Pourquoi les chefs de projet ont besoin d’un système d’organisation personnelle en 2026
Pourquoi parlons-nous d’un système d’organisation personnelle ?
Eh bien, j’ai eu la chance d’avoir un mentor au début de ma carrière qui était incroyablement organisé. Je me demandais constamment comment elle se souvenait du moindre détail de réunions ayant eu lieu des mois auparavant. Tout le monde voulait travailler avec elle, car ils savaient qu’ils pouvaient compter sur elle.
À mesure que j’ai progressé dans ma carrière, j’ai su que c’est ce type de chef de projet que je voulais devenir. Fiable, attentif aux détails, et surprendre constamment les gens par la quantité d’informations que je peux retenir.
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Il s’avère que le secret, c’est précisément de ne pas compter sur sa mémoire.
Pourquoi les chefs de projet ont besoin d’un système d’organisation personnel — et comment construire le vôtre
Lorsque vous jonglez avec plusieurs projets, clients et équipes, vous pouvez vous retrouver constamment bombardé par une multitude de sollicitations. Cela inclut les emails, notifications Slack, rappels de calendrier, ou simplement une « petite question rapide » lorsqu’un collègue vous croise en sortant du bureau.
Être organisé, c’est avant tout la manière dont vous gérez toutes ces tâches ad hoc, demandes, conversations, alertes (etc) chaque jour, pour pouvoir prendre du recul sur votre travail et vous assurer que vous travaillez de manière stratégique sur les activités qui vous rapprochent de vos objectifs.
Comment rester organisé au travail ? Vous devez développer votre propre système d’organisation personnelle.
Outils vs Systèmes
Clarifions cela tout de suite. Il existe d’excellents outils comme les applications de productivité et les logiciels de gestion du temps qui peuvent vous aider à organiser vos tâches et votre emploi du temps, mais les outils ne sont pas des systèmes. Google Agenda est un excellent outil pour gérer votre planning, mais c’est la manière dont vous l’utilisez qui déterminera son efficacité. La façon dont vous l’utilisez, c’est votre système.
Pensez-y ainsi : même si vous avez tous les ustensiles dans votre cuisine pour organiser le dîner parfait, si vous ne planifiez pas stratégiquement l’utilisation de chaque accessoire, vos invités risquent d’avoir faim.
À retenir : Un système d’organisation personnelle est un ensemble de règles que vous définissez pour gérer les multiples sollicitations auxquelles vous devrez faire face au quotidien.
Quelques outils utiles pour l’organisation personnelle
Todoist
C’est une application puissante mais simple d’utilisation pour créer des listes de tâches. Vous pouvez classer les éléments dans des projets, assigner des niveaux de priorité, et programmer des tâches récurrentes.
Boomerang pour Gmail
J’aime décrire cet outil comme un « outil de responsabilisation » parce qu’il vous aide à faire en sorte que les autres répondent bien à vos emails. Vous pouvez définir des paramètres personnalisés pour chaque email envoyé afin que, par exemple, si personne ne répond sous 2 jours, l’email revienne en haut de votre boîte de réception.
Google Agenda
Cet outil n’a plus besoin d’être présenté, mais il mérite d’être mentionné car, bien que basique, utilisé à bon escient il s’avère l’un des outils d’organisation les plus puissants à votre disposition. Une grande partie de mon système d’organisation consiste à définir comment et quand je souhaite recevoir les alertes de Google Agenda.
Focus booster
Cet outil d’organisation personnelle a été conçu pour aider les utilisateurs à adopter de bonnes habitudes de travail en minimisant les distractions et en favorisant la concentration via le time-blocking. Il est basé sur la technique Pomodoro (une méthode de gestion du temps par sessions définies). Vous pouvez l’utiliser pour structurer vos cycles de travail, suivre et analyser le temps que vous y consacrez.
Taskful
Taskful est un outil de productivité similaire à Todoist. Ce qui est intéressant avec cette application de listes de tâches, c’est qu’elle permet de créer des sous-tâches pour atteindre des objectifs plus globaux, et propose une barre de progression simple indiquant l’avancement. L’application est également très intuitive et ses fonctionnalités sont faciles à prendre en main, même pour les nouveaux utilisateurs.
Toggl
Toggl est un outil de suivi du temps au design épuré et très agréable. Vous pouvez l’utiliser pour suivre le temps passé sur chaque tâche et catégoriser votre temps grâce à des étiquettes et des projets. Si vous ne savez pas vraiment où passe votre temps chaque jour, utiliser un outil gratuit de suivi comme Toggl peut vous permettre de voir réellement comment vous occupez vos journées.
IFTTT
IFTTT (« if this, then that ») est une application qui vous permet de synchroniser des actions entre toutes vos autres applis et différents appareils.
Je l’inclus dans cette liste d’outils d’organisation personnelle parce qu’elle peut vous aider à automatiser nombre de petites tâches organisationnelles que vous effectuez au quotidien, comme sauvegarder des fichiers, saisir des données dans des tableurs et des centaines d’autres actions.
Il faut un peu de temps pour trouver la meilleure façon de l’utiliser, mais une fois que vous avez identifié les automatisations qui vous correspondent, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et libérer votre esprit pour des réflexions plus importantes.
Créer votre propre système d’organisation personnelle
J’aime envisager mon système personnel en partant du principe que je vais oublier quelque chose dès que cela n’est plus devant mes yeux. Si quelqu’un me confie une tâche importante à faire plus tard, je dois l’ajouter aussitôt dans Todoist, même si je n’ai pas le temps de bien la détailler. Par exemple :
Parfois, quand les réunions s’enchaînent, il n’y a pas le temps de transformer ses notes en véritables tâches à accomplir. Cela peut rappeler la célèbre scène de Lucy et Ethel essayant désespérément de suivre la cadence d’un tapis roulant chargé de bonbons.
