Che cos’è la pianificazione Agile? Come funziona, processo e vantaggi
Se fai un piano sapendo benissimo che cambierà, è davvero un piano? Assolutamente sì.
La pianificazione agile può sembrare un po' controintuitiva perché l'agile si concentra sullo sviluppo iterativo. In realtà, ho sentito dire da alcune persone che la gestione agile dei progetti non può essere pianificata, ma queste persone sono fuori strada (e probabilmente cercano solo di evitare qualsiasi lavoro preliminare)!
Anche se l'agile si basa sull'apertura al cambiamento e sulla capacità di cambiare direzione quando si apprendono nuove informazioni, la mancanza di un piano iniziale può significare più lavoro da rifare e riallineamenti in seguito.
Se sei pronto a cambiare mentalità sulla pianificazione e vuoi concentrarti sulla consegna incrementale di valore (seguendo comunque un piano), questo articolo fa per te.
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Che cos'è la pianificazione agile?
La pianificazione agile è il processo di definizione di una visione, di una roadmap e dei percorsi per raggiungere il risultato desiderato, oltre al monitoraggio dei progressi durante il ciclo di sviluppo.
Prende i concetti della pianificazione tradizionale dei progetti e vi aggiunge quello del miglioramento continuo, creando un approccio di pianificazione focalizzato ad aiutare i team a offrire valore ai clienti.
In altre parole, la pianificazione agile è un approccio flessibile alla pianificazione dei progetti in cui si enfatizzano l'adattabilità e la collaborazione per consegnare valore in modo continuo e incrementale, affinandone e migliorandone i piani di progetto e i risultati. Per applicare efficacemente questo metodo, gli strumenti di pianificazione dei progetti studiati per i flussi di lavoro agili possono supportare questo approccio e semplificare il processo.
Comprendere come sia possibile pianificare in modo agile parte dalla conoscenza dei principi fondamentali dell’agile e dei suoi valori, cioè il focus su approcci iterativi e sviluppo incrementale, cicli di feedback ravvicinati e team auto-organizzati.
I 5 livelli della pianificazione agile
La pianificazione agile dei progetti o lo sviluppo software agile prevedono cinque livelli distinti di pianificazione, a partire dal livello più ampio e astratto (la visione) fino ad arrivare alla pianificazione delle singole release e iterazioni. Ogni livello prepara la strada a quello successivo.
- Visione generale
- Pianificazione della roadmap
- Pianificazione delle release
- Pianificazione delle iterazioni
- Pianificazione quotidiana (Standup)
1. Visione Generale
La visione per il tuo prodotto o progetto è il punto di partenza ideale per la pianificazione agile. Definirai quale potrebbe essere il futuro desiderato (dico "potrebbe" perché potrebbe cambiare), ed è qui che inizi a tracciare il percorso verso l'obiettivo. La pianificazione della visione generalmente avviene annualmente, con una possibile variazione, più o meno, di 6 mesi.
La visione mantiene le persone allineate e concentrate su un obiettivo comune e fornisce un modo per valutare le diverse opzioni o decisioni che potrebbero emergere lungo il percorso.
Normalmente la visione viene creata da un product manager, uno stakeholder chiave o uno sponsor di progetto, ed è una dichiarazione chiara e coinvolgente di ciò che si vuole realizzare con il progetto o prodotto. Gli elementi di una visione possono includere scopo, obiettivi e risultati desiderati.
Nella creazione di una visione, dovresti rispondere a domande come:
- Qual è il problema che stiamo risolvendo?
- Per chi stiamo risolvendo questo problema?
- Quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere?
- Come sapremo di aver raggiunto gli obiettivi?
Senza una visione chiara, è facile perdersi e non solo perdere di vista gli obiettivi, ma anche la ragione per cui il team lavora insieme fin dall’inizio.
2. Pianificazione della roadmap
La pianificazione della roadmap inizia suddividendo la visione in temi chiave o iniziative di alto livello, a seconda dell'ampiezza della visione. Questi temi possono rappresentare aree di competenza o obiettivi fondamentali che il progetto o prodotto deve raggiungere.
Definiti i temi o le iniziative ad alto livello, il passo successivo è la loro prioritizzazione in base al valore o ad altre considerazioni. Poi puoi iniziare a creare una roadmap di prodotto o una timeline che rappresenti visivamente le opportunità di realizzazione di questi elementi di alto livello.
