6 diapositive per la presentazione di avvio del progetto per allineare il team
Supponiamo che tu sia pronto per la riunione di avvio del progetto. Hai preparato un ordine del giorno, inviato un invito alla riunione, preparato il tuo team con un avvio interno e incontrato in anticipo il cliente.
Ora ti trovi davanti allo sponsor del progetto e al tuo team di progetto, pronto a presentare, ma senza elementi visivi che aiutino il cliente a seguire. Creare una presentazione per l'avvio del progetto elegante e altamente curata ti aiuterà a evitare questo scenario.
Cosa includere nella presentazione della riunione di avvio del progetto
Prima di tutto, assicurati che la presentazione PowerPoint (o Google Slides) della riunione di avvio del progetto sia in linea con il tuo ordine del giorno. Non vuoi confondere i partecipanti durante la riunione di avvio con diapositive che non corrispondono ai punti all'ordine del giorno.
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Ecco un esempio di struttura che puoi seguire per la presentazione della riunione di avvio del progetto, in linea con il nostro ordine del giorno. Assicurati che le diapositive contengano versioni schematiche di ciò di cui parlerai. Nessuno vuole leggere paragrafi completi che corrispondono esattamente a ciò che viene detto a voce.
Presentazioni
Questo va oltre la semplice presentazione dei nomi e dei ruoli del tuo team. Non dimenticare:
- Volti felici e sorridenti e un organigramma
- Qualche informazione sulla tua agenzia: cosa fai e come lo fai (assicurati che sia tutto altamente pertinente; nessuno vuole una lezione di storia dell'agenzia)
Contesto del progetto
In questa sezione vuoi assolutamente avere il contributo del cliente. Ricordati di chiedere al cliente i suoi contenuti, così da poterli aggiungere alla presentazione prima della riunione. Cercare di passare da una presentazione o da un portatile all'altro durante la riunione fa perdere tempo e influisce sul suo andamento.
Presentazione del progetto
Anche qui, vorrai il contributo del cliente. Dopo che il cliente avrà trattato questa sezione in dettaglio, aggiungi eventuali altre note o informazioni emerse durante il processo di analisi del nuovo progetto che saranno rilevanti per i membri del tuo team di progetto e per i principali stakeholder. Assicurati di includere quanto segue:
- Scopo del progetto
- Comprensione del progetto
- Obiettivi del progetto
- Il problema aziendale che il progetto intende risolvere
- Ambito del progetto
Successo
Idealmente, ne avrai discusso brevemente con il cliente durante la riunione preliminare di avvio, così da avere una comprensione iniziale condivisa di come si presenta un progetto di successo. Inserisci qui queste note nella presentazione.
In caso contrario, puoi includere alcuni KPI, metriche di successo o altri indicatori del successo del progetto che tendi a utilizzare per quel particolare tipo di progetto o settore. Lascia spazio alla discussione con il cliente, in modo da valorizzare anche il suo contributo.
Gestione del progetto
Qui tratta gli elementi standard della gestione del progetto menzionati nell'ordine del giorno:
- Piano di progetto
- Tempistiche e tappe fondamentali del progetto (i diagrammi di Gantt sono ottimi elementi visivi in questo caso!)
- Metodologia
- Attività e risultati specifici (una rapida panoramica del tuo diagramma RACI è solitamente una buona idea)
- Rischi e dipendenze
- Piano di comunicazione, canali di comunicazione e piano di collaborazione
- Piano di gestione delle modifiche
- Report sullo stato del progetto e monitoraggio dell'avanzamento del progetto
Sentiti libero di usare una nuova diapositiva per ogni argomento e mantieni le diapositive brevi e concise.
Eventuali altri argomenti
Questa parte è un po' più aperta: lascia che sia il cliente a stabilire cos'altro debba essere trattato. Puoi anche coinvolgere il tuo team di progetto, se il tempo lo consente (anche se potrebbe valere la pena esaminare le loro domande prima della riunione!)
Prossimi passaggi
Spiega cosa deve essere fatto successivamente da parte del team di progetto e del cliente. Elenca chiaramente le attività da svolgere, le tempistiche e quando tu, in qualità di project manager, farai il follow-up. Essere chiari sulle attività e fermi sulle tempistiche ti aiuterà a ottenere il consenso del team di progetto e del cliente.
Modello di agenda per la riunione di avvio del progetto
Scarica il nostro modello di agenda per la riunione di avvio del progetto e porta avanti il tuo prossimo avvio del progetto. Abbiamo incluso anche un esempio, così potrai vedere esattamente come compilarlo. È molto utile sia per creare la tua agenda sia per preparare la presentazione della tua riunione di avvio del progetto.
Questo modello è disponibile tramite l'abbonamento DPM, insieme a una serie di altri modelli per l'avvio del progetto.
E adesso?
Sei pronto a condurre la tua riunione di avvio del progetto! Ricorda che questa è una parte fondamentale del processo di avvio del progetto: lo scopo della riunione di avvio è assicurarti che tu e il tuo team abbiate ben chiaro ciò che desidera il cliente e stabilire le aspettative con il cliente.
È inoltre una buona idea fare un ultimo punto della situazione di 10 minuti con il team di progetto subito prima della riunione di avvio con il cliente (separato dal tuo avvio interno del progetto), per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Per saperne di più sugli avvii dei progetti e sulle altre attività di avvio del progetto, iscriviti alla newsletter di The Digital Project Manager.
