Come Iniziare nella Gestione dei Progetti: 3 Consigli da Esperti
Come molti dei migliori project manager che conosco, il mio ingresso nella professione è stato casuale e quasi accidentale. Tuttavia, dopo oltre un decennio di esperienza nella gestione di progetti e milioni di dollari gestiti in budget di progetto, credo sia giunto il momento di rivendicare il titolo di esperto.
Nel 2013 ho iniziato ad essere coinvolto in riunioni per un progetto molto grande che la mia azienda stava affrontando. Si trattava dell’implementazione di un nuovo CRM per un team di vendita globale. Non sapevo molto di project management o di come gestire le aspettative degli stakeholder in un ambiente così complesso.
I successivi anni sono stati una vera prova del fuoco, ma quest’esperienza ha davvero consolidato la mia passione per il project management. Anche se in certi giorni fallivo più di quanto riuscissi, ricevevo regolarmente feedback positivi sulle mie competenze. Non vedevo l’ora di imparare di più e diventare un project manager migliore.
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Oggi, una delle mie attività preferite è aiutare le persone che stanno valutando il project management come carriera a iniziare o perlomeno a indirizzarsi nella giusta direzione.
Come iniziare nel project management
Mi piacerebbe dirti che è semplice come scegliere un progetto e portarlo avanti, ma purtroppo non è così facile trovare un ruolo nel project management. Quindi, se questo è il tuo obiettivo finale, ecco alcune cose che puoi fare sin da ora per iniziare a ottenere il tuo primo lavoro da project manager.
1. Trova modi per portare le competenze di project management nel tuo ruolo attuale
Se hai mai organizzato una festa di compleanno, scelto un software di gestione delle attività personali come Todoist, o preparato una presentazione, hai già fatto un po’ di project management. Un progetto (come definito dal Project Management Institute) è un’impresa temporanea intrapresa per creare un prodotto, servizio o risultato unico.
Quindi, se vuoi diventare project manager, cerca occasioni per esercitare il project management nel tuo ruolo attuale.
Ad esempio, se lavori nel marketing e il tuo team sta cercando un nuovo strumento di gestione delle attività, considera di proporti per guidare l’iniziativa. Potresti avere l’opportunità di raccogliere i requisiti, collaborare con gli stakeholder per la scelta, pianificare il lancio del nuovo strumento al team e persino gestire il budget del progetto.
Questo può essere anche il momento ideale per testare strumenti gratuiti. Queste piattaforme spesso offrono piani gratuiti molto completi e possono aiutare te e i tuoi colleghi a organizzare, assegnare e monitorare le attività senza difficoltà. Avrai un’esperienza diretta nella gestione di progetti con strumenti professionali, senza alcun investimento iniziale.
Qualunque sia il tuo lavoro attuale, è probabile che ci sia un’opportunità per gestire un progetto. Cogliere queste occasioni quando si presentano ti aiuterà a sviluppare competenze e valutare se il percorso di carriera del project management fa davvero per te.
2. Inizia a fare networking con project manager di successo
Quando stai iniziando nel project management, costruire una rete di contatti può essere davvero utile. Inizia fissando delle chiacchierate individuali con project manager di successo.
La tua richiesta non dovrebbe superare i 20-30 minuti per un’intervista informativa. Potresti chiedere come sono entrati nel project management, che tipo di progetti gestiscono e quali competenze sono necessarie. Puoi anche chiedere consigli o suggerimenti su come entrare in quel determinato settore.
Non sei sicuro di conoscere qualcuno? Prova a usare LinkedIn per cercare project manager nei settori che ti interesserebbe esplorare. Non sai quali siano i settori più adatti a te? Incontra project manager che operano in ambiti diversificati.
Praticamente ogni settore, dalla ristorazione alla sanità, necessita di project manager. E, visto che qui ci concentriamo sui progetti digitali, è giusto sottolineare che progetti digitali esistono in quasi ogni settore.
Un ottimo modo per incontrare altri project manager è seguirli sui social media oppure tramite la membership DPM, che ti permette di entrare in contatto con centinaia di altri project manager, partecipare a eventi dal vivo (o organizzare il tuo) e accedere a interessanti offerte formative.
3. Investi nella formazione sul project management
Questo suggerimento non ti invita a spendere subito tanti soldi in corsi di project management o in preparazione alle certificazioni. Prendi in considerazione corsi gratuiti o economici come Kickoff di PMI (gratuito), i video che trovi proprio qui su The DPM o corsi disponibili su LinkedIn Learning o Udemy.
