Come Creare Un Diagramma Di Gantt In Excel In 12 Semplici Passi
Una volta utilizzato esclusivamente da project manager professionisti, i progressi della tecnologia—specialmente nei fogli di calcolo e nei software per diagrammi di Gantt—hanno reso l’uso di un diagramma di Gantt accessibile anche a chi ha poca esperienza nella gestione dei flussi di lavoro.
In questo articolo, ti spiegherò perché, nonostante le innovazioni che ho menzionato, non dovresti creare diagrammi di Gantt in Excel, ma anche come farlo se proprio lo desideri.
Cos’è un Diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è uno strumento che ti aiuta a organizzare e monitorare visivamente le attività e le tempistiche di un progetto. Può aiutarti a visualizzare la programmazione, rispettare le scadenze e assicurarti che il tuo progetto proceda senza intoppi.
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L’asse verticale include tutte le attività che verranno svolte durante il progetto, mentre l’asse orizzontale rappresenta il tempo stimato necessario per ogni attività.
Dunque, se vuoi impressionare il tuo capo e i tuoi colleghi con le tue competenze di project management, salta sul carro dei diagrammi di Gantt—e non dimenticare il casco.
Perché Non Dovresti Creare un Diagramma di Gantt in Excel
Aspetta—prima di aprire Excel e pianificare il tuo prossimo grande progetto, lascia che ti dica perché forse dovresti fermarti un attimo. I diagrammi di Gantt in Excel possono essere complicati da creare, difficili da modificare e soggetti a errori.
Inoltre, con tutti gli innovativi strumenti di project management disponibili, perché accontentarsi di qualcosa di così basilare come Excel? Fidati, il tuo progetto (e la tua sanità mentale) ti ringrazieranno se abbandoni il diagramma di Gantt in Excel (o in Google Sheets) e sperimenti con alternative più moderne. Ecco i miei motivi:
1. Esistono alternative migliori
Esistono molti software specifici per i diagrammi di Gantt pensati proprio per questo. Uno dei vantaggi del software per diagrammi di Gantt è che è molto più facile da usare rispetto a Excel e permette di creare un diagramma di Gantt dall’aspetto professionale con grande facilità. Inoltre, la maggior parte dei software di project management oggi offre già la funzionalità di diagrammi di Gantt integrata.
Ecco alcuni creatori e app per diagrammi di Gantt che dovresti considerare al posto di Excel. Scopri di più su funzionalità chiave e prezzi leggendo la nostra guida completa ai creatori di diagrammi di Gantt.
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2. I diagrammi di Gantt devono essere semplici
Un diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che mostra le date di inizio e fine delle varie attività di un progetto. I diagrammi di Gantt dovrebbero essere semplici, ma Excel li rende complicati richiedendo molto più lavoro rispetto ad altri strumenti (come vedrai nella prossima sezione).
3. Excel non è pensato per i diagrammi di Gantt
Excel è un programma di fogli di calcolo e non è progettato per creare diagrammi di Gantt. Certo, puoi crearne uno in Excel, ma richiede molto più lavoro rispetto all’utilizzo di un software dedicato. Allo stesso modo, anche Jira non è pensato per i diagrammi di Gantt e, sebbene esistano soluzioni alternative per creare diagrammi di Gantt in Jira, è comunque meglio optare per software specifici.
4. Rischi di ottenere un diagramma disordinato
Poiché Excel non è nato per realizzare diagrammi di Gantt, molto probabilmente finirai per creare un grafico disordinato se proverai a farlo lì. Questo perché Excel non dispone di tutte le funzioni necessarie per ottenere un diagramma di Gantt pulito e professionale.
5. Aggiornare il diagramma sarà difficile
Se devi apportare modifiche al tuo diagramma di Gantt, sarà molto più difficile se lo hai realizzato in Excel. Questo perché dovrai aggiornare manualmente le date di inizio e fine per ogni attività, il che può richiedere molto tempo e portare facilmente a errori.
