Le 11 principali sfide della gestione dei progetti: come superarle

Nel corso di questo articolo troverete riferimenti a un sondaggio recente, condotto nel 2020, in cui agli intervistati è stato chiesto quale fosse la loro difficoltà più grande in quel momento. Non tutte le difficoltà trattate qui erano incluse in quel sondaggio.

1. Conflitti all'interno del team di progetto

I conflitti all'interno del team di progetto possono essere causati, come hanno segnalato alcuni partecipanti al nostro sondaggio, da ambienti tossici o personalità in contrasto, nonché dalla mancanza di responsabilità all'interno del team di progetto, che scoraggia anche la collaborazione e il lavoro di squadra.

Quando i team sperimentano problemi di comunicazione o incomprensioni e non collaborano al livello appropriato, ciò può portare al fallimento del progetto.

Secondo la Harvard Business Review, il 39% dei conflitti è causato da differenze nella comunicazione e il 22% da aspettative poco chiare.

Una comunicazione efficace e la definizione delle aspettative sono due aree chiave di responsabilità dei responsabili di progetto, il che significa che possono ridurre del tutto il rischio che si verifichino conflitti (oltre a utilizzare strategie di risoluzione dei conflitti quando questi si presentano).

Come superarla

• Seguite una formazione specifica sulla leadership di progetto e sulle tecniche di risoluzione dei conflitti, che può fornire strumenti per affrontare i conflitti e altre situazioni tutt'altro che ideali. 
• Stabilite una gerarchia chiara, obiettivi di progetto SMART e finalità del progetto, nonché un sistema di responsabilizzazione. Organizzate incontri di aggiornamento regolari con i membri del team e chiedete loro di rispettare le scadenze e gli standard di qualità.
• Implementate strategie comprovate per aumentare la sicurezza psicologica. Ciò garantisce che i membri del team si sentano ascoltati e rispettati, contribuendo a ridurre i conflitti.

2. Disponibilità limitata delle risorse

I responsabili di progetto hanno difficoltà ad assegnare le risorse ai propri progetti, soprattutto quando i progetti vengono eseguiti contemporaneamente e i team sono divisi tra priorità concorrenti.

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ingestione dei progetti

Sebbene parte di questo problema possa essere risolta con una corretta fase di pianificazione del progetto, entra in gioco anche il budget del progetto. I progetti con budget ridotti hanno spesso meno risorse dedicate, anche se possono avere un ambito di lavoro che richiede più risorse.

Come superarla

• Acquisite familiarità con le principali strategie di gestione delle risorse, come il livellamento delle risorse e il livellamento uniforme delle risorse. Entrambe possono aiutare a bilanciare il carico di risorse tra i membri del team, ma utilizzate il livellamento uniforme delle risorse quando avete una scadenza inderogabile. 
• Migliorate le vostre capacità di previsione delle risorse. Quanto più in anticipo sapete di quali risorse avrete bisogno, tanto prima potrete prenotarle, assicurandovi di avere tutte le persone necessarie. 
• Utilizzate un software di gestione delle risorse. È il modo più semplice per modificare le assegnazioni, monitorare la capacità e il carico di lavoro del team e stimare di quali risorse avete effettivamente bisogno.

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3. Mancanza di formazione o di competenze nella gestione dei progetti

I project manager vengono spesso inseriti nel ruolo senza alcuna formazione formale (anche se questa tende ad arrivare in seguito) o senza le competenze di gestione dei progetti, le competenze tecniche o il bagaglio di competenze trasversali che li preparerebbero al successo.

Diversi partecipanti al nostro sondaggio hanno indicato la mancanza di fiducia in sé stessi come la loro sfida più grande e, in particolare, tre risposte hanno segnalato il fatto di essere nuovi nella gestione dei progetti. Un partecipante ha osservato di avere “difficoltà ad ampliare le [proprie] competenze dalla gestione di base alla gestione di progetti su piccola scala”.

Come superarla

• Esercitati a mantenere la flessibilità, indipendentemente dal tipo o dalle dimensioni del progetto digitale che stai gestendo. Adattati rapidamente alle situazioni e impara dai tuoi errori. 
• Dedica del tempo all'apprendimento personale e alla formazione sulla gestione dei progetti. Unisciti a gruppi della community e fai rete con i tuoi colleghi. La nostra community Slack (parte dell'iscrizione a DPM) è un ottimo luogo per partecipare alla conversazione.
• Segui il nostro corso Padroneggiare la gestione dei progetti digitali, ora disponibile tramite l'iscrizione a DPM. Il corso copre l'intero ciclo di vita del progetto, oltre a metodologie chiave come la gestione agile dei progetti e il modello a cascata, nonché le tattiche per realizzare progetti di successo.

