3 consigli degli esperti per mettere in sicurezza il tuo software di gestione progetti nel 2026

Ecco alcuni esempi:

• Wrike dispone di un documento sulla sicurezza molto dettagliato che descrive il loro approccio completo alla sicurezza, che copre tutto, dalla sicurezza dei server al modo in cui il personale gestisce i dati sensibili.
• Asana vanta oltre 100.000 delle aziende più innovative al mondo che si affidano al loro sistema per mantenere i dati al sicuro. La loro pagina sulla fiducia spiega nei dettagli come funzionano il controllo della privacy e la governance dei dati, e offre una panoramica completa delle pratiche e funzionalità di sicurezza.
• ClickUp, che è diventato più popolare negli ultimi anni, ha anch’esso una pagina completa che illustra le sue politiche di sicurezza. Se utilizzi un altro strumento di gestione progetti, è buona prassi verificare che abbia una pagina sulla sicurezza aggiornata, così da capire quanto siano sicuri i tuoi dati e assicurarti di rispettare tutte le normative sulla privacy applicabili.

Un altro punto importante da considerare è la sicurezza della tua rete. Questo aspetto influenzerà anche la reale sicurezza del software, oltre alle funzionalità di sicurezza offerte dal programma scelto.

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Quali funzionalità di sicurezza sono offerte dal software di gestione dei progetti?

Quando valuti un software di gestione progetti, fai una ricerca sugli standard di sicurezza adottati dall'azienda, su quali funzionalità di sicurezza sono disponibili per te e se le funzionalità e le pratiche dello strumento soddisfano le tue esigenze. 

Ecco alcune funzionalità di sicurezza che di solito trovi nei software di gestione dei progetti:

• Autenticazione a due fattori: Questo strumento di sicurezza richiede agli utenti di accedere con la loro password e una seconda autenticazione, come un codice inviato all’indirizzo email o al numero di telefono fornito, oppure tramite un’app di autenticazione. Potresti anche trovare software con opzioni di autenticazione a più fattori.
• Single sign-on (SSO): Le aziende di grandi dimensioni o le organizzazioni enterprise potrebbero cercare software di gestione progetti con funzionalità di single sign-on. Questo significa che gli utenti accedono con lo stesso nome utente e password utilizzati per la posta elettronica aziendale o altre applicazioni.
• Permessi basati sul ruolo: Questo sistema fornisce il controllo degli accessi in base al ruolo dell’utente all’interno del sistema. Ciò significa che l’accesso a piani di progetto e dati verrà limitato a ciò per cui l’utente ha il permesso. Se un utente tenta di accedere a un progetto per cui non ha i diritti, vedrà un messaggio di accesso non autorizzato. Impostare questo livello di controllo accessi richiede tempo e attenzione, ma è fondamentale per la tranquillità di tutti.
• Informativa sulla privacy: Disporre di un’informativa sulla privacy solida e aggiornata regolarmente, seguendo le best practice e le evoluzioni normative, è sempre una buona scelta. Dal GDPR in Europa alle leggi in continua evoluzione negli Stati Uniti, è necessario assicurarsi che il software di gestione progetti sia sempre allineato ai cambiamenti e conforme alle normative.

Mantenere i dati sensibili (e quelli dei clienti) riservati e sicuri è importante in ogni settore, ma lo è ancora di più in ambiti regolamentati come sanità, farmaceutico, finanza e assicurazioni. 

3 consigli degli esperti per mantenere i dati sicuri nel software di gestione dei progetti

Comprendere i tipi di soluzioni di gestione progetti disponibili può aiutarti a scegliere quella che meglio risponde alle tue esigenze di sicurezza.

Oltre a utilizzare le funzionalità di sicurezza offerte dal software di gestione progetti, ecco alcune misure di sicurezza da integrare nei tuoi processi o nelle tue operazioni complessive per assicurarti di mantenere i dati di progetto sicuri e protetti ed evitare ulteriori vulnerabilità.

1. Rimuovi i dipendenti quando lasciano l'organizzazione

Questo consiglio sembra piuttosto ovvio, ma non puoi immaginare quante volte questo passaggio venga saltato. Le uniche persone che dovrebbero avere accesso allo strumento di gestione progetti sono i membri attuali del team di progetto.

Revocare l'accesso all'email di qualcuno quando lascia l'organizzazione potrebbe non essere sufficiente. Se il tuo ex dipendente o collaboratore conosce la sua password e ha accesso al numero di telefono o all'indirizzo email usato per l'autenticazione a due fattori, è comunque possibile che acceda allo strumento di gestione progetti e ai dati contenuti al suo interno.

Come collaboratore esterno, effettuo spesso un audit dei miei accessi agli spazi di lavoro dei clienti e posso confermare che alcuni di loro non revocano i miei permessi quando il progetto è concluso. Se appropriato, richiedo che il mio accesso venga revocato.

2. Evita di concedere ai clienti l'accesso diretto

Meno persone hanno accesso al tuo software, più sarà sicuro. Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di gestione progetti che preveda una modalità sola lettura o altri tipi di controllo degli accessi basati su ruoli per clienti o stakeholder esterni, così che non abbiano bisogno di un proprio login oppure, se necessario, possano vedere solo i piani e le informazioni rilevanti per il loro ruolo.

In questo modo, il team può lavorare con maggiore efficienza senza che i clienti curiosino nel piano di progetto, e i clienti possono comunque monitorare l'avanzamento del progetto e vedere quali sono i prossimi passi nella timeline.

3. Considera la protezione con password per dati o deliverable

Nel corso di un progetto, tu e il tuo team potreste avere accesso a alcune informazioni riservate che devono essere mantenute protette.

Per condividere queste informazioni in modo efficiente e sicuro con tutto il team di progetto, potresti allegarle a un'attività nel tuo sistema di gestione progetti invece di inviarle via email. Per proteggere questi dati dei clienti o i tuoi deliverable proprietari, valuta l'utilizzo di uno strumento che permetta la protezione tramite password.

Questo ti aiuterà a limitare l'accesso solo al pubblico previsto.

Suggerimento Pro: Potenzia i tuoi strumenti! I sistemi di gestione progetti enterprise offrono funzionalità di sicurezza avanzate, garantendo che i dati sensibili dei progetti siano protetti da accessi non autorizzati e potenziali violazioni.

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Il mercato globale degli strumenti di gestione progetti è guidato da una crescente domanda di strumenti efficienti e sicuri per la gestione dei progetti.

Dalla sicurezza dei dati a una migliore pianificazione e gestione dei progetti, la community di The Digital Project Manager è qui come risorsa a tua disposizione. Qualunque siano le tue domande o la direzione in cui desideri far crescere la tua carriera, entrare a far parte della community DPM ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.