10 trucchi per la gestione dei progetti per aumentare la produttività
Potresti sprecare ore del tuo tempo come responsabile di progetto, e non necessariamente a causa dei soliti sospetti: riunioni, email e chat. Nelle nostre giornate ci sono molte attività che fanno perdere tempo e che possono essere risolte con alcuni semplici accorgimenti di gestione dei progetti: dall’automazione delle attività alle abitudini di comunicazione, fino ai consigli per la pianificazione dei progetti.
I 10 migliori accorgimenti di gestione dei progetti
Continua a leggere per scoprire 10 accorgimenti di gestione dei progetti che mi hanno aiutato a diventare un responsabile di progetto ancora migliore.
1. Usa il più possibile le automazioni
Slack, Google Calendar, email, qualunque strumento: diventa un esperto degli strumenti che utilizzi e delle opportunità di automazione che offrono.
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Sfruttare al massimo gli strumenti che utilizzo mi fa risparmiare moltissimo tempo nel lungo periodo: invece di controllare ripetutamente gli stessi strumenti e le stesse notifiche, utilizzo integrazioni e impostazioni ottimizzate per usare gli strumenti esattamente nel modo di cui ho bisogno.
Ecco come fare:
Configura, quando possibile, le integrazioni tra tutti i tuoi strumenti. Io utilizzo spesso Slack, Trello e Dropbox. Slack è l’app principale che uso, mentre gli altri strumenti dispongono di app Slack che si collegano direttamente ai miei account, consentendo un accesso facile e rapido. Se il tuo team fa molto affidamento su Slack per la comunicazione, utilizzare un software di gestione dei progetti integrato con Slack può semplificare gli aggiornamenti, l’assegnazione delle attività e le discussioni, mantenendo tutto centralizzato senza dover passare continuamente da un’app all’altra.
L’integrazione con Dropbox mi consente di condividere e caricare file dal mio account Dropbox direttamente su Slack. Quando viene condiviso un file immagine, Slack importa automaticamente le immagini condivise tramite un collegamento Dropbox, evitandomi di dover caricare un file e facendo risparmiare al mio team un clic per aprire il collegamento.
L’app Paperbot (grazie a The Digital Project Manager Community per avermela fatta conoscere) mi invia un riepilogo giornaliero o settimanale dei collegamenti condivisi nei canali del team. È utile quando sono troppo impegnato per esaminare i canali alla ricerca di file aggiornati e collegamenti ai progetti da rivedere.
Google Calendar offre impostazioni di notifica piuttosto complete, il che significa che, se programmo una riunione importante con un mese di anticipo, posso fare in modo che invii un’email al mio team 3 giorni prima per ricordare a tutti di prepararsi, senza dovermi preoccupare di ricordarlo.
2. Usa una matrice RACI per ogni progetto
Una matrice RACI è uno strumento che definisce responsabilità, ruoli e titolarità all’interno di un progetto, per evitare confusione sulle attività e stabilire le aspettative fin dall’inizio. Questi grafici possono essere utilizzati in quasi qualsiasi momento di un progetto, per avere un riferimento chiaro e immediato senza lavoro aggiuntivo.
Ecco come fare:
Una matrice RACI può essere dettagliata o semplice quanto desideri, ma la cosa fondamentale è fare in modo che sia utile per te e per il tuo progetto.
Crea un modello di foglio di calcolo rapido da riutilizzare in futuro. Mi piace usare i grafici RACI per ogni tipo di esigenza progettuale: dalle responsabilità generali del progetto alla definizione del flusso di lavoro per la gestione dei contenuti, fino alle esigenze e alle responsabilità del lancio. A seconda della complessità del progetto, può essere utile suddividere le decisioni RACI in più grafici. Puoi anche optare per un grafico RASCI, che aggiunge un ruolo ulteriore: il supporto.
Utilizzo questo livello di dettaglio per me stesso e per esaminarlo con il cliente di un progetto all’inizio del progetto. È sufficiente per definire le aspettative sulle responsabilità e assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, e richiede poco tempo per essere aggiornato e condiviso: è quasi sempre uguale in ogni progetto.