4. Mancanza di processi chiari

Molti partecipanti al nostro sondaggio hanno indicato che la loro più grande sfida nella gestione dei progetti riguardava i processi, che si trattasse di processi specifici del progetto o dell'azienda. Diverse risposte hanno segnalato che la loro organizzazione non disponeva di flussi di lavoro e che spettava ai project manager crearli e implementarli.

Altri erano frustrati dalla mancanza di adesione ai processi stabiliti da parte delle altre persone.

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ingestione dei progetti

Come superarla

• Utilizza modelli quando crei i documenti dei processi. Questo ti farà risparmiare tempo e ridurrà la confusione, perché potrai semplicemente modificare un documento di processo esistente invece di crearne uno da zero. Puoi creare modelli a partire dai tuoi documenti esistenti oppure trovare numerosi modelli gratuiti e a pagamento che possono offrirti un punto di partenza. 
• Esegui un'analisi delle cause principali. Prima di passare alle soluzioni, valuta la possibilità di utilizzare un'analisi delle cause principali per capire perché i processi vengono saltati o non funzionano. Potrebbero emergere lacune nella formazione, responsabilità poco chiare o strumenti che non supportano il flusso di lavoro.
• Crea un comitato per la gestione del cambiamento che introduca nuovi processi e modifiche a quelli esistenti. Includi membri del team appartenenti a diversi reparti, così che tutti possano esprimere la propria opinione e sostenere il nuovo processo.

5. Rimanere nell'ambito del progetto

Diversi partecipanti hanno affermato che l'ambito era la loro sfida più grande: in particolare, rimanere nell'ambito del progetto, evitare l'ampliamento incontrollato dell'ambito e gestire le modifiche dell'ambito dell'ultimo minuto. L'ampliamento incontrollato dell'ambito proviene soprattutto dai clienti (“Speravo solo che…” “Un'altra idea…”) ma può anche derivare da membri del team che desiderano davvero fare bella figura. 

Una risposta ha evidenziato l'effetto a cascata che le modifiche all'ambito comportano e la conseguente gestione degli stakeholder che si verifica quando le modifiche all'ambito richiedono anche cambiamenti alla pianificazione o al budget del progetto.

Come superarla

• Fai riferimento alla dichiarazione di lavoro e/o alla dichiarazione dell'ambito del progetto. Se un cliente chiede qualcosa che non è delineato in nessuno dei due documenti, rimandalo al documento affinché lo consulti. 
• Implementa un processo per le richieste di modifica. Se, ad esempio, un cliente desidera una funzionalità che non era stata inclusa nell'ambito originale, fai compilare una richiesta di modifica che delinei le conseguenze che la creazione di tale funzionalità avrà sul budget, sulle tempistiche e sulle risorse del progetto. Il cliente potrebbe esaminare la richiesta di modifica e decidere di non procedere, ma se lo fa, potrai modificare di conseguenza le tempistiche o il budget del progetto.

6. Scarsa visibilità sull'avanzamento

I responsabili di progetto si lamentano spesso di venire a conoscenza dei ritardi nei progetti o dei problemi quando è ormai troppo tardi, oltre a non avere visibilità su quanto lavoro sia stato completato rispetto al budget e al tempo impiegati. 

Per non parlare del fatto che, senza una soluzione adeguata per la rendicontazione, il processo di ricerca di queste informazioni richiede un'enorme quantità di tempo: 

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inprojectmanagement

Come superarlo

• Utilizza un software di gestione dei progetti. Ti permette di creare pannelli di controllo per monitorare metriche come il budget utilizzato, la capacità di ciascuna risorsa e la percentuale di completamento di un'attività o di un traguardo. Ti consentirà inoltre di vedere a quali altri progetti stanno lavorando i membri della tua squadra, così da poter valutare le priorità e apportare modifiche secondo necessità. 
• Calcola il valore maturato. Si tratta di una metrica che assegna un valore monetario all'avanzamento del progetto, permettendoti di confrontare direttamente la quantità di tempo impiegata con il budget utilizzato. 
• Confrontati regolarmente con i membri della tua squadra. Organizza incontri individuali periodici per avere una visione completa del loro carico di lavoro, degli eventuali ostacoli o delle difficoltà che stanno affrontando e di come potresti sostenerli meglio. 

7. Gestire persone che non riportano direttamente a te

I responsabili di progetto spesso non sono i responsabili diretti dei membri della squadra che lavorano ai loro progetti.

Non hanno necessariamente autorità sul loro programma, sui loro orari di lavoro, sul processo che seguono o sul modo in cui lavorano. Questo può portare a conflitti tra il responsabile di progetto e la squadra, tra i responsabili di progetto e gli altri responsabili oppure tra diversi membri della squadra. 

