Che cos’è un grafico RACI? Guida, modello ed esempi
Le matrici RACI vengono utilizzate per identificare esattamente chi è responsabile di cosa nel tuo progetto. Senza di esse, tu e il tuo team vi troverete a dover affrontare confusione riguardo all'assegnazione delle attività, a chi porre domande o a chi chiedere consulenza e a chi dà l'approvazione finale.
In questo articolo analizzerò i casi d'uso delle matrici RACI e condividerò suggerimenti e trucchi per utilizzarle in modo efficace. Inoltre, scopri come accedere al nostro modello di matrice RACI.
Che cos'è una matrice RACI?
Una matrice RACI è uno strumento di gestione dei progetti che identifica ruoli e responsabilità per le attività all'interno di un progetto. Conosciuta anche come matrice di assegnazione delle responsabilità, viene utilizzata per pianificare in anticipo ruoli e responsabilità, in modo che tutti sappiano chi è responsabile di cosa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Le matrici RACI sono utili per la visualizzazione della pianificazione delle risorse e puoi utilizzare la tua matrice RACI durante tutto il progetto per tenere traccia dei membri del team responsabili, incaricati, consultati e informati riguardo alle attività e ai risultati finali. Conservala nel tuo software di gestione dei progetti per accedervi facilmente.
Cosa significa l'acronimo RACI?
RACI sta per R = responsabile, A = incaricato, C = consultato, I = informato. Vediamo più nel dettaglio il significato di ciascuno di questi termini.
Responsabile: esecuzione dell'attività
Questa persona esegue l'attività o realizza il risultato finale. È responsabile del completamento del lavoro oppure è la persona che prende le decisioni.
Cerca di avere una sola persona responsabile di una determinata attività o di un determinato risultato finale nella tua matrice di assegnazione delle responsabilità. A volte, la persona responsabile avrà bisogno del supporto di un'altra persona per completare l'attività oppure potrebbe aver bisogno di qualcuno a cui delegare. In questo caso, puoi indicare più di una persona come responsabile.
Incaricato: titolarità dell'attività
Questo ruolo è incaricato del completamento dell'attività o del risultato finale. Probabilmente non svolgerà personalmente il lavoro, ma è responsabile di assicurarsi che venga portato a termine. Idealmente, dovrebbe esserci una sola persona incaricata anziché un gruppo, per evitare confusione su chi sia effettivamente il titolare dell'attività.
Un ottimo esempio del ruolo dell'incaricato è il responsabile del team assegnato al lavoro. Se il team non completa le attività assegnate, la responsabilità ricade sul responsabile.
Consultato: fornire informazioni e conoscenze
Questa persona, questo ruolo o questo gruppo fornirà informazioni utili per completare l'attività o il risultato finale. Tra il ruolo responsabile e le persone consultate vi è una comunicazione bidirezionale, e questa persona è spesso un esperto della materia.
Informato: mantenere aggiornati
Queste persone o questi gruppi saranno tenuti aggiornati sui progressi e sulle tappe fondamentali del progetto, nonché sugli ostacoli che il team incontra lungo il percorso. Alla parte informata non verrà chiesto di fornire feedback o di esaminare elementi specifici, ma verrà informata quando opportuno. In genere, la comunicazione verso questi ruoli o gruppi è unidirezionale.
Guarda qui altri contenuti sulle matrici RACI!
Quando utilizzare una matrice RACI
Una matrice RACI è utile per tutti i progetti? La risposta breve è no. Aggiungere troppa complessità e troppi processi ad alcuni progetti piccoli e dinamici può rallentare le attività e creare effettivi ostacoli.
Ecco alcuni scenari in cui le matrici RACI sono utili:
- Progetti più grandi con molteplici parti interessate: Senza una matrice RACI nei progetti più grandi e complessi, si rischiano situazioni in cui le persone chiedono perché non siano state coinvolte oppure si scopre che è necessario un ulteriore livello di approvazione. Nei progetti più piccoli, le assegnazioni sono più chiare e una matrice RACI rallenta il progetto.
- Progetti in cui vi è incertezza sulle responsabilità: Quando non si è sicuri delle responsabilità, create una matrice RACI e fate ipotesi ragionate sulle assegnazioni. Ottenete l'approvazione delle parti interessate oppure usatela come punto di partenza per una discussione.
- Progetti a cascata: Le metodologie Agile come Scrum sono chiare riguardo a responsabilità e rendicontazione: il team di progetto è responsabile e il product owner è responsabile ultimo. I progetti a cascata tendono ad avere più parti interessate e una maggiore complessità, rendendo più utile una matrice RACI.
Esempio di matrice RACI: caso di studio reale
Ecco un esempio di matrice RACI che ho creato per un progetto relativo alla configurazione di un programma fedeltà per un marchio di moda.
