Una Playlist per Guidare le Transizioni di Team di Progetto: La Grande Dimissione del 2022
Prima del 2020, espressioni come “distanziamento sociale” non avevano davvero molta importanza o contesto. La pandemia non solo ha aggiunto termini come “distanziamento sociale” al nostro lessico, ma stiamo anche vedendo nuove espressioni come “la grande dimissione del 2022”. Che si tratti di ristrutturazioni aziendali o di persone che scelgono volontariamente di cercare nuove opportunità, molti stanno lasciando i loro datori di lavoro e i propri team attuali.
Oltre ad arricchire il nostro vocabolario, la pandemia ci ha costretti anche a essere creativi per tenerci occupati durante la quarantena. Oltre a fare maratone su Netflix, giocare a tutti i giochi da tavolo possibili e esplorare il proprio quartiere, potresti aver rivolto l’attenzione anche alla musica e ad app come Spotify. Poiché la musica è la colonna sonora delle nostre vite, è solo naturale che possa aiutarci a orientarci nei cambiamenti e nelle transizioni di team.
Come responsabile di progetto sia per grandi aziende che per start-up da oltre 15 anni, ho fatto parte e guidato team attraverso transizioni di personale. Le transizioni possono essere difficili sia per i team che per i leader, e avere qualcosa come la musica per confortare l’anima può essere estremamente d’aiuto. Segui questa playlist ispirata alle transizioni per aiutare te e il tuo team ad affrontare una fase di cambiamento.
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Wind Of Change - La ‘Grande Dimissione del 2022’
Il futuro è nell’aria
‘Wind of Change’ dei Scorpions
Puoi sentirlo ovunque
Soffia con il vento del cambiamento
Le persone non sono fatte per restare ferme. Il movimento e la transizione fanno parte della vita. Come dicono gli Scorpions, è ovunque ed è frequente come il soffiare del vento. Le persone possono cambiare ruolo e passare da un team o da un’organizzazione per una varietà di ragioni.
Tuttavia, le tendenze e i dati recenti indicano che le persone si stanno muovendo in numeri più elevati rispetto al periodo precedente il 2020. Secondo Gartner, “Il tasso di abbandono volontario annuale dei dipendenti negli Stati Uniti probabilmente aumenterà di quasi il 20% quest’anno, passando da una media annuale pre-pandemica di 31,9 milioni di dipendenti che lasciavano il proprio lavoro a 37,4 milioni che lo fanno nel 2022” (Gartner).
A prima vista, un aumento del 20% del turnover volontario potrebbe sembrare una preoccupazione più per il personale delle risorse umane e per i piani di reclutamento e retention di un’organizzazione. Tuttavia, le persone che lasciano un’organizzazione potrebbero essere proprio quelle del tuo progetto.
Come project manager, questo dovrebbe preoccuparti molto dato che la tendenza sembra destinata a continuare nel 2022 e nel 2023. È necessario assicurarsi di avere risorse e persone sufficienti per il tuo progetto.
Cosa succede se un membro del tuo team di progetto lascia durante un progetto? Questo avrà un impatto non solo sul morale e sulle dinamiche del team, ma influirà anche su aree come ambito di progetto, risorse, coinvolgimento degli stakeholder, comunicazione e rischio. Un project manager potrebbe dover non solo guidare il team attraverso i cambiamenti nelle dinamiche, ma anche analizzare e pianificare l’impatto che ne deriverà sul progetto.
Vediamo più nel dettaglio alcune aree di un progetto che possono essere influenzate da chi decide di far parte della grande dimissione, e cosa può fare un project manager per sostenere il proprio team durante questa transizione.
Lasciarsi non è mai facile: L’impatto sul morale del team
Pensa a tutto quello che abbiamo passato
‘Breaking up is Hard to Do’ di Neil Sedaka
Lasciarsi non è mai facile
Le persone possono lasciare il team di progetto per diversi motivi. All’inizio della mia carriera, facevo parte di una grande azienda che ha vissuto una profonda (e pubblica) ristrutturazione. Sono state prese delle decisioni e molte di queste hanno portato i membri dei team di progetto a essere separati involontariamente dall’azienda (traduzione: ci sono stati dei licenziamenti). È stato sia triste che spaventoso vedere così tanti colleghi di talento lasciare l’organizzazione.