Come superarlo

• Costruisci un buon rapporto con i membri della tua squadra, in modo che sentano di potersi rivolgere a te per esprimere le proprie preoccupazioni riguardo al carico di lavoro. Conoscere una persona anche a livello personale renderà più semplici le conversazioni difficili con lei. 
• Organizza riunioni periodiche (settimanali, bisettimanali e così via) per tutti i responsabili (di progetto e non) allo scopo di discutere le priorità e i potenziali conflitti tra risorse, garantendo l'allineamento affinché i membri della squadra non ricevano informazioni diverse da persone diverse, cosa che può causare frustrazione e confusione. 
• Poni domande aperte ai membri della squadra riguardo al loro carico di lavoro o alle loro preferenze, evitando domande tendenziose o condiscendenti.

8. Priorità in conflitto

Le organizzazioni hanno molti progetti in corso e le risorse necessarie per questi progetti possono essere scarse, come discusso in precedenza. I membri della squadra sono spesso oberati di lavoro, il che può ridurre il morale e la motivazione. Per non parlare del fatto che i responsabili di progetto stessi sono spesso oberati, dovendo gestire diversi progetti con differenti livelli di priorità.

Questo lo riassume piuttosto bene: 

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Come superarlo

• Implementa un software per la gestione delle attività e app o strumenti per la gestione dei progetti. Possono aiutarti a tenere sotto controllo il lavoro dei membri della tua squadra e gli altri progetti e le attività a loro assegnati. 
• Crea una matrice di priorità e categorizza le attività in base alla loro importanza o urgenza, eliminando tutto ciò che è sia poco importante sia non urgente. 
• Impara a delegare. Sebbene i responsabili di progetto siano responsabili del completamento del lavoro, non devono necessariamente essere loro a svolgerlo. Coinvolgi la squadra nella generazione di idee per strategie di gestione dei rischi o piani di contingenza.

9. Ottenere stime accurate

Stimare il tempo necessario per completare un'attività e, di conseguenza, il budget che verrà utilizzato, è sempre una difficoltà sia per i responsabili di progetto sia per i membri della squadra.

I responsabili di progetto non sono le persone che svolgono il lavoro e i membri della squadra possono essere riluttanti a impegnarsi per un periodo di tempo specifico, soprattutto se non dispongono di tutte le informazioni, cosa che a volte accade.

Come superarla

• Utilizza tecniche di stima come la stima analogica, la stima parametrica o la stima a tre punti. La stima analogica utilizza i dati di progetti precedenti, mentre la stima parametrica prende variabili specifiche da progetti simili e le applica ai parametri del progetto attuale. La stima a tre punti calcola la media dello scenario migliore, dello scenario peggiore e dello scenario più probabile.
• Utilizza il nostro modello di stima del progetto (disponibile tramite l'iscrizione a DPM). Accedi al nostro modello e alla nostra lista di controllo per assicurarti di presentare ai clienti la stima più accurata possibile. 

10. Mancanza di comunicazione

Quando i membri della squadra non comunicano tra loro o le parti interessate al progetto non forniscono le informazioni o le approvazioni necessarie per portare avanti il progetto, aumenta la probabilità che il progetto fallisca.

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ingestioneprogetti

Come superarla

• Crea un piano di comunicazione chiaro. Questo definisce il modo in cui la squadra di progetto, il responsabile di progetto e le parti interessate scambieranno informazioni durante il progetto. Indica quali canali utilizzerai e con quale frequenza comunicherai, nonché la frequenza delle riunioni di verifica (di persona o telefoniche). 
• Organizza un avvio del progetto adeguato, nonché una riunione preliminare tra te e il cliente. Questo contribuirà a creare un buon rapporto, così potrete comunicare efficacemente per il resto del progetto, e stabilirà le aspettative relative al livello e alla frequenza della comunicazione durante il progetto. 

11. Squadre che lavorano in compartimenti isolati

Quando i membri della squadra lavorano nei loro piccoli mondi e i cicli di riscontro sono inesistenti, la qualità del lavoro ne risente, il lavoro viene duplicato e non è chiaro chi sia responsabile di cosa.

Questo alla fine causa molta frustrazione all'interno della squadra di progetto e tra le parti interessate, riducendo il morale e la motivazione e disimpegnando la squadra dal lavoro. 

Come superarla

• Implementa una matrice RACI. Questa chiarisce chi è responsabile, chi ha l'autorità decisionale, chi deve essere consultato e chi deve essere informato in merito a specifiche attività e risultati del progetto. Compila la matrice in modo strategico per ridurre l'isolamento e assicurarti che i membri della squadra con il ruolo di “consultati” siano le persone giuste a cui chiedere riscontri.
• Stabilisci un ciclo di riscontri. Questo include la raccolta di riscontri sul lavoro stesso, ma i responsabili di progetto dovrebbero sempre chiedere riscontri anche sui processi, sugli ostacoli e sull'andamento complessivo del progetto. Più migliori i processi e trovi modi per abbattere le barriere tra i compartimenti, più miglioreranno il morale e la qualità del lavoro.

E adesso?

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