Questo corso ha l'obiettivo di aiutarti a costruire una base solida e a farti sentire entusiasta riguardo a un futuro ruolo come project manager. Crescendo nella tua carriera e nella tua esperienza, potrai continuare a investire in ulteriore formazione e addestramento o in certificazioni di project management.
La certificazione CAPM (Certified Associate in Project Management), PMP (Project Management Professional), Prince2, o le certificazioni di project management agile sono popolari a seconda del settore e della metodologia utilizzata dalla tua azienda.
Poiché la maggior parte di queste certificazioni richiede una certa esperienza, non è fondamentale cominciare a lavorarci subito, ma puoi sempre dare un’occhiata a queste certificazioni di project management per principianti; molte di queste non richiedono nessuna esperienza.
Puoi (o dovresti) imparare da solo il project management?
Potrebbe essere un’opinione controversa, ma credo che sebbene tu possa imparare da solo per apprendere il project management, non dovresti farlo. Ci sono moltissimi project manager con anni di esperienza che offrono supporto e corsi di formazione per aspiranti PM.
Anche se la pratica rende perfetti, fatti un favore e impara dai professionisti. Questo ti aiuterà ad accorciare la curva di apprendimento ed evitare alcuni errori da principianti—quelli che abbiamo commesso tutti e che sono molto dolorosi.
Ad esempio, come project manager inesperto nel mio primo ruolo in agenzia, abbiamo fatto una riunione con un cliente e abbiamo modificato leggermente l’ambito del progetto. Non mi ero reso conto di quanto avessimo cambiato dato che il direttore della mia agenzia stava conducendo la riunione.
Ciò che non ho fatto è stato inviare un riepilogo della riunione con le prossime azioni e predisporre una modifica contrattuale da far firmare al cliente. Venivo da un'esperienza interna, e per me questi cambiamenti erano abbastanza normali, senza necessità (o comunque con molta meno necessità) di documentazione.
Come si sarebbe aspettato un project manager esperto, il ricordo della conversazione da parte del cliente e il nostro erano piuttosto diversi e, senza la giusta documentazione, arrivare a una soluzione è stato più complicato del necessario.
Quindi, anche se ci sono molte cose riguardanti il project management che puoi imparare da solo e che apprenderai sul campo, penso che un po' di formazione formale e coaching da project manager con anni di esperienza sia la strada giusta da percorrere.
Cosa fare se non hai esperienza in project management
Per prima cosa, come abbiamo già discusso, se hai anche solo organizzato una festa di compleanno o una vacanza, hai già un po’ di esperienza nel project management o almeno alcune competenze facilmente trasferibili. Ma, se non hai esperienza ufficiale di project management in un contesto lavorativo, puoi comunque passare a un ruolo di project management con un po’ di pianificazione attenta e passione per la professione.
Se non sei riuscito a farti assegnare la guida di qualche progetto nel tuo ruolo attuale, prendi in considerazione attività di volontariato per un’associazione no-profit. Queste organizzazioni spesso hanno bisogno di implementare la gestione dei progetti per le non profit e potrebbero permetterti di guidare uno o due progetti pro bono per rafforzare le tue competenze e il tuo portfolio di project management.
Se decidi di seguire questa strada, va bene chiedere una lettera di referenze o una raccomandazione su LinkedIn da condividere così i potenziali datori di lavoro possono vedere come lavori e cosa hai imparato.
Un altro modo per diventare project manager senza esperienza è considerare ruoli correlati al project management. Cerca titoli come project coordinator, amministratore oppure un ruolo d’entrata nell’area operations. Questo consiglio è diretto a chi ha poca esperienza lavorativa generale, visto che questi ruoli tendono a essere meno retribuiti rispetto a un ruolo come PM.
Tuttavia, se puoi permetterti di guadagnare meno o sei attualmente in un ruolo dove vieni pagato meno del dovuto, questa potrebbe essere una scorciatoia per arrivare a un salario più alto entro pochi anni, man mano che acquisisci esperienza e la capacità di iniziare con successo un nuovo ruolo di project management.
Sei competenze di project management da imparare
Se vuoi diventare project manager, ci sono molte competenze di project management che dovrai padroneggiare, dalla creazione dei piani di progetto e la gestione dei team al reporting sullo stato di avanzamento e al monitoraggio del budget. Se alcune di queste cose sono nuove per te, non preoccuparti; siamo stati tutti principianti una volta.
1. Gestione delle persone
I progetti vengono realizzati da persone per altre persone. Quindi, se vuoi diventare un project manager, devi imparare a gestire le persone. E no, non si tratta solo di assegnare compiti o pianificare revisioni. Un buon project manager è un sostenitore e un supporto per i membri del team e può aiutare gli stakeholder a gestire le proprie aspettative.
