Presentazione di Caro DPM – Consigli Anonimi per Project Manager Digitali (con Robyn Reynolds)
Vieni a raccontarmi le cose brutte (in modo anonimo)
Promettiamo che non diremo niente se non lo farai nemmeno tu. Fai pure le tue domande più folli, assurde o imbarazzanti. Siamo qui per aiutarti.
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Leggi la Trascrizione:
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Ben Aston:
Grazie per l'ascolto, sono Ben Aston e questo è il Podcast del Project Manager Digitale. Oggi sono in compagnia della mia nuova migliore amica, Robyn Reynolds. E oggi, parleremo del nostro fantastico nuovo progetto DPM, Caro DPM.
Robyn Reynolds:
Ciao ragazzi. Sono davvero entusiasta di essere qui. Grazie Ben per avermi invitata. Ti voglio bene. Nuove migliori amiche.
Ben Aston:
(risate) La nostra amicizia è cresciuta. Ne parleremo tra poco. Ma Robyn, iniziamo prima parlando di te. Quindi, per chi non lo sapesse, non hai mai scritto prima un articolo per un project manager digitale. Stiamo per lanciare il tuo primo post. Ma hai lavorato a questo nuovo progetto. Ne parleremo tra poco. Ma raccontaci qualcosa su di te. Sei nel Pacific Northwest, vero?
Robyn Reynolds:
Sì, lo sono. Vivo a Portland, Oregon. Ma, per essere più precisa, vivo appena fuori dalla città, vicino alla Foresta Nazionale di Mount Hood. Quindi, fondamentalmente, vivo in un ambiente da cliché del Pacific Northwest. Così, appena fuori dalla mia finestra ci sono questi enormi cedri e un torrente glaciale impetuoso. Ed è piuttosto divertente, mi piace molto.
Ben Aston:
Sta piovendo ora?
Robyn Reynolds:
C'è il sole, cielo azzurro.
Ben Aston:
Pazzesco. Anche per me. Ma di solito, ad essere onesti, piove.
Robyn Reynolds:
Non so cosa fare con il sole in questo momento. È strano.
Ben Aston:
Sono uscito al sole prima oggi, e faceva effettivamente caldo. Un cambiamento rinfrescante per questo periodo dell’anno. Allora parlaci un po’, sembra che tu sia in mezzo al nulla. Essendo una project manager da remoto.
Robyn Reynolds:
Sono proprio io. Sì, assolutamente. Attualmente sono una senior project manager in una società chiamata Dream 10. Siamo un piccolo studio di design e ci concentriamo molto su product design e UX, quindi è molto divertente.
Ben Aston:
Bene. Come hai iniziato a lavorare con loro? Sono sempre curioso, soprattutto con i PM da remoto, di come trovino il lavoro. Come funziona?
Robyn Reynolds:
Sì, partiamo dall’inizio. Insomma, quando esci dall’università. Io, già verso la fine, sapevo che volevo entrare nella pubblicità. E purtroppo, mio marito, che allora era il mio ragazzo, ha trovato un ottimo lavoro in Alaska, da dove vengo. E, molto bene, quindi abbiamo dovuto trasferirci lì. È stata una sfida tornare nella mia città natale. Ma ho iniziato a lavorare in un'agenzia tradizionale. All’epoca lavoravamo con un fornitore chiamato 14-4. Su un progetto web. La ragazza si chiamava Amanda ed era una producer. E volevo fare proprio quello che faceva lei.
Ben Aston:
Volevi essere lei.
Robyn Reynolds:
Ne ero affascinata. Così, praticamente, ho lasciato l'Alaska di corsa, sono scesa a Portland dove avevo studiato e ho lavorato in alcuni studi diversi. Per l’attuale lavoro devo ringraziare digitalprojectmanager.com, perché è proprio lì che ho visto l’annuncio. E ho pensato: “Sì, assolutamente, mi candido. Sembra fantastico.” E oggi eccomi qui.
Ben Aston:
Wow. Questa è la prima storia di successo che sento. Per la sezione offerte di lavoro.
