Come Avviare i Progetti al Meglio con i Tuoi Clienti
Tutti desideriamo ottimi kick-off meeting per i nostri progetti, ma stiamo davvero preparando il terreno con i nostri clienti per avere un migliore incontro di avvio progetto con loro? A volte i progetti partono un po' storti perché ci buttiamo subito nel progetto senza conoscere davvero il cliente e senza comprendere fino in fondo quei requisiti taciti, latenti, informali che potrebbero non essere mai stati annotati, ma la cui assenza ci impedisce di capire veramente cosa occorra per avere successo.
I progetti possono incepparsi già durante il meeting di avvio, proprio quando dovremmo essere ancora nella fase di luna di miele! Ma esiste un modo semplice per aumentare le probabilità che il tuo kick-off meeting di progetto proceda per il meglio, avere riunioni più efficaci con il cliente e avviare il progetto su una traiettoria positiva. È semplice come pranzare insieme. Organizza un incontro con il cliente prima del kick-off meeting ufficiale, prendete qualcosa da mangiare, scambiate quattro chiacchiere, e risolvete in anticipo quei dettagli spinosi e fastidiosi che tendono a far deragliare le cose. Ecco una guida su come iniziare meglio i progetti con i clienti, con un incontro informale pre-kickoff davanti a un pranzo.
Pranza insieme e organizza un pre-kickoff di progetto con il cliente
Dopo un kick-off interno, ma prima del kick-off col cliente, prenditi un po' di tempo per confrontarti con il cliente così che il 'vero' kick-off meeting con i loro stakeholder e il loro team possa essere il più produttivo ed efficiente possibile. Nello scenario ideale questo incontro avverrebbe di persona, davanti a un caffè o a pranzo, ma all'occorrenza può essere fatto anche via Skype o telefono.
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Lo scopo di incontrare il cliente prima del “vero” kick-off meeting è di allineare le aspettative fuori dal contesto (potenzialmente molto più politico) della riunione ufficiale. È un'opportunità per creare un buon rapporto col cliente, condividere informazioni essenziali sul team e sul progetto, e raccogliere più dettagli possibile da utilizzare nella definizione dell'agenda dell’incontro di avvio. La discussione dovrebbe essere focalizzata su come lavorerete insieme e, per quanto possibile, allineare le aspettative.
Esempio di agenda per un pre-kickoff con il cliente
Per una rapida panoramica dell’agenda, guarda il nostro video:
Anche se ogni progetto richiederà una propria personalizzazione dell’agenda, è importante assicurarsi di coprire almeno alcuni punti fondamentali. Ecco a grandi linee una possibile suddivisione dei tempi per inserirla in una riunione di 60 minuti:
- Presentazioni – qualche battuta per rompere il ghiaccio (5 min)
- Revisione dei team di progetto – chi è responsabile di cosa? (3 min)
- Processo di approvazione – chi firma i deliverable e qual è il processo? (3 min)
- Revisione dello Statement of Work – cosa facciamo, quando, come e cosa produrremo? (20 min)
- Discutere la gestione di rischi, problemi e cambiamenti – qual è l’atteggiamento e l’approccio del cliente verso la gestione di rischi e cambiamenti? (3 min)
- Reportistica – come monitoreremo e comunicheremo l’avanzamento, e a chi? (3 min)
- Collaborazione – quali strumenti useremo per lavorare insieme? (3 min)
- Materiali – cosa ci serve per iniziare? (5 min)
- Agenda del kickoff – di cosa parleremo nel kick-off cliente? (5 min)
- Varie ed eventuali – c’è altro di cui dobbiamo parlare? (5 min)
1. Presentazioni – qualche battuta per rompere il ghiaccio (5 min)
A meno che il cliente non abbia portato con sé l’intero team di progetto, questa è l’occasione per un confronto più personale che consente di gestire meglio il progetto e ridurre le brutte sorprese. L’obiettivo qui è conoscere il cliente al di fuori del contesto strettamente progettuale e iniziare a costruire una relazione e un livello di fiducia che si svilupperà nel tempo e vi aiuterà ad affrontare insieme gli alti e bassi del progetto.
2. Revisione dei team di progetto – chi è responsabile di cosa? (3 min)
Nel “vero” kick-off meeting ci sarà occasione di ricapitolare ruoli e responsabilità con l’intero team di progetto. Lo scopo di discutere il team in questa fase è di ottenere e condividere una panoramica dinamica sul funzionamento della squadra.