Come potete vedere, ci sono diverse attività e risultati finali, oltre a numerose parti interessate. Mentre creavo questa matrice RACI, mi sono imbattuto in alcuni conflitti:
- Vi erano molte parti interessate, sia lato cliente sia internamente. Ho mantenuto questa matrice focalizzata principalmente sulle parti interessate lato cliente, assegnando all'agenzia un solo ruolo, poiché il nostro team era piccolo. La matrice RACI serviva principalmente a gestire le parti interessate esterne.
- Per le parti interessate senior, le ho raggruppate invece di nominarle singolarmente. Abbiamo individuato il team principale delle parti interessate senior e poi il team più ampio, in modo che non fossero tutte riunite insieme, ma le ho comunque mantenute in gruppi per semplificare le cose.
- Ho assegnato la responsabilità ultima anche oltre il product owner lato cliente per evitare di creare un singolo punto di vulnerabilità e un compartimento isolato. Ne ho discusso con loro per assicurarmi che fossero d'accordo con l'approccio, ma il product owner tendeva comunque ad avere la responsabilità ultima di diverse attività.
Prima di esaminare alcuni pro e contro, ecco una breve parentesi:
Vantaggi e svantaggi delle matrici RACI
Ecco alcuni vantaggi e svantaggi dell'utilizzo di una matrice RACI nel vostro progetto.
Vantaggi della matrice RACI
Le matrici RACI possono essere utili per:
1. Aspettative più chiare
Le matrici RACI stabiliscono chi gestisce o ha la responsabilità del lavoro. Possono contribuire a eliminare la confusione chiarendo chi ha la responsabilità ultima e sono utili per definire le aspettative con le parti interessate senior, che vengono informate sul tipo di informazioni che riceveranno.
2. Comunicazione più efficiente
Potete fare riferimento al framework RACI durante tutto il ciclo di vita di un progetto, evitando così di coinvolgere ogni singola persona in ogni singola decisione. La matrice RACI indica quando coinvolgere le persone giuste nella fase giusta del progetto, accelerando le approvazioni e il processo decisionale.
3. Riduzione del sovraccarico di persone
Avete presente quando raccogliete le opinioni di tutti e diventa un incubo cercare di integrarle tutte? È qui che una matrice RACI si rivela utile. Distinguendo tra persone consultate e informate, potete separare chi partecipa al processo di feedback da chi riceve soltanto aggiornamenti sull'avanzamento delle attività.
4. Riduzione del sovraccarico di lavoro e dei compartimenti isolati
Una matrice RACI è uno strumento utile per aiutare i project manager a delegare ed evitare di assumersi troppe responsabilità o ricoprire più ruoli, riducendo così il rischio di esaurimento. Inoltre, contribuisce a evitare un singolo punto di vulnerabilità, in cui tutte le conoscenze e la responsabilità di una specifica attività ricadono su una sola persona, creando compartimenti isolati.
Errori comuni delle matrici RACI e come evitarli
Ci sono molte insidie a cui prestare attenzione quando si crea una matrice delle responsabilità, e queste matrici richiedono molto tempo e spesso vengono ignorate dopo l'approvazione. Ecco alcuni aspetti a cui prestare attenzione e alcuni modi per mitigarli:
1. Il project manager come responsabile di tutto
Spesso si tende a pensare che il project manager (o product owner) sia la persona o il ruolo responsabile di tutto. Poiché è responsabile della consegna del progetto, in definitiva sembra che debba occuparsi di ogni suo aspetto.
Considera quali dovrebbero essere i responsabili della produzione del lavoro (ad esempio designer, sviluppatori, responsabili di dipartimento) e assegna il lavoro di conseguenza.
2. Confondere il responsabile dell'esecuzione con il responsabile ultimo
I termini responsabile dell'esecuzione e responsabile ultimo hanno definizioni piuttosto simili, il che può creare confusione. Ecco la differenza principale:
- Sei responsabile dell'esecuzione di un'attività se il tuo compito è completarla. Sta a te portarla a termine.
- Sei il responsabile ultimo di un'attività se il tuo compito è assicurarti che venga completata. Potresti non svolgerla personalmente, ma sei responsabile del fatto che venga portata a termine.
3. Tensione tra consultato e informato
Il termine consultato ha connotazioni positive e le persone a cui viene assegnato questo ruolo si sentiranno più coinvolte e avranno fiducia nel fatto che il loro feedback verrà preso in considerazione. Questo può creare tensione per le persone che vengono solo informate, poiché potrebbero sentirsi escluse dal flusso delle informazioni.
Valuta se le persone che stai pianificando di informare debbano effettivamente essere consultate. Se non è così, assicurati che sappiano che il ruolo di chi viene informato consiste in genere in una comunicazione a senso unico; non dovrebbero fornire feedback.
