Che cos’è un registro dei rischi & come crearne uno [Modello]

Il contenuto di un registro dei rischi varia in base a diversi fattori, come le esigenze del cliente, le dimensioni e la complessità del progetto e il tipo di progetto.

Esempio di registro dei rischi

Ecco come potrebbe apparire un registro dei rischi di base. Puoi renderlo semplice o complesso quanto desideri, ma assicurati di registrare tutte le informazioni necessarie di cui tu e i tuoi stakeholder avrete bisogno per prendere decisioni informate.

Gli scenari di rischio comuni nel rilancio di un sito web includono approvazioni ritardate, reindirizzamenti mancanti, errori di integrazione e indisponibilità degli sviluppatori. La tabella seguente fornisce esempi di scenari di rischio e di come un responsabile di progetto potrebbe valutarli e affrontarli.

Esempio di scenario di rischio	Valutazione del rischio	Piano di risposta e responsabile
R01: Le approvazioni ritardate potrebbero posticipare il lancio.	Probabilità: Alta. Impatto: Alto.	Stabilire scadenze per le approvazioni e assegnare un approvatore di riserva. Responsabile: Responsabile di progetto.
R02: I reindirizzamenti mancanti potrebbero ridurre il traffico organico.	Probabilità: Media. Impatto: Alto.	Mappare gli URL esistenti e testare i reindirizzamenti prima del lancio. Responsabile: Responsabile SEO.
R03: Gli errori di integrazione potrebbero compromettere la funzionalità del sito web.	Probabilità: Media. Impatto: Alto.	Testare tempestivamente le integrazioni e preparare alternative. Responsabile: Responsabile tecnico.
R04: L'indisponibilità dello sviluppatore potrebbe ritardare la distribuzione.	Probabilità: Media. Impatto: Medio.	Formare i membri del team su più competenze e documentare i passaggi per la distribuzione. Responsabile: Responsabile dello sviluppo.

Nota: si tratta di valutazioni illustrative. Le valutazioni effettive dipendono dalle circostanze del progetto.

Modello di registro dei rischi 

Ecco un modello di registro dei rischi con diversi livelli di complessità (dovrai essere un membro per accedere al modello).

Ecco il primo livello di complessità del modello:

Utilizza il registro dei rischi essenziale quando la maggior parte dei rischi è sotto il controllo del progetto e del team del cliente e ha un impatto ridotto su altre aree dell'azienda.

Il secondo livello di complessità è il registro dei rischi semplificato.

Utilizzalo quando potrebbero essere interessate aree dell'azienda di entità da bassa a media e tu, il cliente e il tuo team avete un maggiore controllo sul piano d'azione.

Ecco come appare il livello più complesso di registro dei rischi nel modello.

Usalo quando altre aree dell'azienda potrebbero essere interessate dal rischio o esserne responsabili. Comporta un livello elevato di reportistica sull'impatto finanziario e sulla gravità. La probabilità che questi rischi si verifichino potrebbe essere al di fuori del tuo controllo, ma devi tenerne conto e segnalarli.

Trova altri modelli di gestione dei progetti qui.

Perché utilizzare un registro dei rischi?

Lo scopo del registro dei rischi è fungere da punto centrale per tutti i rischi potenziali, i loro impatti e il modo in cui prevedi di affrontarli.

Aiuta a gestire le aspettative degli stakeholder e dei membri del team riguardo all'evitamento o alla mitigazione dei rischi e crea un senso di responsabilità e urgenza nell'affrontarli prima che diventino problemi catastrofici, più difficili da risolvere in seguito.

Note

Potresti preferire utilizzare un registro RAID per monitorare i rischi. Questi registri tendono a essere più completi dei registri dei rischi e includono ipotesi (o azioni), problemi e dipendenze (o decisioni).