Sauf qu’au lieu de délicieux chocolats, vous gérez une file continue de sollicitations urgentes. Si cela arrive, prenez cinq secondes pour vous donner un rappel de relire vos notes plus tard. Adopter des stratégies efficaces de prise de notes peut aussi grandement réduire le travail de tri et d’organisation après coup.
Ceci n’est qu’une règle qui me convient, mais il vous faudra créer vos propres règles afin de savoir comment et quand utiliser chaque outil dans votre boîte à outils de gestion de projet.
Définir vos propres règles d’organisation personnelle
1. Faites la liste de toutes vos sources d’informations.
Commencez par réfléchir aux différents types d’informations qui arrivent dans votre vie. Voici quelques exemples :
- Notifications Slack
- E-mails de clients
- Tâches issues des réunions
- Factures papier reçues par courrier (argh)
- Discussions autour de la machine à café
- Alertes du calendrier
2. Demandez-vous : de combien de temps d’avance avez-vous besoin pour traiter tout cela à temps ?
Disons que vous voulez penser à envoyer une mise à jour budgétaire à un client. Il faut l’envoyer mercredi matin, mais vous avez besoin d’au moins 30 minutes pour préparer le rapport, et il faut aussi que le responsable du compte le valide avant l’envoi au client.
Programmer un rappel le mercredi matin est donc bien trop tard. Il vaut mieux prévoir un rappel le mardi après-midi, pour terminer le rapport et l’envoyer à la personne responsable. Ensuite, prévoyez un deuxième rappel le mercredi matin pour vérifier qu’il a été approuvé et pour l’envoyer.
Ne comptez pas sur Google Agenda pour vous rappeler automatiquement ces échéances. Quand je m’apprête à prendre l’avion, je reçois souvent, automatiquement, un rappel du calendrier pour ce vol. Cela me fait sourire. Si vous ne vous fiez qu’à Google Agenda pour ne pas oublier votre prochain vol, vous le manquerez à chaque fois.
3. Déterminez le niveau d’alerte ou de rappel nécessaire.
Faut-il vous sortir du siège à coup de sirène ou juste une petite tape sur l’épaule ? Certaines tâches dans votre liste sont plus urgentes que d’autres. Le rappel pour partir à l’heure à un rendez-vous client devra être bien plus visible que celui pour demander vos jours de congés du mois prochain.
Pour les rappels doux, j’aime programmer des rappels récurrents dans Todoist. Je vois ainsi la tâche dans ma boîte de réception et je sais que je dois la traiter à un moment dans la journée. Autre option : Boomerang ou la fonction “rappelle-moi” sur Slack. L’avantage, c’est que vous pouvez reporter le rappel autant de fois que nécessaire jusqu’à avoir du temps pour vous en occuper.
Pour les tâches vraiment urgentes, il faut s’assurer de voir le rappel, quoi qu’on fasse. Veillez à ce que ces rappels apparaissent à la fois sur votre ordinateur et sur votre téléphone. Quand j’ai quelque chose à ne surtout pas manquer, j’ajoute même une alarme sur mon téléphone, en double de l’alerte Google Agenda.
4. Prévoyez du temps régulier pour vous organiser.
La meilleure façon de réellement utiliser votre système d’organisation personnelle, c’est de prévoir explicitement du temps pour cela. J’aime faire partie des premiers arrivés au bureau : c’est calme, sans réunion, le moment idéal pour organiser ma journée.
Si vous ne pouvez pas, planifiez ce créneau d’organisation dans votre agenda. Bloquez ce temps, sinon cela risque de ne jamais arriver. Selon le système de calendrier utilisé dans votre entreprise, vous pouvez aussi définir ce créneau comme « occupé » pour que personne ne vous le réserve.
Mieux encore, nommez ce temps de manière plus visible. Cela donne un excellent exemple à votre équipe de voir que vous prenez le temps de remettre de l’ordre dans votre vie. Les chefs de projet sont humains, après tout.
Le bénéfice d’un système d’organisation personnel = la confiance
Évidemment, beaucoup d’entre nous souhaitent être mieux organisés parce que nous savons que cela peut nous aider à être plus productifs au travail. Mais il existe d'autres avantages, plus subtils, à avoir un bon système d’organisation personnel : chaque fois que votre système fonctionne, vous marquez des points.
Vos collègues, employés, clients ou managers apprennent à vous faire confiance. De la même manière, savoir que les gens avec qui vous travaillez sont organisés vous aide à leur faire confiance. Personne n'aime travailler dans un environnement désorganisé ou avec quelqu’un sur qui ils ne peuvent pas compter.
Chaque fois que j’ai encadré un employé débutant, j’ai adopté cette règle : je me fiche de votre système, du moment qu’il fonctionne.
Même si vous n’avez pas d’équipe qui relève directement de vous, vous pouvez avoir un impact sur l’ensemble de votre organisation en montrant l’exemple. La prochaine fois que quelqu’un vous confie une tâche à effectuer, essayez de répondre par quelque chose comme : « C’est noté. Je vais me mettre un rappel pour faire cela jeudi matin et je reviendrai vers vous à ce moment-là. »
En donnant une réponse détaillée, vous montrez que vous avez un plan pour gérer la tâche, et vous indiquez quand la personne peut s’attendre à avoir de vos nouvelles. Non seulement vous augmentez la confiance de vos collègues à votre égard, mais vous renforcez aussi votre propre confiance en vous, à force de tenir vos engagements.
Et ensuite ?
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