Potresti pensare: “Come puoi mettere questi elementi in una timeline senza stimare quanto tempo servirà per realizzarli?”
È una domanda interessante, ma questa è una scienza imperfetta—in realtà è più un’arte. Quello che faccio di solito è parlare con i responsabili dei team di delivery per farmi un’idea approssimativa dei tempi necessari per completare ogni attività, e li rappresento a quel livello, lasciando un po’ di tempo extra sulla roadmap perché le cose cambiano e a volte abbiamo semplicemente bisogno di più tempo. Questo approccio è in linea con i principi della pianificazione a onde progressive, dove la pianificazione dettagliata avviene progressivamente.
Condividi la roadmap mentre la costruisci per raccogliere feedback dai principali stakeholder e dai membri del team di delivery. Questo permetterà a tutti di essere informati su ciò che ritieni più importante, ti aiuterà a raccogliere opinioni e a tenere aggiornato il team su cosa ci aspetta a breve.
3. Pianificazione dei Rilasci
La pianificazione dei rilasci è il momento in cui la teoria diventa pratica sulla roadmap. Qui il team entra nei dettagli dei diversi elementi della roadmap e inizia a fare delle stime.
Un “rilascio” è una porzione “rilasciata” di valore o di software. Puoi considerarle come delle tappe intermedie. Nella pianificazione dei rilasci, l’obiettivo è creare un piano che indichi quali elementi di ciascun punto della roadmap possono essere inclusi in ogni rilascio.
Se il tuo gruppo utilizza la metodologia Scrum, qui è dove potrebbero formarsi le epic e alcune user stories di alto livello. Durante la pianificazione del rilascio, le funzionalità vengono definite in linea con la visione del prodotto.
Un risultato comune della pianificazione dei rilasci è un backlog ordinato di epic, solitamente definite da un product owner. Un'epic rappresenta una componente importante di funzionalità e la priorità delle epic indica cosa sia più importante e dovrebbe essere consegnato prima.
A partire dal backlog di prodotto prioritizzato, il team sa cosa sia più importante su cui lavorare e consegnare prima. Le priorità possono cambiare, e le cose che sembravano semplici possono complicarsi, quindi sii adattabile e pronto a cambiare piano. Ricorda, il tuo compito è fornire valore al cliente, anche se non è esattamente come lo avevi immaginato all’inizio.
4. Pianificazione delle Iterazioni
Nella pianificazione delle iterazioni, il team tiene conto di visione, roadmap e pianificazione dei rilasci per pianificare la prossima iterazione o incremento di lavoro (di solito della durata di due-quattro settimane).
Qui il team di delivery può approfondire la pianificazione delle singole iterazioni insieme al product owner o all’agile project manager (molti tipi di agile project management prevedono l’uso delle iterazioni, quindi qui consideriamo questo approccio).
Nella pianificazione delle iterazioni (nota anche come pianificazione dello sprint in Scrum), il team Scrum cross-funzionale lavora insieme al product owner o allo Scrum master per definire i task specifici o i deliverable necessari a raggiungere gli obiettivi di rilascio stabiliti in precedenza.
Questo include determinare quali elementi verranno affrontati, stimare quanto tempo occorrerà per realizzare ciascun elemento e stabilire un ordine di priorità di esecuzione.
L’output della riunione di pianificazione delle iterazioni è un backlog dell’iterazione, che dettaglia le attività specifiche che saranno completate durante l’iterazione. Il backlog dell’iterazione guida il team e li aiuta a rimanere concentrati e orientati.
5. Pianificazione Giornaliera (Standup)
Dopo aver definito la visione, la roadmap, la pianificazione dei rilasci e delle iterazioni, si passa a lavorare giorno per giorno.
Una pratica comune in diverse metodologie di agile project management è lo standup giornaliero. Questa riunione dura in genere circa 15 minuti e viene utilizzata dal team per condividere i progressi e segnalare eventuali problemi o ostacoli previsti nel lavoro della giornata.
Spesso emergono qui domande di dettaglio, e tenere questa riunione quotidianamente garantisce un ciclo di feedback rapido così che il team possa andare avanti rapidamente grazie alle risposte ottenute.
Lo standup giornaliero aiuta a promuovere la trasparenza all’interno del team. Tutti sanno su cosa stanno lavorando gli altri, il che favorisce la collaborazione. Se qualcuno è bloccato, c’è qualcuno nel team che può aiutarlo rapidamente.
