Come Usare Smartsheet per la Gestione dei Progetti nel 2026
Ti è mai stato chiesto di creare un piano di progetto per un nuovo progetto in meno di 30 minuti? E se la richiesta arriva da un dirigente c-level alle 16:30 di un venerdì? È successo a me. Mentre questa richiesta farebbe bloccare la maggior parte dei project manager, io ho continuato perché sapevo di avere a disposizione i migliori strumenti sul mercato.
Ho risposto a questa esigenza utilizzando Smartsheet per la gestione del progetto e sfruttando i potenti strumenti di pianificazione che sono il cuore della piattaforma Smartsheet. Il richiedente di questo piano di progetto, per fortuna, aveva già una narrazione con elencati i compiti e le scadenze previste.
Con queste informazioni, sono riuscito a creare un piano di progetto con attività, responsabili, date di inizio e fine per ogni attività in Smartsheet in meno di quindici minuti. Che sollievo! Il mio fine settimana è potuto iniziare in orario.
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Smartsheet è facile da usare e accessibile anche ai principianti, ma è anche scalabile come piattaforma per la gestione di progetti aziendali. Se sai usare un foglio di calcolo puoi usare Smartsheet. Questa è la sua bellezza: è molto semplice e facile da usare, anche per chi non è project manager.
Ho personalmente utilizzato Smartsheet per tutto, dall'organizzazione di una gita in campeggio alla gestione di un portafoglio progetti PMO e tutto ciò che sta nel mezzo. Smartsheet è il mio strumento di riferimento per la pianificazione e gestione dei progetti perché diventa davvero intuitivo una volta presa dimestichezza.
In questo articolo vedremo come usare Smartsheet per la gestione di progetti, passando attraverso ogni fase del ciclo di vita predittivo della gestione progetti. Condividerò anche i miei consigli da esperto per ottenere il massimo da Smartsheet.
Hai bisogno di qualche informazione di base prima di iniziare? Prova: Che cos'è un software di project management?
Come Gestire Progetti con Smartsheet
Smartsheet è uno strumento che può essere usato per gestire progetti aiutandoti a pianificare, organizzare e monitorare l'avanzamento di un progetto durante tutto il ciclo di vita del progetto. Offre una varietà di funzionalità e strumenti che possono essere utilizzati per creare un piano di progetto, assegnare attività e risorse, monitorare i progressi e comunicare con i membri del team.
Il ciclo di vita della gestione di progetto si riferisce alle diverse fasi che un progetto attraversa dalla sua avviamento al completamento. Queste fasi (soprattutto in progetti di tipo predittivo) tipicamente includono avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, e chiusura.
Il numero esatto e la natura di queste fasi possono variare in base allo specifico progetto e alla metodologia di project management utilizzata.
Molti project manager tradizionali di tipo predittivo hanno storicamente utilizzato Microsoft Project o altre applicazioni di gestione progetti e risorse come loro strumento principale di gestione.
Quello che ho scoperto nella mia esperienza è che Smartsheet è più semplice da utilizzare e più accessibile rispetto a Microsoft Project quando si fa un confronto tra software di gestione progetti. Quando affronto un progetto di tipo adattivo, di solito mi rivolgo a Jira Software e Jira Work Management. O, almeno, a un software di gestione progetti integrato con Jira.
Per usare Smartsheet nella gestione di un progetto, bisogna innanzitutto creare un piano di progetto che definisca le varie attività e le milestone coinvolte, insieme alle eventuali dipendenze e vincoli. Puoi quindi usare lo strumento per assegnare attività ai membri del team, fissare le scadenze e monitorare l'avanzamento di ciascuna attività.
Gli utenti che hanno familiarità con la gestione progetti su Excel o strumenti di foglio di calcolo simili si troveranno molto a loro agio con Smartsheet, grazie all'interfaccia analoga.
Smartsheet sembra una transizione naturale da Excel. È più intuitivo per l’utente ma mantiene la stessa interfaccia familiare che rende facile la formazione.