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Cosa includere in un registro dei rischi

Per ogni rischio registrato nel tuo registro, dovrai includere:

• Numero o nome identificativo del rischio: Ogni rischio specifico dovrebbe avere un numero associato, utilizzato in modo coerente negli strumenti e nei report sullo stato.
• Cosa potrebbe andare storto? Fornisci una descrizione del rischio (ad esempio, un rischio relativo alle risorse, come i problemi di capacità delle risorse nel team, che potrebbero rallentare i progressi e causare ritardi).
• Cosa possiamo fare al riguardo? Descrivi il piano di mitigazione o di risposta al rischio per evitare o ridurre l'impatto del rischio (ad esempio, crea un piano delle risorse dettagliato, settimana per settimana, che indichi quando sono necessarie risorse specifiche).
• Responsabile del rischio: È la persona responsabile della segnalazione dell'impatto e della probabilità del rischio. È responsabile della risoluzione del rischio e di informarti di eventuali cambiamenti relativi al rischio.
• Impatto e probabilità del rischio: Conosciuta anche come analisi del rischio, è la tua valutazione della probabilità che l'evento di rischio si verifichi e del livello di impatto che avrà sul progetto.
• Priorità del rischio: Sulla base delle valutazioni relative alla probabilità e all'impatto del rischio, assegnerai un livello di priorità a ciascun rischio e alla risposta pianificata.
• Stato del rischio: Gli stati possono includere aperto e in pianificazione, aperto e in monitoraggio, chiuso e verificato.
• Categoria del rischio: È l'area del progetto che sarà interessata o a cui appartiene il problema.

Quando utilizzare un registro dei rischi

Aggiorno il mio registro dei rischi durante tutto il progetto perché i rischi cambiano quando le tempistiche variano, gli stakeholder forniscono il loro contributo e compaiono nuove dipendenze.

• Pianificazione del progetto: Crea il registro prima dell'inizio dei lavori, così il tuo team può identificare i rischi, assegnare i responsabili e pianificare per tempo le risposte.
• Avvio del progetto: Esamina i rischi con gli stakeholder per confermare le priorità, le aspettative di rendicontazione e i piani di mitigazione.
• Modifiche all'ambito: Aggiorna il registro quando cambiano tempistiche, budget, personale o risultati da consegnare e vengono introdotti nuovi rischi.
• Traguardi principali: Riesamina i rischi irrisolti prima di lanci, approvazioni o passaggi di consegne fondamentali che potrebbero influire sulla realizzazione.
• Riunioni sullo stato di avanzamento: Esamina regolarmente i rischi attivi, così il tuo team rimane allineato sulle priorità e sui passaggi successivi.
• Nuovi ostacoli: Aggiungi i rischi quando durante l'esecuzione emergono problemi, ritardi o dipendenze che minacciano i progressi.
• Chiusura del progetto: Chiudi i rischi quando non influiscono più sul progetto o il problema è stato risolto.

Come creare un registro dei rischi

Ecco i passaggi per creare un registro dei rischi di gestione del progetto solido ed efficace:

1. Identifica i rischi

Fai un brainstorming su tutti i possibili rischi che potrebbero verificarsi nel tuo progetto. Ecco alcune domande da porsi che potrebbero stimolare nuove idee:

• Il team del cliente è numeroso o ridotto? 
• Quanti livelli di decisori ci sono? 
• È coinvolto un consiglio di amministrazione che deve ricevere aggiornamenti continui sul progetto o che partecipa attivamente al processo decisionale?
• Questo progetto influisce su altre persone all'interno dell'organizzazione?
• Il tuo cliente presta grande attenzione ai dettagli e vuole essere informato su ogni aspetto, oppure si fida di te e dei membri del tuo team di progetto?
• Il livello di complessità è alto o basso? 
• Nel progetto sono coinvolti diversi reparti aziendali? 
• È coinvolto un numero elevato di risorse?
• È necessario prestare particolare attenzione ai dati e/o ai requisiti di sicurezza?

Potresti non avere le competenze necessarie per identificare tutti i rischi potenziali, quindi trasforma la gestione dei rischi in un'attività di squadra durante la pianificazione del progetto. Conduci una conversazione separata con il team del cliente e svolgi lo stesso esercizio.

