Come Eseguire la Pianificazione della Domanda di Risorse: 5 Passaggi Chiave
La Capacità Conta: La domanda di risorse e la capacità non sono la stessa cosa: conoscere la domanda ti aiuta a trovare membri del team con la capacità e le competenze necessarie per soddisfarla (o ad aggiungerne altri se serve).
Le Stime Sono Tutto: Crea stime accurate basandoti sulle esperienze passate o sulle consultazioni con gli stakeholder—puoi usarle per calcolare la domanda di risorse e assicurarti che il team gestisca il proprio tempo in modo efficace.
Usa Strumenti Software: Gli strumenti software di gestione delle risorse possono aiutarti a risparmiare tempo e creare facilmente stime accurate, calcolare la domanda e la capacità, e assegnare i compiti al team.
Una delle sfide più grandi nella gestione dei progetti è mettere insieme il team giusto con le competenze adeguate per raggiungere gli obiettivi concordati. Altrettanto importante è identificare accuratamente la domanda di risorse, ovvero le ore necessarie per completare le attività del progetto.
In questo articolo spiegherò come prevedere la domanda di risorse per i tuoi progetti e condividerò alcuni strumenti di gestione delle risorse e best practice per semplificare il processo di pianificazione.
Cos'è la Domanda di Risorse?
La domanda di risorse misura quante persone e con quali competenze sono necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Oltre alla forza lavoro, la domanda di risorse comprende anche eventuali attrezzature e materiali richiesti per l'esecuzione del progetto.
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Per un progetto web, la domanda di risorse comprende designer, ingegneri e commerciali necessari per un lancio di successo. Senza designer, il team potrebbe non avere le competenze necessarie a soddisfare i requisiti del progetto.
La domanda di risorse include anche voci come il costo dell’affitto del dominio, le licenze per software necessari e qualsiasi hardware richiesto (ad esempio dispositivi di test).
Domanda di Risorse vs Capacità di Risorse
Le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto (domanda di risorse) potrebbero non corrispondere al tempo che queste risorse hanno effettivamente a disposizione da dedicare ai tuoi progetti (capacità di risorse). Per questo motivo alcuni responsabili delle risorse scelgono di utilizzare tecniche come la pianificazione della capacità approssimativa ancora prima di procedere a un'analisi dettagliata capacità vs domanda.
La capacità di risorse si riferisce a quanto tempo le risorse esistenti possono destinare al tuo progetto senza sovraccaricarsi. È importante notare che la capacità di risorse è leggermente diversa dalla disponibilità delle risorse.
Cioè, anche se una persona è disponibile a lavorare a tempo pieno sul tuo progetto, la sua produttività è comunque limitata da considerazioni pratiche (es. ferie, malattia, pause bagno, sonno).
Tenendo conto di questi vincoli, è meglio considerare la capacità di risorse come l’output che un membro del team può produrre in un determinato periodo di tempo.
Per ulteriori informazioni sulla pianificazione della capacità, consulta la nostra guida completa alla pianificazione della capacità di carico e la lista dei migliori software per la pianificazione della capacità.
Perché è Importante la Pianificazione della Domanda di Risorse?
Pianificare la domanda di risorse aiuta il project manager a:
- Assicurare il personale adatto ai progetti: Comprendere i requisiti di risorse del tuo portafoglio progetti esistente ti aiuta a identificare i membri del team più adatti per eseguire il lavoro. Se ci sono lacune di competenze, puoi elaborare un piano per colmarle—sia ricorrendo ad assunzioni a tempo pieno, sia affidandosi a società di servizi professionali.
- Prevedere la futura domanda di risorse: Anticipare i bisogni futuri di risorse ti aiuta a prevenire possibili carenze di personale e ad evitare problemi di utilizzo delle risorse e/o di sovrallocazione. Se fatto bene, aiuta anche a evitare potenziali conflitti. Utilizza la previsione delle risorse come occasione per confrontarti con gli stakeholder sul flusso di progetti e assicurarti di avere le risorse giuste per supportare le prossime necessità.
- Favorire la motivazione dei dipendenti e migliorare le performance: Assegnare i compiti in base alle competenze e agli obiettivi di carriera rafforza motivazione, coinvolgimento e performance. Questo migliora anche la retention e la redditività.
