale, Natalie è la prima ospite a tornare una seconda volta. Quindi oggi è un grande giorno.
Oggi parleremo di fallimenti di progetto. Parleremo di Lezioni Apprese e della fantastica newsletter DPM(ish) di Natalie, oltre che di qualsiasi altra cosa ci porti il vento.
Dunque, Natalie, ti abbiamo conosciuta un po' la scorsa volta. Se vi state chiedendo chi sia Natalie, vi leggo dalla sua bio. È sempre un po’ imbarazzante quando le persone lo fanno, quindi scusa. Questo è ciò che qualcuno, forse Natalie stessa, ha scritto su Natalie: "Natalie è una PM digitale consulente che lavora da remoto. Viva nel sud-ovest degli Stati Uniti, lavora principalmente con agenzie di piccole e medie dimensioni con reparti web interni, gestendo progetti digitali e implementando processi che aiutano team di design e sviluppo. Inoltre, è specializzata nell'implementazione di sistemi di progetto tra team remoti."
Natalie ha scritto molti articoli sulla gestione di progetti da remoto, quindi date un'occhiata se siete project manager remoti. Gestisce anche il blog PM Reactions. Ama la narrativa distopica, lo yoga e bere troppi caffè. È anche appena tornata dalle vacanze, quindi è davvero speciale che sia qui oggi.
In effetti, il sud-ovest degli Stati Uniti suona un po’ come... ti stai nascondendo da qualcuno?

Natalie:

No. Sono in Arizona. Mi sono spostata molto negli ultimi anni e aggiornare la bio era diventato stancante e dover dire "Oh, in realtà non sono più in quello stato, mi sono trasferita la scorsa settimana." Quindi sto cercando d’essere un po' più generica sulla mia collocazione geografica.

Ben Aston:

Sì, ti risparmia di aggiornarla sempre, quindi bene, ottimo.
E com'è l'Arizona in questo periodo dell'anno?

Natalie:

È bellissimo. Questa settimana abbiamo raggiunto un traguardo: nessun giorno sopra i 100 gradi, quindi siamo ufficialmente in autunno.

Ben Aston:

Freddo, freddissimo.
Io sono stato ad Atlanta questa settimana e invece a Vancouver, dove sono ora, fa circa 40 e qualcosa. Sto cercando di usare le temperature americane. Direi che sono 8 gradi. Ma ad Atlanta erano 80 e qualcosa, circa 30 e pochi gradi e faceva caldo, si sudava tantissimo. Pazzesco. E tornando a Vancouver, ora sto congelando.
Mi interessa: un arizoniano, si dice così?

Natalie:

Penso di sì.

Ben Aston:

Allora, dove vai in vacanza? Sembra già una bella zona. Dove va uno dell'Arizona in vacanza?

Natalie:

Sì, sono in una zona bella. Tre ore dal Grand Canyon, che è molto bello. Di solito d’estate cerchiamo tutti di andare via, fa troppo caldo. Non ricordo la conversione, ma in Fahrenheit siamo sui 120 d'estate, 115 la maggior parte delle volte, quindi la gente va in montagna o fuori stato proprio, e concordo pienamente.

Ben Aston:

Sono 46 gradi Celsius, per chi nel resto del mondo usa i gradi Celsius. 46, siamo quasi a bollore!
Parlami di questo: so che sei project manager da remoto da un po’ ormai, ma perché hai scelto la gestione di progetti da remoto? O è stata una scelta obbligata?

Natalie:

Un po' tutte e due. Mi piace molto. Ho lavorato in ufficio per anni e ho iniziato a lavorare da freelance di lato, e l'unico modo era collaborare con aziende che già lavoravano da remoto. Le prime collaborazioni sono state remote e mi sono davvero piaciute. In questo modo posso gestire orari e cosa fare del mio tempo in modo più libero, non sono legata a un ufficio o al pendolarismo. Ma, non so se la gente ci pensa, la gestione di progetti da remoto è fantastica perché si lavora bene. Nessuno ti interrompe. Ma ho anche il beneficio di parlare e comunicare per vivere, quindi non mi sento mai sola, in realtà.

Ben Aston:

Sembra davvero perfetto.
Con tutta questa efficienza e autonomia nella gestione del tempo, come passi il tempo libero? Non l’abbiamo mai detto prima d’ora. Oltre ad essere una PM, che fai nel tempo libero?