Stai cercando di avere una prospettiva dietro le quinte su chi sarà coinvolto nel progetto e in che misura. È utile sapere qual è il modo migliore per coinvolgere i membri del team affinché aiutino a far progredire il progetto, così come individuare chi potrebbero essere alleati e sostenitori e chi, invece, potrebbe creare qualche ostacolo.
È anche un'opportunità per presentare le risorse che hai assegnato al progetto, in modo che il cliente abbia fiducia nel team che parteciperà alla riunione di kickoff. Offrendo loro un piccolo sguardo dietro le quinte sulla tua squadra, auspicabilmente anche il cliente ricambierà e fornirà informazioni sulle personalità che potrebbero influenzare il progetto, in positivo o in negativo.
3. Processo di approvazione – il processo e il personale per l’approvazione dei deliverable? (3 minuti)
Dopo aver passato in rassegna il "chi è chi" dei team di progetto e aver individuato la squadra, è semplice passare alla governance, e chi dovrà approvare cosa durante il progetto. È importante chiarire, partendo dallo SoW, quali sono le ipotesi fatte in termini di approvazione rispetto ai tempi e ai cicli di revisione.
Devi cercare di capire dal cliente se il processo che hai previsto nello SoW funzionerà. La timeline è sufficiente? Sono previsti abbastanza cicli di revisione nello SoW? Alcuni membri del team sono difficili da programmare per riunioni o approvazioni? Saranno in ferie durante il progetto?
4. Revisione dello SoW – cosa facciamo, quando, come e cosa produrremo?
Di tutti i punti all'ordine del giorno, questo è probabilmente il più importante per allineare le aspettative, quindi vale la pena dedicarvi una parte significativa dell'incontro. Devi entrare alla "vera" riunione di kickoff dopo aver discusso questo aspetto nel dettaglio, così da essere allineato con il cliente.
Questa è un’opportunità per illustrare al cliente la bozza dello SoW in modo dettagliato e sì, significa proprio questo: dettagliare come verrà gestito il progetto, quali attività potranno essere svolte, e fino a che punto (all'interno del budget e dei tempi previsti) e quali saranno i deliverable. È importante evidenziare i cicli di revisione, le dipendenze e le ipotesi, così da essere sulla stessa lunghezza d’onda riguardo a ciò che il progetto consegnerà realmente.
Se lasci la discussione dello SoW alla riunione di kickoff col cliente, la situazione potrebbe precipitare – le dinamiche di un grande team cliente che propone idee su cosa includere o meno non sono mai piacevoli. Le discussioni sullo scope è meglio affrontarle in piccoli incontri con il cliente, dove è possibile un confronto diretto, senza trasformarlo in un dibattito collettivo.
5. Discutere RAID (Rischi, Ipotesi, Problemi, Dipendenze) e gestione del cambiamento – qual è l’atteggiamento e l’approccio del cliente nella gestione del rischio e dei cambiamenti? (3 min)
Per completare la discussione sullo SoW, vale la pena confrontarsi col cliente sulle sue preferenze nella gestione di rischi e problemi, così come sulla sua disponibilità al cambiamento. Se possibile, prima della riunione, prepara un registro rischi o RAID log e analizzalo durante la discussione. Vuoi impostare da subito l’aspettativa di voler essere trasparente nell’individuare e affrontare rischi e problemi insieme in modo collaborativo.
Ti sarà utile capire dal cliente quanto margine di manovra c’è sul budget. Un modo efficace per parlarne potrebbe essere chiedere se c’è budget aggiuntivo per variare il progetto se emergono nuove opportunità – come cicli extra di sviluppo design, nuovi sviluppi funzionali o ulteriori test con gli utenti. È necessario avere una visione condivisa su cosa sperano di ottenere.
Ricorda anche di parlare dell’uso della contingency e di chiarire a cosa serve e come potrà essere utilizzata; è un budget per rischi e problemi o per gestire piccoli cambiamenti nel corso del progetto? Suggerisci un approccio su come pensi debba essere utilizzata in modo da avere chiarezza su cosa farai quando dovesse presentarsi qualcosa di inaspettato nel progetto.
6. Reporting – come monitoreremo e comunicheremo l’avanzamento del progetto, e a chi? (3 minuti)
Per monitorare l’avanzamento del progetto sarà necessario un report di stato che mostri come il progetto sta procedendo in termini di budget, tempistiche, attività e milestone. Allo stesso modo della preparazione richiesta per mostrare come prevedi di gestire i rischi, è utile preparare un report di stato da condividere con il cliente per assicurarti che formato e dettaglio siano adatti alle sue esigenze.