Ad esempio, se sei un project manager che supervisiona team che lavorano su più progetti (anche insieme ad altri PM), potresti a volte notare che un membro del team appare insolitamente stressato. Indagando più a fondo scopri che questa persona è assegnata a tre dei più grandi progetti dell’azienda, tutti con scadenze fissate per la prossima settimana.
Ha lavorato incessantemente per sviluppare i concept creativi necessari per ogni progetto, ma puoi vedere che la situazione sta avendo un impatto negativo. Come project manager, potresti dover intervenire e aiutarli a migliorare la gestione del tempo, riorganizzare le priorità di alcuni lavori, o vedere se puoi posticipare una delle scadenze così da concedergli un po’ più di tempo.
Al contrario, se hai uno sviluppatore su uno dei tuoi progetti che sta rendendo molto al di sotto delle aspettative, il tuo cliente e il team di progetto se ne saranno accorti e dovrai intervenire per risolvere il problema. Potresti iniziare chiamando da parte questa persona e chiedendole, dal suo punto di vista, cosa sta succedendo.
Potreste scoprire che ha meno esperienza con questo tipo di lavoro, oppure che il lavoro va bene, ma fatica a comunicare con il team e con il committente del progetto. In ogni caso, tu, in qualità di project leader, dovrai utilizzare capacità di problem solving e leadership per aiutare questa persona a rientrare in carreggiata.
2. Gestione delle attività
Una componente chiave del project management è suddividere un insieme di lavori in compiti più piccoli e gestibili e creare il piano di progetto così che i membri del team sappiano su cosa lavorare. Occorre pratica e abilità per suddividere il lavoro nel giusto set di attività e sotto-attività, nella giusta sequenza.
Ad esempio, nella gestione di un nuovo sito web, le attività di design devono essere suddivise in modo che il cliente o gli stakeholder chiave abbiano abbastanza contesto per revisionare i design e fornire feedback. Presentare un insieme di design troppo ridotto potrebbe generare lavoro extra successivamente, quando queste persone avranno più chiaro come sarà il sito finale.
Un’altra importante competenza di chi gestisce progetti, quando assegna le attività, è fornire ai membri del team tutte le informazioni necessarie per portare a termine il compito. Nel nostro esempio del sito web, questo potrebbe voler dire raccogliere linee guida di brand, font preferiti, immagini approvate e lavorare con il team per definire la sitemap definitiva e alcuni wireframe prima che i designer possano iniziare le proprie attività.
3. Gestione del budget
Garantire che il team rispetti le ore stimate nel piano di progetto e tenga conto di tutti i costi di licenze, hardware e software fa parte della tua job description come project manager. E, anche se può sembrare semplice, durante i progetti non è raro che emergano esigenze impreviste.
Supponiamo che tu stia gestendo un progetto di sviluppo software personalizzato e il tuo designer UI si dimetta dopo un quarto del progetto. Cosa fai? Come influisce questa situazione sul budget?
Come project manager, dovrai lavorare con il tuo management (responsabile UI/Operazioni) per definire i prossimi passi. È improbabile che il lavoro possa fermarsi completamente in attesa che il team assuma un sostituto.
Potresti dover suddividere le attività tra altri designer UI oppure assumere un collaboratore esterno per un supporto temporaneo (potenzialmente tramite software per agenzie di selezione). Questa seconda opzione potrebbe avere un impatto maggiore sul budget rispetto alla prima—e potresti doverne discutere con altri all’interno dell’azienda per capire come gestire la situazione.
4. Gestione dei rischi
Il compito del project manager è pensare a tutto ciò che potrebbe andare storto in un progetto. A differenza di alcune hard skill viste finora, questa è una soft skill che si sviluppa nel tempo con la pratica costante.
Alcuni rischi sono facili da individuare fin dall'inizio. Cose come una tempistica troppo aggressiva, budget insufficiente o una cattiva gestione delle risorse possono risultare evidenti anche a un project manager alle prime armi.
E i rischi più sottili collegati a un progetto? Ad esempio, i membri del team coinvolti su troppi progetti contemporaneamente? Una sovrabbondanza di tecnologie e lacune informative perché monitora l’avanzamento su tre app diverse? O uno stakeholder noto per cambiare spesso idea su attività già approvate?
Questi sono tutti rischi che potresti incontrare in un progetto. Tempo, esperienza e qualche collega disposto a fare da cassa di risonanza possono aiutarti a superare questi rischi o a gestirli in modo proattivo e migliore.