2. Valuta i rischi

Conduci una valutazione dei rischi per determinare quanto sia probabile che ciascun rischio si verifichi e quale impatto potrebbe avere sul tuo progetto. Può essere utile rappresentare questo tipo di analisi qualitativa dei rischi in una matrice dei rischi, per visualizzare i livelli relativi di potenziale impatto e probabilità.

In questa fase annoterai anche la categoria del rischio (ad esempio, se rappresenta una minaccia per la pianificazione, il budget del progetto, ecc.) e il livello di priorità in base alla tua matrice di impatto e probabilità (i rischi in alto a destra sono quelli con la priorità più alta).

Assegna anche uno stato a ciascun rischio. Se ti trovi ancora nella fase di pianificazione del progetto, tutti i rischi saranno "aperti" o "in pianificazione", ma man mano che avanzi nel progetto e i rischi si verificano (o non si verificano), aggiorna lo stato impostandolo su monitoraggio, chiuso o concretizzato (a seconda dei casi).

Suggerimento utile

A seconda del numero di rischi presenti nel registro, potresti suddividerli per fase, in base a quella in cui hanno la maggiore probabilità di verificarsi.

3. Crea piani di risposta ai rischi

Pianifica la tua risposta a ciascun rischio. Cosa farai se si verifica? Quali misure puoi adottare per evitarlo o mitigarne l'impatto?

Puoi utilizzare diverse strategie di gestione dei rischi, ma in genere le risposte ai rischi rientrano in quattro categorie principali:

• Eliminazione: consiste nell'adottare misure concrete per eliminare la possibilità che il rischio si verifichi.
• Trasferimento: significa spostare altrove la titolarità e la responsabilità del rischio (ad esempio, esternalizzando l'archiviazione e la sicurezza dei dati a un fornitore terzo).
• Mitigazione: consiste nell'adottare misure per ridurre l'impatto negativo del rischio. Si ricorre a questa strategia quando non è possibile evitare completamente il rischio.
• Accettazione: significa riconoscere il rischio senza attuare un piano di emergenza, a meno che il rischio non si verifichi.

Quando valuti le risposte a ciascun rischio, devi considerare il potenziale impatto della risposta stessa. Ecco alcuni possibili effetti indiretti da tenere presenti:

• Rischio intrinseco: sono i rischi che hai identificato nel progetto.
• Rischio residuo: i rischi che rimangono anche dopo l'attuazione di una risposta o di misure di controllo
• Rischio secondario: un nuovo rischio che deriva dall'attuazione di una risposta a un altro rischio

4. Assegna i responsabili

Assegna a una persona della tua squadra o della squadra del cliente la responsabilità di ciascun rischio. Questa persona attuerà e supervisionerà la risposta al rischio pianificata e monitorerà lo stato del rischio per tutta la durata del progetto.

In qualità di responsabile di progetto, sei responsabile della maggior parte dei rischi del progetto, ma non devi portare tutto il peso sulle tue spalle. Ad esempio, potresti rendere il cliente responsabile del piano di riserva se non è in grado di consegnare i contenuti del sito web entro la scadenza concordata (mettendo a rischio le tempistiche del progetto).

5. Monitora e adatta

Tieni aggiornato il registro dei rischi per tutta la durata del progetto. Come minimo, esaminalo ogni volta che completi una fase o un risultato chiave, oppure ogni volta che un rischio si verifica o viene evitato con successo.

Conservalo in un luogo facilmente accessibile, soprattutto uno in cui tutta la squadra possa consultarlo e visualizzarlo quando necessario.

Come mantenere il registro dei rischi

Creare un registro dei rischi è solo l'inizio. Per mantenerlo utile per tutta la durata del progetto, devi aggiornare le valutazioni dei rischi, verificare i piani di risposta e assicurarti che la squadra sappia quando cambiano le priorità.

