Cos’è una Matrice RACI? Guida Passo Passo, Modello ed Esempi

I diagrammi RACI sono utili per la visualizzazione della pianificazione delle risorse, e puoi usare la tua RACI per tutta la durata del progetto per tenere traccia di quali membri del team sono responsible, accountable (responsabili finali), consultati e informati sui compiti e sui deliverable. Conservalo nel tuo software di project management per un accesso rapido.

Cosa significa l'acronimo RACI?

RACI sta per R = responsible, A = accountable, C = consulted, I = informed. Vediamo più nel dettaglio cosa significano questi termini.

Responsabile: Eseguire l'attività 

Questa persona svolge l'attività o il deliverable. È responsabile del completamento del lavoro o è il decisore.

Cerca di avere una sola persona responsabile per uno specifico compito o deliverable nella tua matrice di assegnazione delle responsabilità. A volte, il responsabile avrà bisogno del supporto di un'altra persona per completare il compito, oppure potrebbe delegare a qualcuno. In questi casi, puoi indicare più di una persona come responsabile. 

SUGGERIMENTO DELL'ESPERTO

Se hai molte persone di supporto coinvolte in diversi compiti, valuta l’uso di una versione adattata del diagramma RACI chiamata diagramma RASCI, in cui la S indica chi supporta l’attività o il progetto.

 

Gli strumenti di collaborazione sono anch’essi utili in questa situazione e permettono di mantenere tutti allineati e focalizzati su un obiettivo comune.

Accountable: Responsabile finale dell'attività

Questo ruolo è responsabile finale del completamento dell'attività o del deliverable. Probabilmente non svolgerà il lavoro direttamente, ma deve assicurarsi che venga portato a termine. Idealmente, dovrebbe esserci una sola persona accountable piuttosto che un gruppo, per evitare confusione su chi possiede realmente l'attività. 

Un ottimo esempio di ruolo accountable è il manager del team assegnato al lavoro. Se il team non completa i compiti assegnati, il manager è accountable. 

Consultato: Supporto con informazioni & conoscenze

Questa persona, ruolo o gruppo fornirà informazioni utili per completare il compito o il deliverable. Esiste una comunicazione bidirezionale tra il ruolo responsabile e i consultati, e spesso questa persona è un esperto della materia.

Informato: Tenuto al corrente

Queste persone o gruppi saranno tenuti aggiornati sull'avanzamento del progetto e sulle tappe fondamentali o sugli ostacoli che il team incontra lungo il percorso. Gli informati non saranno chiamati a dare feedback o a revisionare elementi specifici, ma verranno informati quando opportuno. Normalmente, la comunicazione verso questi ruoli o gruppi è unidirezionale.

Guarda qui altri approfondimenti sui diagrammi RACI!

RACI Charts Explained | How to use a RACI Matrix as a Project Manager

Quando utilizzare un diagramma RACI

Un diagramma RACI è utile in tutti i progetti? La risposta breve è no. Aggiungere troppa complessità e formalità ad alcuni progetti piccoli e a rapido svolgimento può effettivamente rallentare il lavoro e creare ostacoli. 

Ecco alcuni scenari in cui i diagrammi RACI sono utili:

• Progetti di grandi dimensioni con più stakeholder: Senza un RACI su progetti più grandi e complessi, rischi situazioni in cui le persone si chiedono perché non siano state coinvolte o scopri che è necessario un ulteriore livello di approvazione. Nei progetti più piccoli, i compiti sono più chiari e un RACI rallenta il progetto.
• Progetti con incertezze sulle responsabilità: Quando non sei sicuro delle responsabilità, crea un RACI e fai ipotesi ragionate sulle assegnazioni. Ottieni l'approvazione dagli stakeholder, oppure usalo come base per una discussione.
• Progetti a cascata (Waterfall): Le metodologie Agile come Scrum sono chiare riguardo a responsabilità e accountability: il team di progetto è responsabile e il product owner è accountable. I progetti a cascata tendono ad avere più stakeholder e una complessità maggiore, rendendo più utile l’utilizzo di una matrice RACI.

Esempio di matrice RACI: Caso di studio reale

Ecco un esempio di matrice RACI che ho creato per un progetto che comprendeva la creazione di un programma fedeltà per un marchio di moda.

