Come Costruire Il Tuo Kit Di Strumenti PM (con Sally Woolston di Nzime)

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Ben Aston:

Come va il tuo processo? È efficiente? E funziona bene con i tuoi strumenti di project management? Beh, se non sei davvero sicuro di cosa stia succedendo con il tuo kit di strumenti PM, continua ad ascoltare perché nel podcast di oggi parleremo di come sviluppare processi più efficienti, come scegliere gli strumenti giusti per i nostri progetti e diffonderli nell'organizzazione.

Grazie per essere dei nostri. Sono Ben Aston, fondatore di Digital Project Manager. Benvenuto al DPM Podcast. La nostra missione è aiutare i project manager a ottenere successo, aiutare chi gestisce progetti a raggiungere risultati migliori. Siamo qui per aiutarti a portare le tue competenze progettuali al livello successivo. Dai un'occhiata a thedigitalprojectmanager.com per scoprire la nostra formazione e le risorse offerte tramite l’abbonamento. Questo podcast è presentato da Clarizen, leader nel software di gestione aziendale e di portafoglio progetti. Visita clarizen.com per saperne di più.

Oggi sono qui con Sally Woolston, digital project manager di Nzime. Ho pronunciato giusto?

Sally Woolston:

No.

Ben Aston:

Oh no.

Sally Woolston:

Va bene. Lo fanno tutti.

Ben Aston:

Come si pronuncia?

Sally Woolston:

È Enzyme.

Ben Aston:

Enzyme. Sì, effettivamente ha più senso. È il problema dei nomi particolari, vero?

Sally Woolston:

Il nostro direttore è creativo, non riesce a scrivere le cose nel modo "corretto". È solo Enzyme.

Ben Aston:

Mi piace, Enzyme ha senso. L’avevo letto come Enzeem. Ma comunque, Sally lavora in Enzyme, un’agenzia specializzata in insights comportamentali. Ha gestito progetti di ogni tipo: dal fintech, all’e-commerce, al recruiting, fino al retail. Quindi ciao, Sally.

Sally Woolston:

Ciao, Ben.

Ben Aston:

E scusami se ho sbagliato a pronunciare Enzyme/Enzeem.

Sally Woolston:

Non c’è problema. Tutto bene, come stai?

Ben Aston:

Molto bene, grazie. Ovviamente hai lavorato... Hai lavorato… Beh, magari hai anche camminato [ride], ma hai lavorato in ambiti molto diversi. Nel tuo profilo LinkedIn, mentre ti parlavo, ho notato che hai un background in sviluppo business e vendite. Raccontami come sei arrivata al project management.

Sally Woolston:

Credo che, come molti digital project manager, ci sono arrivata quasi per caso. Lavoravo come business development manager per una compagnia assicurativa all’interno di un gruppo, se vuoi, di più compagnie assicurative. Era il ramo immobiliare. E nel mio ruolo collaboravo spesso con il team di sviluppo interno e mi sono resa conto che mancava... non c'era nessun processo o struttura. Era una specie di “chi arriva prima si serve”, chi convince prima gli sviluppatori alla macchinetta del caffè si prende il progetto. Così, rivolgendomi al team interno, ho detto: “Ragazzi, dobbiamo dare una struttura a tutto ciò.” E il mio manager dell’epoca mi ha detto: “Ok, allora sei tu la project manager ora.” E io: “Va bene.” Ho dovuto imparare un po’ strada facendo, ma è così che mi sono trovata a fare PM.

Ben Aston:

Bello. Quella fu una promozione o una punizione?

Sally Woolston:

Un po’ entrambe. È stato difficile. Era molto complesso e non avevo nessuna idea… Non sapevo nulla di sviluppo software o di processi creativi. All’epoca facevamo Scrum, e anche piuttosto bene in realtà, solo che oggi me ne rendo conto. Però non ne sapevo nulla, per cui thedigitalprojectmanager.com e il canale Slack sono stati strumenti utilissimi per imparare; è una buona community e la gente condivide consigli. Per me è stato davvero prezioso.

Ben Aston:

Ottimo. È bello sentirlo, è proprio per questo che esistono. Allora, sapendo quello che sai ora, cosa diresti a te stessa il giorno in cui ti hanno dato quella “punizione” o promozione da project manager? C’è un errore grosso che hai fatto agli inizi e che oggi faresti in modo molto diverso?