6. Non potrai condividere facilmente il diagramma
Se vuoi condividere il diagramma di Gantt con altre persone, sarà molto più complicato se lo hai realizzato in Excel. Dovresti infatti inviare l’intero file Excel, che potrebbe essere troppo pesante da aprire per alcuni. Inoltre, chi non dispone di Excel installato sul proprio computer non potrà aprire il file.
Creare un diagramma di Gantt in Excel può sembrare una soluzione semplice e comoda, ma non lasciarti ingannare—la comodità non è sempre la scelta migliore. Excel è uno strumento potente per calcoli e tabelle, ma non nasce per la gestione dei progetti.
I diagrammi di Gantt richiedono un livello di complessità che può essere difficile da ottenere in Excel, portando a un grafico confuso e disordinato che può essere più di ostacolo che di aiuto. Quindi, se sei tentato di scegliere la via più semplice e usare Excel per il tuo diagramma di Gantt, pensaci due volte: ci sono opzioni molto migliori che ti renderanno la vita più facile a lungo termine.
Se non sei ancora convinto, dai un'occhiata al nostro confronto completo tra software di project management ed Excel.
Come Creare un Diagramma di Gantt in Excel in 12 Passaggi
Vediamo insieme i passaggi per creare un diagramma di Gantt in Excel, nel caso tu decida di seguire questa strada (di nuovo, davvero, non dovresti farlo).
Per prima cosa, inserisci le attività del progetto in un foglio di lavoro Excel. Poi, crea una timeline con date di inizio e fine. Quindi calcola la durata delle attività, aggiungi un grafico a barre impilate e formatta tutto secondo le tue necessità. Infine, aggiungi una legenda e applica una formattazione condizionale agli indicatori di stato, in modo che il grafico sia visivamente gradevole e facile da leggere.
Segui questa guida passo passo per creare un diagramma di Gantt in Excel da zero. Leggi di più su come creare un diagramma di Gantt qui.
1. Crea un nuovo foglio di lavoro
Apri Microsoft Excel e crea un nuovo documento di foglio di lavoro. Aggiungi il titolo del diagramma di Gantt come nome del file.
2. Inserisci il nome di ciascuna attività
Nella colonna B, nella riga 1, aggiungi la descrizione della colonna 'Titolo Attività'. Poi, a partire dalla riga 2, inserisci i nomi di ciascuna attività necessaria per completare il progetto, elencandole in ordine dalla prima all'ultima. Una volta inseriti tutti i nomi delle attività, ti consiglio di mettere in grassetto le tue milestone per un riferimento più immediato.
3. Nella colonna C inserisci il titolo 'Responsabile Attività'
Poi, nella riga 1, assegna un responsabile per ciascuna attività. Questa è la persona responsabile dei suoi progressi e del completamento nei tempi previsti.
4. Inserisci il titolo di colonna 'Data di Inizio' nella prima cella della colonna D
Inserisci la prima data di inizio in D2 e poi inserisci una data di inizio per ciascuna attività nella colonna D, usando un formato numerico come gg/mm/aaaa o quello che preferisci.
5. Inserisci il titolo di colonna 'Data di Scadenza' nella prima cella della colonna E
Poi inserisci la data di fine del tuo progetto nella seconda cella della colonna E, utilizzando lo stesso formato numerico usato per la data di inizio.
6. Calcola la durata di ciascuna attività in giorni
Nella colonna F utilizza la funzione ‘=DAYS360(D3;E3)’ e così via per ogni riga.
Il tuo foglio Excel dovrebbe apparire così:
7. Crea un menu a tendina per lo stato dell’attività
Poi, aggiungi uno stato per ciascuna attività nella colonna G. Gli indicatori di stato consigliati sono:
- Non iniziata
- Verde
- Giallo
- Rosso
- Completata
- In corso
8. Aggiungi i numeri WBS
Aggiungi un numero WBS o una numerazione per un riferimento semplice nella Colonna A, sul lato sinistro dei nomi delle attività.
9. Aggiungi le tue dipendenze
Per farlo, aggiungi una colonna per 'Numero WBS Predecessore Attività' nella Colonna H e compilala per ciascuna attività secondo necessità.