In alternativa, ho fatto parte di molti team di progetto (sia come membro che come PM) in cui un membro ha deciso di andarsene per una nuova ed entusiasmante opportunità. Potrebbe essere una possibilità di far carriera, avviare un nuovo business o per ragioni personali. In questi casi, è bello vedere i colleghi andare avanti e progredire nei loro desideri e obiettivi.
Tuttavia, che un membro lasci il team volontariamente o involontariamente, ci sarà sempre un impatto sul morale e sulle dinamiche della squadra. I membri rimanenti del team di progetto possono sperimentare una gamma di emozioni tra cui tristezza, paura, felicità, invidia, disperazione e ansia.
Come project manager potresti dover ricoprire molti ruoli durante un progetto. Agire come consulente e talvolta come spalla su cui contare può essere necessario. Se i membri del team provano tristezza quando qualcuno lascia il gruppo, il morale ne risentirà e ciò potrebbe influenzare la produttività della squadra. Come cantava Neil Sedaka nella sua canzone, lasciarsi può davvero essere difficile, specialmente se il team aveva creato legami solidi e si erano sviluppati rapporti professionali e personali forti.
Se sei un membro di progetto che nota un basso morale nel team dopo che qualcuno è andato via, è importante ricordare e rassicurare il gruppo che i cambiamenti sono normali e non necessariamente negativi. Le transizioni e i cambiamenti sono naturali e tutti li affronteranno prima o poi nella loro carriera.
Se il membro che ha lasciato era benvoluto e amico di altri nel gruppo, incoraggia i colleghi a restare in contatto con quella persona e a usare app come LinkedIn per comunicare. Il fatto che quella persona sia andata via non significa che sia sparita dalla faccia della terra! I rapporti possono essere mantenuti (anche se potrebbero cambiare in futuro).
Allo stesso modo, può essere utile dare anche al team tempo e spazio per assimilare quanto accaduto durante il periodo di transizione. A volte perdere un membro amato del gruppo può sembrare come una perdita in famiglia.
Permetti ai membri della squadra di esprimere una gamma di emozioni e renditi disponibile di persona o virtualmente se hanno bisogno di supporto o di qualcuno con cui parlare. Sii autentico e coinvolgente con la tua squadra, offrendo tutto il supporto o la cura necessari se la transizione è particolarmente difficile.
Infine, è anche una buona idea ricordare al gruppo che continua ad essere una squadra. La partenza di una persona non significa la fine del team. Prova con un’attività come chiedere al gruppo di identificare un punto di forza della squadra o una cosa che il team fa bene. Un’attività di questo tipo può aiutare a rifocalizzare il team su ciò che funziona. Ricorda: non esiste “io” nella squadra!
Prendersi cura degli affari: impatto sull’ambito
E mi prenderò cura degli affari (ogni giorno)
'Takin' Care of Business' di Bachman-Turner Overdrive
Mi prendo cura degli affari (in ogni modo)
Durante la fase di pianificazione o preparazione di un progetto, il project manager e il suo team avranno analizzato tutto il lavoro da svolgere (l’ambito di progetto). Di conseguenza, programmi, budget e piani di risorse sono stati sviluppati attorno all’ambito del progetto.
Durante la fase di pianificazione del progetto potrebbero essere state fatte delle ipotesi sul fatto che tutte le risorse (incluso il personale del progetto) sarebbero disponibili quando necessario e per l’intera durata dell’iniziativa. Come suggerisce la classica canzone canadese 'Takin' Care of Business', si presume che il team di progetto possa completare il lavoro nei tempi previsti e portare a termine l’attività.
Cosa succede se questa ipotesi non è più valida dopo la partenza di un membro del gruppo? L’ambito di progetto può essere completato con il personale rimasto? Sono domande molto valide che richiedono la revisione da parte dell’intero team della dichiarazione d’ambito (WBS, epic e story) per capire se può essere portata a termine dai membri rimasti. Questo dovrebbe essere fatto prima di comunicare (e magari di chiedere una modifica d’ambito) ad eventuali stakeholder, come lo sponsor.
