12 Best Practice di Gestione dei Progetti Digitali per il 2026
Esistono un’infinità di best practice per la gestione dei progetti digitali – di fatto, ogni PM che lavora nel digitale sembra avere la propria lista personale! Alcuni hanno visioni generali sulla gestione dei rischi o delle aspettative degli stakeholder. Altri giurano su strumenti e tattiche specifici per la gestione o gestione delle persone.
Capire quali best practice siano una preferenza personale e quali siano invece essenziali per raggiungere il successo può essere piuttosto difficile, quindi ho iniziato a raccogliere alcune delle migliori best practice discusse all’interno della nostra community globale di professionisti digitali. Di seguito condivido solo alcune delle nostre preferite che hanno aiutato i nostri membri a costruire un portfolio di successi e a far progredire la loro carriera.
Vale anche la pena ricordare che, man mano che acquisisci più esperienza e dimestichezza come , potrai sviluppare le tue best practice personali in base a ciò che funziona meglio per te e per i tuoi team. La formazione e i possono anche aiutarti a scoprire nuove best practice di o a migliorare quelle già esistenti.
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12 Best Practice per la Gestione dei Progetti Digitali
Anche se questi suggerimenti sono più orientati ai project manager alle prime armi (o a coloro che vogliono diventare project manager ma non hanno ancora esperienza), anche i project manager più esperti possono sempre beneficiare di un ripasso.
1. Impegnati nel Miglioramento Continuo
I progetti digitali in genere hanno il vantaggio di un progresso rapido e iterativo. Sebbene la velocità frenetica e le tante parti in movimento possano risultare travolgenti, ciò offre anche una grande opportunità per imparare e migliorare allo stesso ritmo.
Quando concludi uno sprint o come parte del , dedica il tempo necessario per svolgere un retrospective di progetto con il tuo e, se possibile, anche con il cliente o lo sponsor. Questo ti aiuterà a capire come sono andati lo sprint o il dalle differenti prospettive delle persone coinvolte.
Per amplificare le lezioni apprese all’interno del tuo , sii promotore della condivisione di queste conoscenze. Confrontatevi e sperimentate processi e metodi per rendere accessibili a chi si troverà ad affrontare un percorso simile le intuizioni derivate dalle retrospettive sui .
2. Scegli un Software di Project Management che Funzioni Come Lavora il Tuo Team
In un contesto più analogico e sequenziale, l’utente principale di uno di dei è… beh, un . Ma quando si parla di digitale, il di dei progetti spesso è molto di più.
Passando a diagrammi di Gantt e pianificatori delle risorse, il tuo team può utilizzare una suite digitale per gestire le proprie attività, registrare il tempo e automatizzare e governare i flussi di lavoro. Inoltre consente ai clienti di visualizzare una dashboard in tempo reale e partecipare alla conversazione, nonché di integrarsi con molti altri strumenti per offrire una visione completa.
A seconda della dimensione del tuo , della natura dei progetti e della metodologia che utilizzi, il “giusto” di dei progetti per te può essere molto diverso da quello che il tuo amico PM in una grande società di consulenza ritiene migliore. Per prendere la decisione migliore per te e il tuo , inizia dalla nostra lista dei migliori di dei progetti per trovare quello giusto per le tue esigenze.
3. Affronta i rischi di petto… insieme!
Le nuove soluzioni digitali introducono inevitabilmente nuovi rischi che possono cambiare e trasformarsi radicalmente mentre un procede. Per massimizzare le possibilità di individuare tutti i rischi chiave, crea una cultura di gestione condivisa del rischio coinvolgendo il team e gli stakeholder nelle attività di gestione dei rischi durante tutto il progetto. Valuta l’utilizzo della Tecnica Delphi per migliorare le decisioni di gruppo e l’identificazione imparziale dei rischi in anticipo.
Sin dall’inizio, mentre crei il tuo piano di dei rischi e il registro dei rischi iniziale, inizia a identificare i rischi insieme come gruppo. Utilizza diversi punti di vista per creare strategie per affrontare i rischi e assicurati che i responsabili del rischio siano allineati su ciò che ci si aspetta da loro.
Man mano che il avanza, continua ad aggiungere voci al tuo registro dei rischi. Integra la valutazione dei rischi nella tua cadenza regolare o nelle , e incoraggia i membri del e gli stakeholder a segnalare nuovi rischi non appena li rilevano, così avrai abbastanza tempo per evitarli o minimizzarne l’impatto.
4. Scegli una metodologia di progetto adeguata al lavoro
Chi lavora nel digitale può dibattere all’infinito su se l’ sia migliore o peggiore del Waterfall, o se un approccio ibrido sia da considerarsi positivo o negativo, ma la realtà è che la metodologia deve adattarsi al tipo di lavoro.
A seconda della natura del , della tipologia dei , delle preferenze del e della necessità di integrarsi con le modalità operative più ampie del cliente o dello sponsor, alcune metodologie di Agile, o altre metodologie, presenteranno dei vantaggi rispetto alle altre. La nostra guida alle può aiutarti a scegliere quella giusta.
