Cos’è il Ciclo di Vita di un Progetto: Spiegazione delle 5 Fasi
Un Racconto di Cinque Fasi: I progetti hanno una durata definita, durante la quale attraversano le 5 fasi del ciclo di vita: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, e chiusura.
Strumenti del Mestiere: Dotandoti del giusto software di project management, puoi migliorare notevolmente la tua capacità di gestire le 5 fasi e consegnare il progetto con successo.
Una Mappa Chiara: Seguire il ciclo di vita del progetto ti assicura, in quanto project manager, di conoscere i passi chiave da seguire in qualsiasi momento per mantenere il progetto allineato e farlo avanzare.
Gestire l'Incertezza: Non importa quanta ambiguità o incertezza tu debba affrontare (o quali svolte impreviste prenda il progetto), avrai sempre una struttura affidabile su cui tornare per ritrovare la rotta.
Tutti i progetti sono sforzi temporanei con un inizio e una fine. Seguono gli stessi cinque passaggi della gestione dei progetti: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, e chiusura. Quando il valore del progetto è stato consegnato, il progetto cessa di esistere. Questo è noto come il ciclo di vita del progetto.
Esplorerò ciascuna fase del ciclo di vita e come puoi applicarla ai tuoi progetti. Un aspetto chiave per gestire con successo i progetti all'interno del ciclo di vita è essere dotati dei giusti strumenti software di project management che possano supportare ogni fase del progetto.
Cos'è il ciclo di vita del progetto?
Il ciclo di vita del progetto consiste nelle fasi di un progetto che sono necessarie per la consegna efficace di quel progetto. Determina l'ordine dei processi e delle fasi che un progetto attraversa mentre viene completato, e descrive il flusso di lavoro ad alto livello del progetto.
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Il PMI (Project Management Institute) ha definito questi cinque gruppi di processi di gestione dei progetti, o fasi di gestione dei progetti, che insieme costituiscono il ciclo di vita del progetto.
- Avvio del progetto
- Pianificazione del progetto
- Esecuzione del progetto
- Monitoraggio e controllo del progetto
- Chiusura del progetto
Il PMI ha preso ciò che in realtà è semplice buon senso e lo ha chiamato ciclo di vita del progetto. Questo è lo standard de facto per la consegna dei progetti, che puoi trovare nelle 370 pagine della settima edizione del Project Management Body of Knowledge (PMBOK). (Vale la pena notare che il ciclo di vita dei progetti che seguono metodologie agili come Scrum può essere diverso.)
È una lettura davvero lunga e, ad essere onesti, mortalmente noiosa, quindi ecco una sintesi di ogni passaggio della gestione dei progetti, che contiene tutti i punti salienti.
Le 5 fasi del ciclo di vita del progetto
Di seguito analizzo ognuna delle fasi del ciclo di vita e spiego cosa succede in ciascuna delle 5 fasi della gestione dei progetti.
1. Fase di avvio del progetto
L'avvio è la prima fase del ciclo di vita del progetto e prevede lo svolgimento di un kickoff meeting di progetto con il tuo team e con il cliente, ottenendo il loro impegno ad avviare il progetto.
Si raccolgono tutte le informazioni disponibili per definire l'ambito del progetto, i costi e le risorse. L'obiettivo della fase di avvio è prendere il brief (a volte) approssimativo di un progetto e capire cosa deve fare e raggiungere il progetto per avere successo.
Di solito, questo comporta l'identificazione degli stakeholder del progetto e l'assicurarsi che tutti abbiano la stessa percezione di cosa sia il progetto e del business case specifico—il problema che il progetto cerca di risolvere.
È durante questa fase di avvio del progetto che si decide anche se la realizzazione del business case sia fattibile. In qualità di project manager, dovrai condurre un'adeguata ricerca di proof-of-concept per determinare gli obiettivi del progetto e poi proporre una soluzione per raggiungerli.
Passaggi chiave durante l'avvio del progetto
- Stendi un project charter: Qual è la vision, l'obiettivo e il fine di questo progetto?
- Identifica l'ambito ad alto livello e i deliverable: Qual è il prodotto o servizio che deve essere fornito?
- Conduci uno studio di fattibilità: Qual è il problema principale e quali sono le possibili soluzioni?
- Stima a grandi linee il costo e crea un business case: Quali sono i costi e i benefici della soluzione?
- Individua gli stakeholder: Chi sono le persone influenzate da questo progetto, in che modo le riguarda e quali sono le loro esigenze?
Per le metodologie PRINCE2 o PMI, quanto sopra è generalmente riassunto in un Documento di Inizio Progetto (PID), ma in un'agenzia, solitamente viene formalizzato in una dichiarazione di lavoro (SoW) iniziale.