Sally Woolston:

Non c’è un errore enorme che mi venga in mente-

Ben Aston:

Solo una serie.

Sally Woolston: Tanti piccoli errori. Credo che bisogna sempre avere l’atteggiamento di poter imparare da chiunque ti circondi e prestare molta attenzione a ciò che è successo prima di te. In particolare se prendi in carico un progetto, devi capire cosa è successo, perché è fallito e cosa va cambiato. Bisogna prestare particolare attenzione alle persone e alle situazioni, lasciandosi guidare da queste, invece che entrare pensando di sapere già tutto. Forse all’inizio pensavo di saperne troppo.

Ben Aston:

Già. È interessante. Il coinvolgimento degli stakeholder è importantissimo. All’inizio della carriera forse ci concentriamo più sul progetto in sé, sulla delivery e meno sui portatori di interesse, sul team e sul valore prodotto. A volte ci si perde dietro al “devo solo consegnare questa cosa”, invece bisogna ricordarsi anche l’aspetto umano e il valore che portiamo alla fine.

Sally Woolston:

Esatto. E poi bisogna saper gestire tanti caratteri diversi e personalità che non ragionano come te e non hanno le stesse esigenze. Se da PM ti concentri solo su budget, scadenze e delivery, ti perdi una parte fondamentale: gli stakeholder, i clienti stanno davvero beneficiando da questo processo o stai solo spuntando task su una lista? La gestione degli stakeholder resta una parte molto complessa del mio lavoro, che sto ancora migliorando.

Ben Aston:

Sì. Puoi dirci su quali progetti stai lavorando al momento?

Sally Woolston:

Sì. Essendo un’agenzia, abbiamo clienti di vari settori. Ma il nostro principale focus è strategia e insight. Questi poi si trasformano in progetti ecommerce, siti web, campagne (ECRM o strategie social), cose di questo tipo. Un po’ di tutto.

Ben Aston:

Raccontaci allora un progetto strategico tipico per te. Lavori con piccoli retailer online o grandi brand? Parlaci del processo strategico, perché dopo parleremo degli strumenti, ma ci serve capire il contesto di questi progetti di strategia, UX design e sviluppo ecommerce.

Sally Woolston:

Sì. Molti nostri clienti sono… Non è una scelta precisa, ma ci siamo trovati a lavorare tanto con questo settore perché l’abbiamo capito meglio di altri. Sono spesso nel settore trade: commercianti, rivenditori edili, e lavoriamo per un brand internazionale piuttosto noto in questo ambiente. Non sono brand “sexy”, tipo Nike, però il mercato trade è enorme. Quello che riusciamo a fare, specialmente sul lato strategia, è entrare in azienda, capire cosa offrono davvero e aiutarli a comprenderlo meglio, poi tradurre tutto in un ecosistema digitale.

Quindi: serve un nuovo sito? Comunicate davvero bene sui social? Siete nei canali giusti? La parte strategica consiste in tantissima comunicazione: workshop, incontri. È quasi al di fuori dei processi e degli strumenti, perché riguarda la fase di procurement. Dopo aver definito la strategia, si passa a UX, design, sviluppo e delivery.

Ben Aston:

Vorrei approfondire ancora i deliverable strategici. Spesso se ne parla, ma se non lavori in agenzie che fanno queste attività a inizio progetto, rischi di non capire. Hai parlato di workshop e sviluppo di strategia/ecosistema digitale: ma quanto a deliverable, fate customer journey map? Service blueprint? Lean Model Canvas? Quali sono gli output, come li sviluppate?

Sally Woolston:

Dipende ovviamente dai problemi e necessità del cliente. Spesso il problema è che non comunicano bene i loro prodotti/servizi. Può succedere che il management sia scollegato da chi lavora sul campo. Questo porta a strategie digitali non ottimali. Noi colleghiamo questi mondi con workshop tra, ad esempio, marketing manager/brand manager e chi segue sito o social: così capiscono meglio il consumatore e il suo comportamento online.

Gli output variano molto. Ultimamente, ad esempio, identifichiamo se sono nei social sbagliati o fanno contenuti poco rilevanti per la loro audience. Il nostro workshop è quasi una consulenza aziendale/marketing, che spesso poi si trasforma in progetti per noi.

