Gestione dei progetti a cascata: 6 fasi e quando utilizzarla
La gestione dei progetti a cascata è una metodologia lineare che prevede il completamento anticipato della pianificazione e delle riunioni per determinare l'ambito, i requisiti e i rischi del progetto.
È il metodo giusto per il tuo progetto se i requisiti sono specifici e fissi, le fasi precedenti devono essere completate prima che possano iniziare quelle successive e le modifiche o revisioni dopo l'avvio del progetto sono limitate. Ecco come funziona la gestione dei progetti a cascata.
Che cos'è la gestione dei progetti a cascata?
La gestione dei progetti a cascata è una metodologia lineare di gestione dei progetti che procede attraverso fasi di lavoro distinte. La fase di lavoro successiva dipende da quella precedente, quindi è possibile lavorare su una sola fase del progetto alla volta.
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Il piano di progetto in un progetto a cascata viene definito in modo molto dettagliato, con tappe intermedie che vanno dall'avvio del progetto alla chiusura del progetto.
Gestione dei progetti agile e a cascata a confronto
La principale differenza tra agile e cascata è che l'approccio agile si concentra sull'iterazione e sull'adattabilità e consente di modificare il piano per adattarlo a nuovi requisiti e riscontri lungo il percorso, mentre la gestione dei progetti a cascata segue un piano lineare dall'inizio alla fine del progetto.
| Aspetto | Cascata | Agile |
|---|---|---|
| Pianificazione del progetto | La pianificazione dettagliata avviene in anticipo. | La pianificazione si evolve durante tutto il progetto. |
| Flusso di lavoro | Il lavoro segue fasi sequenziali. | Il lavoro procede attraverso cicli iterativi. |
| Requisiti | È più adatto a requisiti chiaramente definiti e stabili. | Consente di gestire requisiti soggetti a cambiamento. |
| Flessibilità | Le modifiche richiedono spesso revisioni formali e rielaborazioni. | Le modifiche possono essere integrate tra un'iterazione e l'altra. |
| Consegna | Il prodotto completato viene generalmente consegnato verso la fine. | Gli incrementi utilizzabili possono essere consegnati più frequentemente. |
| Riscontri delle parti interessate | Vengono raccolti principalmente durante le revisioni e le tappe pianificate. | Vengono raccolti regolarmente durante tutto lo sviluppo. |
Inoltre, alcuni team possono persino combinare entrambe le metodologie, applicando quello che viene chiamato "water-agile-fall".
In Scrum, una struttura agile, il lavoro è organizzato in un registro delle attività e completato in iterazioni di durata prestabilita. Ogni iterazione mira a produrre un incremento utilizzabile del prodotto, consentendo alle parti interessate di esaminare i progressi e fornire riscontri.
Le 6 fasi della gestione dei progetti a cascata
Quando utilizzi il metodo a cascata, il progetto attraversa sei fasi sequenziali. Utilizzerai il ciclo di vita del progetto in combinazione: le fasi riportate di seguito si sovrappongono alle cinque fasi di avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura del progetto.
1. Raccolta dei requisiti
Nel primo passaggio della metodologia a cascata, raccoglierai tutti i requisiti del progetto. Questo comporta parlare con le parti interessate e il team, esaminare il documento di avvio del progetto e qualsiasi altro documento relativo all'ambito, nonché delineare attività e risultati specifici.
Raccoglierai quattro tipi di requisiti: requisiti funzionali, requisiti tecnici, requisiti non funzionali e requisiti di sistema. Quindi redigerai il documento dei requisiti (insieme al tuo piano di progetto). Dovrai aggiornarlo se i requisiti cambiano durante il progetto.
Esamina questo documento con il team di progetto prima di avviare il lavoro e assicurati di ottenere il consenso anche dalle parti interessate esterne o dai clienti (questo avviene spesso durante l'avvio del progetto).
2. Progettazione
In questa fase, il team di progetto inizierà a progettare soluzioni basate sui requisiti. Assegna i risultati ai membri del team in base alla loro disponibilità e alle loro competenze (utilizzando un software di gestione dei progetti).
I risultati esatti dipenderanno dal tipo di progetto su cui stai lavorando (ad esempio, per un progetto di sito web, il team dovrebbe produrre schemi strutturali e progetti delle pagine web).