Come puoi vedere, ci sono diverse attività e deliverable, oltre agli stakeholder. Mentre creavo questa matrice RACI, mi sono imbattuto in alcuni conflitti:

• C’erano molti stakeholder dal lato cliente e anche internamente. Ho tenuto la matrice principalmente limitata agli stakeholder lato cliente con l’agenzia che ricopriva un unico ruolo, poiché avevamo un team piccolo dalla nostra parte. Il RACI serviva soprattutto a gestire le relazioni con gli stakeholder esterni.
• Per gli stakeholder senior, li ho raggruppati invece di nominarli singolarmente. Abbiamo identificato il team centrale degli stakeholder senior e poi il team più ampio, così da non mescolarli tutti insieme, ma li ho comunque inseriti per gruppi per mantenere la semplicità.
• Ho assegnato la responsabilità anche oltre il product owner lato cliente per evitare di creare un punto di fallimento unico e un silo. Ho discusso questa decisione con loro per assicurarmi che fossero d'accordo con l'approccio, ma rimaneva comunque la tendenza di assegnare molte responsabilità al product owner.

Prima di addentrarci in alcuni pro e contro, ecco una breve pausa:

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Pro e contro delle matrici RACI

Ecco alcuni vantaggi e svantaggi dell’utilizzo di una matrice RACI sul tuo progetto.

Vantaggi della matrice RACI

Le matrici RACI possono essere utili per:

1. Aspettative più chiare

Le matrici RACI definiscono chi gestisce o è responsabile di un lavoro. Aiutano a eliminare la confusione chiarendo chi è accountable e sono utili per definire le aspettative con gli stakeholder senior, informandoli sul tipo di informazioni che riceveranno.

2. Comunicazione più efficace

Puoi fare riferimento al framework RACI durante tutto il ciclo di vita di un progetto, il che aiuta a evitare di coinvolgere ogni singola persona in ogni decisione. Il RACI ti indica quando coinvolgere le persone giuste nella fase giusta del progetto, rendendo più rapide le approvazioni e le decisioni.

3. Riduzione del sovraccarico di persone

Conosci quella situazione in cui ricevi opinioni da tutti e diventa un incubo cercare di includerle tutte? Qui è utile il RACI. Distinguendo tra consultati e informati, puoi separare chi partecipa al feedback da chi viene semplicemente aggiornato sull’avanzamento dei compiti.

4. Riduzione del sovraccarico di lavoro e dei silos

La matrice RACI è uno strumento utile per aiutare i project manager a delegare e a evitare di assumersi troppe responsabilità o coprire più ruoli, riducendo così il rischio di burnout. Aiuta anche a evitare che ci sia un singolo punto di fallimento dove tutta la conoscenza e la responsabilità per un compito specifico ricadono su una sola persona, creando silos.

Errori comuni sulla matrice RACI e come evitarli

Ci sono diversi errori in cui si può inciampare durante la creazione di una matrice delle responsabilità. Sono operazioni che richiedono tempo e vengono spesso ignorate dopo l'approvazione. Ecco alcune cose da tenere d’occhio e come mitigare i rischi:

1. Il project manager come "jolly"

Spesso si tende a pensare che il project manager (o il product owner) sia la persona o il ruolo responsabile di tutto. Dal momento che stanno consegnando il progetto, alla fine sono loro a consegnare tutto ciò che vi rientra. 

Pensa a dove i produttori del lavoro dovrebbero essere responsabili (es. designer, sviluppatori, responsabili di dipartimento) e assegna il lavoro di conseguenza. 

2. Confondere Responsabile e Referente

I termini responsabile e referente sono piuttosto simili nel significato, il che può generare confusione. Ecco la differenza principale:

• Sei responsabile di un compito se il tuo compito è portare a termine il compito. Spetta a te completarlo. 
• Sei referente di un compito se il tuo compito è assicurarti che il compito venga effettivamente svolto. Potresti non farlo direttamente tu stesso, ma sei referente per la sua realizzazione. 

Ecco un esempio

Sei in un bel hotel per un viaggio di lavoro. Il responsabile delle pulizie è referente per assicurarsi che la tua stanza sia pulita e pronta al tuo arrivo, ma probabilmente non la pulirà personalmente. Un membro del suo staff sarà responsabile della pulizia effettiva della stanza.

3. Tensione tra Consultato e Informato

Consultato ha una connotazione positiva e le persone assegnate a questo ruolo si sentiranno più coinvolte, fidandosi del fatto che il loro feedback verrà preso in considerazione. Questo può creare tensioni in chi invece ricopre il ruolo di informato, poiché potrebbe sentirsi escluso.

