10 Strategie Di Gestione Dei Progetti Per Aumentare La Tua Produttività
Potresti perdere ore di tempo come project manager, e non necessariamente per colpa dei soliti sospetti—riunioni, email e chat. Ci sono molte attività che risucchiano il tempo nelle nostre giornate che possono essere risolte con alcuni semplici trucchi di gestione dei progetti: come l’automazione delle attività, abitudini di comunicazione e consigli sulla pianificazione dei progetti.
I 10 Migliori Trucchi per la Gestione dei Progetti
Continua a leggere per scoprire 10 trucchi di project management che mi hanno aiutato a diventare un project manager ancora migliore.
1. Usa le automazioni il più possibile
Slack, Google Calendar, email, qualsiasi cosa: diventa un esperto negli strumenti che utilizzi e nelle opportunità di automazione che offrono.
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Sfruttare al massimo gli strumenti che utilizzo mi fa risparmiare moltissimo tempo nel lungo periodo—invece di controllare e ricontrollare sempre gli stessi strumenti e notifiche, utilizzo integrazioni e impostazioni precise per sfruttare gli strumenti esattamente come mi servono.
Ecco come fare:
Configura integrazioni tra tutti i tuoi strumenti dove possibile. Io uso frequentemente Slack, Trello e Dropbox. Slack è l’app principale che utilizzo, e gli altri strumenti hanno apposite Slack Apps che si collegano direttamente ai miei account per un accesso facile e veloce. Se il tuo team si affida molto a Slack per la comunicazione, usare un software di gestione dei progetti che si integra con Slack può semplificare aggiornamenti, assegnazioni di compiti e discussioni—centralizzando tutto senza dover cambiare continuamente applicazione.
L’integrazione con Dropbox mi permette di condividere e caricare file dal mio account Dropbox direttamente su Slack. Slack importa automaticamente le immagini condivise tramite link Dropbox quando viene condiviso un file immagine, evitandomi di dover caricare il file e facendo risparmiare un clic al mio team per aprire il link.
La Paperbot App (grazie alla Community The Digital Project Manager per avermela fatta conoscere) mi invia un riassunto quotidiano o settimanale dei link condivisi nei canali di team, cosa molto utile quando sono troppo impegnato per scorrere tutti i canali alla ricerca di file aggiornati e link ai progetti da revisionare.
Google Calendar ha preferenze di notifica abbastanza avanzate, il che significa che se programmo una grande riunione con un mese di anticipo, posso far sì che invii una email al mio team 3 giorni prima per ricordare loro di prepararsi, senza necessità che me ne ricordi personalmente.
2. Usa una matrice RACI in ogni progetto
Una matrice RACI è uno strumento che delinea responsabilità, ruoli e compiti di un progetto per evitare confusione sulle attività e fissare le aspettative fin dall’inizio. Questi schemi possono essere utilizzati praticamente in qualsiasi fase di un progetto per riferimento rapido e chiarezza senza lavoro aggiuntivo.
Ecco come fare:
Una matrice RACI può essere dettagliata o semplice quanto vuoi, ma la chiave è farla funzionare per te e per il tuo progetto.
Crea un modello di foglio di calcolo veloce da poter riutilizzare in futuro. Sono un fan delle matrici RACI per ogni esigenza di progetto: dalle responsabilità di progetto in generale, alla mappatura del workflow di gestione dei contenuti, fino alle esigenze e responsabilità per il lancio. A seconda della complessità del progetto, può essere utile suddividere le decisioni RACI in più schemi. Puoi anche optare per una matrice RASCI, che aggiunge un ruolo ulteriore: il supporto.
Utilizzo questo livello di dettaglio per me stesso e per illustrarlo a un cliente all’inizio di un progetto. È sufficiente per fissare le aspettative sulle responsabilità e assicurarsi che tutti siano allineati, richiede pochissimo tempo per essere aggiornato e condiviso—è quasi sempre lo stesso per ogni progetto.