Nei progetti complessi, creo, quando necessario, grafici RACI maggiormente orientati al flusso di lavoro. Ad esempio, possono includere passaggi dettagliati per una determinata fase, tutti i membri del team e le parti interessate coinvolte (anziché solo i responsabili principali) e piani di emergenza che definiscono come ogni tipo di responsabilità verrà comunicato o gestito.
3. Confrontati ogni giorno con il tuo team e i tuoi colleghi
Ok, forse questo punto sembra ovvio, ma ascoltami. Salutare qualcuno o fare una conversazione informale con quella persona ti aiuta a conoscerla un po' meglio.
Costruirai fiducia, creerai un ambiente positivo e creerai naturalmente un canale per chiacchierare con i membri del team di ciò che accade nelle loro vite, che si tratti di cose banali o importanti.
Si sentiranno a proprio agio nell'aprirsi con te su problemi di poco conto prima che, con il tempo, si trasformino in grandi ostacoli. Questo aiuta inoltre il tuo team a chiedere aiuto o a proporre più spesso e informalmente soluzioni migliori sui progetti.
Ecco come fare:
Di solito avvio conversazioni alla fine della settimana su Slack: chiedere quali programmi hanno per il fine settimana è un modo semplice per iniziare a parlare. Cerco di chiacchierare con i singoli membri del team circa una volta alla settimana quando lavoro a un progetto insieme a loro.
Mi impegno a dire buongiorno e a chiedere loro come stanno, assicurandomi di non proseguire la conversazione con una necessità o una domanda legata al lavoro. In definitiva, il mio obiettivo è creare un'abitudine sincera alla comunicazione, in modo che entrambi possiamo contattare facilmente l'altro quando necessario.
4. Di' "no" con garbo, ma con fermezza
Dire di no è una delle cose più difficili e al tempo stesso più gratificanti che possiamo fare come project manager.
Che si tratti di reindirizzare una modifica dell'ambito pianificata in un momento inopportuno, di proteggere i nostri team da stress inutili o di assicurarci di non essere sovraccarichi, dobbiamo imparare come dire di no al lavoro (quando è opportuno) in modo professionale e sicuro.
Ecco come fare:
La parte più difficile per me è capire quando dovrei dire di no a qualcosa. Ecco il mio elenco dei tipi di richieste a cui ho capito di dover dire di no:
- Quando ciò che mi viene chiesto di fare è possibile solo infrangendo una promessa non negoziabile o una priorità importante, oppure inciderà sulle priorità non flessibili di altre persone.
- Quando ciò che mi viene chiesto metterà a rischio lo stato di salute del progetto.
- Quando ciò che mi viene chiesto costringerà il mio team a lavorare in un modo non produttivo o non ideale.
In ciascuna di queste situazioni mi assicuro di spiegare le ragioni per cui dico di no, invece di dare una risposta brusca.
Per esempio, quando un cliente ci ha chiesto di aggiungere una funzione Eventi al suo sito due settimane prima del lancio, ho spiegato che c'erano diverse implicazioni da considerare (vendita dei biglietti, tracciamento degli utenti, procedura di pagamento). Ha capito che non era il modo ideale di impiegare il tempo così a ridosso del lancio, quindi abbiamo inserito invece un link a una pagina di eventi di terze parti.
Suggerimento: definire gli obiettivi del progetto e del team aiuta a capire ancora più chiaramente quando dire di no durante un progetto.
5. Considera i progetti come opportunità di apprendimento
Anche se ciascuno dei tuoi progetti potrebbe seguire schemi già visti in progetti precedenti, considera ogni nuovo progetto come un'opportunità di apprendimento unica.
Cogli le opportunità per imparare una nuova competenza, approfondire la tua conoscenza di un determinato argomento, affrontare una sfida difficile o variare il tuo stile di comunicazione. Può fare la differenza tra un progetto che raggiunge semplicemente i suoi obiettivi e uno che li supera.
Ecco come fare:
Ho acquisito moltissime conoscenze da progetti riusciti e dagli errori del passato. Il modo più semplice per metterti nelle condizioni di imparare è condurre una retrospettiva del progetto.
Le retrospettive mi hanno aiutato a capire cosa devo fare meglio come PM, con quali difficoltà (e successi!) si confronta il mio team, quali processi funzionano o non funzionano e mi offrono una visione di molti aspetti che altrimenti potrei non cogliere.