5. Documentazione
Mantenere una buona documentazione è una grossa parte del lavoro di project management. Un IT project manager, ad esempio, potrebbe documentare l’infrastruttura del sito aziendale e le tecnologie utilizzate, così che quando sarà il momento di eseguire aggiornamenti o upgrade, ci sia una documentazione chiara su quanto è stato fatto e sui requisiti.
Nei progetti agili, che danno priorità alle persone rispetto ai processi e tendono a mantenere la documentazione un po’ più snella, avere un solido product backlog con requisiti chiari può aiutare il product owner (con il supporto dello scrum master) nella revisione del backlog e nel flusso di lavoro associato all'inserimento delle funzionalità nel prossimo sprint durante la riunione di pianificazione dello sprint.
Indipendentemente dal tipo di project manager che vuoi diventare, la documentazione sarà una competenza fondamentale da padroneggiare. Vorrai documentare le modifiche apportate al budget, alla pianificazione o all’ambito di progetto, lo stato attuale del progetto, nonché i prossimi passi o elementi necessari da un cliente o da uno stakeholder chiave.
La documentazione può aiutare i project manager a mantenere responsabili i membri del team e gli stakeholder e può aiutare il team di progetto a ricordare quali decisioni sono state prese e, altrettanto importante, perché.
6. Comunicazione
Come project manager, avrai bisogno di eccellenti capacità comunicative, sia scritte che orali. Dovrai anche sapere quali informazioni devono essere condivise con i diversi livelli di stakeholder.
Mentre i membri del tuo team di progetto devono conoscere tutti i dettagli per poter coordinare e completare attività e progetti, lo sponsor del progetto e gli altri dirigenti avranno bisogno di una comunicazione più strategica e ad alto livello sull’andamento generale del progetto e sui suoi progressi.
Ad esempio, se il progetto ha già utilizzato il 27% del suo budget ma è solo al 13% circa dello stato di avanzamento, dovrai comunicarlo al tuo team di progetto per vedere se è possibile apportare qualche modifica per rientrare nei limiti di budget e completare il progetto nei tempi stabiliti.
Tuttavia, quando si tratta degli stakeholder di progetto e dello sponsor esecutivo, la conversazione dovrà essere diversa. In questo caso, potresti evidenziare l’impatto sull’attività e le cause che hanno portato a spendere il budget più rapidamente rispetto allo stato di avanzamento del lavoro.
Potresti inoltre voler arrivare a questa conversazione con un nuovo piano di project management e delle soluzioni proposte.
Quattro libri sul project management da leggere
Se stai ancora valutando con attenzione la carriera nel project management, ecco alcuni libri sul project management per principianti che potresti aggiungere alla tua lista di lettura:
- Project Management for the Unofficial Project Manager: A FranklinCovey Title: Una lettura ottima per chiunque stia esplorando il project management o sia stato incaricato di gestire progetti senza il titolo o la certificazione di project manager.
- PMBOK Guide 7th Edition: Se stai pensando di ottenere la certificazione CAPM o PMP, la Guida PMBOK dovrebbe essere nella tua lista di lettura perché ti servirà per prepararti all’esame e apprendere il metodo PMI di gestione dei progetti.
- Doing Agile Right: Se la tua organizzazione o il tuo interesse è la gestione di progetti attraverso una metodologia agile, questo libro sul project management agile è una lettura indispensabile per conoscere davvero tutti gli aspetti della gestione agile dei progetti.
- The Project Management Pathway: Your 90-Day Project di Jeremiah R. Hammon, Jr., PMP: Questo libro di project management non è solo una buona lettura, ma: “The Project Management Pathway non è solo un libro; è un viaggio trasformativo che ti renderà protagonista del tuo successo. Che tu sia un principiante o voglia portare le tue capacità di project management al livello successivo, questo workbook interattivo ad alte prestazioni è la tua guida definitiva.”
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Diventare project manager è un lavoro impegnativo che porta grandi soddisfazioni
Qualsiasi cambiamento di carriera può essere una sfida, ma poiché il project management abbraccia così tante aree, dalla pianificazione finanziaria alla comunicazione efficace fino anche al pensiero strategico, può risultare particolarmente impegnativo.
Dovrai inoltre utilizzare molti strumenti con cui potresti non avere familiarità, come software per il project management, fogli di stima, e perfino aggiornamenti di stato o diversi tipi di reportistica. Questi strumenti possono essere integrati oppure risiedere separatamente in Excel o Google Drive.
Ma questo duro lavoro verrà ripagato e sarai ricompensato con una carriera longeva e una retribuzione competitiva. I project manager esperti (soprattutto quelli con titoli di studio avanzati e certificazioni nella gestione di progetti, come una laurea magistrale in project management) possono facilmente guadagnare uno stipendio da project manager a sei cifre in molte parti del mondo.
