Qu’est-ce que le périmètre d’un projet ? Définition, guide et exemple

Qu’est-ce qu’un énoncé de portée du projet ?

Un énoncé de portée du projet est un document officiel qui consigne la portée convenue du projet et établit une compréhension commune de ce que le projet livrera. Il répertorie généralement les livrables, les critères d’acceptation, les exclusions, les hypothèses et les contraintes.

Les chefs de projet utilisent l’énoncé de portée pour harmoniser les attentes des parties prenantes et des membres de l’équipe, évaluer les changements proposés par rapport à la portée convenue et éviter la dérive du périmètre tout au long du projet.

Pourquoi la portée du projet est-elle importante ?

Il est important de définir clairement la portée du projet, car celle-ci fournit une référence commune aux chefs de projet, aux parties prenantes et aux membres de l’équipe projet, ce qui permet de :

• Suivre l’avancement du projet : mesurer le travail réalisé par rapport aux objectifs et aux livrables du projet.
• Évaluer les risques du projet : identifier les difficultés et les contraintes potentielles susceptibles d’affecter la réalisation du projet.
• Allouer efficacement les ressources : affecter les ressources en fonction du travail nécessaire à la réalisation du projet.
• Prévenir la dérive du périmètre : éviter la dérive du périmètre en établissant des limites claires concernant ce qui est inclus ou non dans le projet.
• Maîtriser les coûts du projet : maintenir le travail en accord avec la portée approuvée afin de réduire les dépenses imprévues et de respecter le budget.
• Harmoniser les parties prenantes et les membres de l’équipe : communiquer les attentes, les responsabilités et les livrables du projet afin que chacun comprenne ce qui doit être accompli.

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Que doit inclure la portée du projet ?

La portée d’un projet doit inclure les éléments suivants afin d’établir des attentes claires et de maintenir le projet sur la bonne voie :

• Objectifs du projet : définir ce que le projet vise à accomplir et les résultats qui détermineront sa réussite.
• Livrables du projet : identifier les résultats, produits ou réalisations précis que le projet est censé produire.
• Calendrier du projet : présenter la durée prévue du projet, les principales étapes et les échéances.
• Budget du projet : définir les ressources financières disponibles pour mener à bien le projet.
• Contraintes et limites : identifier toute restriction liée au temps, au budget, aux ressources ou à d’autres facteurs susceptibles d’affecter la réalisation du projet.
• Travail hors périmètre : indiquer explicitement ce que le projet n’inclura pas afin d’éviter les malentendus et la dérive du périmètre (par exemple, déterminer si votre campagne marketing Google Ads inclut la création d’une page de destination).

Ces éléments vous aident à définir des attentes réalistes, à harmoniser les parties prenantes et à maintenir le travail dans les limites du calendrier et du budget convenus.

Comment définir la portée d’un projet

Voici comment définir la portée d’un projet :

1. Identifier les objectifs du projet

Commencez par définir ce que le projet doit accomplir et pourquoi cela est important. Identifiez les objectifs du projet et les résultats commerciaux qui détermineront sa réussite.

Faites la distinction entre les objectifs généraux et les objectifs mesurables. Par exemple, améliorer l’intégration des clients est un objectif général, tandis que réduire la durée de l’intégration de dix jours à cinq jours constitue un objectif mesurable. Je vous recommande de confirmer ces priorités avec les parties prenantes avant de décider quels livrables doivent être inclus dans le périmètre.

2. Recueillir les exigences des parties prenantes

Utilisez la collecte des exigences pour comprendre ce dont les parties prenantes ont besoin pour le projet. Échangez avec les commanditaires du projet, les utilisateurs finaux et les personnes responsables de la réalisation du travail.

Concentrez-vous sur les exigences métier, les exigences fonctionnelles et les exigences non fonctionnelles, telles que les normes de sécurité ou d’accessibilité.

Les parties prenantes ont souvent des priorités concurrentes ; distinguez donc les exigences essentielles des demandes souhaitables. Ne partez pas du principe que chaque demande d’une partie prenante doit être incluse dans le périmètre du projet.

3. Définir les livrables du projet

Dressez la liste des résultats précis que le projet doit produire pour atteindre ses objectifs. Indiquez clairement ce que comprend chaque livrable afin d’éviter les malentendus par la suite.

Par exemple, « nouveau site web » est vague, tandis que « site web marketing de cinq pages avec formulaire de contact » établit des attentes claires.

Pour chaque livrable majeur, identifiez :

• Résultat attendu : Ce que l’équipe produira et ses principaux composants.
• Travail requis : Les activités nécessaires à la production du livrable.
• Critères d’acceptation : Les conditions que le livrable doit remplir pour être accepté.