Un fattore decisivo in questa scelta è la preferenza del tuo . Anche se la decisione finale potrebbe spettare a te come , è importante consultarti con il tuo per trovare un accordo e raccogliere i pareri di tutti. Una metodologia è molto meno efficace se nessuno nel la adotta davvero.
5. Costruisci fiducia tramite la trasparenza
Il tuo sponsor o cliente di potrebbe non comprendere appieno tutti gli aspetti tecnici e i rischi del , e potrebbe contare su di te come punto di riferimento e sicurezza, ma ciò non significa che sia ingenuo.
Sebbene possa essere forte la tentazione di usare terminologia specialistica di project management e versioni distorte della realtà per nascondere problemi ed evitare momenti scomodi nel breve periodo, i veri successi, quelli che danno slancio alla tua carriera, sono radicati nelle relazioni e nella fiducia che costruisci affrontando insieme le difficoltà.
Ogni volta che è possibile, dedica tempo a costruire un rapporto solido con i clienti. Forma il tuo cliente o sponsor e spiega le complessità. Se c’è un problema, preparati al meglio per comunicare il messaggio, ma considera prioritario affrontarlo tempestivamente. E, naturalmente, offri sempre soluzioni valide al problema che presenti – non lasciare mai il tuo cliente o sponsor a mani vuote quando dovranno spiegare la questione ai loro superiori.
6. Definisci KPI chiari
I fattori chiave di successo di un possono spesso essere ridimensionati, fraintesi o facilmente dimenticati. La miopia durante un può portare a introdurre un prodotto in un mondo che non ne ha più bisogno. E una volta che un prodotto digitale è stato lanciato, non misurarne le prestazioni potrebbe limitare la volontà di proseguire nel percorso evolutivo del prodotto.
All’inizio di ogni , definisci i KPI e sii chiaro sui criteri per il loro raggiungimento. Scegli un numero ristretto di metriche per mantenere il focalizzato sugli obiettivi più importanti. Altrimenti rischi di disperdere te stesso e il tuo su troppi KPI senza riuscire a soddisfarne nessuno.
Questo è particolarmente importante nei progetti digitali, poiché ci sono moltissimi KPI tra cui scegliere. Individuare quelli più pertinenti è fondamentale per poter definire senza dubbio un di successo ed evitare di monitorare metriche che in realtà dicono poco.
Ad esempio, se l’obiettivo del , ti conviene monitorare i tassi di conversione piuttosto che metriche come traffico o impression.
7. Crea processi standard che siano efficaci... e poi rivedili!
Senza processi e standard di gestione di progetto ben definiti, non ci vuole molto perché le cose vadano fuori controllo.
Se crei procedure standard per attività come , meeting di kick-off, gestione e della qualità, risparmi tempo ed energie perché non devi reinventare la ruota ogni volta.
La chiave è creare processi che il tuo effettivamente adotterà e manterrà nel tempo, continuando poi a rivederli e adattarli man mano che l’organizzazione cambia e cresce.
Un processo di gestione per una realizzazione di grande visibilità e scala di un sistema finanziario governativo probabilmente non è il processo giusto da seguire se sei un di quattro persone che sviluppa in Kanban una nuova funzionalità per una app di condivisione foto.
Allo stesso modo, il processo che utilizzavi quando eri un di 15 persone tutte in un unico ufficio probabilmente non funzionerà più quando sarai cresciuto fino a 130 dipendenti distribuiti in tre diversi continenti.
8. Comunica in modo eccessivo... ma efficace
L’espressione “comunicare in modo eccessivo ma efficace” può sembrare un ossimoro per qualcuno, ma nel mondo dei progetti digitali può fare la differenza tra successo e fallimento.
Con la confusione causata da team trasversali che si lanciano verso un obiettivo di sprint utilizzando diversi strumenti con funzionalità di comunicazione (ma senza mai controllare la mail), assicurarti che il tuo messaggio arrivi e disporre delle informazioni giuste per cliente o sponsor sono elementi cruciali.
Aggiungi il fatto che il tuo potrebbe lavorare da remoto su 3 fusi orari diversi—nessuno dei quali coincide con quello del cliente—ed ecco che hai il motivo per comunicare in modo eccessivo ma efficace.
Le mie migliori pratiche?
Innanzitutto, crea un sul quale tutti possano concordare, anche se si tratta solo della cadenza delle cerimonie e dell’accordo sugli strumenti da usare per ciascun tipo di comunicazione.
Aggiorna quindi regolarmente il tuo e i tuoi clienti sullo stato del , la timeline e il budget.
Dai al tuo l'opportunità di fare domande e assicurati che tutti siano allineati sugli aggiornamenti dal cliente e sulle nuove informazioni di . Questo permetterà di far emergere domande e problemi prima che si presentino e aiuterà i membri del a confermare le proprie ipotesi prima di procedere su una base errata.
Check-in regolari con i clienti aumenteranno la trasparenza e la fiducia, dando loro anche la possibilità di fare domande.
