Quali strumenti di gestione dei progetti utilizzano davvero le grandi aziende?
Gli strumenti di project management per le aziende aiutano le grandi imprese a semplificare processi disparati e a ridurre gli attriti nella raccolta delle informazioni.
Tuttavia, con così tanti strumenti di project management disponibili, può essere difficile individuare il software più adatto per la propria organizzazione. Le imprese devono considerare diversi fattori quando scelgono uno strumento di project management, tra cui costo, scalabilità, integrazione e sicurezza, solo per citarne alcuni.
In questo articolo scoprirai diversi strumenti di project management che le grandi aziende potrebbero utilizzare e come implementarli per ottimizzare l’utilizzo del software di project management nella tua azienda.
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10 strumenti di project management usati dalle grandi aziende
Ecco alcuni esempi di software di project management aziendali impiegati dalle grandi imprese.
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Perché le grandi aziende usano gli strumenti di project management?
Ci sono tre motivi principali per cui le grandi aziende hanno bisogno di strumenti di project management per monitorare efficacemente i loro portafogli progetti.
Per prima cosa, le grandi aziende possono avere centinaia di reparti e sedi diverse distribuite a livello globale. Con questo livello di portata e di complessità, l’utilizzo di strumenti di project management aiuta ad evitare incomprensioni e scadenze mancate. Il software di project management aiuta i team a mantenersi focalizzati sulle attività.
In secondo luogo, il software di project management può aiutare le organizzazioni a rimanere nei limiti del budget. Quando un progetto subisce ritardi, le grandi aziende finiscono per spendere più del previsto. Questo può avere un effetto domino, causando la diminuzione dei fondi disponibili per altri progetti.
L’utilizzo di strumenti software non solo rafforza la responsabilità dei membri del team per i singoli incarichi, ma il software di project management offre anche visibilità sulle dipendenze. Più i team collaborano efficacemente, maggiore è la possibilità di completare i progetti nei tempi stabiliti e ridurre il rischio di perdite di profitto.
Infine, le grandi aziende fanno spesso affidamento sulla costruzione di fiducia con stakeholder esterni, come azionisti o consigli di amministrazione. Per ottenere e mantenere questa fiducia, le aziende devono presentare dati e report aggiornati sui progetti passati e in corso. Gli strumenti di project management offrono report in tempo reale che facilitano la condivisione dei progressi tra le grandi aziende.
Quali funzionalità cercano le grandi aziende negli strumenti di project management?
Prendi in considerazione le seguenti funzionalità durante la valutazione degli strumenti di project management per la tua organizzazione:
- Pianificazione dei progetti: Le grandi aziende gestiscono e completano diversi progetti contemporaneamente. La pianificazione dei progetti è uno step fondamentale per garantire che i membri del team restino allineati e rispettino il budget. Implementare uno strumento di project management a livello aziendale può aiutare le grandi aziende ad avviare nuove iniziative e a monitorare costantemente l’avanzamento dei progetti. Cerca funzionalità come diagrammi di Gantt, work breakdown structure e gestione dei rischi.
- Gestione delle risorse: Utilizzare un software di project management può aiutare le aziende a ridistribuire i fondi tra i vari progetti. Il software di project management per aziende spesso mostra in tempo reale l’utilizzo dei budget assegnati. Questo è un altro modo per evitare sforamenti dei costi nelle grandi imprese.
- Comunicazione: Le grandi aziende hanno numerosi reparti interni, quindi la comunicazione tra i team è fondamentale per portare a termine progetti di larga scala. Con strumenti di collaborazione aziendale, i reparti possono assegnare compiti, condividere file e reportare dati rapidamente ed efficacemente. È anche possibile collaborare con stakeholder esterni, se necessario.
- Monitoraggio dei progetti: I sistemi di project management sono ottimi strumenti di gestione delle attività. I dati e le metriche di progetto in tempo reale illustrano sia il lavoro completato sia quello ancora da svolgere. I membri del team possono anche vedere le attività degli altri e fornire aggiornamenti di stato asincroni, riducendo la necessità di noiose riunioni di aggiornamento e migliorando la produttività.