Natalie:

A volte ho un po’ di problemi a bilanciare la vita privata e il lavoro. Credo sia anche una cosa da freelance. Quando non lavori, pensi comunque a cosa potresti fare. Ma amo esplorare la zona. Come dicevi te, abito vicino a posti fantastici come Sedona, il Grand Canyon, tante montagne e sentieri. Mi piace uscire, fare trekking, fuoristrada, esplorare, scattare foto. Non ho ancora provato a campeggiare perché qui ci sono insetti mostruosi, ma prima o poi proverò.

Ben Aston:

Devi solo portarti una racchetta per insetti, uno spray, o una pistola.

Natalie:

A quel punto sarei proprio integrata.

Ben Aston:

Ottimo.
Una cosa che volevo chiederti: che fine ha fatto il tuo blog PM Reactions? Esiste ancora o si è trasformato in DPMish? Cosa succede?

Natalie:

No, esiste ancora. Tutte le gif e i meme sono lì. Ogni-

Ben Aston:

Ultimo aggiornamento il 2 aprile.

Natalie:

Lo so.
Ho una cartella piena di gif pronte da pubblicare. Le catalogo per emozione. Qualche volta ne caricavo tipo 50 e lasciavo che si auto-pubblicassero, ma è passato troppo tempo, ora mi vergogno.

Ben Aston:

Magari puoi inserirle nella newsletter, è solo un'idea.

Natalie:

Mi piace l’idea.

Ben Aston:

Sono passati alcuni mesi dall’ultima volta che ci siamo sentiti. Allora, oltre alle vacanze, cosa c'è di nuovo? Su cosa stai lavorando? Hai scoperto nuovi strumenti interessanti? Novità?

Natalie:

Sto facendo alcune cose nuove. Ho chiuso alcuni progetti quest’estate. Ne ho iniziato uno nuovo subito dopo le vacanze con un’agenzia di New York, prima con una a Montreal, sono stati ottimi. Ho lavorato su una varietà di progetti clienti; alcune agenzie più strutturate lavorano tutte nello stesso luogo ma supportano il lavoro remoto. Sono l’unica davvero sempre remota. È stato interessante vedere i loro processi, come organizzano le cose e contribuirvi.
Non ho provato molti nuovi strumenti recentemente. Sono diventata una fan di TeamGantt e dei Gantt chart di nuovo. L’avevo usato per un progetto anni fa, poi basta, e ora sono tornata a impararlo di nuovo. Sto pensando ad altri strumenti interessanti. Ho usato MeisterTask, che ricorda Trello. Non so come sia lavorando in team numerosi, ma con un piccolo team di freelance funziona bene.
Ecco, direi che è tutto.

Ben Aston:

Ottimo.
Non avevo mai sentito dire "sono una remoter". È così che ti chiami nell’ambiente?

Natalie:

A volte sì. Ma non credo sia ufficiale. Me lo sono inventata.

Ben Aston:

E mi interessa anche: per chi ascolta, può essere interessante saperlo. Lavori come DPM, da remoto, per agenzie ovunque — New York, Montreal, altre zone degli USA. Come trovi questi lavori da PM remoto?

Natalie:

Oh, questa è probabilmente la domanda principale per chi fa freelance. Quando ho iniziato cercavo chi cercava il primo PM, perché spesso non sono sicuri di quante cose dargli. Ecco, lì ho trovato una nicchia. Ma per l’ambiente da remoto con agenzie più grandi, molto è passaparola. Conosci una persona che va in un’altra agenzia, che poi conosce qualcuno che cerca. Oppure, stare in giro, parlare a conferenze, scrivere articoli.
In genere non parlo per prima con chi deve lavorare direttamente con me. Serve un altro PM che abbia bisogno di aiuto e vuole strutturare le cose. O un titolare d’azienda che riconosce che ci vuole spazio nel team. È un mix.

Ben Aston:

Bentornati al Digital Project Management podcast per la seconda parte, dopo che Natalie e io — anzi, soprattutto io — abbiamo subito un tragico guasto a internet. Questa è la bellezza della diretta!
Natalie, grazie per averci raccontato di come trovi i lavori da project manager remoto. Dovrò ascoltare il podcast per recuperare quello che hai detto, però-

Natalie:

Spero sia stato utile.