Come creare una matrice RACI in 6 passaggi
Nella grafica qui sotto ho riassunto i sei passaggi per creare una matrice RACI:
La splendida Meghan McInerny ha tenuto un intervento al Digital PM Summit 2017 e ha avuto la geniale idea di suggerire che Il Signore degli Anelli sia in realtà un progetto di successo e che la Compagnia sia una squadra.
Quindi, per rendere il concetto un po' più semplice, usiamo quel progetto come esempio. Qual è il progetto? Portare l'anello a Mordor e al Monte Fato.
Passaggio 1: identificare i ruoli del progetto
Crea una tabella con i nomi di tutte le persone coinvolte nel progetto nella riga superiore. Tradizionalmente, le matrici RACI riportano i ruoli funzionali nella parte superiore. Tuttavia, ritengo che in alcuni casi sia meglio usare i nomi, ed è spesso la mia preferenza.
Motivi per specificare i ruoli:
- Se una singola persona ricopre più ruoli
- Evita la necessità di aggiornare la matrice in caso di cambiamenti nel personale
- Evita di mescolare nomi e gruppi più generici, ad esempio "cliente" o "dipartimento X"
Motivi per specificare i nomi:
- È più semplice definire chi è coinvolto nel progetto
- È più facile quando più persone ricoprono ruoli simili
Passaggio 2: identificare le attività o i risultati consegnabili del progetto
Scomponi il progetto in attività e risultati consegnabili chiari. Inseriscili nella colonna di sinistra del tuo schema. Cerca di non scendere troppo nel dettaglio, altrimenti lo schema potrebbe diventare troppo complesso. Se stai seguendo un elenco chiaro di risultati consegnabili per il progetto, valuta la possibilità di inserirli.
Passaggio 3: assegnare la RACI a ogni ruolo e attività
Esamina ogni attività e decidi di cosa dovrebbe essere responsabile ciascun ruolo. Ogni attività dovrebbe avere una persona responsabile e una responsabile ultima (una sola persona dovrebbe essere responsabile ultima). Rifletti su chi dovrebbe essere consultato mentre l'attività è in corso e chi dovrebbe essere informato una volta completata.
Nel nostro esempio di RACI basato sul Signore degli Anelli, Frodo è responsabile di portare l'anello a Mordor. Gandalf, in quanto capo della Compagnia, è il responsabile ultimo. Tuttavia, Sam aiuta Frodo lungo il cammino: viene consultato, ovvero è attivamente coinvolto.
Passaggio 4: concordare il tutto con il team
Condividi con i membri del team tutte le ipotesi che hai formulato e non lavorare in modo isolato. Dedica un breve confronto a come hai impostato la RACI e assicurati che tutti siano soddisfatti dei propri ruoli e responsabilità nel progetto.
Passaggio 5: concordare il tutto con i principali portatori di interesse del progetto
Organizza una chiamata o una riunione per concordare il tutto con i principali portatori di interesse. Cerca di mantenere il confronto il più snello possibile per evitare feedback difficili da gestire e discussioni dispendiose in termini di tempo. Rifletti anche su chi dovrà essere informato una volta raggiunto l'accordo.
Passaggio 6: renderla utile per tutta la durata del progetto
Ora posso mettere da parte la mia RACI e concentrarmi sul portare avanti il progetto, giusto? Beh, no. Questo è uno dei problemi principali dei documenti come la RACI: una volta creati, vengono spesso dimenticati.
Quindi, come si fa a trasformarla in un documento utile e operativo?
- Quando svolgi un'attività o completi un risultato consegnabile, fai riferimento alla RACI e concorda chi è responsabile di cosa.
- Assicurati che quanto stabilito all'inizio del progetto, inclusi i ruoli e le responsabilità associati alle attività, sia ancora accurato e allineato con i risultati o gli adeguamenti emersi dalla prova di concetto.
- Conserva una versione online, utilizzando Confluence o Google Docs, oppure il software di gestione dei progetti utilizzato nella tua organizzazione. Se utilizzi un foglio di calcolo Microsoft Excel, salvalo in un luogo a cui tutti abbiano accesso.
- Alla fine del progetto, utilizza la RACI per valutare come hanno funzionato i ruoli e le responsabilità assegnati. Erano necessarie così tante persone? Le persone responsabili hanno svolto l'attività o era necessario coinvolgerne altre? Le persone sono state consultate e informate nei momenti giusti?
Ascolta questo come podcast
Suze offre la sua opinione diretta su come smettere di puntare il dito e andare semplicemente avanti.
Modello e esempio di matrice RACI
Ho sviluppato un modello di matrice RACI da scaricare. Troverai anche un esempio, una checklist e una scheda riassuntiva. Il modello compila automaticamente i colori in base ai dati inseriti. Sentiti libero di modificare i colori secondo le tue preferenze!