- Reportistica sui progetti: Le grandi aziende spesso ruotano i membri del team tra i progetti in base alla domanda. Gli strumenti di project management offrono utili riepiloghi che permettono ai membri del team di comprendere rapidamente l’ambito del progetto e le sue finalità e aggiornarsi velocemente sui nuovi incarichi.
Tieni anche presente che gli strumenti di project management aziendale offrono solitamente ampie possibilità di personalizzazione, così che le grandi aziende e i singoli membri dei team possano adattare l'app di gestione progetti sia agli obiettivi del portafoglio progetti sia alle preferenze individuali di lavoro. Questo può rendere i software di project management difficili da usare, ma alla lunga la personalizzazione farà funzionare tutto in modo più fluido.
Molti fornitori offrono sia un piano gratuito che una versione a pagamento del software, con funzionalità o livelli di accesso differenti. Assicurati che il piano scelto abbia tutti i requisiti presenti nella checklist degli strumenti di project management che ti occorrono.
Scegliere una soluzione software di Enterprise Project Management
Le organizzazioni aziendali gestiscono solitamente progetti di grande scala e complessità, che richiedono numerosi membri nel team, workflow complessi e un'ampia collaborazione. È importante trovare una soluzione di project management capace di gestire la portata di un progetto su grande scala e che al tempo stesso sia coerente con le priorità e gli obiettivi della tua azienda.
Prima di scegliere uno strumento specifico, identifica innanzitutto cosa la tua azienda vuole ottenere implementando un software di gestione aziendale. Ecco alcune domande da considerare:
- Che tipo di progetti gestisce la tua azienda? Sono questi i tipi di progetti che pensi di gestire anche in futuro?
- Quali sono le tue funzioni operative più importanti?
- Quali problemi operativi desideri risolvere?
- Hai il supporto della leadership e del team per usare e mantenere lo strumento di project management?
Poi, considera le attività quotidiane dell’azienda nel contesto degli obiettivi aziendali e del portafoglio progetti. Ad esempio, se sei un’agenzia di content marketing, probabilmente preferirai una visualizzazione visuale del project management per comunicare concetti di design agli stakeholder esterni. Se invece lavori in una società finanziaria, potresti preferire una visuale a foglio di calcolo per facilitare l’analisi.
I tipi di progetti e attività che la tua azienda svolge quotidianamente, insieme al tuo attuale framework di gestione progetti aziendali, ti aiuteranno a dare priorità alle diverse funzionalità del software.
Dopo aver valutato le esigenze della tua azienda, effettua ricerche e recensioni sui vari software per determinare quali strumenti di project management potrebbero funzionare meglio per te. Come parte della tua ricerca, considera anche quali software di project management funzionano bene per i tuoi concorrenti.
Strumenti di project management per piccole e medie imprese (PMI)
Le PMI, per definizione, hanno meno dipartimenti, project manager e membri del team e tendono a lavorare su meno progetti rispetto alle grandi aziende. Inoltre, poiché le grandi organizzazioni hanno diversi dipartimenti, possono gestire diversi progetti su larga scala contemporaneamente. Le piccole imprese che gestiscono progetti spesso non hanno la necessità o le risorse per gestire più progetti contemporaneamente.
Di conseguenza, le PMI non richiedono tante funzionalità software quanto le grandi aziende. Mentre gli strumenti di project management per le grandi imprese si concentrano sulla gestione del portafoglio e sulle capacità di reportistica, molti strumenti di project management per startup o PMI pongono l’accento sulla produttività e organizzazione del team.
Risorse addizionali
Implementare un software di project management è un ottimo modo per ottimizzare la produttività aziendale. Gli strumenti di project management sono progettati per aiutare le grandi aziende a pianificare progetti, allocare risorse, analizzare dati e collaborare.
Dopo aver identificato gli obiettivi della tua azienda, tu in qualità di project manager puoi scegliere uno strumento di project management personalizzato sulle esigenze del tuo team di progetto. Anche dopo aver ristretto la ricerca, può comunque risultare difficile selezionare un sistema per la tua azienda.
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