Ben Aston:

Dato che sono sparito... Parliamo del tuo articolo. Se non avete letto l’ultimo pezzo di Natalie su theDigitalProjectManager.com andate a dargli un’occhiata. Si intitola: Perché e Come Documentare le Lezioni Apprese. Il bello è che non è solo teoria noiosa, ma sono incluse, o meglio Natalie ha creato, delle utilissime template di Lezioni Apprese che potete scaricare. E attenzione: se state provando a scaricarle con un ad-blocker attivo, dovete disattivarlo, altrimenti non funziona.
Ma non odiate quando trovate un modello e pensate “ah, bello!” però poi non sapete come usarlo? Il bello di questi modelli è che oltre a essere scaricabili, abbiamo aggiunto anche degli esempi di Lezioni Apprese veri e propri. E sì, ispirazione da PM — credo sia un hashtag valido, a breve. Dentro ci sono Lezioni Apprese già compilate così potete partire avvantaggiati per completare il modello. Quindi, parliamo delle Lezioni Apprese per un attimo. Perché esistono? Non è tipo la retrospettiva? Qual è la differenza?

Natalie:

Sì, esiste un framework PMI ufficiale per questo. Io non sono formata formalmente, per me... Le retro di progetto sono ottime da fare col team a fine progetto, ma per diffondere il cambiamento davvero, e capire dove le cose continuano a non andare oppure vanno bene e come applicarlo su più progetti, specialmente se stai in agenzia tempo lungo o con le stesse persone a lungo termine, è importantissimo tracciare e capire ciò che succede e imparare dalle proprie esperienze.

Ben Aston:

Esatto, sono d’accordissimo.
Secondo te, trovandoti a lavorare con agenzie e team differenti, vedi che tutti tendono a fare sempre gli stessi errori? Ti capita di scrivere sempre le stesse Lezioni Apprese cambiando solo la società, o varia?

Natalie:

Sì. Secondo la mia esperienza, sono quasi sempre gli stessi errori e gli stessi dolori. Ci sono delle costanti. Lo vedi anche ai congressi di settore: tutti parlano di come superare questo problema di progetto o quell’altro nei processi di design. Ogni agenzia ha la propria grande, tipica difficoltà nei propri processi. È interessante vedere come provano ad affrontarla o a risolverla se ancora non ci sono riusciti. Per me è un grande aiuto poter tracciare per me stessa cosa imparo e cosa vedo, e come può cambiare la mia prospettiva da un progetto all’altro e da una società all’altra.

Ben Aston:

Quindi, quali sono le tre principali aree problematiche che secondo te affrontano i PM?

Natalie:

Credo che ci siano sempre problemi con la stima, il project kickoff, cioè l’area delle aspettative del progetto. È sempre difficile. Penso che siano stati scritti libri interi sul tema delle stime ed è ancora difficile trovare il modo di stimare con precisione se non fai la stima a monte. Credo che le timeline non rispettate e i blocchi non previsti siano sempre un problema. Quando il cliente deve rimandare, anche con i processi più solidi è difficile pianificare l’imprevisto. Ho visto spesso questi dolori.
Se un cliente deve rimandare di sei settimane, può esserci un processo in termini di contratto e di gestione al rientro del progetto, ma non c’è davvero un modo perfetto per gestirlo dal lato risorse o capacità. E poi, terzo, la gestione delle aspettative di tutti è sempre un problema. Ci sono ottimi modi per documentare e aggiornare in riunioni ecc., ma ci sarà sempre da gestire l’aspettativa di qualcuno, soprattutto in team agili e collaborativi. È più difficile perché non c’è sempre una fonte unica e ufficiale d’informazioni, quindi assicurarsi che ogni loop venga chiuso e gestito può diventare complicato.

Ben Aston:

Sì, decisamente.
E aggiungo, per chi ascolta il podcast, che sto preparando un mega-articolo sulle stime — come diceva Natalie, uno dei temi dove si fa più fatica. Uscirà tra qualche settimana, quindi tenete gli occhi aperti.
Per me, una delle problematiche più tipiche che ho visto è legata sempre alla proprietà dei requisiti. Nei vari team viene gestita in modo diverso, c’è sempre incertezza su chi è responsabile dei requisiti tecnici. È l’UX architect? Il business analyst? Il direttore tecnico? Il project manager? Chi definisce con esattezza ciò che serve e come il progetto deve essere realizzato? E, con l’aumentare della complessità tecnica dei progetti, non solo la definizione, ma anche la gestione continua dei requisiti durante tutto il processo diventa un ostacolo ricorrente. Secondo me una parte del motivo è che, a seconda del livello di collaborazione e delle persone coinvolte, l’ownership dei requisiti cambia molto, quindi è impossibile standardizzare il processo su ogni team e progetto. Ti capita anche a te?