Soprattutto, applica il . Se smette di funzionare a causa di cambiamenti nel , allora ricostruiscilo in modo che possa essere rispettato. Il Far West non è il modo giusto di comunicare quando si hanno a che fare con le complessità di un .
9. Gestisci al meglio il processo di briefing
Il mondo digitale ha contribuito a creare molte delle migliori prassi che abbiamo per lavorare in configurazioni ibride di team da remoto e in sede. Tuttavia, l'efficacia di qualsiasi dipende dalla capacità di comunicare idee astratte in modo chiaro tra i membri. Ecco perché il briefing è così importante.
Un buon brief di contiene abbastanza informazioni da fornire una direzione chiara, senza però risultare così dettagliato da diventare eccessivamente prescrittivo per chi lo riceve. Il trucco è che esistono diversi tipi di brief a seconda degli scopi.
Ad esempio, un brief di può partire dal contesto generale del per poi scendere nei dettagli delle principali tappe e del budget. Nel frattempo, un brief per una può includere la motivazione (ad esempio, una User Story) così come i requisiti e i vincoli.
10. Sii aperto a coinvolgerti già nelle fasi iniziali
Spesso i project manager vengono coinvolti in un poco prima (o magari anche dopo) dell'avvio. Questo può significare ereditare uno scope di lavoro non ideale o avere sempre la sensazione di rincorrere dettagli discussi prima della firma del contratto.
Anche se il processo di vendita potrebbe non essere nelle tue corde, può essere molto utile provare a partecipare al mentre lo sta prendendo forma. Non solo avrai più informazioni di background quando il partirà effettivamente, ma potrai influenzare l'approccio, mostrare il valore delle tue competenze di project management in un contesto di sviluppo commerciale, e magari far progredire anche la tua carriera.
11. Individua un problema ricorrente su cui lavorare
Tieni una lista aggiornata delle sfide o domande che hai incontrato durante i progetti e che non sai bene come affrontare. Potrebbe trattarsi semplicemente della mancanza dello strumento o fornitore giusto, ad esempio “tutti odiano il nostro attuale software di tracciamento orario!” oppure “mi serve una lista migliore di fotografi!” Potrebbe anche essere una difficoltà personale – “Faccio fatica a pianificare i kickoff di progetto e i miei clienti non hanno informazioni in merito.”
Una volta al mese, tira fuori questa “Lista dei Problemi” e individua una questione su cui lavorare un’ora. Alcuni elementi dell’elenco potrebbero richiedere una soluzione rapida – come cercare nuovi software per la rilevazione delle ore per vedere quali altre opzioni potrebbero essere un miglioramento, oppure raccogliere una lista di fornitori di riferimento. Altri problemi potrebbero richiedere una risoluzione più articolata.
Se è qualcosa che si ripresenta spesso, prova a utilizzare la root cause analysis (analisi della causa radice) per capire perché accade e cosa contribuisce al problema. Questo potrebbe significare scomporre il tuo workflow di kickoff, ottenere feedback dai clienti o identificare ostacoli interni a cui non avevi pensato.
Ad esempio, se hai costantemente difficoltà a pianificare l’avvio dei progetti, fai una ricerca per vedere se qualcuno ha scritto consigli sull’argomento, oppure prova a organizzare una riunione con il tuo manager o mentore per discutere possibili soluzioni. Nel tempo, continuerai ad aggiungere elementi a questa lista, ma inizierai anche a depennare le voci man mano che acquisisci nuove competenze e strumenti per svolgere il tuo lavoro.
12. Prenditi Cura del Tuo Team
Almeno una volta al mese, assicurati di parlare con ogni persona del tuo team. Se lavori in un piccolo team di project management e ti senti ambizioso, potresti pranzare con ognuno una volta al mese. Se lavori in un team numeroso con membri che lavorano da remoto, questo check-in può essere semplice come una conversazione davanti alla macchina del caffè o un messaggio diretto su Slack.
Non serve mettere tutti sotto torchio o pretendere di conoscere i loro sentimenti più profondi, ma conoscere l’impatto del lavoro sul tuo team ti aiuterà a gestire i progetti in modo più efficiente e farà la differenza nei rapporti con i colleghi.
Ovviamente, puoi anche mantenere un tono leggero e scoprire quali serie stanno guardando, quali podcast ascoltano, quali articoli sulla gestione progetti leggono e dove stanno programmando di andare in vacanza la prossima volta.
Senti quando può essere il momento giusto per iniziare una conversazione informale e poi lascia che la chiacchierata si sviluppi naturalmente. Non si sa mai quando queste conversazioni potrebbero portare a legami o collaborazioni più approfondite, oppure a scoprire dettagli utili per la tua pianificazione dei progetti in futuro.
Alcune domande che mi piace fare durante questi check-in mensili:
- «Su cosa hai lavorato ultimamente che ti sta piacendo molto o che proprio non ti piace?»
- «Come pensi che stia andando la gestione di questo progetto? Cosa si potrebbe migliorare?»
- «Hai tutte le risorse di cui hai bisogno?»
- «Cosa ti entusiasma in questo periodo?»
E ora?
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