Vous pouvez utiliser une structure de découpage du projet (WBS) pour organiser les livrables en composants plus petits.

4. Définir les limites et les exclusions du périmètre

Définissez précisément ce qui est inclus dans le projet et ce qui en est exclu. Des limites claires contribuent à prévenir la dérive du périmètre et vous servent de référence lorsque les parties prenantes demandent du travail supplémentaire.

J’accorderais une attention particulière aux exclusions que les parties prenantes pourraient supposer incluses. Par exemple, la refonte d’un site web n’inclut pas nécessairement la création de nouveaux contenus ni la maintenance continue.

Dans le périmètre	Hors périmètre
Refondre cinq pages existantes	Créer des pages supplémentaires
Mettre à jour la mise en page et la navigation des pages	Réécrire l’ensemble des contenus du site web
Tester les pages refondues	Assurer la maintenance continue du site web
Mettre en œuvre les modifications de conception approuvées	Développer de nouvelles intégrations

Il n’est pas nécessaire de documenter toutes les exclusions possibles. Concentrez-vous sur le travail qui pourrait raisonnablement être confondu avec une partie du projet.

5. Identifier les contraintes liées aux ressources et au budget

Identifiez les contraintes susceptibles de limiter ce que le projet peut réaliser. Elles permettent de déterminer si le périmètre proposé est réaliste.

Prenez en compte les éléments suivants :

• Budget : Les limites de dépenses qui restreignent ce qui peut être inclus.
• Ressources : La disponibilité des personnes, des compétences, des matériaux et des outils nécessaires.
• Dépendances : Le travail qui dépend d’équipes externes, de fournisseurs ou des contributions du client.
• Hypothèses : Les conditions sur lesquelles vous comptez, comme l’obtention des validations des parties prenantes à une date convenue.

Je recommande de vérifier les hypothèses avant de finaliser le périmètre. Si un livrable dépend de ressources ou de validations qui n’ont pas encore été confirmées, documentez cette incertitude.

6. Définir les étapes clés et les échéances

Identifiez les principales étapes et échéances qui déterminent la date à laquelle les livrables du projet doivent être terminés. Concentrez-vous sur les points de contrôle importants plutôt que sur la planification des tâches individuelles (par exemple, une refonte de site web peut comporter des étapes pour l’approbation de la conception, la finalisation du développement et la livraison finale).

Tenez compte des dépendances et des échéances fixes lors de la définition de ces dates. Si les livrables proposés ne peuvent pas être réalisés de manière réaliste dans le délai disponible, vous devrez ajuster le périmètre, les ressources ou les échéances.

Réservez le séquençage détaillé des tâches et la planification du projet au processus plus large de planification du projet.

7. Documenter, examiner et approuver le périmètre du projet

Consignez le périmètre convenu dans un énoncé du périmètre du projet et examinez-le avec les parties prenantes avant le début des travaux.

J’impliquerais les personnes responsables de la réalisation du travail, et pas uniquement le commanditaire du projet. Elles peuvent repérer des dépendances négligées ou des attentes irréalistes.

Avant de demander l’approbation, confirmez que :

• Les livrables et les exclusions sont clairs : Tout le monde comprend ce qui est inclus et exclu.
• Les contraintes sont prises en compte : Le périmètre reflète les ressources disponibles, le budget et les délais.
• Les désaccords sont résolus : Les parties prenantes s’accordent sur les priorités et les attentes.
• L’approbation est documentée : Les parties prenantes concernées approuvent officiellement le périmètre.

Une fois approuvée, utilisez la référence de périmètre pour évaluer les changements proposés et empêcher les ajouts non autorisés au projet.

Exemple de périmètre du projet

Si vous étiez chef de projet chargé d’un nouveau projet visant à livrer des ordinateurs finis depuis l’entrepôt de fabrication aux clients dans tout le comté, un périmètre de projet simple pourrait ressembler à ceci :

Section	Exemple
Présentation du projet	Expédier les ordinateurs fabriqués par ABC vers des centres de distribution dans tout le pays avant la période des achats des fêtes de fin d’année.
Périmètre du projet	Expédier 500 ordinateurs fabriqués en octobre 2022, déterminer les besoins en stock des distributeurs et planifier les itinéraires de livraison des camions d’ABC.
Principales parties prenantes	John Doe (responsable des expéditions) et Mary See (responsable des achats).
Livrables du projet	Livrer 500 ordinateurs aux 10 distributeurs d’ABC avant le 30/11/2022.
Critères d’acceptation	Mary See vérifie les quantités expédiées et confirme la bonne livraison à chaque distributeur.
Exclusions	Les produits fabriqués après octobre 2022 ne sont pas inclus dans le périmètre du projet.
Contraintes du projet	Les délais d’expédition et la coordination des communications avec les distributeurs externes.

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