5 Strategie Per Gestire Più Progetti Contemporaneamente
Gestire più progetti contemporaneamente può essere una vera sfida. Forse ti è stato chiesto di occuparti di diversi progetti interni, stai seguendo una manciata di iniziative esterne, o addirittura ci si aspetta che tu riesca a bilanciare incarichi sia all'interno che all'esterno della tua organizzazione.
Indipendentemente dalle circostanze, è facile sentirsi sopraffatti dalle numerose richieste, dalle diverse aspettative di reportistica e dalle priorità che spesso si contraddicono. Come puoi mantenere te stesso e il tuo team sulla giusta rotta?
Gestisco progetti internazionali da oltre 15 anni: ecco su cosa dovresti concentrarti.
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1. Definisci i tuoi limiti
Quando si tratta di accettare più progetti contemporaneamente, devi essere realistico riguardo alle tue competenze e capacità. Ti serve esperienza per avere la credibilità e la sicurezza che ti permetteranno di guidare. Se sei nuovo nella gestione dei progetti, probabilmente il modo migliore per iniziare – sia per te che per la tua organizzazione – è concentrarsi su uno o due progetti per affinare le tue capacità. È così che ho iniziato io, e darmi il tempo necessario mi ha permesso di capire cosa funziona e cosa no.
In definitiva, conosci i tuoi limiti meglio di chiunque altro. Se la tua organizzazione si aspetta che tu ti faccia carico di un carico di lavoro eccessivo—uno che potrebbe portare a risultati negativi nei progetti—è importante farsi sentire e dire di no sul lavoro. Devi fissare aspettative ragionevoli per te stesso e il tuo team per poter avere successo su tutti i fronti.
2. Conosci i limiti del tuo team
La gestione di più progetti si basa tutta sul lavoro di squadra. Anche i membri del tuo team hanno dei confini e dei limiti. Qual è la loro capacità lavorativa? Su quali priorità potrebbero dover concentrare la propria attenzione?
Quando pianifichi le risorse per più progetti, è fondamentale conoscere la disponibilità dei tuoi collaboratori, quali compiti hanno già in agenda e eventuali vincoli personali (come ferie personali, festività nazionali, permessi, ecc.). L’ultima cosa che vuoi è un team completamente esaurito.
Questo è il motivo per cui avere il giusto software di project management che ti assista nella gestione delle risorse può rivelarsi estremamente utile. Lo strumento ti permette di avere un cruscotto chiaro su chi sta lavorando a cosa, lo stato di avanzamento delle attività e chi potrebbe essere sovraccarico di incarichi. Può aiutarti a comprendere meglio quali risorse stai utilizzando, così da poter prendere decisioni più consapevoli riguardo priorità e delega delle attività.
Inoltre, è importante conoscere le competenze del tuo team: in cosa eccellono, cosa desiderano sviluppare e su cosa devono migliorare. Questo ti aiuterà a prevenire colli di bottiglia e attriti con gli stakeholder, ed è uno degli aspetti più importanti nell’utilizzo delle soluzioni di project management.
Ad esempio, avere un solo data scientist assegnato ad un progetto di intelligenza artificiale non funzionerà. Come project leader, probabilmente non sarai tu a poter decidere o investire il budget per la formazione professionale, ma sei sicuramente colui che può identificare le competenze necessarie per il portafoglio progetti e sostenere i bisogni del tuo team.
3. Comunica con i tuoi stakeholder
Quando gestisci progetti su larga scala, riceverai molte richieste contemporaneamente dagli stakeholder di progetto. Ovviamente, ogni richiesta sarà "urgente".
Per riuscire a distinguere tra la confusione e capire quali richieste abbiano effettivamente la massima priorità, devi avere una visione d'insieme più ampia. Quali sono i veri vincoli di ciascun progetto? Quali sono le tempistiche e i deliverable previsti? Ad esempio, se capisci che stai lavorando su un progetto regolatorio, saprai quanto sia importante consegnarlo nei tempi previsti e rispettare la pianificazione del progetto.
La chiave qui è la gestione degli stakeholder. Devi costruire relazioni strette con ciascuno degli stakeholder dei tuoi vari progetti. Confrontati regolarmente con loro per capire meglio i loro vincoli, bisogni ed aspettative. Sii trasparente riguardo ai problemi del tuo team e alle soluzioni che hai adottato. Allo stesso modo, tienili aggiornati sui tuoi successi e sui progressi rispetto agli obiettivi di progetto. Qui è utile sfruttare le migliori app di project management che possono aiutarti a organizzare e distribuire le informazioni in modo efficace.
Queste discussioni regolari ti aiuteranno a sviluppare una roadmap realistica e a conoscere il margine per eventuali ritardi. Se hai una buona relazione con i tuoi stakeholder, ti sentirai anche più a tuo agio nel dire "no" alle richieste. Gestire più richieste diventa più semplice con una dashboard di project management che consolida avanzamento e scadenze in un unico posto.
Se puoi, cerca strumenti di comunicazione con gli stakeholder all’interno delle funzionalità delle piattaforme di project management che decidi di adottare.
4. Gestisci il Tuo Tempo in Modo Efficiente
Quando gestisci più progetti, devi essere un maestro della gestione del tempo.
Come project manager, sentirai che gran parte del tuo tempo viene speso in riunioni. Fra incontri con i membri del team per discutere risultati e ostacoli, e incontri con gli stakeholder che hanno bisogno di informazioni sui progressi del progetto, può diventare davvero impegnativo.
Quando gestisci più progetti, un solido monitoraggio dei progetti può aiutarti a tenere sotto controllo l’avanzamento di tutte le iniziative.
Per aiutarti a gestire il caos, ecco come organizzo il mio calendario. Ogni mattina, inizio controllando le azioni in sospeso per ciascun progetto per vedere se c’è qualcosa bloccato. Esamino cosa è in sospeso, valuto come scomporre le attività in parti gestibili, e individuo con chi devo mettermi in contatto o sollecitare per assicurarmi che il progetto proceda. Cerco anche di programmare tutte le conference call al mattino. Prima di fissare una riunione, mi chiedo quanto sia davvero importante discutere di persona. Inoltre, cerco di limitarne la durata, organizzando riunioni da 50 minuti invece che da un’ora intera. Nel pomeriggio, blocco slot nell’agenda dedicati al lavoro focalizzato. Per ogni progetto, creo anche promemoria a calendario per le principali scadenze e tappe importanti.
Gestire più progetti richiede competenze chiave nel project management per assicurarsi che le scadenze vengano rispettate senza sovraccaricare il team.
5. Sfrutta Template e Automazione
Quando gestisci più progetti, i template diventano i tuoi migliori alleati. È importante standardizzare il più possibile. Se non lo hai già fatto, crea template per i kick-off di progetto, le consegne, i go/no-go, ecc.
Non è nemmeno necessario partire da zero. Online o direttamente nel tuo software di gestione progetti ci sono moltissimi modelli disponibili. Potrebbe volerci un po' di tempo per crearli o personalizzarli in base alle tue esigenze, ma così risparmierai un sacco di tempo in futuro.
Modelli e automazioni dovrebbero essere alcune delle funzionalità chiave di una piattaforma di gestione progetti che dovresti cercare in ogni nuovo strumento.
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La storia dei software di gestione progetti mostra come questi strumenti si siano evoluti per rispondere alle crescenti esigenze delle aziende moderne, compresa la gestione simultanea di più progetti.
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