Come Definire e Monitorare le Pietre Miliari di un Progetto: Consigli ed Esempi
Che cos'è una milestone di progetto?
Una milestone di progetto è un indicatore nel cronoprogramma che segna un evento significativo o un importante traguardo raggiunto. suddividono un in una serie di obiettivi più piccoli e gestibili. Rappresentano i punti di svolta o di controllo in un . Spesso, queste milestone vengono monitorate tramite software di gestione progetti.
Poiché le milestone sono gli eventi importanti che si desidera raggiungere durante un , ognuna ha una data di termine. Un senza una data di fine non è un obiettivo. È un desiderio.
Le milestone non dovrebbero verificarsi a intervalli regolari e prestabiliti all’interno della . Ad esempio, non dovrebbero verificarsi secondo una cadenza mensile. E non devono nemmeno essere collegate a una presentazione ai dirigenti per cui il debba continuare a motivare il .
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Milestone vs. deliverable & obiettivi
Sebbene spesso vengano confusi, milestone, deliverable e obiettivi hanno ciascuno una funzione distinta nel monitorare i progressi, misurare il successo e definire i risultati all’interno di un progetto.
Milestone vs. deliverable
Mentre le milestone contrassegnano le fasi, gli stadi o i punti decisionali principali di un progetto, i deliverable sono gli elementi concreti creati durante ciascuna fase.
Le date di scadenza dei deliverable spesso coincidono con il momento delle milestone. Ad esempio, la pubblicazione di un sito web rappresenta il culmine del lavoro svolto durante le fasi di sviluppo e test di un progetto.
A seconda di come hai suddiviso il lavoro nel tuo progetto, potresti arrivare ad avere molti deliverable più piccoli che compongono quelli più grandi (come l’approvazione del design, nel caso del suddetto lancio del sito web). Questi deliverable minori potrebbero non coincidere con una milestone di progetto specifica.
Milestone vs. obiettivi
Gli obiettivi di progetto definiscono i risultati generali che si intendono raggiungere, mentre le milestone rappresentano i checkpoint misurabili usati per monitorare i progressi in direzione degli stessi.
Ad esempio, un obiettivo di progetto può essere quello di migliorare l’efficienza dell’onboarding dei clienti, mentre una milestone potrebbe essere il completamento del lancio di un nuovo portale di onboarding entro una data specifica.
Perché le milestone di progetto sono importanti?
Le milestone di progetto aiutano i team a misurare i progressi, mantenere allineate le priorità e garantire visibilità durante l’intero ciclo di vita del progetto. Suddividendo progetti complessi in checkpoint più piccoli, le milestone fanno apparire il lavoro complesso più gestibile e aiutano i team a individuare ritardi e rischi prima che diventino critici.
Tuttavia, le milestone non dovrebbero essere inflessibili. Il motivo per cui i progetti hanno milestone è rendere i team più efficaci e gestire le aspettative dei leader senior.
Visibilità sul progetto
Le milestone forniscono una visione di alto livello dell’avanzamento del progetto, rendendo più facile per team e stakeholder comprendere sempre a che punto si trova un’attività. Invece di seguire ogni singolo task, le milestone evidenziano i principali traguardi e fasi che fanno avanzare il progetto.
Responsabilità
Milestone definite contribuiscono a una responsabilità condivisa tra i team grazie alla definizione di cosa deve essere completato e quando. Aiutano i project manager ad assegnare ownership, monitore le scadenze e assicurare che i team rimangano concentrati sul raggiungimento di progressi concreti.
Allineamento degli stakeholder
Le milestone aiutano a mantenere informati e allineati gli stakeholder durante il ciclo di vita del progetto. Creano checkpoint naturali per approvazioni, revisioni e aggiornamenti sui progressi, riducendo la confusione e aiutando tutti a rimanere focalizzati sugli stessi obiettivi.
Controllo della pianificazione
Monitorare le milestone rende più semplice individuare tempestivamente i rischi legati ai tempi ed eventualmente correggere la pianificazione. Se una milestone slitta, i project manager possono valutare rapidamente l’impatto sulle dipendenze, sulle risorse e sulle date di consegna prima che i ritardi si accumulino.
Motivazione & Monitoraggio dei Progressi
I progetti di grandi dimensioni possono risultare opprimenti senza segnali visibili di avanzamento. Le milestone forniscono ai team obiettivi raggiungibili verso cui lavorare e creano opportunità per celebrare i progressi lungo il percorso, aiutando a mantenere lo slancio per tutta la durata del progetto.
Benefici dell'Uso delle Milestone di Progetto
Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo delle milestone di progetto.
