Perché usare un software per la gestione delle risorse? 6 vantaggi & motivi
Il software per la gestione delle risorse è utile per ottimizzare l'assegnazione e l'utilizzo delle risorse all'interno di un'organizzazione. Monitorando e gestendo efficacemente gli asset, siano essi risorse umane, finanziarie, materiali o legate al tempo, questo tipo di software garantisce che i progetti vengano completati in modo efficiente e rispettando il budget. Può aiutare nella visualizzazione della pianificazione delle risorse, nella previsione delle future necessità di risorse e nell'identificazione dei potenziali colli di bottiglia, assicurando che ogni elemento del progetto disponga delle risorse necessarie. Questo porta a una maggiore produttività, a una riduzione dei costi e a un miglioramento complessivo del successo del progetto.
6 motivi per utilizzare un software per la gestione delle risorse
Ecco sei modi in cui il software per la gestione delle risorse migliora le tue capacità di gestione delle risorse.
- Mostra le assegnazioni attuali delle risorse
- Determina la reale capacità delle risorse
- Monitora l'utilizzo delle risorse
- Prevede la disponibilità futura delle risorse
- Riduce i tempi di inattività non necessari
- Migliora le decisioni relative alle assunzioni
1. Mostra le assegnazioni attuali delle risorse
Prima di poter assegnare risorse a un nuovo cliente o progetto, devi valutare se hai risorse disponibili. Il software per la gestione delle risorse mostra quali risorse hai a disposizione e la loro capacità di carico di lavoro (quanto lavoro hanno attualmente da svolgere e se possono occuparsi di altro).
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Visualizzare questi dati è stato un ottimo punto di partenza per le conversazioni con i responsabili di progetto. Ad esempio, la prossima settimana una di queste risorse risulta impegnata per 16 ore al giorno. Dobbiamo fare qualcosa al riguardo.
Puoi utilizzare queste informazioni per determinare diversi aspetti:
- Se devi assumere o formare nuovo personale per soddisfare l'aumento della domanda
- Quali tempi di consegna puoi promettere ai tuoi clienti
- Se la tua azienda ha la capacità di occuparsi del progetto
Con queste informazioni, i responsabili di progetto possono fornire ai dirigenti una stima più accurata della possibilità di soddisfare le richieste. Ad esempio, potrai informare i responsabili che i membri chiave del team sono attualmente impegnati altrove e indicare quando saranno disponibili, evitando così di promettere un risultato che non puoi realizzare.
2. Determina la reale capacità delle risorse
La capacità delle risorse è il numero di persone disponibili e il numero di ore che dedicano al lavoro. Il software per la pianificazione della capacità esegue questo calcolo al posto tuo.
Ad esempio, se per completare un progetto sono necessarie 200 ore di lavoro e devi consegnarlo entro un mese, devi prima determinare quante ore ciascuno dei tuoi dipendenti può dedicare al lavoro ogni settimana, prima di sapere quanto deve essere numeroso il team da costituire.
Un dipendente a tempo pieno potrebbe lavorare 40 ore alla settimana, ma dovresti considerare anche quanto tempo deve dedicare alle riunioni aziendali e ad altre attività lavorative.
Nell'esempio precedente, se stabilisci che un lavoratore può dedicare 35 ore alla settimana all'attività, un team composto da sei membri può completare il risultato entro un mese.
Comprendere la pianificazione della capacità del team può aiutare i responsabili di progetto a pianificare anche la gestione simultanea di più progetti.
3. Monitora l'utilizzo delle risorse
L'utilizzo delle risorse consiste nell'assicurarsi di utilizzare ogni persona del team senza sovraccaricarla. Il software consente al tuo responsabile delle risorse di determinare se i membri del team assegnati a ciascun progetto potrebbero essere utilizzati in modo più efficace per altri obiettivi aziendali.
Analizza i tassi di utilizzo delle risorse per capire quanto è efficace ciascuno dei tuoi dipendenti e sapere quali membri del team stanno apportando il maggior valore.
4. Prevede la disponibilità futura delle risorse
Il software di gestione delle risorse migliora la tua allocazione delle risorse e la tua pianificazione delle risorse, aiutandoti a determinare se le tue risorse disponibili corrispondono alla domanda prevista per il futuro.
Questo processo di previsione delle risorse ti aiuterà ad assicurarti che le risorse siano sempre utilizzate correttamente. Ad esempio, se noti che tra tre mesi avrai molte risorse libere, puoi iniziare a pianificare i progetti futuri affinché i dipendenti non rimangano senza attività da svolgere quando avranno completato i progetti attuali.
Oppure, se uno dei tuoi team sta lavorando a un progetto semplice e si prevede che sarà disponibile prima di quanto avevi previsto, puoi pianificare di spostare diversi membri del team su un progetto ad alta priorità. Se hai più risorse a tua disposizione rispetto al numero di progetti da completare, puoi concentrarti sull'acquisizione di nuovi clienti per poter utilizzare le tue risorse.
5. Riduce i tempi di inattività non necessari
I tempi di inattività possono essere un fattore significativo per cui non stai ottenendo il ritorno sull'investimento desiderato. Ogni ora in cui il tuo team di progetto non svolge le proprie attività rappresenta denaro sprecato.
Sebbene esercitare troppa pressione sul personale possa avere effetti negativi, come esaurimento, scarsa soddisfazione lavorativa e avvicendamento dei dipendenti, trovare l'equilibrio ottimale può far risparmiare molti soldi alla tua azienda.
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6. Migliora le decisioni sulle assunzioni
Sapere come sono attualmente allocate le tue risorse consente al team di selezione di utilizzare gli obiettivi attuali di gestione dei progetti per trovare le persone giuste per i tuoi progetti.
Se stai riscontrando un problema nella gestione delle risorse perché ti mancano membri del team con una competenza specifica, puoi decidere se sia più efficace formare un dipendente esistente per ricoprire un ruolo pertinente oppure assumere una persona nuova per colmare la lacuna.
Se il tuo software di pianificazione delle risorse rivela che non avrai la capacità di risorse necessaria per raggiungere i tuoi prossimi obiettivi, puoi utilizzare queste informazioni per intensificare le attività di inserimento e assumere qualcuno che ricopra il ruolo.
Che cos'è il software di gestione delle risorse?
Il software di gestione delle risorse è un tipo di software che consente ai project manager di programmare, allocare e monitorare dove e quanto vengono utilizzati i membri del team di progetto. Il software di gestione delle risorse cloud applica principi simili all'elaborazione, all'archiviazione, al networking e ad altre risorse cloud.
I project manager possono stabilire le priorità dei progetti e abbinare le competenze dei membri del team alle attività e ai risultati finali. Queste funzionalità illustrano anche perché la gestione delle risorse è importante: puoi monitorare i tempi di inattività e l'utilizzo dei membri del team e tenere traccia di chi ha un carico di lavoro eccessivo (e di chi invece non ne ha abbastanza).
Scopri di più su a cosa serve il software di gestione delle risorse. Se stai cercando uno strumento, consulta il nostro elenco dei migliori software gratuiti di gestione delle risorse sul mercato oppure esplora le demo dei software di gestione delle risorse per vedere come funzionano concretamente le diverse piattaforme.