2. Fase di Pianificazione del Progetto
Dopo aver ricevuto l'approvazione per procedere nella fase di avvio, puoi iniziare la pianificazione del progetto, generalmente utilizzando uno strumento per diagrammi di Gantt o un più generico strumento di pianificazione progetti.
La fase di pianificazione è quella in cui definisci tutto il lavoro da svolgere e crei la roadmap che seguirai per il resto del progetto. Dovrai stabilire come realizzerai il progetto e rispondere a queste domande:
- Che cosa faremo esattamente?
- Come lo faremo?
- Quando lo faremo?
- Come sapremo di aver finito?
Durante questo passaggio di project management, dovrai decidere come tu e il tuo team raggiungerete gli obiettivi del progetto. Vale la pena valutare questi obiettivi secondo tre criteri: cosa è possibile, passionante e pervasivo?
- Possibile: Punta a qualcosa che sia realizzabile. Chiediti: questa soluzione è compatibile con il budget? Il mio team ha le capacità per farlo? Abbiamo abbastanza tempo? Definire obiettivi irrealistici ti porterà al fallimento.
- Passionante: I progetti sono impegnativi, quindi serve un team coinvolto emotivamente. Chiediti: il mio team può appassionarsi a questo progetto? È qualcosa che può unirli nella collaborazione per raggiungere un obiettivo comune? Anche se è il loro lavoro fare ciò che viene chiesto, nessuno vuole investire risorse in qualcosa che non trova significativo.
- Pervasivo: Questo progetto può diventare un successo rivoluzionario? È una soluzione completa al problema assegnato o solo un rimedio temporaneo? Ha potenziale per essere migliorato, sviluppato e diventare un modo di lavorare permanente?
Mi piace questo approccio delle 3 P per gli obiettivi, ma potresti anche conoscere il principio di definire obiettivi CLEAR: collaborativi, limitati, emotivi, apprezzabili e raffinabili.
La fase di pianificazione porta alla definizione di un piano di progetto che descrive le attività, i compiti, le dipendenze, la tempistica e i costi. È inoltre consigliabile sviluppare un piano per le risorse, la qualità, i rischi, i criteri di accettazione, la comunicazione e l'approvvigionamento.
Fasi Chiave per la Pianificazione del Progetto
- Crea un piano di gestione del progetto: Identifica le fasi, le attività, i vincoli e il programma del progetto e crea una cronologia del progetto con una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e un diagramma di Gantt.
- Crea un piano finanziario: Realizza un budget di progetto e una stima dei costi, oltre a un piano per l’allocazione del budget tra risorse e dipartimenti
- Crea un piano delle risorse: Forma un team eccellente e recluta e programma le risorse necessarie per il progetto nel tuo software di gestione delle risorse
- Crea un piano di qualità: Definisci i tuoi obiettivi e le misure di qualità
- Crea un piano dei rischi: Individua i possibili rischi, assunzioni, problemi e dipendenze; assegna un responsabile; elabora un piano di mitigazione su come evitarli o superarli
- Crea un piano di accettazione: Stabilisci i criteri per ciò che è considerato "finito" e "consegnato"
- Crea un piano di comunicazione: Elenca gli stakeholder e pianifica la frequenza delle comunicazioni nel tuo strumento di comunicazione di progetto
- Crea un piano di approvvigionamento: Trova eventuali fornitori terzi necessari e concorda i termini
3. Fase di Esecuzione del Progetto
Questa è la parte del ciclo di vita del progetto in cui finalmente si passa all’esecuzione del tuo fantastico piano di progetto. Introduci le risorse, le informi, stabilisci le regole di base e le presenti tra loro. Dopodiché, tutti si dedicano allo svolgimento delle attività previste dal piano. Facile facile (in teoria).
In qualità di project manager, il tuo ruolo passa dal parlare del progetto e produrre documentazione a ottenere il via libera per l’esecuzione. Ora guidi il team e lo gestisci verso l’obiettivo di consegna. Trascorrerai il tempo in briefing, riunioni e revisioni, mantenendo il progetto sulla buona strada mentre procede nelle successive fasi del ciclo di vita.
Passaggi Chiave per l’Esecuzione del Progetto
- Leadership del team: Trasmetti una visione del successo e permetti al team di raggiungerla
- Crea le attività: Definisci chiaramente cosa deve essere fatto e i criteri per ciascuna attività del progetto
- Briefing sulle attività: Assicurati che il team sappia esattamente cosa deve fare e per quando deve essere completato
- Gestione del cliente: Collabora con il cliente per garantire che i deliverable siano accettabili
- Comunicazioni: Assicurati di informare e aggiornare le persone giuste al momento giusto attraverso il canale più adatto
4. Fase di Monitoraggio e Controllo del Progetto
Questa fase della gestione di progetto prevede la reportistica sulle performance, il monitoraggio e il controllo del progetto. (La nostra guida alla reportistica sullo stato del progetto ti accompagna durante l’intero processo di reporting, che la maggior parte dei software consente di automatizzare, almeno in parte.)