Per aiutare il team nell’analisi, ci sono opzioni per riassegnare i compiti per il lavoro residuo. Metodi di allocazione delle risorse come il livellamento o lo smoothing possono essere applicati prima di richiedere una modifica dell’ambito di progetto.
Inoltre, prima che una risorsa lasci il gruppo, dovrebbe sempre essere sviluppato un piano di transizione che descriva le attività a cui stava lavorando e come avverrà il passaggio di consegne. Come parte di questo piano, bisogna identificare anche le competenze, le informazioni e le conoscenze fondamentali per il completamento del lavoro.
Se il team arriva alla conclusione di non poter completare l’ambito rimasto con le risorse disponibili, il project manager deve allora coinvolgere lo sponsor (e gli altri stakeholder necessari) per richiedere la riduzione dell’ambito, l’estensione dei tempi o l’aumento del budget per assumere un nuovo membro che aiuti a completare le attività. Ricorda: l’ambito fa parte del triplice vincolo.
Una modifica all’ambito per adattarsi a una minore capacità del team può influenzare il budget e/o il programma e deve essere valutata con attenzione. Il processo per richiedere modifiche dovute a cambi nel gruppo dovrebbe essere incluso nel piano di gestione dei cambiamenti di progetto.
Con un piccolo aiuto dai miei amici: impatto sulla gestione delle risorse
“Oh, supero tutto con un piccolo aiuto dai miei amici”
With a Little Help From My Friends dei Beatles
I gruppi molto uniti risentiranno della partenza di un loro membro. Se il team aveva legato molto e si erano creati rapporti stretti, i componenti probabilmente si saranno "aiutati a vicenda" per completare il lavoro sul progetto.
Quando un membro del team lascia, questo ovviamente avrà un impatto sul piano delle risorse per il progetto. Come accennato, potrebbe essere stato assunto che l'intero team di progetto sarebbe rimasto unito per tutta la durata del progetto. Cosa succede quando qualcuno se ne va?
Avere il giusto approccio qui è molto importante. Un project manager dovrebbe ricordare che non solo una 'risorsa' ha lasciato il team, ma una persona. Sembra freddo e insensibile (per non parlare semplicemente crudele) affrontare la gestione delle risorse di progetto con la mentalità che il membro che se n'è andato possa essere semplicemente sostituito. Non si può sostituire una persona, ma si può coprire il ruolo che la persona ha lasciato.
Osservare il ruolo che è disponibile all'interno del team può essere un approccio più positivo da adottare. Quali lavori, competenze ed esperienze mancano ora nel team di progetto? Questo vuoto può essere colmato dai membri attuali del team? Se no, il project manager ha la possibilità di chiedere supporto allo sponsor e agli altri stakeholder chiave per affrontare il vuoto (il che potrebbe includere un budget per assumere un nuovo membro nel team)?
Adottare questo approccio può anche aiutare a creare una cultura di rispetto e cura all'interno del team. Se il team crede di non essere solo una “risorsa” che può essere sostituita in qualsiasi momento, si sentirà più valorizzato, rispettato e motivato a far parte del gruppo. Ricorda, guidare un progetto con empatia è una competenza importante tanto quanto saper pianificare ed eseguire.
L'ho Sentito Dire: Impatto su Stakeholder & Comunicazioni
La gente dice di credere solo a metà di ciò che vedi, figliolo
‘I Heard It Through the Grapevine’ di Marvin Gaye
E a nulla di ciò che senti
Quando un membro lascia un team di progetto, senza dubbio sarà una novità per alcuni dei tuoi stakeholder. Può essere una notizia positiva o negativa a seconda delle circostanze della partenza. Con la grande ondata di dimissioni in corso, sarà necessario comunicare cambiamenti e transizioni all'interno del tuo team agli stakeholder.