Come Prevedere la Domanda di Risorse
Se dedichi tempo all'impostazione del tuo processo di pianificazione, potrai utilizzare i dati raccolti sia per pianificare scenari futuri che per prendere decisioni in tempo reale durante l'esecuzione del progetto. La pianificazione della domanda di risorse comprende cinque passaggi fondamentali:
1. Identifica le Attività
Per prima cosa, individua quali attività devono essere completate per soddisfare gli obiettivi del progetto. Per generare un elenco completo, attingi all’esperienza maturata in progetti precedenti (sia la tua esperienza personale che le lezioni apprese dall’organizzazione), alle tue capacità di pensiero critico e a conversazioni con gli stakeholder.
Per il lancio di un'app mobile, le attività di esempio possono includere la progettazione dell’interfaccia utente dell’app, la scrittura del codice, il test e lo sviluppo di una campagna di marketing per promuovere il rilascio.
2. Stima la Durata di Ogni Attività
Una volta definito l’elenco delle attività, stima quanto tempo servirà per completare ciascuna di esse. Dovrai anche capire quali tipi di risorse umane siano necessarie per ogni attività.
Ad esempio, il lancio di un'app mobile potrebbe richiedere 80 ore di sviluppo: 65 per uno sviluppatore junior, 10 per un senior e 5 per il QA.
Se disponibili, utilizza i dati dei progetti passati per supportare le tue stime di progetto. Se non disponi di dati storici, consulta gli stakeholder per sviluppare un intervallo di riferimento.
3. Calcola la Domanda
Somma la durata stimata delle attività di progetto per generare una previsione della domanda. Se ti occupi di gestione del portafoglio, riassumi la durata di ciascun progetto nella tua organizzazione per calcolare la domanda di risorse a livello di portafoglio.
È una buona idea calcolare sia una domanda aggregata (il totale in ore) sia una suddivisione delle ore necessarie per ruolo o competenza.
4. Aggiungi un Margine
Se non hai già inserito un margine nelle stime della durata delle attività al punto 2, sarà ora necessario incorporare una contingente a livello di progetto.
Un margine di sicurezza del 10% è una buona regola generale per tenere conto di eventuali problemi imprevisti di programmazione delle risorse che potrebbero alterare le stime.
5. Stabilisci dei Segnaposti
Una volta ottenuta una visione preliminare della domanda di risorse per il progetto, definisci dei segnaposti per chi dovrà svolgere le attività stimate.
Puoi confrontare la domanda di risorse e i tempi di progetto con le risorse disponibili in azienda per generare una prima ipotesi di allocazione.
Strumenti per la Previsione della Domanda di Risorse
Il software di gestione delle risorse può essere uno strumento potentissimo per aiutare i project manager nella pianificazione della domanda di risorse. Ad esempio, una volta inseriti i dati sulla domanda prevista, le funzionalità di pianificazione degli scenari consentono di sperimentare diversi modelli di allocazione delle risorse.
Dopo aver assegnato le risorse ai progetti, puoi creare dashboard che mostrano i dati di utilizzo delle risorse e attivare automazioni in grado di segnalare situazioni di potenziali colli di bottiglia sulle risorse disponibili.
Invece di sprecare energie monitorando manualmente numerosi file Excel, puoi intervenire quando necessario per risolvere problemi complessi che richiedono l’intervento umano.
Best practice per la Gestione della Domanda di Risorse
Ecco alcune best practice da tenere a mente nella gestione della domanda di risorse:
1. Documenta le Tue Assunzioni
Un piano confinato nella tua testa non è uno strumento utile per comunicare con gli stakeholder che non capiscono perché non puoi completare il loro progetto entro fine settimana.
Oltre a presentare la stima delle ore per risorsa per generare i costi, documenta la logica che ti ha portato a elaborare tali stime. Così eviterai fastidiose domande di fatturazione più avanti nel ciclo di vita del progetto.
2. Inserisci dei margini di sicurezza
Non importa quanto tempo dedichi alla pianificazione, alcune attività di progetto inevitabilmente richiederanno più tempo del previsto. Prevedi del tempo extra nelle stime delle attività per far fronte a eventuali ritardi imprevisti.
3. Coinvolgi i membri del tuo team
La gestione delle risorse non è solo un semplice calcolo matematico. Quando pianifichi il lavoro del progetto, considera quali membri del team potrebbero trarre beneficio dall’assumersi un determinato compito.
Assegnare ai membri del team attività alle quali hanno espresso interesse aumenta la probabilità che restino motivati e svolgano un lavoro di qualità.
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