Ciò significa assicurarsi che il progetto proceda secondo i piani e, se così non fosse, controllarlo trovando soluzioni per riportarlo in carreggiata. Monitorerai e controllerai un progetto in qualche modo durante tutte le fasi del ciclo di vita di progetto.
Innanzitutto, ciò significa raccogliere i dati (solitamente derivati dai timesheet e dai report del tuo software di project management) per monitorare efficacemente i progressi rispetto al piano originale.
In secondo luogo, dovrai prendere i dati e confrontarli con l'andamento complessivo del progetto, il completamento delle milestone e dei task, le spese di budget e il tempo allocato nel piano originale. Confrontando i dati reali con quelli pianificati, puoi stabilire se stai raggiungendo o meno gli obiettivi in termini di tempistiche, costi, qualità e metriche di successo o indicatori chiave di prestazione (KPI).
E quando ti accorgi che le cose non stanno andando esattamente come pianificato (e succede raramente che vadano come previsto), dovrai capire come cambiare strategia per riuscire comunque a consegnare qualcosa che soddisfi il cliente e rientrare nei vincoli di budget, tempistiche e qualità.
Fasi Chiave per il Monitoraggio e il Controllo del Progetto
- Gestione dei costi e dei tempi: Revisiona i timesheet e le spese per registrare, controllare e monitorare il progetto rispetto al budget, alle tempistiche e ai task
- Gestione della qualità: Revisiona i deliverable del progetto e verifica che soddisfino i criteri di accettazione definiti
- Gestione dei rischi: Monitora, controlla, gestisci e mitiga i rischi e i problemi potenziali
- Gestione dell’accettazione: Effettua i test di accettazione utente e crea un sistema di revisione per garantire che tutti i deliverable soddisfino le esigenze del cliente
- Gestione dei cambiamenti: Quando il progetto non rispetta il piano, gestisci il processo dei cambiamenti accettabili per assicurare che il cliente sia soddisfatto di quanto necessario modificare
5. Fase di Chiusura del Progetto
Nella fase di chiusura del ciclo di vita del progetto, il tuo progetto è praticamente finito e il tuo lavoro come project manager volge al termine. Ma il progetto non è ancora concluso.
Durante questa fase di rallentamento del progetto e chiusura, organizza una riunione di revisione post-progetto (post-mortem) per discutere i punti di forza e debolezza del progetto e del team, cosa è andato storto o non ha funzionato bene e come migliorare per i progetti futuri.
Questa può essere una delle fasi più gratificanti del project management, in quanto rappresenta un'ottima occasione per riconoscere e valorizzare i membri preziosi del team e celebrare i successi.
Fasi Chiave per la Chiusura del Progetto
- Analisi delle prestazioni del progetto: Si tratta di una valutazione di come è stato gestito il progetto e se le stime iniziali di costi e benefici erano accurate. Ci sono stati rischi imprevisti? Quali problemi sono emersi e come sono stati affrontati? Il piano di progetto è stato modificato, e in che modo?
- Analisi del team: Ognuno ha svolto ciò che gli era stato assegnato? Erano motivati e appassionati? Sono stati scrupolosi e responsabili? La comunicazione all’interno del team era sana e costruttiva?
- Chiusura del progetto: Completa le attività necessarie per portare il progetto a una conclusione ufficiale. Ciò include la chiusura degli accordi con i fornitori, la firma dei contratti e la consegna di tutta la documentazione necessaria del progetto.
- Review post-implementazione: Redigi un’analisi formale dei successi e degli insuccessi, le lezioni apprese e suggerimenti per il futuro. Al termine di ogni progetto di successo, si impara che c’è sempre margine di miglioramento.
Perché è Importante il Ciclo di Vita del Progetto?
Anche se il ciclo di project management potrebbe non sembrare così interessante, è importante perché è ciò che come project manager guidiamo e facilitiamo.
I passaggi coinvolti in qualsiasi progetto in genere sono sempre gli stessi: definire gli obiettivi del progetto, creare un piano di progetto per raggiungere questi obiettivi e poi far accadere le cose per portarli a termine.
Diversi project manager o agenzie possono utilizzare termini leggermente diversi per descrivere le fasi del ciclo di vita del progetto, ma fondamentalmente sono praticamente le stesse.
Il ciclo di vita del progetto fornisce ai project manager delle fasi da seguire durante tutto il progetto. Definisce da dove iniziare e dove andare successivamente in ogni fase del progetto. Non importa quanto possano diventare caotiche le cose, avrai sempre una struttura affidabile a cui fare riferimento e su cui riorganizzarti.
Quando il ciclo di vita del progetto si complica
Il ciclo di vita del progetto nel project management è semplice, vero? No, ovviamente no! Sia i progetti semplici che quelli complessi coinvolgono molte variabili e numerose aree grigie.
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