In qualità di responsabile di progetto, in questa fase esaminerai e fornirai riscontri sui prodotti finali, gestirai la tempistica e le scadenze del progetto e terrai sotto controllo il percorso critico per assicurarti che il progetto rimanga in linea con i tempi e rispetti la scadenza.
Una volta che i progetti grafici sono stati approvati dalle parti interessate o dai clienti, puoi procedere.
3. Implementazione
Nella fase di implementazione, la squadra di sviluppo realizza i progetti grafici creati nella fase precedente. Ancora una volta, in qualità di responsabile di progetto, terrai sotto controllo la tempistica e assegnerai le attività.
Dovrai inoltre monitorare il progetto per individuare eventuali rischi e dipendenze che potrebbero emergere e assicurarti che il budget non venga utilizzato troppo rapidamente.
I prodotti finali del processo di sviluppo dipenderanno ancora una volta dal tipo di progetto. Nel nostro esempio di progetto per un sito web, i prodotti finali includeranno pagine web funzionanti (probabilmente inizialmente in un ambiente di pre-produzione o non pubblico, per consentire il controllo della qualità).
In questa fase, potresti scoprire che qualcosa creato durante la fase di progettazione non è tecnicamente realizzabile, il che potrebbe richiedere di tornare alla fase precedente e rielaborare i progetti grafici (con conseguente perdita di tempo). Puoi ridurre questo rischio coinvolgendo la squadra di sviluppo software nella revisione dei progetti grafici.
4. Test e garanzia della qualità
In questa fase, tu e la tua squadra testerete e verificherete la qualità di ciò che è stato realizzato, per assicurarvi che soddisfi i requisiti e le aspettative delle parti interessate.
Se ne occupa la squadra di progetto, ma se, in qualità di responsabile di progetto, hai una formazione tecnica, potresti essere coinvolto anche tu.
Dovrai scrivere casi di test, documentare i problemi o gli errori da correggere, valutare i prodotti finali in base alle metriche di qualità (che dovrebbero essere definite durante la fase di raccolta dei requisiti) e tenere conto di tutti i casi d'uso.
Potresti dover rimandare il progetto agli sviluppatori per correggere eventuali errori o problemi importanti scoperti durante questo processo. Per questo è importante prevedere tempo aggiuntivo nel progetto per la fase di test: non vorrai ritrovarti a correggere errori all'ultimo minuto, subendo ritardi.
5. Distribuzione
Una volta che la squadra ha corretto tutti gli errori e i problemi rilevati durante il processo di garanzia della qualità, può distribuire il progetto. Il prodotto finale di questa fase è il prodotto online, insieme a un piano per mantenerlo (vedi le informazioni sulla fase di manutenzione riportate di seguito) e alla documentazione relativa a ciò che è stato realizzato.
Monitora il prodotto online per individuare eventuali errori o problemi sfuggiti durante la fase di garanzia della qualità e, in qualità di responsabile di progetto, dovrai comunicare costantemente con le parti interessate o i clienti per assicurarti che tutto proceda secondo le aspettative.
6. Manutenzione
Successivamente, la squadra eseguirà la manutenzione del prodotto in base al piano definito nel passaggio precedente. Sii chiaro con le parti interessate o i clienti riguardo a ciò che è incluso nel piano come manutenzione ordinaria e a ciò che è fuori ambito e potrebbe comportare un costo aggiuntivo (ad esempio nuove funzionalità, pagine aggiuntive ecc.).
3 Casi d'uso della gestione dei progetti con metodo a cascata
La gestione dei progetti con metodo a cascata è più efficace per i progetti che hanno prodotti finali e vincoli ben definiti, oltre a budget e tempistiche fissi.
Se l'ambito del progetto presenta ancora molte incognite o è soggetto a cambiamenti, probabilmente il metodo a cascata non è l'approccio di gestione dei progetti che vuoi utilizzare. Il metodo a cascata è più efficace per i seguenti tipi di progetto:
Progetti di costruzione
La costruzione (nota anche come gestione dei progetti di investimento) si presta bene al metodo a cascata perché un processo rigoroso di gestione dei progetti contribuisce a garantire la sicurezza di tutte le persone che lavorano al progetto o utilizzano il prodotto finito.