Robyn Reynolds:
Eh sì, penso davvero che il futuro del nostro lavoro stia andando sempre più verso il lavoro da remoto. E per me era una sfida: come creare team distribuiti, rafforzare le dinamiche e capire come gestire meglio un’organizzazione a distanza.
Ben Aston:
Quindi quanto è grande Dream 10?
Robyn Reynolds:
Siamo ancora piuttosto piccoli. Circa quattro persone, poi ampliamo in base alle esigenze del progetto. La cosa divertente è che lavoro anche con molti freelance internazionali, quindi posso essere operativa prestissimo al mattino, o controllare tardi di notte, in base ai diversi fusi orari.
Ben Aston:
E per quanto riguarda i clienti che avete, c’è qualcuno in ufficio da qualche parte che finge di gestire una grande agenzia?
Robyn Reynolds:
Noi siamo molto sinceri sul fatto di essere remoti. E la differenza rispetto a prima è che non viaggio più per lavoro. Quando ero da Struck viaggiavo sempre tra Salt Lake e L.A. per visitare i clienti. Ora la maggior parte degli incontri sono su Zoom Room. Ho scoperto che siamo molto più veloci nei tempi di progetto, e siamo davvero bravi a presentare e coinvolgere i clienti attraverso Zoom Room, che adoro.
Ben Aston:
Bella, quindi tutto il modo in cui interagite tipicamente con i clienti è: tutti sono da remoto?
Robyn Reynolds:
Sì.
Ben Aston:
Nessuno quindi partecipa a riunioni col cliente in presenza?
Robyn Reynolds:
No. Non ancora. E ci teniamo molto. E non è stato un problema. Quando hai la webcam accesa, sei piuttosto vulnerabile, visibile a tutti. Anche su questo punto, sto mostrando casa mia, puoi vedere cosa c’è dietro di me, qualche volta si vede anche mio figlio. E penso che sia comunque molto personale.
Ben Aston:
Sì, spettacolo. Bene. E quindi, cosa ti tiene occupata fuori dal lavoro? C’è una cosa che volevo chiederti. Ho sbirciato su LinkedIn prima.
Robyn Reynolds:
Oh, bene.
Ben Aston:
Ho visto che eri direttore della pubblicità per Sons of Norway Anchorage.
Robyn Reynolds:
Oh, devo cambiare quella voce. No, mio padre è norvegese. Abbiamo un forte background norvegese, come tradizioni culturali. Mio padre gestiva un lodge lì, di norvegesi. Si trovavano, facevano corsi di lingua e cucinavano cibo norvegese. Quell’esperienza mi ha aiutato a rafforzare le mie capacità nell’email e nel deployment di siti web, e altro ancora. Quindi non più, ormai.
Ben Aston:
Oh, allora devi aggiornare tutto.
Robyn Reynolds:
Sì, sono stata beccata.
Ben Aston:
“Scoperta”. Apparentemente su LinkedIn lo fai da tipo, non so, 10 anni.
Robyn Reynolds:
Sono molto esperta, sì.
Ben Aston:
Ero davvero impressionato. Ok, quindi se non fai più Sons of Norway ad Anchorage, mi sembrava interessante. Una società norvegese in Alaska, ma la gestivi da Portland, e la cosa mi ha colpito.
Robyn Reynolds:
No, mi dispiace deluderti.
Ben Aston:
E allora che cosa fai?
Robyn Reynolds:
Be', ho compiuto 30 anni da poco, e non so perché, ma cerco di mettermi a disagio più spesso durante il tempo libero. È strano, come fare questo podcast ad esempio. Ma poi ho montato una tenda da glamping a casa mia e l'ho messa su Airbnb quest'estate: è stato molto divertente.
Ben Aston:
Carino.
Robyn Reynolds:
Quando non faccio cose strane per mettermi a disagio, bevo molte birre artigianali qui nel Pacific Northwest. Mi piace vedere gli amici, e ovviamente faccio binge watching su Netflix come tutti.
Ben Aston:
Soprattutto considerando che sei in mezzo al nulla vicino agli alberi e al torrente.
Robyn Reynolds:
No.