Questo modello è disponibile tramite l'iscrizione a DPM. Diventa membro e accedi al modello del diagramma RACI, oltre a più di 100 altri modelli, campioni ed esempi per la documentazione dei progetti. Potrai anche partecipare alla conversazione sui diagrammi RACI (e altro) su Slack con più di 100 altri project manager digitali.
Buone pratiche per i diagrammi RACI
- Assicurati che una matrice RACI sia utile per il progetto e rifletti su come e perché verrà utilizzata. Evita di creare un diagramma RACI solo per il gusto di farlo.
- Assicurati di comprendere i termini e dedica del tempo a spiegarli agli altri. Che tu scelga RACI o una delle sue alternative (illustrate più avanti), dedica del tempo a spiegare al team ciascun termine e il suo significato. È un promemoria utile per chi conosce già l'argomento e chiunque sia nuovo nel progetto apprezzerà i chiarimenti.
- Assicurati che un solo ruolo sia indicato come responsabile finale. Un gruppo non è responsabile finale: lo è una persona. Assegnare più persone crea confusione e rallenta il processo decisionale, i flussi di lavoro del progetto e i processi di approvazione dei documenti.
- Non devi informare tutti. Le persone da informare sono quelle che subiranno un impatto dall'attività o dal risultato, oppure quelle che hanno un interesse diretto. È probabile che il progetto abbia un gruppo di stakeholder di alto livello che deve essere informato, ma non è necessario inserire questi dettagli in una matrice RACI (lasciali al piano di progetto o al piano di gestione degli stakeholder).
- Non creare il diagramma RACI in modo isolato. Chiedi agli stakeholder principali e ai membri del team di progetto di fornire il loro contributo. Prepara una bozza tu stesso e poi lascia che il tuo stakeholder la esamini.
Quali sono le alternative a una matrice RACI?
Ecco alcuni altri tipi di diagrammi RACI e i motivi per cui potrebbero essere utilizzati.
1. RASCI
Probabilmente l'alternativa più utilizzata alla RACI, il diagramma RASCI sta per: responsabile dell'esecuzione, responsabile finale, di supporto, consultato e informato. I membri del team con il ruolo di supporto assistono la persona responsabile dell'esecuzione.
La differenza tra il ruolo di supporto e quello consultato è che la persona consultata fornisce informazioni, mentre quella di supporto partecipa attivamente all'attività.
2. CARS
CARS è specifico per le azioni e, come il RASCI, aggiunge il ruolo di supporto quando le attività non vengono completate da un unico ruolo o persona. I sostenitori del modello CARS affermano che elimina le informazioni non necessarie dal RACI. È l'acronimo di:
- Comunicare: sia consultare sia informare
- Approvare: colui che approva e prende le decisioni
- Responsabile: la persona che svolge il lavoro (come nel RACI)
- Supporto: le persone che aiutano il responsabile nello svolgimento del lavoro
Secondo alcuni, il modello RACI assegna termini piuttosto ovvi: ad esempio, il responsabile è spesso il responsabile di progetto o il proprietario del prodotto, mentre informare generalmente comprende una gamma più ampia di parti interessate del progetto.
3. RAS
Mi piace la semplificazione di questo modello, poiché mantiene i termini responsabile, approvare e supporto. Tuttavia, non tiene conto del proprietario dell'attività, il che potrebbe creare confusione.
4. DACI
Relativamente simile al diagramma RACI, il modello DACI sostituisce il responsabile con il promotore, il consultato con il collaboratore e il responsabile ultimo con colui che approva, rendendo le descrizioni più orientate all'azione. Questo aiuta a chiarire cosa faranno questi ruoli, eliminando la confusione che potrebbe derivare dalla matrice RACI.
5. CLAM
Una variante del DACI che si concentra anch'essa maggiormente sulle azioni coinvolte piuttosto che sui ruoli del team. CLAM è l'acronimo di contribuisce, guida, approva e monitora.
In generale, molte delle varianti del RACI definiscono i termini con maggiore chiarezza o specificano le azioni per eliminare l'ambiguità tra i ruoli. Non c'è una grande differenza tra i modelli in termini di ciò che cercano di ottenere.
Se ti interessano altre varianti del RACI, puoi scoprire di più su RACI 2.0 qui.
Cosa succede ora?
Per ricevere ulteriore supporto nella gestione dei progetti e nella guida dei team, segui il nostro corso sulla padronanza della gestione dei progetti digitali. Il corso copre l'intero ciclo di vita del progetto, dall'avvio alla chiusura, e affronta inoltre un'ampia gamma di metodologie di progetto che aiutano a raggiungere il successo.