Ora, il tuo foglio Excel dovrebbe apparire così:
10. Inserisci un grafico a barre impilate
Aggiungi un grafico a barre impilate al tuo foglio di lavoro basandoti sui nomi delle attività, la data di inizio e la durata.
All'interno dello stesso foglio di lavoro che contiene la tua tabella Excel, fai clic su una cella vuota. Dalla scheda Inserisci nella barra multifunzione, scegli Grafici. Imposta il tuo Gantt in Excel selezionando il tipo di grafico a barre, quindi seleziona Grafico a barre in pila dal menu a discesa nella categoria Grafici della barra multifunzione (non scegliere Grafico a barre 100% in pila).
Quindi fai clic all'interno dell'area vuota del grafico per accedere al menu Seleziona origine dati.
Per iniziare, dobbiamo dare un nome ai dati del nostro progetto (Serie). Posiziona il cursore nell'area vuota sotto Nome serie e fai clic su Data di inizio nell'intestazione della colonna della tua tabella. Scendi a Valore per Serie nella finestra Modifica serie. Qui dovrai inserire le date di inizio delle tue attività. Basta fare clic sulla piccola icona a forma di freccia e selezionare tutte le date di inizio.
Ripeti poi gli stessi passaggi per la colonna della durata.
Le attività nel tuo diagramma di Gantt potrebbero essere elencate al contrario, con l'attività più recente in alto e la prima in basso.
Puoi semplicemente modificarle. Per farlo, fai clic su ognuno degli elementi lungo l'asse verticale del tuo Gantt per selezionarli tutti contemporaneamente e aprire il riquadro attività Formato asse. Spunta la casella Categorie in ordine inverso sotto l'intestazione Opzioni asse e la sottointestazione Posizione asse all'interno del riquadro attività Formato asse.
11. Personalizza il formato del grafico a barre in pila
Fai clic sulla parte blu di una qualsiasi barra del tuo diagramma di Gantt per selezionare tutte le barre delle attività contemporaneamente. Seleziona Formato serie dati dal menu contestuale quando hai terminato di formattare ciascuna serie di dati.
Per accedere alle impostazioni Riempimento & Linea, vai alla finestra Formato serie dati di Excel e fai clic sull'icona Riempimento & Linea (sembra una lattina di vernice). Tra le opzioni, sotto Riempimento seleziona Nessun riempimento. Come opzione di bordo, scegli Nessuna linea subito sotto.
Per esempio, ho messo in grassetto le etichette delle assi data/attività e cambiato il colore delle barre.
12. Aggiungi qualche formattazione condizionale
Aggiungi la formattazione condizionale alla colonna di indicatore di stato e inserisci una legenda sotto la tabella per spiegare gli indicatori di stato, in modo da fornire agli utenti come i tuoi membri del team alcune informazioni aggiuntive.
Ecco come dovrebbe apparire il tuo diagramma di Gantt in Excel dopo aver completato i passaggi da 1 a 12.
Esiste un modello di diagramma di Gantt per Excel?
Quando si tratta di gestione dei progetti, un diagramma di Gantt è uno strumento fondamentale per mantenere tutto organizzato e sotto controllo. Sono disponibili moltissimi modelli di diagrammi di Gantt per Excel e molti modelli per Google Sheets possono essere riadattati per Excel.
Troverai diversi modelli di diagrammi di Gantt e di timeline dei progetti all'interno della Membership DPM, ma ti consiglio comunque prima di provare alcuni degli altri strumenti elencati sopra: ti semplificheranno molto la vita.
Tocca a te
Creare un diagramma di Gantt in Excel può sembrare scoraggiante, ma se davvero vuoi procedere in questo modo, questi 12 passaggi lo rendono molto più semplice. Tuttavia, spesso non è l'opzione migliore a causa dei limiti intrinseci di Excel.
Utilizzare invece un software specializzato può essere la soluzione migliore per assicurarsi che il progetto proceda nei tempi previsti e soddisfi tutte le aspettative. Se hai trovato utile questo articolo, perché non ti iscrivi alla newsletter di The Digital Project per altri consigli su diagrammi di Gantt e argomenti correlati? Sarai felice di averlo letto.