Ben Aston:
Oltre ad aver montato una tenda nel tuo giardino e aver venduto al mondo, su Airbnb, la tua idea di glamping, che altro fai per metterti a disagio? Se questo è il tuo motto, cosa fai per essere “a disagio”?
Robyn Reynolds:
Un’altra cosa che ho fatto per sfidarmi e mettermi a disagio è stata scalare la montagna più alta dell’Oregon, il Mount Hood. È a circa 30 minuti di auto da casa mia, quindi lo vedevo tutti i giorni tornando da Portland per due anni. Alla fine ho detto, d’accordo, vengo a prenderti. Così mi sono preparata con tante escursioni di allenamento. Io e la mia amica Linda ce l’abbiamo fatta, ed è stata una delle cose più difficili ma emozionanti che ho fatto.
Ben Aston:
Che bello. Stavo googlando, il motivo per cui ti ho ignorato un minuto: tremila e cinquecento metri, quasi. Ultima eruzione nel 1907, per chi fosse interessato.
Robyn Reynolds:
È ancora attivo, quindi...
Ben Aston:
C’era fumo?
Robyn Reynolds:
No, però si sente odore di zolfo. E quello che fa paura è che l’abbiamo fatto abbastanza presto nella stagione, quindi c’era molta neve. Quel giorno è anche morto qualcuno sulla montagna, cosa davvero triste. Quindi fate attenzione quando arrampicate.
Ben Aston:
State attenti. È una di quelle montagne con la neve sopra. È una cosa seria. Bene. Allora, parliamo di Caro DPM. Tre mesi fa, sembra tantissimo tempo fa. Anche se sia io che Robyn siamo project manager, volevamo fare le cose per bene. Così abbiamo pianificato tutto con attenzione. Robyn mi ha scritto, totalmente dal nulla, dicendo: “Credo dovremmo fare una rubrica di consigli anonimi per project manager digitali”. Così, tre mesi dopo, eccoci qui. Robyn, è tutta una tua idea. Io mi sono solo aggiunto. Per chi non l'ha ancora vista, di cosa si occupa Caro DPM?
Robyn Reynolds:
Certo. Prima di tutto, grazie Ben per aver accolto questa idea. Lo so che ti ho scritto un po’ casualmente. Quindi grazie. Ma vedi, io adoro, adoro, adoro tantissime rubriche e podcast di consigli, da Savage Love, a Dear Sugar, fino al vecchio Caro Abby. C’è qualcosa di davvero speciale e prezioso nell’imparare ed empatizzare con i problemi altrui, e rispecchiarsi in quegli esempi. Molte volte mi sono ritrovata a pensare a quei consigli quando affrontavo situazioni simili. Nel nostro settore, come DPM, il ruolo è molto impegnativo. Gestiamo sempre i problemi degli altri e quasi mai i nostri. Adattiamo, facilitiamo, editiamo, definiamo ma a volte affrontiamo sfide per cui sentiamo il bisogno di essere aperti con la nostra community e di consultarsi senza mostrare debolezza o paura a un team interno o a un cliente.
Quindi volevo davvero creare una community dove fornire consigli terzi e vedere se possiamo dare una nuova prospettiva a qualcuno.
Ben Aston:
Sì, bellissimo. E quindi, abbiamo pubblicato alcune domande di esempio che la gente potrebbe voler farci. Per spiegare il concetto: c’è una nuova pagina su thedigitalprojectmanager.com, nella sezione community: troverete Caro DPM. Su questa nuova pagina c’è un form. Tutto quello che dovete fare, se volete inviare una domanda, può essere fatto in forma anonima. In altre community ci sarebbe traccia della domanda per sempre. Invece il bello qui è che è anonima. Robyn ed io riceviamo la domanda e poi rispondiamo su Caro DPM. Alcune domande sono già pubblicate, ne parleremo dopo. Abbiamo dato alcuni esempi: hai iniziato un nuovo lavoro e ti sei accorto di aver sbagliato tutto? Lavori con una diva creativa che ti fa impazzire? Hai attacchi di panico per il continuo ping di notifiche slack? Sono tutte idee di Robyn.
Devo chiederti, Robyn: sono tutte cose vissute da te? Sono problemi personali che hai incontrato?