Ben Aston:

Nel ruolo di project manager hai scritto che una delle difficoltà sono inefficienze di processo. Ci sono altre sfide che ora affronti in particolare? Su cosa stai lavorando per migliorare?

Sally Woolston:

Quest’anno il mio focus è sulla comunicazione. Migliorare il modo in cui comunico. Non solo verso clienti/stakeholder ma anche con il team interno. Come PM sei l’anello di congiunzione fra i reparti in agenzia, quindi devi saper capire e comunicare con tutti. Questo rientra anche negli sforzi per aumentare la produttività e far lavorare il team in “flow” riducendo le interruzioni. Ma sì, la comunicazione è la mia sfida principale quest’anno: comprendere meglio le persone.

Ben Aston:

Usi strumenti per aiutarti? O è più un obiettivo che persegui genericamente?

Sally Woolston:

Leggo molto (e guardo video su YouTube) su produttività e comprensione delle persone. Mi piacciono certi canali, tipo Better Ideas o Matt D’Avella. Ultimamente, però, leggo molto di più.

Ben Aston:

Hai letto libri interessanti di recente?

Sally Woolston:

Sì, sto leggendo “How to Have Meaningful Conversations”. Non ricordo l’autore. Parla di come alcuni affrontano facilmente discussioni difficili e altri invece ne sono terrorizzati e le evitano. Poi si creano problemi irrisolti, anche su cose semplici come parlare con i colleghi o i clienti. È interessante.

Ben Aston:

Interessante. Allora, ora che siamo nel nuovo decennio, c’è qualcosa che hai scoperto di recente che ha migliorato la tua vita o che consigli?

Sally Woolston:

Siamo solo al ventiduesimo giorno!

Ben Aston:

Dai, quasi un mese!

Sally Woolston:

Non saprei. Sto cercando di leggere di più e non guardare solo Netflix. Quindi sì...

Ben Aston:

Molto utile.

Sally Woolston:

Sì, anche se su Netflix ci sarebbe da dire… [ride]

Ben Aston:

Tornando al tuo articolo su come scegliere strumenti di project management in agenzia: se non l’avete ancora letto, cercatelo su thedigitalprojectmanager.com. Sally racconta come dotare il team degli strumenti giusti possa essere catalizzatore per la crescita agenziale. Se tutto il team sposa strumenti e workflow, si lavora meglio. Parliamo allora di questo: come valutare nuovi strumenti, coinvolgere il team, raccogliere requisiti, fare shortlist, decidere cosa provare e scegliere.

Perché molti sanno che i processi non funzionano al meglio ma non sanno da dove partire. Spesso si accumulano strumenti diversi, alcuni ottimi ma specifici. E allora: meglio una “mandria” di strumenti verticali che però funzionano insieme tramite API, o un unico strumento che fa tutto?

Questo è un dilemma comune. Parliamone, Sally. Tu scrivi che avete rilevato cattive abitudini… Come le avete scoperte e capito cosa doveva essere migliorato, visto che spesso l’inerzia ci impedisce di vedere?

Sally Woolston:

Nel mio caso era ovvio: troppe cose non funzionavano. Come spesso succede in agenzia, avevamo un parco strumenti: Asana, Harvest, un tool di scheduling, uno di fatturazione e fogli Excel ovunque. Così tra reparti spesso duplicavamo il lavoro. Un cliente magari usava Asana, altri no; nessun protocollo. Passavamo dati in modo disordinato e perdevo tempo a ricostruire i task. Era palese che così non andava.

Se però non fosse così evidente, io ogni trimestre mando al team uno short questionario su Google: “Hai sempre i brief necessari? Hai tempo abbastanza? Accedi facilmente al calendario?” Quando ricevo i feedback dallo studio, 9 volte su 10 è diverso dalle impressioni del reparto servizi. Quindi, se sospetti che qualcosa non vada, chiedi. Ai clienti: “Ti viene facile segnalarci qualcosa? Riesci a controllare lo stato dei lavori?” Insomma: comunicazione.

Ben Aston:

Un’altra cosa che succede spesso è che quando l’agenzia cresce (magari da 5-10 persone a 30) processi e workflow non tengono il passo. Così esplodono le criticità. È successo anche da voi?