Questo perché i progetti degli edifici devono essere approvati dagli ingegneri e spesso dalle autorità governative prima di poter iniziare. I progetti non sono soggetti a modifiche durante il percorso e un piano sequenziale può essere seguito facilmente.
Esistono strumenti specializzati di software per la gestione dei progetti di costruzione che puoi utilizzare per questo tipo di progetto, oltre a strumenti di intelligenza artificiale per la gestione dei progetti di costruzione.
Progetti di progettazione e realizzazione di siti web
I progetti di progettazione e realizzazione di siti web possono utilizzare il processo a cascata o uno dei numerosi metodi agili. Il metodo a cascata funziona bene quando le esigenze sono ben definite.
Se hai una sitemap precisa e una guida di stile da utilizzare, è facile pianificare le fasi e stabilire quando ogni pagina sarà pronta per la revisione e l'approvazione. Puoi anche selezionare la data di lancio prevista con un alto livello di sicurezza.
Software con funzionalità specifiche
Se il tuo team sta sviluppando un software con funzionalità specifiche e un insieme di requisiti ben definito, il modello a cascata potrebbe essere la scelta giusta. Alcuni esempi possono essere un sistema CRM, un software per le risorse umane o qualsiasi tipo di strumento per la conformità.
Questi progetti avranno un insieme iniziale di requisiti e il lavoro potrà essere programmato e completato in modo lineare. Un diagramma di Gantt che mostri la sequenza temporale e quando gli stakeholder riceveranno aggiornamenti sullo stato di avanzamento e/o dovranno essere disponibili per i test di accettazione da parte degli utenti consentirà a tutti di allinearsi al piano.
Vantaggi della gestione dei progetti a cascata
Ecco i principali vantaggi dell'utilizzo della gestione dei progetti a cascata.
- Definizione dell'ambito e pianificazione avvengono in anticipo: Quando la definizione dell'ambito e la pianificazione avvengono in anticipo, c'è meno spazio per ambiguità o cambiamenti durante l'avanzamento del progetto. I membri del team dovrebbero avere una chiara comprensione di chi farà cosa e quando lo farà.
- Un piano e obiettivi chiari: Il team di progetto e gli stakeholder condividono la stessa comprensione del piano. Se durante il progetto emergono nuove idee, possono essere rimandate a un nuovo progetto o a un'altra fase del lavoro, oppure il project manager può avviare un ordine di modifica. Questo mantiene il progetto in carreggiata e contribuisce a garantire il raggiungimento degli obiettivi del progetto.
- La documentazione facilita i passaggi di consegne: La metodologia a cascata incoraggia i team a documentare i requisiti, le decisioni progettuali e le approvazioni prima di passare alla fase successiva. In questo modo tutti hanno un riferimento chiaro, soprattutto quando il lavoro passa da un team all'altro o nuovi membri entrano a far parte del progetto.
Svantaggi della gestione dei progetti a cascata
Questi sono i principali svantaggi della metodologia di progetto a cascata.
- La struttura rigida rende complicati i cambiamenti: Apportare modifiche ai progetti a cascata può essere difficile.
Poiché la tecnologia avanza rapidamente o le esigenze degli utenti cambiano, il progetto non sarà flessibile quanto lo sarebbe utilizzando una delle metodologie agili, come Scrum o Kanban, o un'altra metodologia che consenta di definire l'ambito del lavoro in modo iterativo. - Il completamento del lavoro potrebbe richiedere più tempo: Poiché l'approccio a cascata prevede che l'avvio e la pianificazione vengano completati in anticipo, potrebbe essere necessario più tempo per arrivare a un progetto completato o a un prodotto utilizzabile.
I team agili rilasciano più frequentemente funzionalità utilizzabili, mentre nella gestione dei progetti a cascata il team aspetta che tutto sia pronto prima di rilasciare il lavoro. - Scoprire i problemi in ritardo può portare a rifare il lavoro: Se i test rivelano un requisito trascurato o un problema di progettazione, il team potrebbe dover rivedere un lavoro già completato. Queste revisioni possono aumentare i costi e ritardare la consegna, soprattutto quando diverse fasi dipendono dalla progettazione originale.
Decidere quando utilizzare la metodologia a cascata nel proprio lavoro
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