Poni le seguenti domande sulla retrospettiva del progetto a tutti i membri del team di progetto:
- Che cosa ci eravamo prefissati di realizzare?
- Che cosa è successo realmente in questo progetto?
- Perché è successo?
- Che cosa faremo la prossima volta?
Prendete le risposte elaborate dal vostro team e applicatele al progetto successivo: se necessario, potete persino apportare modifiche ai processi a partire dalle retrospettive.
6. Prendete il controllo delle notifiche
Odio vedere badge di notifica o messaggi non letti ovunque, quindi utilizzo tutte le impostazioni di notifica a mia disposizione e sono spietato nel silenziare o nascondere le notifiche non necessarie.
So che finirebbero soltanto per attirarmi e che non riuscirei ad aspettare abbastanza a lungo per raggruppare le attività di controllo dei messaggi; perciò, al contrario, imposto rigorosamente le notifiche affinché lavorino a mio favore.
Ecco come fare:
Slack offre numerose possibilità di personalizzazione per le notifiche: non utilizzo le notifiche del dock per nulla di natura sociale, silenzio i canali che monitoro ma in cui non invio attivamente messaggi privati e imposto parole chiave per gli account relativi ai progetti, così non devo recuperare le conversazioni se non ne ho il tempo.
La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti non è altrettanto dettagliata quanto Slack, ma molti offrono riepiloghi via e-mail e report di progetto che potete configurare per ogni progetto, così da rendere più gestibili le notifiche.
Inoltre, rivedo e aggiorno le preferenze relative alle notifiche ogni pochi mesi, se noto di aver bisogno di qualcosa di diverso o di stare ancora esaminando più informazioni del necessario.
7. Informate il più possibile
Fornite il contesto delle comunicazioni e delle decisioni di progetto ogni volta che potete. Spiegate perché le cose stanno procedendo in una determinata direzione, perché avete bisogno di conoscere le informazioni che state chiedendo al vostro team e qualsiasi informazione tecnica complessa in modo che possano comprenderla senza sentirsi sopraffatti.
Allo stesso modo, utilizzate le domande come un'opportunità di apprendimento per voi stessi: chiedete il contesto ai vostri clienti e al team, chiedete maggiore chiarezza se non comprendete un concetto e imparate di più ogni volta che potete.
Ecco come fare:
Ogni pochi mesi chiedo al responsabile tecnico dei miei progetti se posso programmare un'ora o due per parlare più approfonditamente di un concetto che non comprendo. L'ho fatto per ogni sorta di argomento: problemi DNS, configurazioni dei server e integrazioni complesse.
Questo mi aiuta a pianificare meglio quali informazioni devo raccogliere dai miei clienti, mi dà una percezione più precisa di quando è necessario coinvolgere un esperto e mi permette di individuare più rapidamente i segnali di allarme tecnici .
Ho coinvolto i responsabili della progettazione nelle regolari chiamate settimanali con i clienti per spiegare meglio la visione o le decisioni relative a un progetto e fornire alcune informazioni contestuali su una fase del progetto che potrebbe risultare particolarmente oscura.
8. Dite più spesso «non lo so»
Riuscire a dire «non lo so» a un cliente o a un membro del team è qualcosa di potente. Vi dà la possibilità di fermarvi e raccogliere altri dati, se necessario, oltre a ricevere contributi o contesto quando vi manca quell'informazione.
È la cosa più difficile che abbia imparato negli anni: può essere facile pensare che, in quanto responsabili di progetto, dobbiamo avere tutte le risposte, ma è proprio per questo che lavoriamo con il nostro team, gli esperti, affinché facciano ciò che sanno fare.
Ecco come fare:
Voglio evitare di sembrare incapace usando questa frase nel momento sbagliato, ma è facile farla funzionare nel contesto di una riunione o di una chiamata. Soprattutto durante una chiamata difficile su un progetto, ho scoperto che è utile accompagnare la mia dichiarazione «non lo so» con alcune frasi appropriate.
Alcuni esempi: «Il responsabile dello sviluppo potrebbe fornire una risposta molto più precisa di quella che posso darle: farò in modo che la ricontatti». Oppure: «Non sono la persona più indicata per rispondere, ma contatterò il responsabile della progettazione e gli chiederò di fornire una spiegazione».