Sally Woolston:

Assolutamente. Noi siamo solo una decina ma anche lì bisogna adattare. Persino passando da 2 a 10 persone, i processi cambiano. Dico sempre: avere un processo già definito rende più facile crescere. E comunque va sempre rivisto: chiediti spesso “funziona ancora o va cambiato?” Più processi hai già definiti, più sarà semplice scalarli.

Ben Aston:

Quindi, dicevi che per capire le inefficienze tu chiedi direttamente a team e clienti (“vedi che lavoriamo bene?”), che spesso non combacia con la realtà. Oltre ai doppi inserimenti nel workflow, dove altro hai trovato inefficienze?

Sally Woolston:

La collaborazione interna è migliorata molto: oggi facciamo daily stand-up, condividiamo board e documentazione. Gli strumenti vanno bene, ma a volte meglio una chiacchierata faccia a faccia che mille messaggi su Slack. Serve anche sapersi organizzare per confrontarsi facilmente e spesso.

Ben Aston:

Nei tuoi post parli anche di altri segnali di inefficienza: comunicazione incoerente coi clienti, mancanza di procedure, report errati, spreco di tempo, onboarding difficile per troppi strumenti. Puoi raccontarci passo dopo passo come avete scelto il nuovo tool e ridisegnato processo e strumenti?

Sally Woolston:

Sì, la mia direzione mi ha dato mano libera (“fai tutto il necessario finché non trovi la soluzione giusta”), e quello aiuta molto per poter investire tempo vero su questi progetti. Ho potuto lavorarci come priorità principale, perché spesso in agenzia, tra clienti e deadline, non ci si riesce. Ho avuto il lusso del tempo, questo ha cambiato tutto.

Ben Aston:

Quanto tempo ci è voluto in totale, dal “serve cambiare” al rollout del nuovo tool?

Sally Woolston:

Dalla prima analisi a quando siamo andati live in beta saranno passati circa 4-5 mesi. Tantissimo tempo, se lo fai come priorità numero uno. Se hai altre urgenze, rischia di durare ancora di più e finisci per rinunciare. Perciò sono stata fortunata ad avere focus su questo progetto.

Ben Aston:

Un consiglio per chi vuole cambiare strumenti: metti da parte molto tempo, perché quattro mesi sono realistici. Può servire anche un anno, specie se i progetti sono lunghi. E non puoi cambiare sistema a metà di un progetto già in corso.

Parliamo allora di coinvolgimento del team e mappatura del processo: come avete ottenuto il consenso su “funzioneremo così d’ora in poi”?

Sally Woolston:

Non mi sono solo imposta, ma ho spiegato che era il modo migliore per tutti. Ho prima raccolto le esigenze dalle varie aree: studio, servizi, clienti, amministrazione. Poi ho visto se davvero tutto si poteva integrare, o meno. Una volta ottenuta la lista delle necessità, ho vagliato strumenti diversi: molti fanno tutto (preventivi, fatturazione, reporting, ecc.), ma ti obbligano a seguire i loro processi interni.

Una volta individuate le esigenze principali, ho semplificato molto: serviva collaborazione tra team e clienti, interfaccia user-friendly, rapido accesso allo stato e al budget di progetto. Il resto era accessorio. Ho deciso di applicare la regola dell’80/20: focalizzarsi sulle funzioni davvero necessarie. Più semplice il requisito, più facile valutare.

Ben Aston:

Hai mappato tutto su un documento condiviso, un foglio di calcolo, o con sessioni collaborative live? Come ha funzionato in pratica?

Sally Woolston:

Un approccio iterativo. Raccoglievo feedback, apportavo modifiche, ripresentavo il risultato. Intanto facevo trial gratuiti di 4-5 software, caricando dati fittizi, creando profili diversi, simulando processi: molto tempo e tentativi. Una volta che Monday mi convinceva di più, l’ho presentato al team per le valutazioni finali. Durante tutto il percorso, facevo spesso check stakeholder, proprio come in un progetto digital classico.

Ben Aston:

Quindi hai concentrato la definizione di processo e requisiti soprattutto sulle esigenze comuni e non su un unico workflow omogeneo (dall’ordine alla fatturazione)? O hai cercato prima la modalità standard e poi i requisiti?