Natalie:

Proprio così. Non potrei dirlo meglio. È sempre una grossa sfida. Penso che il problema di fondo sia proprio che non si può trovare un processo perfetto che funzioni per tutti e in ogni fase per collaborare davvero bene. Quindi sì, problema verissimo. Penso che lo sto vivendo anche ora.

Ben Aston:

E se dovessi pensare alla lezione più importante che hai imparato finora nella tua carriera, quale sarebbe?

Natalie:

Direi una cosa globale: mai, mai, mai dare nulla per scontato. Ci sono state così tante volte in cui non ho fatto una domanda per paura fosse stupida, o magari in riunione è stata presa una decisione che non capivo del tutto e sono rimasta in silenzio, finché poi me ne sono pentita. Oppure qualcun altro faceva la domanda e scatenava discussioni utili, perché tutti se lo chiedevano.
Cerco sempre di non dare per scontato che gli altri sappiano quello che so io, sia con clienti che con colleghi, o di non fare domande per timidezza. Così è molto più facile perché si parte tutti dallo stesso punto, non si danno cose per scontate, si chiede tutto, si dice tutto, si chiarisce. Almeno c’è qualcosa su cui discutere, il che aiuta tantissimo.

Ben Aston:

Verissimo. E per i project manager alle prime armi, viene la tentazione di non chiedere per non sembrare impreparati. Non vuoi apparire sciocco, ma è un grande consiglio essere quello che non ha paura di fare domande ovvie. Spesso non sono affatto domande sciocche, e porle fa emergere questioni che nessuno aveva notato. E ovviamente, solo chiedendo puoi imparare sul serio.
Io, all’inizio della mia carriera, lavoravo su un grosso brand di elettronica di consumo. C'era un cliente particolare che si rifiutava di concordare i costi. Lavorava sulla base del "facciamo un accordo tra gentiluomini e poi vediamo". Naturalmente, poi non era mai equo. Ci siamo bruciati diverse volte. Infine abbiamo proprio detto basta, ma ci siamo fatti davvero male. Perché pensavamo: "Siamo nel panico, dobbiamo chiudere, c’è una grossa campagna in arrivo, lavoriamo ora e ci mettiamo d’accordo sui costi dopo."
Mi è capitato altre volte, anche gestendo altri. Mai accettare di iniziare se non è chiaro chi paga, specie se il cliente pensa sia colpa tua e tu pensi sia colpa sua. Concordate i costi in anticipo, o finirete nei guai. Questa è la mia lezione della settimana.
Ottimo. Natalie, vuoi raccontarci di DPMish? L’abbiamo già nominata, ma dicci di più di questa nuova newsletter.

Natalie:

È una newsletter settimanale. Esce ogni venerdì mattina, incentrata sulla gestione dei progetti. Cerco di dare uno sguardo diverso, personale, condividendo esperienze mie, o quello che vedo interessante ogni settimana, consigli di lettura. A volte cose non proprio di project management, ma utili a chi lavora su progetti vari. Questa settimana c’è una nuova rubrica con Patrice Embry del PM Advice blog: ogni tanto risponderemo alle domande dei lettori. Potete mandare le vostre domande, lei risponderà. Sono molto entusiasta del tema di questa settimana; la newsletter è uscita oggi, e presto troverete il link su DPMish.com.

Ben Aston:

Fantastico, bene. Allora, chiudiamo qui. Natalie, grazie mille per essere stata con noi nella seconda puntata che registriamo oggi con te. Speriamo venga tutto perfetto stavolta. Se volete partecipare alla discussione o scaricare la template delle Lezioni Apprese, andate su theDigitalProjectManager.com e date un’occhiata. Non dimenticate di unirvi al nostro team su Slack, dove trovate discussioni interessanti sempre attive, soprattutto nel canale dei PM da remoto. Anche solo per vedere di che cosa parlano ogni giorno. Vale la pena seguirle, anche da non-PM remoti. Sempre interessante. Alla prossima, grazie per l’ascolto!