Sui progetti complessi, creo matrici RACI più dettagliate orientate al workflow se necessario. Ad esempio, può includere passaggi dettagliati per una determinata fase, tutti i membri del team e stakeholder coinvolti (non solo i responsabili), e le modalità con cui ogni tipo di responsabilità verrà comunicata o gestita.
3. Confrontati quotidianamente con il tuo team e i colleghi
Ok, forse questo sembra ovvio—ma lasciami spiegare. Salutare qualcuno o intrattenere una conversazione informale con quella persona ti aiuta a conoscerla un po’ meglio.
Costruirai fiducia, creerai un ambiente positivo e naturalmente aprirai un canale per chiacchierare con i colleghi di cose futili o importanti che succedono nelle loro vite.
Si sentiranno a proprio agio nel confidarsi con te su questioni minori prima che si trasformino in grossi ostacoli col tempo. Inoltre, aiuta il tuo team a chiedere aiuto o proporre soluzioni migliori sui progetti in modo più frequente e informale.
Ecco come farlo:
Di solito tendo ad avviare conversazioni a fine settimana su Slack: chiedere dei piani per il weekend è sempre un buon modo per rompere il ghiaccio. Cerco di chiacchierare con i membri del team individualmente una volta a settimana circa quando sto lavorando a un progetto con loro.
Mi impegno a dire buongiorno e a chiedere come stanno, facendo attenzione a non seguire mai la conversazione con domande o necessità lavorative. Il mio obiettivo è creare un’abitudine sincera alla comunicazione, così che entrambi possiamo sentirci liberi di contattarci quando necessario.
4. Dire di “no” con grazia, ma con fermezza
Dire di no è una delle cose più difficili e allo stesso tempo più gratificanti che possiamo fare come project manager.
Che si tratti di deviare una modifica di scopo mal sincronizzata, proteggere il nostro team dallo stress inutile o assicurarci di non essere noi stessi sovraccarichi, dobbiamo imparare come dire di no al lavoro (quando opportuno) in modo professionale e sicuro.
Ecco come farlo:
La parte più difficile per me è capire quando dovrei dire di no a qualcosa. Ecco la mia breve lista delle richieste a cui ho capito che devo dire no:
- Quando ciò che mi viene richiesto è possibile solo infrangendo una promessa non negoziabile, una priorità fondamentale o influenzerà priorità rigide di altri.
- Quando ciò che mi viene richiesto metterà a rischio la salute del progetto.
- Quando ciò che mi viene richiesto costringerà il mio team a lavorare in modo improduttivo o non ideale.
In ognuna di queste situazioni, mi assicuro di spiegare le mie ragioni per il rifiuto, invece di rispondere bruscamente.
Ad esempio, quando un cliente ha chiesto di aggiungere una funzione Eventi al loro sito due settimane prima del lancio, ho spiegato che c’erano delle implicazioni da considerare (vendita biglietti, tracciamento utenti, checkout). Hanno capito che non era l’uso ideale del tempo così vicino al lancio, così abbiamo invece collegato una pagina eventi esterna.
Consiglio: Definire obiettivi di progetto e di team aiuta a chiarire ancora di più quando dire di no durante un progetto.
5. Considera i progetti come opportunità di apprendimento
Anche se ciascuno dei tuoi progetti può obbedire a schemi già visti in passato, tratta ogni nuovo progetto come un’occasione di apprendimento unica.
Cogli l'opportunità di imparare una nuova competenza, approfondire la conoscenza su un tema particolare, affrontare una sfida difficile o variare il tuo stile di comunicazione. Può fare la differenza tra un progetto che raggiunge semplicemente gli obiettivi ed uno che li supera.
Ecco come farlo:
Ho imparato moltissimo sia dai progetti riusciti sia dagli errori del passato. Il modo più semplice per mettersi nelle condizioni di apprendere è condurre una retrospettiva di progetto.
Le retrospettive mi hanno aiutato a capire su cosa devo migliorare come PM, con cosa il mio team fatica (e in cosa riesce!), quali processi funzionano o meno, e mi hanno dato spunti su molti aspetti che forse non avrei notato.