Valuta se le persone che prevedi di informare debbano invece essere consultate. Se non è così, assicurati che venga compreso che il ruolo di informato implica tipicamente una comunicazione a senso unico; non è previsto che forniscano feedback.

Come Creare una RACI Chart in 6 Passi

Nell’infografica qui sotto, ho riassunto i sei passi per realizzare una RACI chart:

La bravissima Meghan McInerny ha tenuto un intervento al Digital PM Summit 2017 e ha fatto la brillante osservazione che Il Signore degli Anelli è in realtà un progetto di successo e la Compagnia dell’Anello è un team.

Per rendere tutto più facile da comprendere, usiamo tale progetto come esempio. Qual è il progetto? Portare l’anello a Mordor e al Monte Fato.

Passo 1: Identificare i Ruoli di Progetto

Crea una tabella con i nomi di tutti i partecipanti al progetto nella riga superiore. Tradizionalmente, le RACI chart elencano i ruoli funzionali nella parte superiore. Tuttavia, penso che in certi casi sia meglio usare i nomi e spesso questa è la mia preferenza.

Motivi per specificare tramite ruolo:

• Se una persona ricopre più di un ruolo
• Evita la necessità di aggiornare la tabella in caso di variazioni di personale
• Evita di avere un misto di nomi e gruppi più ampi, ad esempio ‘cliente’ o ‘dipartimento X’

Motivi per specificare tramite nome:

• È più semplice definire chi è coinvolto nel progetto
• È più facile quando più persone ricoprono ruoli simili

Passo 2: Identificare le Attività o i Deliverable del Progetto

Scomponi il progetto in attività e deliverable chiari e inseriscili nella colonna di sinistra della tua tabella. Cerca di non essere troppo specifico, altrimenti la chart potrebbe diventare troppo complessa. Se stai seguendo una lista chiara di deliverable per il progetto, valuta di elencarli.

Passo 3: Assegna il RACI a ciascun ruolo e attività

Analizza ogni attività e decidi di cosa dovrebbe essere responsabile ciascun ruolo. Ogni attività deve avere qualcuno responsabile ed uno accountable (solo una persona dovrebbe essere accountable). Rifletti su chi dovrebbe essere consultato mentre l’attività è in corso e chi deve essere informato una volta che è stata completata. 

Nell’esempio RACI de Il Signore degli Anelli, Frodo è responsabile per portare l’anello a Mordor. Gandalf, come leader della Compagnia, è accountable. Tuttavia, Sam aiuta Frodo lungo il viaggio—viene consultato, cioè è coinvolto attivamente.

Passo 4: Concorda ciò con il tuo team

Allineati su qualunque ipotesi che hai fatto con i membri della squadra, e non farlo in modo isolato. Confrontatevi rapidamente su come hai impostato il RACI e assicurati che tutti siano d’accordo con i loro ruoli e responsabilità nel progetto.

Passo 5: Concorda ciò con i principali stakeholder di progetto

Organizza una chiamata o un incontro per concordare questo con gli stakeholder principali. Cerca di mantenere il processo il più snello possibile per evitare feedback disorganizzati e discussioni lunghe. Pensa anche a chi dovrà essere informato una volta raggiunto l’accordo.

Passo 6: Rendilo utile per tutta la durata del progetto

Ora posso mettere da parte il mio RACI e concentrarmi sull’esecuzione del progetto, giusto? Ebbene, no. Questo è uno dei più grandi problemi di documenti come il RACI: una volta creati, spesso vengono dimenticati.

Quindi, come si può rendere questo un documento realmente utile e operativo?

1. Quando svolgi un’attività o una consegna, consulta il RACI e allineati su chi è responsabile di cosa.
2. Assicurati che ciò che è stato definito all’inizio di un progetto, compresi i ruoli e le responsabilità rispetto alle attività, sia ancora coerente e in linea con eventuali risultati di prove di fattibilità o aggiornamenti.
3. Condividi una versione online, usando Confluence o Google Docs, o il software di project management utilizzato nella tua organizzazione. Se utilizzi un foglio Microsoft Excel, salvalo in un luogo accessibile a tutti.
4. Alla fine del progetto, usa il RACI per valutare come hanno funzionato ruoli e responsabilità assegnati. Avevi bisogno di tutte le persone coinvolte? I responsabili hanno svolto il compito, o era necessario coinvolgere più persone? Le persone sono state consultate e informate nei tempi giusti?