Robyn Reynolds:
In realtà sono problemi universali da DPM, no? Non ti è mai capitato anche a te? Però gli scenari sono dibattuti.
Ben Aston:
Esatto, a volte è imbarazzante parlarne. Ma sì, parlando di: inizi un nuovo lavoro e capisci di aver fatto un grosso errore. Devo essere onesto: quasi ogni volta che ho iniziato un nuovo lavoro mi sono sentito così. Entri in un posto nuovo e tutte le competenze che avevi prima sembrano sparite. Sistemi nuovi, processi nuovi, persone nuove, e pensi “odio tutto questo, è tremendo”.
Robyn Reynolds:
Assolutamente.
Ben Aston:
Non so se ti è capitato lo stesso.
Robyn Reynolds:
Totalmente. Sto annuendo, perché se non provi questa sensazione a un nuovo lavoro è forse perché non hai ancora iniziato davvero! Penso che sia un momento umano da vivere.
Ben Aston:
Mi ricordo una mia esperienza, il lavoro in cui l’ho sentita di più era il mio passaggio da account a producer. Non era neanche il primo lavoro, ma il terzo. Ero account manager in un’agenzia tradizionale. Durante il colloquio a DARE, mi dicono: il ruolo è produttore, è più o meno quello che facevi già. Ok, interessante. Primo giorno, mi danno un progetto: ok, ci serve una stima, un project panel, uno statement of work. E io: “Ma c’è un project manager con cui devo lavorare?” Loro: “No, lo fai tu”. Ed è stato allora che ho capito che non avevo mai fatto un project plan, mai fatto una stima, mai uno statement of work. L’aveva sempre fatto il PM per me. Quel giorno ho pensato “oddio, è stata una pessima idea, non ho idea di cosa sto facendo”.
Robyn Reynolds:
Mamma mia...
Ben Aston:
Per fortuna c’erano persone fantastiche in agenzia da DARE. Non ho mai rivelato quanto ne sapessi poco, ma ho dovuto vedere di nascosto tutorial su YouTube per imparare Microsoft Project. Alla fine del giorno ce l’avevo fatta. Non sono cose così difficili. Ma quel giorno pensavo davvero di aver sbagliato tutto.
Robyn Reynolds:
Ci sta completamente. A volte devi solo far finta finché non impari, vero?
Ben Aston:
Già.
Robyn Reynolds:
E ovviamente rimanere umili. Ma dirsi: ce la faccio. Perché penso che noi, come project manager digitali, cerchiamo sempre di risolvere problemi. E le skill si possono imparare. Ora sei un esperto di Microsoft Project.
Ben Aston:
Sì, è vero, la cosa divertente del project management digitale è che si evolve sempre, c’è sempre qualcosa di nuovo. I progetti cambiano sempre: non facciamo più quello che si faceva 5 anni fa. Facevo campagne Banner, campagne flash, micro siti. Ora le sfide sono diverse, tipo reality virtuale, come si crea un’esperienza utente in VR? Devi trovare il modo di farlo, c’è sempre una prima volta. E a volte davvero fingi finché non impari.
Perché c’è sempre la prima volta. Qualcuno deve guidare la barca e vedere se il piano può essere eseguito. Altrimenti hai un gruppo di persone che non sanno cosa fare.
Robyn Reynolds:
Assolutamente. A volte mi piace usare il termine "scrappy". Ha una connotazione negativa, ma se nessuno sa come arrivare alla fine, bisogna continuare a provare e aggiustare le cose per arrivarci.
Ben Aston:
Sì, sicuramente. Raccontaci della tua diva creativa che ti ha fatto impazzire?
Robyn Reynolds:
Ne ho avuto diverse. Scommetto anche tu. Alcune molto rumorose in riunione. A volte ho dovuto trovare modi molto creativi per rintracciare certe persone.
Ben Aston:
Raccontaci di quella volta col direttore creativo che si nascondeva al pub?
Robyn Reynolds:
È successo davvero. Il pub era proprio nel mio palazzo. Chiedevo: dov’è tizio per la riunione? Dovevo scendere e andarlo a prendere. A volte facevo la spia, in modo un po’ scherzoso. Una volta ho fatto una retrospettiva come drinking game e così sono venuti tutti alla mia riunione.