Gli stakeholder potrebbero venire a conoscenza della partenza di un membro del team e iniziare a pensare: “Hmm... mi chiedo se la cultura del team sia negativa. Perché quella persona dovrebbe andarsene?” Se non si affronta direttamente la questione, informazioni come la partenza di un membro possono portare a voci e diventare una distrazione indesiderata per il team di progetto.
Se non vuoi che le informazioni false si diffondano tramite il passaparola, è meglio condividere direttamente le notizie di qualsiasi cambiamento all'interno del team di progetto con gli stakeholder. Come parte dell’ingaggio degli stakeholder di progetto e del piano di comunicazione, strumenti come un report di stato del progetto potrebbero essere usati come mezzo per aggiornare gli stakeholder sui cambi di personale.
Se gli stakeholder hanno dubbi su come viene gestita la transizione e percepiscono molta incertezza, condividere un documento come il piano di transizione potrebbe essere utile. Proprio come per il team di progetto, dai agli stakeholder l'opportunità di fare domande e condividere eventuali preoccupazioni. Similmente al team di progetto, anche gli stakeholder possono sentirsi ansiosi. È meglio offrire loro l'opportunità di esprimere le proprie perplessità, ricordando anche l'impegno del team di progetto che rimane.
Affari Rischiosi: Impatto sulla Gestione dei Rischi
Ripeti con me. Non è meglio essere prudenti che pentirsene
“Take On Me” degli A-ha
Nessuno vuole che un membro del team di progetto se ne vada. Tuttavia, considerando l'attuale tendenza delle dimissioni, probabilmente non è una buona idea pensare che non succederà mai durante il tuo progetto. Un sondaggio di luglio 2022 di McKinsey & Company indica che il 40% dei lavoratori sta pensando di lasciare il proprio lavoro entro 3 o più mesi.
40%! Non è una percentuale trascurabile. Anche se i membri del team non dovessero effettivamente andarsene, resta comunque un rischio che dovrebbe essere pianificato. A differenza della hit degli anni '80 “Take on Me”, è meglio essere prudenti che pentirsi. Correre il rischio di non pianificare un evento che molto probabilmente potrebbe accadere non è una buona idea.
Inserisci questa eventualità nel piano di gestione dei rischi del progetto e, se necessario, prevedi un piano di contingenza nel caso il rischio si realizzi. Quali azioni può intraprendere il tuo team per ridurre l’impatto del rischio qualora dovesse avverarsi? Alcune idee includono:
- Pianificare sessioni di trasferimento delle conoscenze per garantire che la conoscenza non sia posseduta da una sola persona
- Disporre di una buona documentazione di progetto nel caso in cui qualcuno lasci e sia necessario inserire un nuovo membro del team
- Se possibile, prevedere un po' di margine nelle attività/compiti di progetto nel caso in cui un membro del team dovesse andarsene e fosse necessario del tempo per ripianificare
Anche se potresti non essere in grado di evitare il rischio che un membro del team lasci, come sempre dovresti avere un piano per questa eventualità per garantire che il team di progetto sia preparato se dovesse accadere.
Cambiamenti: Tupac Aveva Ragione
È semplicemente così che va (Changes). Le cose non saranno mai più le stesse
‘Changes’ di Tupac Shakur
Sì, i cambiamenti e le transizioni accadranno. E come indicato da Tupac nella sua canzone “Changes”, le cose non saranno più le stesse all'interno del team di progetto. Quando si verificano cambiamenti e c'è un periodo di transizione, la dinamica del team sarà influenzata e probabilmente anche l'ambito, le risorse, il coinvolgimento degli stakeholder, la comunicazione e i rischi per un progetto.
Se il tuo team sta attraversando una transizione nell'ambito della grande dimissione, si rivolgeranno al loro project leader non solo per i prossimi passi operativi, ma anche per supporto e leadership. Le transizioni possono essere difficili, ma affrontandole con una mentalità e un atteggiamento positivo, il team di progetto andrà avanti.
Se tu o il tuo team di progetto state vivendo una transizione, sentiti libero di condividere suggerimenti o trucchi che hanno funzionato per te tramite Twitter o LinkedIn.