- Monitoraggio dei progressi: I project manager possono usarle per monitorare i progressi. Ad esempio, se hai utilizzato il 50% del budget ma hai raggiunto solo 1 milestone su 3, potresti essere in ritardo rispetto alla tabella di marcia (i software di programmazione di progetto possono aiutarti a tenere traccia di questo automaticamente).
- Definizione di aspettative chiare: Aiutano a stabilire aspettative con i clienti e gli stakeholder interni sui flussi di lavoro, quanto spesso possono aspettarsi comunicazioni e quale lavoro verrà completato quando.
- Miglior rendicontazione dello stato: I project manager possono usarle per le rendicontazioni di stato (es. se la milestone è stata raggiunta oppure no).
- Allineamento con la fatturazione: Possono essere allineate con la fatturazione e i piani di pagamento, così i clienti sanno in anticipo quando riceveranno la fattura e i freelance quando verranno pagati.
Considerazioni per la Pianificazione e la Definizione delle Milestone
La chiave per impostare le giuste milestone è l'esperienza in e monitoraggio.
Per il , prima definisci gli obiettivi del . Comprendi gli obiettivi aziendali del e come si inseriscono nella strategia generale dell'azienda. Definisci l'ambito del progetto. Crea una stima approssimativa della durata e della dimensione del progetto.
Poi considera i due fattori più importanti nella e definizione delle milestone: riduzione del rischio e dipendenze.
1. Pianificazione delle Milestone per Ridurre il Rischio
Lo sviluppo di prodotti digitali consiste nella riduzione del rischio nel tempo. Quando pianifichi la timeline e le milestone del progetto, chiediti innanzitutto: Quali sono le decisioni più rischiose che dovrai prendere per realizzare questo progetto?
- Il rischio è nel mercato?
- Il rischio è nella tecnologia (perché è nuova per la tua azienda o nuova per il mondo)?
- Il rischio riguarda le relazioni coinvolte (ad esempio, nella gestione dei partner di sviluppo)?
- Il rischio è dovuto al fatto che il progetto ha dipendenze così complesse che il percorso critico è lungo e tortuoso?
Possono esserci anche altri rischi, inclusi quelli operativi o di supporto. In ogni caso, le decisioni prese ponendo queste domande dovrebbero essere registrate in un decision log se vuoi avere un team più allineato. Definisci il più possibile i rischi e usa la riduzione del rischio nel tempo come principio di base per guidarti nella costruzione di una e nella delle principali milestone di .
Esempio di Milestone: Sviluppatore di Giochi Crea un'App B2B
Supponiamo che la tua azienda sia uno sviluppatore di giochi e che il tuo di marketing abbia individuato una nuova opportunità per utilizzare la tua piattaforma di gaming al fine di creare una nuova app che i reparti HR aziendali possano usare per testare nuovi candidati.
La tecnologia è simile a quella che hai già progettato, ma questo nuovo prodotto rappresenta l’ingresso in un mercato completamente nuovo. Si tratta di un’app B2B e non di un prodotto per i consumatori. Inoltre, lo scopo della nuova app non è l’intrattenimento, ma si colloca nell’ambito delle applicazioni e dei servizi per le aziende.
Il rischio tecnologico è basso, ma il rischio di mercato è elevato.
Hai bisogno di accedere ai clienti per la tua app HR e di un approccio iterativo che ti permetta di rilasciare prototipi a potenziali clienti.
Rifletti sui passi necessari per sviluppare questi prototipi e metterli nelle mani dei clienti. Dove troverai i candidati migliori per il testing? Chi deve essere coinvolto dal tuo lato? In quale dovrebbe avvenire questo?
Ricorda, lo scopo di questo esercizio è ridurre il rischio di mercato, e prima lo si fa, meglio è. Quando pensi di aver ridotto il rischio a livelli accettabili, è lì che dovresti inserire un —in questo punto di svolta del .
2. Pianificazione dei Traguardi per Gestire le Dipendenze
Oltre alla riduzione del rischio, considera anche le dipendenze chiave. Puoi utilizzare il per definire ogni e come queste, insieme alle persone che le eseguiranno, interagiranno nel tempo.
L'obiettivo è individuare il percorso più lungo fino al prossimo e poi tentare di accorciarlo. Nota i punti di svolta nei quali individui o gruppi chiave si uniscono per raggiungere un obiettivo che spinge il tuo in avanti. È lì che dovresti inserire un .
Nel nostro esempio della app HR, pensa a chi deve far parte del per testare (in maniera iterativa) l’adattamento della nuova app al mercato. Considera quando dovranno essere coinvolti e quali sono i loro altri vincoli. Rifletti sui deliverable chiave che questi gruppi dovranno produrre durante il percorso.