Ben Aston:
Parla la loro lingua!
Robyn Reynolds:
Sì, e ora la cosa bella del lavoro da remoto è che non devo più pagare pranzi, né controllare note spese. Mi sento piuttosto libera.
Ben Aston:
Molto bello! E ora: come hai vissuto il percorso da PM junior a senior? E il supporto che hai ricevuto?
Robyn Reynolds:
Sono molto fortunata, ho un gruppo di amici forti: project manager, producer, account manager. Alcuni sono stati miei junior producer e sono cresciuti con me; altri sono sempre stati miei capi e li adoro. Ho sempre fatto leva su queste relazioni per avere prospettive diverse. Però penso che avere una visione neutrale sia importante. A volte ragiono parlandone con altri. Per questo vorrei offrire agli altri un modo per confrontarsi. Così magari non piangi in bagno! Magari ti faccio sentire ascoltato, o do una pacca virtuale sulla spalla. Ti aiuto a scrivere quella roba, se non hai nessuno a cui rivolgerti! E tu, Ben, che fai?
Ben Aston:
Generalmente piango in bagno.
Robyn Reynolds:
Eh già.
Ben Aston:
Parlare con la gente aiuta sempre. Sono stato fortunato anch’io, sia con account director, sia con persone del mio team. Ma ricordo in certe agenzie di non avere nessuno con cui parlare, diventava stressante. Non vuoi dover escalare. A volte serve solo una rassicurazione, senza passare dal CEO...
Robyn Reynolds:
E a volte il mentore o il capo ti dice: “Stai esagerando.” Ed è apprezzato anche quello, per capire quando stai impazzendo per cose di poco conto.
Ben Aston:
È interessante il passaggio al remoto, tutto è scritto, non attraversi più l’ufficio per parlare. È ancora più facile fraintendersi e reagire esageratamente.
Robyn Reynolds:
Verissimo. Slack è una miniera di problemi! Ho imparato che certi emoji sono “birichini”. Non usarli! (ride)
Ben Aston:
Quali non dovrei usare?
Robyn Reynolds:
Tipo quello delle gemelle che ballano.
Ben Aston:
Non lo conosco.
Robyn Reynolds:
Non ce l’avete in Canada?
Ben Aston:
Non credo.
Robyn Reynolds:
Te lo mando dopo.
Ben Aston:
Ok, grazie. Quindi quello non lo uso.
Robyn Reynolds:
Sì, è sempre divertente orientarsi.
Ben Aston:
Visto che hai citato la tua community, so che sei coinvolta nel Meetup DPM di Portland?
Robyn Reynolds:
Sì, sicuramente. Scusa se ero muta prima! Sono coinvolta, ma non lo gestisco. Sono una partecipante assidua. Sono stata appena in un panel martedì scorso, è stata una bella esperienza. Il tema era “chiedi a un PM”. Ero una dei quattro relatori, ognuno aveva una prospettiva diversa. Amo la community DPM di Portland perché non siamo account executive, siamo tutti un po’ estroversi introversi. Si parla, poi ognuno a casa. Gli eventi sono organizzati benissimo. Ci sono drink, cibo, niente recruiter - un posto ideale.
Ben Aston:
È buffa la descrizione: anche al meetup PM di Vancouver tutti felici di partecipare all’evento, ma quasi nessuno resta dopo per l’after-drink. Hanno tutti altro da fare.
Robyn Reynolds:
Totalmente, sì.
Ben Aston:
Mi chiedo se sia ovunque così.
Robyn Reynolds:
Sì, e nessuno si lascia mai andare davvero. Tutti restano composti.
Ben Aston:
Vero. Bel meta-analisi. Tu eri nel panel. Quali temi venivano affrontati?
Robyn Reynolds:
Si chiamava ‘Ask a PM’. Eravamo in quattro: io rappresentavo il lavoro da remoto, poi c’era un freelance, uno spostato su client services e un altro stratega. Diversi prompt e alcune sessioni in breakout.
Ben Aston:
Bello.
Robyn Reynolds:
Sì.