Lo standup giornaliero assicura anche che il team lavori sulle attività prioritarie e rimanga allineato e concentrato sugli obiettivi di progetto. A volte eventi, imprevisti o problemi operativi possono ostacolare il raggiungimento degli obiettivi di iterazione e rilascio, e lo standup giornaliero permette di tenere sotto controllo queste attività secondarie.
Il processo di pianificazione Agile: Passo dopo passo
Bene, quella era la fase di riscaldamento—ora è il momento di mettere al lavoro i tuoi muscoli di pianificazione agile! Ecco una guida di processo per padroneggiare la pianificazione agile nel tuo prossimo progetto.
Fase 1. Definire la Visione
Obiettivo: Stabilire un chiaro obiettivo futuro per il progetto o prodotto.
Attività:
- Collaborare con gli stakeholder per articolare collettivamente il problema e gli obiettivi.
- Rispondere a domande cruciali:
- Quale problema stiamo risolvendo?
- Per chi è?
- Quali sono i nostri obiettivi?
- Come misureremo il successo?
Come appare il "Fatto"? Una dichiarazione di visione coinvolgente e concisa che descriva lo scopo e gli obiettivi del progetto.
2. Creare una Roadmap
Obiettivo: Scomporre la visione in iniziative attuabili.
Attività:
- Identificare le iniziative chiave in linea con la visione.
- Attribuire una priorità alle iniziative in base al valore o all’impatto.
- Sviluppare una roadmap visiva o una timeline per l’implementazione.
Come appare il "Fatto"? Un elenco prioritizzato di iniziative e una roadmap che indica la sequenza delle iniziative.
3. Pianificare i Rilasci
Obiettivo: Definire gli elementi attuabili per ogni voce della roadmap.
Attività:
- Dettagliare funzionalità e caratteristiche per ciascun rilascio in linea con la visione.
- Creare un backlog prioritario di epic (componenti di funzionalità principali).
Come appare il "Fatto"? Un backlog ordinato che guidi il team su cosa consegnare per primo, in linea con la visione.
4. Pianificazione Iterativa
Obiettivo: Pianificare attività dettagliate per iterazioni a breve termine.
Attività:
- Collaborare con team interfunzionali per pianificare compiti specifici per la prossima iterazione (approssimativamente ogni 2–4 settimane).
- Stimare il tempo per ogni attività e stabilire un ordine di priorità.
Come appare il "Fatto"? Un backlog di iterazione che descriva in dettaglio le attività per la prossima iterazione, mantenendo il team concentrato e allineato.
5. Effettuare Daily Standup
Obiettivo: Mantenere l’allineamento e affrontare ogni giorno le sfide.
Attività:
- Condurre brevi riunioni standup quotidiane (15 minuti).
- Condividere avanzamento, sfide e ostacoli tra i membri del team.
Come appare il "Fatto"? Tutti i membri del team dovrebbero sentirsi "sulla stessa linea" riguardo lo stato e l’avanzamento del progetto e dovrebbero sentirsi autorizzati a gestire collettivamente il proprio tempo e le risorse secondo le esigenze delle attività quotidiane.
Quali sono i vantaggi della pianificazione Agile?
La pianificazione assicura che i team agili si muovano insieme in modo coordinato verso la creazione di prodotti di alta qualità che realmente rispondano alle esigenze degli utenti. Ci mette sulla strada giusta per costruire qualcosa di prezioso, con le caratteristiche adattive dell’agile che permettono flessibilità in un ambiente in continuo cambiamento.
La pianificazione agile offre i seguenti quattro vantaggi ai team agili:
Puoi adattarti rapidamente
Quando pensi all’agile, dovresti pensare iterativo e incrementale. Questi valori sono fondamentali per l’agile e si ritrovano all’interno di ogni metodologia agile o framework agile (sì, esistono molte metodologie che fanno parte dell’agile, visto che non è in realtà una metodologia in sé).
Ricevi feedback frequente
La pianificazione agile richiede cicli di feedback stretti con clienti e stakeholder. I feedback frequenti permettono rapide correzioni di rotta e aiutano il progetto a rimanere allineato con il piano basato sulle esigenze in continua evoluzione.
Evita i silos
La pianificazione agile si basa su una stretta collaborazione tra i membri del team in squadre interfunzionali. I principi agili, come illustrato nel Manifesto Agile, sottolineano il valore delle squadre che lavorano a stretto contatto e sono composte da persone con diverse specializzazioni, che si uniscono per creare un team completamente capace di risolvere problemi.