Smartsheet offre anche funzionalità che permettono di monitorare e controllare il progetto, come la possibilità di creare report e dashboard personalizzati, e di impostare avvisi e notifiche per restare sempre aggiornati su eventuali modifiche o problematiche. Inoltre, lo strumento permette di collaborare con i membri del team e gli stakeholder e di condividere aggiornamenti e report di avanzamento con loro.
Nel complesso, Smartsheet può essere uno strumento prezioso per gestire un progetto aiutando a pianificare, organizzare e monitorare l’avanzamento dei lavori e favorendo la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team.
Se pensi che questo possa essere d’aiuto nella tua attività, continua a leggere mentre analizziamo ogni fase e come sfruttare Smartsheet per diventare un project manager migliore e più intelligente.
Consiglio Pro: Quando scegli uno strumento, è importante confrontare le tipologie di soluzioni per la gestione dei progetti disponibili sul mercato.
Avvio
L’avvio del progetto è la prima fase in cui vengono definiti gli obiettivi generali del progetto e si sviluppa un piano di massima per raggiungerli. In questa fase si costituisce il team di progetto e si definisce l'ambito del progetto.
L’avvio di un progetto comincia proprio dall’inizio, quando il project manager, il responsabile PMO o lo sponsor del progetto immaginano per la prima volta un'iniziativa e vogliono avviarla. Questo accade prima che venga redatto un piano di progetto e prima di sapere cosa dovremo fare.
Come project manager e responsabile di altri project manager, per me è fondamentale ricevere informazioni dagli stakeholder o dai richiedenti progetto durante la fase di avvio.
Per standardizzare questo processo, utilizzo i moduli di Smartsheet per raccogliere informazioni direttamente dallo sponsor del progetto. Raccolgo dati sul richiedente, sui requisiti del progetto e su chi deve essere coinvolto, su ciò che è già stato fatto, ecc.
Una volta che tutte queste informazioni vengono fornite dallo sponsor tramite il mio modulo Smartsheet, ricevo una notifica via email relativa alla nuova richiesta e il team può iniziare a esaminare la richiesta e fissare un incontro con il richiedente per analizzare il modulo di raccolta e avviare la pianificazione.
Pianificazione
Questa è la fase in cui il team si riunisce per riflettere sui quesiti “come potremmo” necessari al raggiungimento degli obiettivi del progetto. In molti casi, in questo momento si tengono workshop, discussioni, raccolta dei requisiti e viene revisionata e definita l’architettura.
Per utilizzare Smartsheet nella pianificazione del progetto, innanzitutto crea un nuovo foglio e aggiungi le colonne necessarie per raccogliere le informazioni rilevanti, come il nome, le attività principali con date di inizio e fine, e i membri del team responsabili di ogni attività o sezione.
Puoi anche aggiungere note per tracciare le principali milestone e dipendenze del progetto. Le strutture di scomposizione del lavoro (WBS) sono molto semplici da creare in Smartsheet grazie all'opzione di gerarchia integrata, che permette di annotare dipendenze e predecessori su più livelli.
Una volta che hai impostato la bozza del piano in Smartsheet, invita i membri del team al foglio così che possano contribuire e collaborare al piano di progetto. Con Smartsheet è facile per il team aggiungere, aggiornare e monitorare l’avanzamento delle attività e delle milestone, restando informati su ogni modifica al piano.
Invita il team a rivedere ogni elemento del piano e lasciare commenti per assicurarti di aver registrato tutto ciò che si conosce sul progetto e che il piano sia aggiornato.
Una volta completato il piano di progetto, puoi utilizzare la visualizzazione Gantt di Smartsheet per visualizzare la timeline e vedere come le varie attività e milestone si incastrano. Questo può aiutare il team a individuare tempestivamente potenziali rischi e problemi.
Esecuzione
Oltre ad aiutare nell'avvio dei progetti, Smartsheet può essere utilizzato durante tutto il ciclo di vita del progetto per gestire e monitorare l'avanzamento delle attività e delle consegne, comunicare con i membri del team e prendere decisioni basate sui dati.