Sally Woolston:

Partito dai requisiti. Quello che mi ha convinta su Monday è la possibilità di creare board specifiche personalizzabili: schedule, fatturazione, gestione progetto per il cliente, tutto. Se avessi dovuto optare per più tool, non avrei avuto problemi ma sarei andata in cerca delle migliori soluzioni per ciascuna funzione. Ma Monday si è rivelato davvero flessibile.

Ben Aston:

Mi sembra interessante che il processo non sia solo lineare ma anche parallelo tra requisiti e prova strumenti. Come hai fatto la shortlist da testare?

Sally Woolston:

Attraverso il canale Slack dei DPM. Ho chiesto ai colleghi: “Che strumenti usate davvero in agenzia?” Monday ricorreva spesso, insieme a Wrike e Trello. Trello però per noi era troppo limitato: troppi plugin, rischiava di diventare confusionario. Preferivo non complicarmi la vita: serviva uno strumento allineato alle nostre esigenze vere.

Ben Aston:

Consiglio anche io thedigitalprojectmanager.com/tools per farsi una panoramica. Una volta scelto Monday, come lo avete testato in real life prima del rollout ai clienti?

Sally Woolston:

Abbiamo fatto una fase interna di test di circa un mese dove duplicavamo le attività anche su Monday per abituarci. Solo dopo abbiamo coinvolto i clienti.

Così, se non avesse funzionato, almeno non si sarebbero trovati spiazzati. Avevamo bisogno di sicurezza prima di coinvolgerli e poterle anche formare sull’uso, risolvendo le criticità segnalate (ad es., visibilità avanzamento task, fatturazione, ecc.).

Ben Aston:

Quindi la roadmap è: scegli tool, test con dati dummy, convinci team interno, poi i clienti. Hai consigli per convincere clienti/stakeholder? Avete dovuto modificare il processo in corso d’opera?

Sally Woolston:

Decisamente. Ci aiuta il rapporto diretto: abbiamo potuto spiegare apertamente “questo processo è scomodo anche per noi, e immaginiamo per voi.” Il dialogo schietto aiuta a trovare la soluzione insieme.

Ben Aston:

Hai trovato resistenza? Clienti o colleghi che vogliono personalizzare il workflow?

Sally Woolston:

I clienti vedono solo la loro board, quindi nessun problema. Monday permette piccole personalizzazioni (ad es., aggiungere colonne) senza impattare troppo il processo interno. Internamente siamo abbastanza flessibili, e finora per ogni criticità abbiamo trovato soluzioni grazie alla flessibilità dello strumento.

Ben Aston:

Chiaramente, sei grande fan di monday.com! Nell’articolo mostri tutto il flusso: gestione agenzia, clienti, risorse, tutto in Monday. Se siete curiosi, vi consiglio di vedere come può funzionare il processo agenziale con questo tool (che, tra l’altro, è partner del sito). Per chiudere: quali sono i tuoi big takeaway per chi deve intraprendere questo percorso? Cosa faresti diversamente?

Sally Woolston:

Prima di tutto, chiarisci il problema che vuoi risolvere. Se non sei me, potrebbe essere più facile identificare cosa non va, ma parti sempre dalle persone coinvolte: chiedi feedback. Spesso il problema è nei processi, non negli strumenti, quindi potrebbe bastare più meeting di allineamento tra team. Fai emergere i pain point e poi muoviti da quelli. Se tutto fila liscio, magari non hai un vero problema!

Ben Aston:

Assolutamente, è fondamentale: non cambiare tool senza pensare al processo! Allinearsi su come un progetto va dall’acquisizione cliente alla fatturazione, coinvolgere team e clienti nei vari step, chiarire realmente cosa serve a chi lavora è cruciale. Altrimenti rischi di buttarti su strumenti nuovi solo perché sono "cool".

Sally Woolston:

E anch’io ero scettica su Monday, vista la pubblicità martellante. Poi l’ho provato, e... mi ha conquistata! Ma, giuro, non sono affiliata.

Ben Aston:

Ottimo. Grazie mille, Sally, per essere stata con noi.

Sally Woolston:

Grazie mille a voi.

Ben Aston:

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