Ben Aston:
E, se stai sentendo parlare dei meetup per la prima volta: nella sezione community di thedigitalprojectmanager.com trovi tutti i post sui meetup DPM. Se non sei inserito, scrivimi che ti aggiungo. Sono una fonte utilissima di consigli, informazioni e aggiornamenti. Ecco, ti chiedo: hai citato questo strumento di videoconferenza che ami. Cos'altro c’è nel tuo kit di strumenti da PM remoto? Cosa usi per gestire persone e progetti?
Robyn Reynolds:
Totalmente. Il mio kit è cambiato passando dall’ufficio al 100% remoto. Slack è fondamentale: emoji giuste, canali giusti, conversazioni efficaci e tutte le integrazioni. Inoltre, per me lista delle priorità sempre scritta a mano. Nel tempo ho capito che mi serve la lista su carta. Altrimenti dimentico qualcosa.
Ben Aston:
Quindi la lista è su carta?
Robyn Reynolds:
Sì. Ho quaderni e li conservo finché non cambio lavoro.
Ben Aston:
Ohh.
Robyn Reynolds:
Sono un po' ossessiva? Sì. Poi butto tutto. È come un diario di cose noiose.
Ben Aston:
Anch’io usavo i quaderni. Bello perché in alto mettevi la data, e puoi vedere esattamente cosa hai fatto il 9 settembre 2015. Tipo diario. Ricordo tutto.
Robyn Reynolds:
Proprio così. Ma da DPM guardiamo sempre anche altri strumenti. Ho provato diverse soluzioni, ma poche mi restano davvero utili.
Ben Aston:
Quindi Slack è essenziale.
Robyn Reynolds:
Sì, assolutamente. Tutto finisce su Slack.
Ben Aston:
Ma che usi per la gestione timeline e progetti nel complesso?
Robyn Reynolds:
Ora, da Dream 10, usiamo Flow. È simile a Trello o Kanban Board, molto semplice. Posso assegnare task, avere diversi canali e timeline.
Ben Aston:
Non conoscevo Flow.
Robyn Reynolds:
Neanche io prima. Ora lo adoro. È ottimo. La semplicità a volte vince.
Ben Aston:
Già. Dipende anche dal tipo di progetto: a volte lo stesso tool per progetti grandi e piccoli non funziona. Jira per tutto non ha senso.
Robyn Reynolds:
Verissimo.
Ben Aston:
Spesso cerchiamo una procedura e tool standard, e poi ci capita un cliente o un progetto che non ci sta dentro. Essere flessibili è cruciale. Avere più sistemi che interagiscono tra loro: Jira con Asana, Flow, ecc. Ha senso.
Robyn Reynolds:
Ricordo il primo meetup DPM a Portland, da Instrument. Parlavano di non avere procedure fisse. Ho avuto un’illuminazione: non tutti i progetti devono essere uguali. Puoi adattare tool e metodo a seconda di progetto e team. E l’ho sempre tenuto a mente.
Ben Aston:
Sì, se lavori in agenzia su progetti sempre simili, standardizzare ha senso. Ma se i progetti cambiano, meglio restare flessibile.
Robyn Reynolds:
Assolutamente.
Ben Aston:
Siamo quasi ai saluti. Allora, ancora: Caro DPM. Vai su community, trovi il link. Abbiamo già trattato alcuni temi. Andare o restare? Tutto su restare o lasciare il lavoro. Un po’ persa, Lady Boss. Titolo geniale. Di cosa parlava?
Robyn Reynolds:
È la storia di una donna che si chiede se lasciare il lavoro o restare per mantenere la famiglia. Tema pesante.
Ben Aston:
Abbastanza pesante! Poi, più leggero, ho appena pubblicato un articolo sulla questione dei timesheet, problema comune: nessuno compila i fogli ore! Che fare? Leggi le risposte e mandaci le tue domande. Faremo altri podcast su nuove domande. Vuoi partecipare alla conversazione? Non sei sul nostro Slack? Vai ancora nella community di thedigitalprojectmanager.com. Trovi il link per unirti alla nostra community. Alla prossima, grazie per l’ascolto.