Poni le seguenti domande di retrospettiva a tutti i membri del team di progetto:
- Cosa avevamo intenzione di raggiungere?
- Cosa è realmente accaduto in questo progetto?
- Perché è successo?
- Cosa faremo la prossima volta?
Prendi le risposte che dà il tuo team e applicale al prossimo progetto—puoi anche introdurre cambiamenti ai processi sulla base delle retrospettive, se necessario.
6. Prendi il controllo delle tue notifiche
Odio vedere badge di notifica o messaggi non letti ovunque, quindi uso ogni impostazione di notifica a mia disposizione e sono spietato nel silenziare o nascondere le notifiche inutili.
So che quelle notifiche mi attirerebbero subito e non riuscirei ad aspettare di raggruppare le attività di controllo messaggi, quindi preferisco essere rigoroso nell’impostare le notifiche in modo che siano davvero utili per me.
Ecco come farlo:
Slack offre molte opzioni di personalizzazione per le notifiche: non utilizzo notifiche sul dock per nulla di sociale, metto in muto i canali che monitoro ma dove non scrivo direttamente, e imposto parole chiave sugli account legati ai progetti così non devo recuperare tutte le chat se non ho tempo.
La maggior parte degli strumenti di project management non è altrettanto granulare quanto Slack, ma molti hanno riepiloghi via email e report di progetto che puoi configurare per ogni progetto per rendere più gestibili le notifiche.
Rivedo e aggiorno anche le mie preferenze di notifica ogni pochi mesi se noto che ho bisogno di qualcosa di diverso o se sto ancora passando in rassegna più informazioni del necessario.
7. Forma più che puoi
Fornisci sempre il contesto per le comunicazioni e le decisioni di progetto quando puoi. Spiega perché le cose si stanno muovendo in una certa direzione, perché hai bisogno di sapere le informazioni che chiedi al tuo team e qualsiasi informazione tecnica complessa in modo che possano capirla senza sentirsi sopraffatti.
Allo stesso modo, usa le domande come opportunità di apprendimento anche per te stesso: chiedi il contesto ai tuoi clienti e al team, chiedi più chiarezza se non comprendi un concetto e impara sempre qualcosa in più quando puoi.
Come fare:
Ogni pochi mesi chiedo al responsabile tecnico dei miei progetti se posso fissare un'ora o due per parlare meglio di un argomento che non conosco. L’ho fatto per molti argomenti: problemi DNS, configurazione di server e integrazioni complesse.
Questo mi aiuta a pianificare meglio quali informazioni devo raccogliere dai miei clienti, mi dà un’idea più accurata di quando serve un esperto e riesco a individuare più rapidamente i segnali tecnici di allarme.
Ho coinvolto i responsabili del design nelle chiamate settimanali regolari con i clienti per spiegare meglio la visione o le decisioni su un progetto, fornendo così una conoscenza contestuale su una fase di progetto che potrebbe essere particolarmente poco chiara.
8. Dì più spesso “Non lo so”
Essere in grado di dire “Non lo so” a un cliente o a un membro del team è qualcosa di molto potente. Ti consente di prenderti una pausa e raccogliere più dati se necessario, oppure recuperare input o contesto dove ti manca quella parte di informazione.
Questa è la cosa più difficile che ho imparato negli anni—può sembrare facile pensare che dobbiamo avere sempre la risposta come project manager, ma proprio per questo lavoriamo con il nostro team (gli esperti) che fanno il loro lavoro.
Come fare:
Voglio evitare di sembrare che non so quello che sto facendo usando questa frase nel momento sbagliato, ma è facile farla funzionare nel contesto di una riunione o chiamata. Soprattutto durante una call difficile di progetto, ho trovato utile qualificare la mia affermazione “Non lo so” con alcune frasi di supporto.