Alcuni modi specifici in cui Smartsheet può essere utilizzato nella fase di esecuzione di un progetto includono:
- Creazione di una timeline di progetto e monitoraggio dell'avanzamento delle attività e delle tappe fondamentali
- Gestione delle attività, assegnazione dei compiti e definizione delle scadenze ai membri del team
- Utilizzo della funzionalità integrata di diagramma di Gantt per visualizzare la timeline del progetto e le dipendenze tra le attività
- Utilizzo della formattazione condizionale per evidenziare eventuali elementi scaduti o in scadenza, in modo da richiamare l'attenzione prima che si allontanino troppo dalla data obiettivo
- Utilizzo degli strumenti di collaborazione in tempo reale per permettere ai membri del team di lavorare insieme
Monitoraggio e Controllo
Come strumento di gestione dei progetti, Smartsheet offre funzionalità che possono aiutare project manager e team a monitorare e controllare i propri progetti. Ovviamente, i progetti possono essere seguiti nel tempo tra attività, stati, traguardi e altro ancora.
Più importante in questa fase, tuttavia, sono gli strumenti a disposizione dei project manager per tenere traccia di tutto ciò che sta accadendo in un progetto e assicurarsi che tutti rimangano aggiornati su ciò che è successo e su cosa accadrà dopo.
La reportistica è un elemento chiave per monitorare e controllare qualsiasi progetto. Smartsheet aiuta i project manager a ridurre molto del lavoro manuale e ripetitivo nei report attraverso dashboard predefiniti, campi di riepilogo e report integrati.
I report possono essere creati su più fogli, il che aiuterà ulteriormente i project manager che gestiscono più progetti o svariate parti di un progetto più ampio.
Un'altra funzione che mi piace molto utilizzare in Smartsheet nella sezione di monitoraggio e controllo di un progetto è l'automazione dei flussi di lavoro, in particolare la parte in cui Smartsheet può chiedere aggiornamenti alle persone su attività aperte o scadute a intervalli ricorrenti, senza che debba essere io a notarlo e rincorrerli personalmente.
Utilizzo inoltre spesso gli avvisi automatici nei miei progetti per essere certo che le persone non cambino le cose in modo eccessivo senza che me ne accorga, e per assicurarmi che le attività non vengano chiuse (ovvero: cadano fuori dal mio radar) prematuramente.
Le notifiche automatiche e i flussi di lavoro basati su trigger sono fondamentali per tenere d'occhio cosa sta succedendo e cosa è cambiato nei miei progetti. Consideralo come un piccolo processo di mini-review per te come PM!
Chiusura
Quando arrivi alla chiusura del progetto, potresti pensare che il tuo lavoro sia finito—sbagliato! Il lavoro nella fase di chiusura è incredibilmente importante per il successo del progetto attuale e per il tuo successo futuro come project manager e/o team di delivery.
Qui la chiave è raccogliere le lezioni apprese e assicurarsi che tutto venga chiuso in modo ordinato. In Smartsheet, questo significa puntare la "i" su ogni iniziativa e barrare la "t" su ogni task (i per iniziativa e t per task, ovviamente) quando si arriva alla fine dell'incarico.
Quando entri nella fase di chiusura progressiva del progetto, rivedi il piano di progetto e valuta insieme al team se gli obiettivi desiderati sono stati raggiunti. Se sì, è il momento di chiudere tutti i punti rimasti aperti e riflettere su cosa si sarebbe potuto fare diversamente per ottenere un risultato più veloce o migliore.
Questo processo non serve solo a chiudere ufficialmente il progetto, ma è utile anche per dare al team un senso di conclusione e di realizzazione. Se trascurato, qualcuno potrebbe pensare che in futuro sia accettabile lasciar svanire le iniziative e che va bene disimpegnarsi prima di una chiusura formale… uh oh.
Sfrutta Smartsheet per raccogliere le lezioni apprese. Alcuni team completano anche una checklist di chiusura progetto dove ogni voce viene descritta e spuntata ufficialmente da un approvatore assegnato. Una volta che tutto è risolto, non dimenticate di festeggiare con il vostro team!
9 Consigli & Trucchi da Esperti
Nella mia esperienza con Smartsheet per la gestione dei progetti, ci sono alcuni suggerimenti e trucchi fondamentali che io e i miei team abbiamo adottato come prassi comune.