Se non volete necessariamente ammettere di non sapere qualcosa, potete sempre formularlo in modo più semplice: «Il responsabile tecnico può rispondere. Lo coinvolgerò».
9. Utilizzate i filtri e le automazioni delle e-mail
Automatizzare l’organizzazione ripetitiva della posta in arrivo, un caso d’uso comune dei software per l’archiviazione delle email, mi fa risparmiare molto tempo nello smistamento e nell’elaborazione delle email quando sono particolarmente impegnato o fuori ufficio. Mi permette di concentrarmi subito sulle cose importanti quando torno a leggere e rispondere alle email. Le risposte email preimpostate, salvate o “predefinite” offrono un punto di partenza per determinati tipi di email che potresti inviare regolarmente.
Ecco come fare:
Conservo una serie di email preimpostate tramite la funzione “Risposte predefinite” di Gmail, così non devo riscrivere ogni volta la stessa cosa. Se il tuo client di posta elettronica non offre una funzione simile, un documento di testo o un file di blocco note funzionano altrettanto bene. Assicurati di seguire le regole di etichetta professionale nelle email nelle tue risposte predefinite.
Utilizzo anche i filtri email nella misura più dettagliata possibile. Outlook e Gmail consentono di predefinire regole per i messaggi in arrivo. Li utilizzo per contrassegnare automaticamente diversi tipi di email, così da poterle leggere e trovare facilmente in seguito.
Le email dei clienti vengono etichettate con il nome del progetto e spostate nella Posta in arrivo prioritaria di Gmail, le notifiche vengono contrassegnate come lette e spostate in una posta in arrivo non prioritaria (per una revisione successiva) e le email interne vengono etichettate come interne e contrassegnate come lette (per una revisione successiva) se sono inserite in CC.
10. Conosci i numeri
Raccogliere dati su un progetto ti dà un’idea chiara di come sta procedendo e di quali problemi potrebbero presentarsi nel prossimo futuro. Questo ti permette di informarti e rimanere aggiornato, oltre a comprendere le conseguenze delle decisioni relative all’account o al progetto.
Comprendere i numeri mentre il progetto è in corso ti offre un contesto migliore per il progetto nel suo complesso e ti permette di discutere con il cliente o con la squadra responsabile dell’account se sia necessario apportare modifiche, invece di aspettare la fine o un momento critico del progetto.
Ecco come fare:
Il tipo di progetto (ad esempio, basato su tempi e materiali, progetti una tantum e progetti basati su un contratto continuativo) di solito determina quali rapporti desidero, ma l’idea è simile per ogni progetto. Di solito tengo sotto controllo questi aspetti:
- Rapporti sulle tempistiche
- Velocità della squadra
- Numero di attività completate/in corso/rimanenti
- Ferie e disponibilità delle risorse fino alla data di lancio
- Budget utilizzato o ancora disponibile fino a questo momento
Tenere sotto controllo questi elementi ogni settimana (o anche più volte alla settimana) mi aiuta a individuare immediatamente le tendenze che si discostano dalla norma del progetto fino a quel momento, cosa che di solito indica un problema. Mi aiuta anche a capire se in precedenza mancavano informazioni o se alcune erano errate, evitando grandi sorprese che potrebbero emergere se effettuassi un controllo solo ogni poche settimane.
Raccogliere rapporti sulle tempistiche e sul budget è il modo migliore per individuare i problemi di pianificazione del progetto che devono essere compresi e comunicati al cliente. Analizzare il tasso di completamento del progetto e la velocità della squadra mi aiuta a capire se ci sono ostacoli nei processi interni da superare, ad esempio una funzionalità più complessa del previsto o l’assenza di risorse sufficienti (che può influire negativamente sulla produttività delle persone e delle risorse).
Gli strumenti di pianificazione del progetto possono rendere questo processo molto più semplice consolidando tutti i dati del progetto in un unico posto, automatizzando la generazione dei rapporti sulle tempistiche e sul budget e fornendo pannelli di controllo in tempo reale per monitorare la velocità della squadra, la disponibilità delle risorse e lo stato generale del progetto.
Raccogliere questi dati e comprendere l’andamento del progetto mi aiuta a farmi un’idea dello stato generale di salute del progetto e ad analizzare i problemi prima che raggiungano un punto di non ritorno.
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