Mappa queste dipendenze chiave. Quando si uniscono per soddisfare l’esigenza di ridurre il rischio di mercato, raggiungendo un obiettivo cruciale verso la vetta, è qui che vuoi fissare il tuo .
Un errore da evitare nella pianificazione dei traguardi:
Non iniziare con una fissata dal top management, ragionando poi a ritroso dalla scadenza per creare la e i traguardi chiave. Pianificare la tua timeline e i traguardi dovrebbe essere un processo dal basso verso l’alto, non un approccio top-down.
Concorda un arco di tempo e una data di lancio tramite consenso tra il team e la dirigenza. Il piano deve essere elaborato da chi svolge il lavoro.
Come Monitorare i Traguardi di Progetto
Dopo aver mappato il e pianificato i tuoi , devi monitorarli. Devono essere visibili a tutti gli stakeholder, inclusa la dirigenza. Il management ha bisogno di una conferma che il stia procedendo come pianificato, soprattutto se il necessita di leggere correzioni di rotta durante il percorso.
I team dovrebbero pubblicare il loro elenco di che include gli obiettivi, le decisioni o i risultati associati a ciascuno di essi. È possibile inserire queste informazioni nel proprio , diagramma dei traguardi, , carta di progetto o .
Può essere semplice come una tabella con tre colonne che includano la data; il nome del ; e i deliverable, obiettivi o risultati associati a ciascuno. Invia questa tabella nel cloud. Non inviarla via email, ma conservala come un documento condiviso e pubblico.
Gestione per Eccezione
Il team dovrebbe riferire al senior management solo in caso di eccezioni, ovvero quando percepisce che non raggiungerà un entro la data prevista, o quando non riuscirà a ottenere i deliverable o gli obiettivi previsti per una certa .
Questo approccio di gestione per eccezione significa che 1) i tuoi traguardi sono chiaramente dichiarati e visibili a ciascuno stakeholder; 2) non ci sono meeting di stato (se si sta seguendo il piano, perché perdere tempo a produrre e presentare delle slide a riguardo?); e 3) si riferisce alla direzione solo quando il piano inizia a deviare.
Esempi di Traguardi di Progetto
Consigliamo che un tipico progetto di sviluppo digitale dovrebbe prevedere tre grandi traguardi principali e forse da quattro a sei traguardi minori che portano a ciascun . I tre principali traguardi definiscono quanto segue:
1. Coerenza del Concetto
Il dimostra che il time-to-revenue è prevedibile e che il potenziale di ricavo è sufficientemente elevato. Il mostra che il proposto si inserisce nella strategia complessiva dell’azienda. Questo prototipo di concetto si raggiunge quando il dispone di un definito e completamente finanziato.
2. Corrispondenza Prodotto/Mercato
A questo , il di sviluppo ha dimostrato che il prodotto in fase di sviluppo rappresenta la migliore soluzione per il mercato. Ha identificato i casi d’uso e ha testato prototipi con gli utenti per confermare l’allineamento al mercato previsto.
Il ha calcolato accuratamente i costi del e definito il potenziale di profitto del prodotto. Il raggiunge questo quando esiste un prototipo funzionante, almeno per uso interno.
3. Sviluppo e Lancio sul Mercato
Per raggiungere questo , il deve sviluppare un MVP pronto a incontrare utenti reali, che giustifichi il tempo e le risorse investite e che valga il potenziale rischio per la reputazione dell'azienda.
Il raggiunge questo quando realizza una serie di iterazioni del suo prototipo di prodotto in collaborazione con i clienti. Il avrà anche raggiunto questo di quando valuta l'interfaccia utente, la qualità, la gamma di funzionalità e la capacità di supporto del prodotto digitale.
Un processo di sviluppo del prodotto in tre fasi. Considera ogni fase del progetto come una release di prodotto. Il team di sviluppo collega i criteri di uscita a uno sprint. Questo processo minimo vitale è un approccio ibrido che combina i migliori elementi dei processi a fasi e a gate con le metodologie agili.
Esempi di punti di svolta comuni dei traguardi di progetto
Il primo dei principali traguardi sopra menzionati risponde alla domanda "Perché questo prodotto?" Il secondo risponde alla domanda "Cos'è il prodotto e come raggiungeremo i nostri obiettivi?" Il terzo risponde alla domanda "Quando saremo pronti per rilasciarlo al mondo?"