Impostare correttamente formato e dettagli del tuo report di stato può essere importante perché spesso è collegato alla fatturazione. Devi assicurarti che il cliente riceva il giusto livello di dettaglio continuo, così che non rimandi il pagamento delle fatture. Per aiutare in questo, inserisci il budget nel report di stato insieme all’importo della prossima fattura e alla data prevista di emissione.
Accordatevi sulla lista di distribuzione per il report di stato così che tutti coloro che devono essere informati siano tenuti aggiornati su ciò che accade nel vostro progetto. È sempre meglio distribuire il report a un pubblico più ampio del necessario, in modo che, nel caso qualcosa non vada secondo i piani, nessuno possa affermare di non esserne stato al corrente. Il software per la reportistica dei clienti può anche aiutarti ad automatizzare questo aspetto e ridurre la necessità di prendere questa decisione ogni volta che crei un report di stato.
7. Collaborazione – quali strumenti useremo per lavorare insieme? (3 min)
La maggior parte dei PM e dei team ha già definito il proprio kit di strumenti di collaborazione. Ma che si tratti di Basecamp o Jira, Trello o Businessmap (ex Kanbanize), pianifica con il tuo team come lavorerete insieme, così da poter condividere con il cliente un piano su cosa utilizzerete e come li utilizzerete. Poi verifica con il cliente che sia soddisfatto degli strumenti scelti e che sia in grado di utilizzarli per condividere file, informazioni, aggiornamenti di stato e per gestire le conversazioni di progetto.
Per saperne di più: Hai bisogno di aiuto nella gestione della crescente lista di clienti? Dai un'occhiata all'elenco dei migliori software di database clienti.
8. Risorse – di cosa abbiamo bisogno per iniziare? (5 min)
C’è sempre del "materiale" necessario prima di poter avviare a pieno regime i progetti. Prepara una lista di tutto ciò che ti serve chiedere al cliente, in ordine di priorità, in modo che possano affrontare prima gli elementi più critici.
- Credenziali di accesso – CMS, analytics, social, librerie di immagini
- Brand – loghi, font, guide di stile, template
- Repository – file del sito, database
- VPN – per accedere all'intranet del cliente
- Fatturazione – a chi devono essere inviate? chi le approva?
9. Ordine del giorno del kickoff – di cosa discuteremo nel kickoff con il cliente? (5 min)
Questa è un'opportunità per passare in rassegna l’ordine del giorno della riunione di kickoff "reale". Se il pre-incontro con il cliente serve per allinearsi, il kickoff vero e proprio dovrebbe essere usato per comprendere il contesto più ampio del progetto e quali fattori ne influenzeranno il successo.
Consulta la guida al kickoff con il cliente, ma, a un livello alto, ecco cosa dovresti includere nel programma della riunione di kickoff.
- Presentazioni – chi lavora sul progetto e qual è il suo ruolo? (15 min)
- Contesto del progetto – come si inserisce questo brief nella strategia più ampia e negli altri progetti? (10 min)
- Briefing di progetto – qual è il problema di business e il bisogno del cliente? (30 min)
- Successo – come capiremo se avremo avuto successo e cosa è fallito in passato? (10 min)
- Gestione del progetto – revisione delle tempistiche, deliverable, ruoli, reportistica, stime e gestione delle modifiche (10 min)
- Varie ed eventuali – di cosa non abbiamo ancora parlato e dovremmo? (10 min)
- Prossimi passi – quali sono i prossimi step per far avanzare il progetto? (5 min)
10. Varie ed eventuali – c’è altro di cui dobbiamo discutere? (5 min)
Chiudi la conversazione con passaggi successivi chiari e l’opportunità per il cliente di sollevare eventuali altri temi che desidera affrontare. Spesso basta chiedere: 'C’è qualcos’altro che dovremmo sapere?' per spingere il cliente a condividere aspetti prima non menzionati che vale la pena conoscere.
E infine, assicurati di chiudere con una nota positiva. Torna alle chiacchiere con cui hai aperto l’incontro: è un’opportunità per creare rapporto e conoscerli meglio; scopri cosa amano fare fuori dal lavoro, cosa faranno nel weekend, cosa stanno guardando su Netflix o quale sport seguono. Poni le basi per conoscerli come persone, così avrai qualcosa di cui chiacchierare la prossima volta che li sentirai.
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