Ecco alcuni consigli da esperti per usare Smartsheet nella gestione dei progetti:
- Tranquillizzate i dirigenti che vogliono vedere un piano di progetto con un diagramma di Gantt. Utilizza la visualizzazione Gantt per vedere la timeline del progetto e condividerla facilmente con gli stakeholder. Spesso mi viene chiesto il piano di progetto da dirigenti preoccupati. Nella maggior parte dei casi, vogliono solo vedere un diagramma di Gantt. Assicuratevi che la visualizzazione Gantt sia attiva come predefinita quando condividete un foglio con un dirigente!
- Parlate la lingua dei vari team con il calendario. Molti team utilizzano i calendari per organizzare il loro lavoro. Utilizzate la visualizzazione calendario in Smartsheet per andare incontro a queste esigenze e far sentire i team sicuri di avere la situazione sotto controllo. Una delle funzioni che preferisco di Smartsheet è poter trasformare le date delle attività in un calendario a cui altri possono iscriversi! Ho usato questa funzione per tutti i tipi di programmazioni fisse, inclusa l'aggiunta di voci del syllabus del corso nel mio calendario personale.
- Usa la Kanban Board o la metodologia di pianificazione Kanban con i team che spesso lavorano in Trello o Jira. Smartsheet permette un tipo e livello di pianificazione diverso rispetto a Jira, ma alcuni team vogliono comunque lavorare con le schede, quindi Smartsheet offre una vista Kanban Board personalizzabile.
- Raccogliete dati da chiunque con i moduli Smartsheet. Ho sfruttato i moduli in progetti rivolti ai clienti, iniziative operative interne, flussi di lavoro di approvazione e altro. L’uso dei moduli è un ottimo modo per raccogliere dati direttamente dalla fonte e automatizzare ciò che succede dopo.
- Tieni sotto controllo tutto ciò che accade nel tuo foglio di progetto con il registro attività. Non potete immaginare quanto sia frustrante non sapere cosa è cambiato o chi ha modificato cosa. Il registro attività tiene traccia di tutte le modifiche, per persona, cosa è stato cambiato, quando, ecc.
- Gestisci spesso progetti simili nel tempo? Usa la funzione Template in Smartsheet per risparmiare tempo e minimizzare le attività ripetitive iniziando i progetti da template preimpostati invece che da zero. Non siete limitati ai template predefiniti: è possibile creare i propri!
- Sfrutta le integrazioni di Smartsheet. Se lavori con team che usano principalmente altri strumenti o hai iniziato ad automatizzare il flusso di lavoro, valuta quali integrazioni Smartsheet possono semplificarti la vita. Importi dati da un’altra fonte in Smartsheet? Crea un’integrazione per questo. Personalmente ho integrato Smartsheet con Google Sheets, Microsoft Excel, PowerBI, Salesforce, Microsoft Teams e Atlassian Jira.
- Se ti blocchi durante il percorso, Smartsheet offre un incredibile numero di risorse e tutorial online oltre a webinar che affrontano tanti temi diversi e casi d’uso. Di solito utilizzo Google per trovare ciò di cui ho bisogno e il mio problema si risolve in pochi minuti. Scopri di più nella knowledge base di Smartsheet.
Mettiamoci al lavoro con Smartsheet!
In questo articolo abbiamo illustrato alcuni suggerimenti e trucchi per usare il software nella gestione dei progetti. Ma non fermatevi qui: sperimentate e scoprite cosa funziona meglio per voi.
La cosa fantastica di Smartsheet è la sua flessibilità: potete personalizzarlo in base alle vostre esigenze. Quindi siate creativi e scoprite come potete usare questo potente strumento per rendere i vostri progetti più fluidi. Se vi appassionate davvero a Smartsheet, potreste persino pensare di ottenere la certificazione Smartsheet!
Come pensate di utilizzare Smartsheet nel vostro prossimo progetto? Fatemelo sapere nei commenti qui sotto e non dimenticate di abbonarvi a The Digital Project Manager per rimanere aggiornati su consigli, trucchi e tendenze che renderanno il vostro lavoro più semplice!