All'interno di ognuno di questi traguardi, organizza da quattro a sei traguardi minori che sono punti di svolta che ti porteranno a ciascuno dei tre traguardi principali. Ad esempio, in preparazione a ciascuno dei tre traguardi principali che abbiamo definito sopra, crea traguardi minori per ognuna di queste attività:
Adattamento del Concetto
- Il progetto ha un leader esperto e imprenditoriale
- L'idea del prodotto è in linea con la visione aziendale
- La tecnologia è fattibile
- Il progetto dispone del personale e delle risorse adatte
- Il prodotto ha un sufficiente potenziale commerciale
Adattamento Prodotto-Mercato
- La tecnologia è stata completamente verificata
- Sono stati definiti i casi d'uso
- Il progetto dispone di una stima dei costi di sviluppo
- Il potenziale commerciale è stato quantificato e confermato
- Il feedback degli utenti è stato raccolto e compreso
Sviluppo e Lancio sul Mercato
- Prodotto Minimo Vitale sviluppato
- Business plan scritto e confermato
- Ricerca di mercato completata
- Infrastruttura di supporto clienti realizzata
- Forza vendita formata
Altri esempi di traguardi minori per progetti digitali:
- Definizione del prodotto completata
- Prova della fattibilità tecnologica
- Prototipo completato
- UI approvata
- Management ha approvato la UI
- Testing
- Feedback degli utenti (iterativo)
- Prontezza alla scalabilità (es. localizzazione)
Le migliori prassi per i traguardi di progetto
Traguardi ben pianificati aiutano i team a rimanere concentrati, allineati e consapevoli dell'avanzamento del progetto senza perdersi nella gestione quotidiana dei task. Seguire alcune best practice sui traguardi può rendere i progetti più facili da gestire riducendo confusione, ritardi e rielaborazioni non necessarie.
Mantieni i traguardi realistici
I traguardi dovrebbero rappresentare punti di controllo significativi e raggiungibili all'interno della tempistica del progetto. Fissare obiettivi troppo ambiziosi può creare pressioni inutili sui team e portare a scadenze mancate che minano la fiducia nel piano di progetto.
Concentrati sui principali punti di controllo
Non ogni attività o deliverable deve diventare un traguardo. I traguardi funzionano meglio quando rappresentano risultati importanti, approvazioni, transizioni o momenti decisionali che spingono significativamente il progetto in avanti.
Rivedi regolarmente i traguardi
I progetti si evolvono nel tempo e i traguardi dovrebbero essere rivisti regolarmente per garantire che riflettano ancora le realtà del progetto. Revisioni costanti dei traguardi aiutano i team a individuare eventuali ritardi in anticipo e ad adattare le tempistiche prima che piccoli problemi diventino grandi criticità.
Comunica chiaramente le modifiche ai traguardi
Quando le date o le priorità dei traguardi cambiano, stakeholder e membri del team devono avere visibilità su cosa sia cambiato e perché. Una comunicazione chiara aiuta a mantenere l'allineamento, riduce la confusione e previene impatti imprevisti sulle dipendenze successive.
Resta flessibile mentre i progetti si evolvono
I traguardi dovrebbero dare struttura, ma non rendere i progetti rigidi. Le priorità, le tempistiche e le esigenze aziendali possono cambiare durante il ciclo di vita di un progetto, quindi i team dovrebbero essere pronti ad adattare i traguardi quando necessario, mantenendo comunque visibilità sull'andamento generale.
Punti chiave per i traguardi di progetto
Ecco un riepilogo dei principali punti trattati in questo articolo:
1. Lo scopo di pianificare una timeline e una serie di traguardi è consentire al team di lavorare meglio.
Il management deve poter contare sul team e il team necessita di responsabilizzazione, ma i traguardi non sono pensati per project manager o dirigenti.
2. I traguardi tipici sono punti di riferimento per garantire che il team raggiunga gli obiettivi giusti al momento giusto.
Inoltre, i traguardi non sono un valido sostituto di un buon project management. Sono il risultato di una gestione lungimirante dei progetti, attenta a ridurre i rischi e gestire le principali dipendenze in modo che il team possa lavorare senza colli di bottiglia.
3. Per lo sviluppo di prodotti digitali, prevedi tre traguardi principali che corrispondano ai grandi obiettivi aziendali.
Usa i traguardi per definire il concept, confermare l'aderenza tra prodotto e mercato, e poi sviluppare e lanciare. Prevedi circa quattro-sei piccoli traguardi per ognuna di queste tre fasi principali.
4. Soprattutto, includi solo il numero di traguardi necessari per far avanzare il progetto.
Molte aziende hanno troppi processi. I traguardi riguardano eventi importanti e date fondamentali, quindi non lasciarti sopraffare dal tenere traccia di troppi traguardi secondari. Ti serve solo la quantità di processo necessaria a raggiungere i tuoi obiettivi. Pensa a Goldilocks: non troppi, non troppo pochi.
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