Ecco come mantenere aggiornato il registro dei rischi man mano che il progetto procede:

1. Stabilisci una cadenza di revisione: esamina il registro durante le riunioni periodiche sullo stato di avanzamento e prima delle principali tappe del progetto. I rischi ad alta priorità potrebbero richiedere un'attenzione più frequente.
2. Rivaluta i rischi esistenti: verifica se la probabilità, l'impatto o la priorità di ciascun rischio sono cambiati. Ad esempio, l'avvicinarsi della scadenza per il lancio potrebbe aumentare l'urgenza delle approvazioni del cliente in ritardo.
3. Verifica con i responsabili dei rischi: conferma che i membri della squadra assegnati stiano attuando i propri piani di risposta. Aggiorna le azioni, le scadenze e le responsabilità quando necessario.
4. Aggiorna lo stato dei rischi: aggiungi i rischi appena identificati, chiudi quelli che non sono più rilevanti e trasferisci i rischi che si sono verificati nel processo di gestione dei problemi.
5. Comunica i cambiamenti importanti: evidenzia i rischi emergenti, le azioni in ritardo e i cambiamenti di priorità, così che le parti interessate possano prendere decisioni informate.

Un registro dei rischi mantenuto correttamente dovrebbe fornire alla squadra un quadro chiaro dei rischi che richiedono attenzione, delle persone responsabili e delle prossime azioni da intraprendere.

Procedure consigliate per il registro dei rischi

Ecco alcune procedure consigliate per il registro dei rischi da seguire per tutta la durata del progetto.

• Rendi il registro dei rischi visibile a tutte le parti interessate, che dovrebbero poterlo consultare regolarmente, ad esempio nel software di gestione dei progetti o nello strumento di gestione dei rischi che stai utilizzando.

• Tratta il rischio come tratteresti il budget, il tempo e l'ambito. Esaminalo durante le riunioni sullo stato di avanzamento e nei rapporti sullo stato di avanzamento, in modo che tutte le persone coinvolte siano consapevoli delle proprie responsabilità. Questo riduce anche le sorprese che potrebbero interrompere un progetto o compromettere una relazione.
• Per i progetti più piccoli, in cui un registro complesso dei rischi di progetto sarebbe eccessivo, crea un elemento nel tuo strumento di gestione dei progetti e aggiungi i rischi come sottoelementi, così da poterli monitorare in modo semplice. Puoi scrivere commenti sulle soluzioni o sui cambiamenti nei livelli di gravità o di priorità in modo più ordinato rispetto a un foglio di calcolo Excel.

Errori comuni e limitazioni dei registri dei rischi

I registri dei rischi aiutano i responsabili di progetto ad anticipare i problemi, ma presentano dei limiti. Non possono prevedere ogni rischio e il semplice fatto di documentare un potenziale problema non garantisce che questo verrà evitato.

Ecco alcuni errori comuni e come superarli:

• Monitorare troppi rischi a bassa priorità: Un registro sovraccarico può rendere più difficile individuare le minacce critiche. Concentrati sui rischi con il maggiore impatto potenziale e assegna loro la priorità di conseguenza.
• Affidarsi a valutazioni soggettive: Le valutazioni della probabilità e dell'impatto dipendono spesso dal giudizio individuale. Utilizza criteri di valutazione coerenti e coinvolgi le parti interessate pertinenti per rendere le valutazioni più affidabili.
• Individuare i rischi senza agire: Un elenco di potenziali problemi non proteggerà il tuo progetto. Assegna i responsabili dei rischi, definisci i piani di risposta e stabilisci responsabilità chiare.
• Trascurare i rischi imprevisti: Nessun registro può includere ogni possibile scenario. Incoraggia l'identificazione continua dei rischi e mantieni piani di emergenza per affrontare interruzioni impreviste.

Quando può essere superfluo un registro dei rischi?

Non tutti i progetti necessitano di un registro dei rischi dettagliato e indipendente. Per i progetti piccoli e poco complessi, con dipendenze limitate, può essere sufficiente un semplice strumento di monitoraggio dei rischi o una lista di controllo all'interno del software di gestione dei progetti.

I registri dei rischi non dovrebbero inoltre sostituire i registri dei problemi, la pianificazione di emergenza o la comunicazione regolare. Sono più efficaci quando vengono utilizzati come parte di un processo più ampio di gestione dei rischi, che aiuta i team a rispondere all'incertezza invece di limitarsi a documentarla.

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