Alcuni esempi: “Il responsabile dello sviluppo potrebbe darti una risposta molto più accurata della mia—faccio in modo che ti contatti.” Oppure, “Non sono la persona più adatta a rispondere a questa domanda, ma contatterò il design manager e gli farò spiegare.”
Nell’eventualità in cui non vuoi necessariamente ammettere di non sapere, puoi sempre presentare la cosa in modo più semplice: “Il responsabile tecnico può rispondere. Lo coinvolgo.”
9. Usa filtri email e automazioni
Far etichettare automaticamente le email o spostarle in una cartella mi fa risparmiare molto tempo nell’ordinare e processare le email quando sono particolarmente impegnato o fuori ufficio. Mi permette di andare subito alle cose importanti quando torno a leggere e rispondere alle email. Le risposte email preimpostate, salvate o "standard" ti danno un punto di partenza per determinati tipi di email che potresti inviare spesso.
Come fare:
Conservo un set di email preimpostate tramite la funzione “Risposte predefinite” di Gmail, così non devo riscrivere ogni volta le stesse cose. Se il tuo client di posta non offre una funzione simile, anche un semplice documento di testo o un file di appunti va bene. Assicurati di seguire la etichetta professionale nelle email nelle tue risposte pronte.
Utilizzo anche i filtri email nel modo più dettagliato possibile. Outlook e Gmail ti permettono di predefinire regole per i messaggi in arrivo. Utilizzo queste regole per contrassegnare automaticamente diversi tipi di email così posso leggerle/trovarle facilmente in seguito.
Le email dei clienti vengono etichettate con il nome del progetto e spostate nella mia casella Priorità in Gmail, le notifiche vengono contrassegnate come lette e spostate in una casella non prioritaria (per una revisione successiva), e le email interne vengono etichettate come interne e contrassegnate come lette (per una revisione successiva) se sono inserito in CC.
10. Conosci i numeri
Recuperare dati su un progetto ti dà un'idea chiara di dove si trovi il progetto e quali problemi potrebbero presentarsi nel prossimo futuro. Questo ti permette di informarti e restare aggiornato, oltre a comprendere le conseguenze delle decisioni prese a livello di account o di progetto.
Capire i numeri mentre il progetto è in corso ti offre un contesto migliore sull’andamento generale e ti permette di discuterne con il cliente o con il team di account se qualcosa necessita di essere aggiustato, invece di aspettare la fine o un punto critico del progetto.
Ecco come fare:
Il tipo di progetto (es. a tempo e materiale, una tantum e progetti a canone) di solito determina quali report voglio, ma il principio resta simile per ogni progetto. Generalmente, ecco cosa controllo:
- Report sulle ore
- Velocità del team
- Numero di attività completate/in corso/restanti
- Vacanze e risorse fino alla data di lancio
- Budget utilizzato o residuo finora
Monitorare questi elementi ogni settimana (o anche più volte a settimana) mi consente di vedere subito andamenti che si discostano dalla norma del progetto finora, il che di solito indica un problema. Mi aiuta anche ad accorgermi prima se mancano informazioni o se sono errate, evitando brutte sorprese che potrebbero emergere solo controllando ogni qualche settimana.
Recuperare report su tempo e budget è il modo migliore per individuare le criticità nella pianificazione di progetto che vanno comprese e comunicate al cliente. Analizzare il tasso di completamento e la velocità del team mi permette di riconoscere se ci sono ostacoli interni nei processi—ad esempio, una funzionalità più complessa del previsto o risorse insufficienti disponibili (che possono impattare negativamente sulla produttività di persone e risorse).
Gli strumenti di pianificazione progetto possono rendere molto più semplice questo processo consolidando tutti i dati in un unico punto, automatizzando la generazione di report su ore e budget e offrendo dashboard in tempo reale per monitorare velocità del team, disponibilità di risorse e la salute generale del progetto.
Recuperare questi dati e capire come si presenta il progetto mi aiuta ad avere una panoramica sulla salute complessiva e verificare criticità prima che si arrivi a un punto di non ritorno.
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