Mantiene l'attenzione sul cliente
L'obiettivo reale della pianificazione e dello sviluppo agile è quello di fornire valore ai clienti. Se questo viene raggiunto, il team sarà probabilmente considerato di successo. Inoltre, i team agili spesso incorporano i principi del design thinking per adattare la pianificazione del progetto alle esigenze degli utenti.
Strumenti per una pianificazione agile efficace
I migliori strumenti per la pianificazione agile variano da team a team—dipende tutto dalle specificità del tuo progetto, del tuo gruppo di lavoro e dall'ambito. Tuttavia, questi sono alcuni dei più popolari strumenti per i team agili e il motivo.
- Jira: Questo strumento di project management estremamente popolare viene utilizzato per il tracciamento dei problemi, lo sviluppo software, la pianificazione delle risorse e la gestione dei progetti Agile.
- Trello: Trello è uno strumento di collaborazione visiva che organizza le attività in bacheche, permettendo ai team di gestire i progetti in modo flessibile e gratificante. Scopri di più su come usare Trello per la gestione dei progetti.
- monday.com: Questo sistema operativo di lavoro estremamente flessibile consente ai team di gestire progetti e flussi di lavoro in modo efficiente, grazie a una UX altamente adattabile e facile da usare.
- Asana: Questa è un'applicazione web e mobile molto apprezzata progettata per aiutare i team a organizzare, tracciare e gestire il proprio lavoro. Scopri di più su come utilizzare Asana qui.
Errori comuni nella pianificazione agile
Ehi, nessuno è perfetto—e nemmeno un team agile lo è. Ecco alcuni degli errori più comuni a cui prestare attenzione.
- Piani troppo rigidi: L'agile è pensato per essere flessibile, ma "flessibile" è un termine soggettivo. Assicurati di lasciare sempre che i feedback e altri cambiamenti influenzino il piano invece di proseguire comunque nonostante tutto.
- Mancanza di coinvolgimento degli stakeholder: Quando lavori con team interfunzionali, può essere allettante lasciare che le persone saltino gli standup. Un po' di flessibilità ha senso, ma troppa può portare le persone a perdere l'allineamento e provocare caos.
- Aspettative irrealistiche: Hai mai sentito il vecchio detto "prometti poco, mantieni molto"? In sostanza, essere troppo aggressivi con i tuoi compiti e/o le tempistiche può innescare una reazione a catena di ritardi di progetto, panico e delusione—quindi sii clemente fin dall'inizio.
- Perdere opportunità di miglioramento: Il feedback è una risorsa preziosa! Se pensi alla tua roadmap come a una vera mappa stradale, considera i feedback come il GPS. I feedback offrono informazioni essenziali sulle circostanze che cambiano attorno al tuo progetto, così da poter arrivare infine al miglior risultato possibile.
Futuro della pianificazione agile
Come abbiamo visto ampiamente, l'agile è costruito per il cambiamento costante—e questo vale anche per il workflow agile stesso. Ecco alcune tendenze che prevedo per i team agili nei prossimi anni:
- IA e Automazione: Sorpresa, vero? Credo che possiamo tutti concordare sul fatto che l'integrazione di strumenti guidati dall'intelligenza artificiale per ottimizzare la pianificazione e il processo decisionale diventerà la norma nel prossimo anno.
- Metodologie Ibride: Molti team già lo fanno, ma è probabile che continueremo a vedere un mix di agile con altre metodologie per creare approcci personalizzati in base alle esigenze specifiche dei progetti.
- Collaborazione a Distanza: Siccome molti team sono ora completamente da remoto o lavorano con un modello ibrido, continueremo a vedere l'evoluzione di strumenti e pratiche per facilitare la pianificazione agile con team remoti e ibridi.
- Focus sulla Sostenibilità: L'azione per il clima è una priorità crescente per le organizzazioni di tutto il mondo. Probabilmente vedremo sempre più considerazioni sulla sostenibilità nella pianificazione agile per affrontare l'impatto ambientale e sociale sui risultati dei progetti.
Sei pronto a iniziare con la pianificazione agile?
Potresti prendere in considerazione una certificazione agile o un corso di project management agile se hai intenzione di spostarti verso un ruolo di gestione progetti più orientato all'agile.
