6 Diapositive per la Presentazione d’Avvio Progetto per l’Allineamento del Team
Immagina di essere pronto per la riunione di avvio del tuo progetto. Hai preparato un ordine del giorno, inviato un invito, informato il tuo team con un incontro interno di kickoff e incontrato in anticipo il cliente.
Ora sei davanti allo sponsor del progetto e al tuo team, pronto a presentare, ma senza alcun supporto visivo per il cliente da seguire. Creare una presentazione di kickoff di progetto elegante e ben rifinita ti aiuterà a evitare questa situazione.
Cosa Includere Nella Tua Presentazione Di Kickoff Progetto
Prima di tutto, assicurati che la tua presentazione PowerPoint (o Google Slides) per la riunione di avvio progetto sia in linea con l’ordine del giorno. Non vuoi confondere i partecipanti durante il kickoff meeting mostrando slide che non corrispondono agli argomenti previsti.
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Ecco una traccia di esempio che la presentazione della tua riunione di kickoff progetto può seguire, in linea con la nostra agenda. Assicurati che le tue slide contengano versioni sintetiche in elenco puntato di ciò di cui parlerai. Nessuno vuole leggere paragrafi interi che ripetono esattamente quanto detto ad alta voce.
Presentazioni
Questo va oltre la semplice presentazione di nomi e ruoli dei membri del team. Non dimenticare:
- Facce felici e sorridenti, e un organigramma
- Qualche informazione sulla tua agenzia: cosa fate e come lo fate (assicurati che sia tutto molto rilevante; nessuno vuole una lezione di storia dell’agenzia)
Contesto Del Progetto
Vorrai sicuramente il contributo del cliente in questa sezione. Ricordati di chiedergli i contenuti così da poterli includere nelle slide prima della riunione. Cercare di passare da una presentazione o un computer all’altro durante l’incontro fa perdere tempo e compromette il flusso della riunione.
Brief Del Progetto
Anche qui serve il contributo del cliente. Una volta che il cliente ha illustrato questa sezione nel dettaglio, aggiungi qualsiasi altra nota o informazione emersa nella fase di scoperta che possa essere rilevante per i membri del team di progetto e gli stakeholder principali. Assicurati di trattare i seguenti punti:
- Scopo del progetto
- Comprensione del progetto
- Obiettivi del progetto
- Il problema aziendale che il progetto intende risolvere
- Perimetro del progetto
Successo
Idealmente, avresti accennato a questo argomento con il cliente nell’incontro pre-kickoff, così da avere un’intesa iniziale su cosa significa avere successo per il progetto. Inserisci queste annotazioni nella presentazione.
Se non è stato fatto, puoi includere alcuni KPI, misurazioni del successo o altri indicatori che utilizzi spesso per questo tipo di progetto o settore. Lascia spazio a una discussione con il cliente, così che il suo contributo sia davvero valorizzato.
Gestione Del Progetto
Qui affronta i punti standard di project management menzionati nell’agenda:
- Piano di progetto
- Tempistiche e traguardi del progetto (i diagrammi di Gantt sono ottimi strumenti visivi!)
- Metodologia
- Task e deliverable specifici (una rapida panoramica della tua RACI chart di solito è un’ottima idea)
- Rischi e dipendenze
- Piano di comunicazione, canali di comunicazione e piano di collaborazione
- Piano di gestione del cambiamento
- Report di stato del progetto e monitoraggio dell’avanzamento
Non esitare a utilizzare una slide nuova per ciascun argomento, mantenendo breve e chiaro il messaggio.
Varie Ed Eventuali
Questa parte è un po’ più aperta—lascia che sia il cliente a indicare altri punti da discutere. Puoi anche aprire la discussione al tuo team di progetto se il tempo lo consente (anche se potrebbe essere utile raccogliere le domande del team prima della riunione!)
Prossimi Passi
Indica cosa deve essere fatto successivamente dal team di progetto e dal cliente. Elenca chiaramente le attività da svolgere, le tempistiche e quando, in qualità di project manager, effettuerai il follow-up. Essere chiari sui compiti e fermi sulle tempistiche ti aiuterà a ottenere il consenso sia dal team di progetto che dal cliente.
Modello di Agenda per la Riunione di Avvio Progetto
Scarica il nostro modello di agenda per la riunione di avvio progetto e ottieni un vantaggio per il tuo prossimo kickoff di progetto. Abbiamo anche incluso un esempio in modo che tu possa vedere esattamente come compilarlo. Questo è molto utile sia per creare la tua agenda che per preparare la presentazione della riunione di avvio progetto.
Questo modello è disponibile tramite la membership DPM, insieme a una varietà di altri modelli per il kickoff di progetto.
Cosa succede ora?
Sei pronto per condurre la tua riunione di avvio progetto! Ricorda, questo è un passaggio chiave nel processo di avvio del progetto—lo scopo del kickoff è assicurarsi che tu e il tuo team abbiate piena chiarezza su ciò che desidera il cliente e per definire le aspettative con il cliente.
È anche una buona pratica fare un ultimo check-in di 10 minuti con il team di progetto appena prima della riunione di kickoff con il cliente (separata dal tuo kickoff di progetto interno), per assicurarti che tutti siano allineati.
Per saperne di più sui kickoff di progetto e sulle altre attività di avvio progetto, iscriviti alla newsletter di The Digital Project Manager.