Modello e esempio di matrice RACI

Ho creato un modello di matrice RACI che puoi scaricare. Troverai anche un esempio, una checklist e una guida rapida. Il modello popola automaticamente i colori in base alle tue voci. Sentiti libero di modificare i colori come preferisci!

Questo modello è disponibile tramite l'iscrizione DPM. Diventa membro per accedere al template della matrice RACI, oltre a più di 100 altri modelli, esempi e campioni per la documentazione di progetto. Potrai anche partecipare alla discussione sulla matrice RACI (e molto altro) su Slack insieme a più di 100 altri project manager digitali.

Best practice per la matrice RACI

1. Assicurati che una matrice RACI sia davvero utile per il progetto, e rifletti su come verrà utilizzata e perché. Evita di creare una matrice RACI solo per prassi.
2. Assicurati di comprendere i termini e prenditi il tempo per formare anche gli altri. Che tu scelga RACI o una delle sue alternative (vedi di seguito), dedica tempo al team per spiegare ogni termine e il suo significato. È un utile promemoria sia per chi già li conosce che per i nuovi membri del progetto, che ti saranno grati di averli chiariti. 
3. Assicurati che solo un ruolo sia indicato come accountable. Un gruppo non è responsabile, lo è una persona. Assegnare l'accountability a più persone genera confusione e rallenta il processo decisionale, i flussi di lavoro e le approvazioni dei deliverable o dei documenti.
4. Non è necessario informare tutti. Gli informati includono coloro sui quali il compito o il deliverable avrà un impatto, o chi ha un interesse diretto. Il progetto probabilmente ha un insieme di stakeholder di alto livello da informare, ma non è necessario inserirli nella RACI (lasciali nella project plan o nel piano di stakeholder management).
5. Non creare la matrice RACI da solo. Coinvolgi gli stakeholder principali e i membri chiave del team nella stesura. Fai una prima bozza e poi lascia che gli stakeholder la rivedano.

Quali sono le alternative alla RACI?

Qui di seguito trovi alcune varianti della matrice RACI e i motivi per cui potrebbero essere utilizzate.

1. RASCI

Probabilmente la più usata tra le alternative, la matrice RASCI sta per: responsabile, accountable, supporto, consultato, informato. I membri del team che sono nel ruolo di supporto assistono chi è responsabile.

La differenza tra supporto e consultato è che i consultati danno indicazioni, mentre i supporter partecipano attivamente all’esecuzione della task.

2. CARS

CARS è specifico per le azioni e, come la RASCI, aggiunge il ruolo di supporto quando i task non sono eseguiti da una singola persona o ruolo. I sostenitori del modello CARS dicono che elimina le informazioni non necessarie dalla RACI. Sta per:

• Comunicare: include sia il consultato che l’informato
• Approvare: chi prende le decisioni
• Responsabile: chi svolge il lavoro (come nella RACI)
• Supporto: chi aiuta il responsabile a completare il compito

Alcuni ritengono che il modello RACI assegni termini abbastanza ovvi—cioè accountable è spesso il project manager o product owner, e gli informati includono generalmente una vasta gamma di stakeholder di progetto.

3. RAS

Mi piace questa versione più semplice, che limita i ruoli a responsabile, approvatore e supporto. Tuttavia, non considera il proprietario della task, il che potrebbe creare confusione.

4. DACI

Piuttosto simile al diagramma RACI, DACI sostituisce “responsabile” con “driver”, “consultato” con “contributor”, e “accountable” con “approver”, rendendo le descrizioni più orientate all’azione. Questo aiuta a chiarire meglio cosa fanno i diversi ruoli, eliminando i fraintendimenti tipici della matrice RACI.

5. CLAM

Una variante della DACI che punta anch’essa maggiormente sulle azioni anziché sui ruoli di team. CLAM sta per contribuisce, leader, approva e monitora.

In generale, molte delle varianti del modello RACI definiscono i termini con maggiore chiarezza o specificano azioni per eliminare ambiguità tra i ruoli. Non ci sono grandi differenze tra i vari modelli rispetto agli obiettivi che cercano di raggiungere.

Se sei interessato ad altre versioni del RACI, puoi scoprire di più su RACI 2.0 qui.

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