Conception de workflow : processus, exemple et enseignements
Le but de la conception des workflows est de s'assurer que les tâches séquentielles sont planifiées de manière à permettre aux processus et aux activités de passer facilement d'une étape à l'autre.
L'ironie veut qu'une mauvaise conception des workflows puisse en réalité engendrer des inefficacités et de la confusion, au lieu du bon fonctionnement recherché.
Créer un workflow consiste en bien plus qu’à savoir dessiner un bon organigramme ou saisir des données dans une plateforme dédiée. Au fil de mon expérience, j’ai tiré des leçons précieuses sur ce qui fonctionne… ou non. Dans cet article, je vais présenter les bonnes pratiques et les pièges à éviter pour concevoir un workflow efficace, en partageant des recommandations pour vous aider à éviter les écueils courants et à obtenir des résultats positifs.
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Qu’est-ce que la conception de workflow ?
La conception de workflow fait partie de la gestion des workflows et consiste, sur le plan métier, à cartographier vos tâches et processus les plus fréquents et essentiels afin qu’ils s’enchaînent de manière efficace et fluide d’une étape à l’autre d’un projet. Un logiciel de gestion de workflow peut vous aider à mieux comprendre comment automatiser vos workflows en identifiant les opportunités d’automatisation, en réduisant les goulets d’étranglement et en fournissant une visibilité en temps réel sur chaque étape du processus.
Dans mon étude de cas présentée à la fin de cet article, j’explique comment j’ai été recruté dans une équipe projet pour fluidifier le passage des projets de l’équipe design à l’équipe développement. Il s’agit là d’un exemple de conception de workflow.
Objectifs de la conception de workflow
La conception de workflow ne se limite pas à l’ordonnancement des tâches. Il s’agit de créer un système cohérent et efficace qui soutient la réussite des projets. Voici quelques objectifs que vous pouvez atteindre grâce à une conception de workflow efficace :
- Efficacité accrue : La conception du workflow simplifie les processus en organisant les tâches dans l’ordre le plus logique et en automatisant les actions répétitives.
- Amélioration de la communication : Elle assure une communication claire et cohérente entre les équipes et services en définissant les rôles, responsabilités et dépendances, ce qui facilite l’alignement de tous.
- Moins de goulets d’étranglement : Cette démarche permet d’identifier les blocages potentiels en analysant l’enchaînement des tâches et en traitant les zones où les retards apparaissent le plus souvent.
- Productivité accrue : La conception du workflow favorise une exécution plus rapide des tâches en optimisant les circuits pour garantir qu’elles soient réalisées le plus efficacement possible.
- Constance : Des processus standardisés garantissent la cohérence dans l’exécution des tâches en établissant des consignes et procédures claires applicables à tous.
- Amélioration continue : La conception de workflow constitue une base pour l’évaluation et le perfectionnement des processus, permettant au workflow de gestion de projet de s’adapter à l’évolution des besoins, et d’intégrer les retours pour améliorer les performances.
Comment concevoir un workflow ?
Il a été rapporté qu'une bonne conception de workflow peut améliorer l’efficacité opérationnelle de plus de 83 %. Voici comment concevoir un workflow, étape par étape :
- Définir les objectifs et le périmètre : Identifiez le but final et détaillez vos tâches.
- Analyser les processus existants : Passez en revue les méthodes actuelles, repérez les faiblesses et déterminez les ressources disponibles.
- Concevoir le workflow : Cartographiez le nouveau workflow avec un schéma, en détaillant les étapes et en attribuant les rôles.
- Développer et tester : Créez un prototype, testez-le à petite échelle et ajustez-le en fonction des retours.
- Déployer et surveiller : Déployez le workflow entièrement puis surveillez-le continuellement pour détecter des pistes d’amélioration, d’automatisation ou de modifications nécessaires.
Bonnes pratiques pour la conception de workflow
Avant de partager mes conseils et bonnes pratiques, il est important de connaître les trois éléments essentiels d’une bonne conception de workflow. Ils sont :
| Élément | Définition |
|---|---|
| Entrée | les ressources, données, ou matériaux nécessaires pour démarrer un workflow. |
| Transformation | les actions appliquées aux entrées pour les modifier ou les convertir. |
| Sortie | les résultats ou productions qui découlent de la transformation. |
Voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit :
- Définir des objectifs clairs : Définissez clairement les buts et les résultats attendus du flux de travail. Cela garantit l'alignement et une orientation précise.
- Simplifier les processus : Optez pour un design de workflow simple. Décomposez les tâches complexes en étapes gérables et supprimez les éléments superflus.
- Assigner des rôles et responsabilités clairs : Définissez précisément qui est responsable de chaque étape. Cette clarté assure la responsabilité et une exécution fluide.
- Tirer parti de la technologie : Utilisez des outils et intégrations appropriés pour la numérisation, l'automatisation, la communication et le suivi. Cela peut considérablement améliorer l'efficacité des workflows, la précision et la facilité de gestion des flux de travail.
- Tester et affiner : Mettez en place le workflow à petite échelle pour recueillir des retours. Utilisez-les pour affiner et améliorer le workflow avant une mise en œuvre à grande échelle.
Leçon apprise du design de workflow dans la vie réelle : une étude de cas
Voici mon récit d’une tentative échouée de mise en œuvre du changement.
Pour commencer, vous devez savoir que je ne suis pas une personne très enthousiaste. Je suis optimiste, et avec l'expérience, je deviens plus réaliste. J’adhère au principe « moins c’est plus », j’ai un parcours en développement front-end, j’adore l’UX et je m’efforce de proposer des solutions axées sur la simplicité.
Je suis passionné par l’efficacité des workflows, l’organisation et j’aide volontiers les autres à trouver puis garder un rythme optimal dans leur travail. Je crois que par la découverte personnelle, une base de confiance et la volonté d'ajuster ses processus, chaque journée peut être plus efficace, productive et gratifiante.
Contexte
Comme évoqué précédemment, j’ai récemment été embauché dans une équipe projet afin d’optimiser leur processus de passation des projets du design vers le développement.
Après avoir observé leur workflow existant, j’ai remarqué que de nombreuses exigences fonctionnelles étaient perdues lors de la passation ou n’étaient jamais identifiées en amont. De plus, aucune exigence n’était consignée et elles n’étaient pas accessibles à l’équipe — les détails des exigences étaient surtout communiqués verbalement entre les chefs de projet et l’équipe.
Le plan
Ma stratégie consistait à accroître l’utilisation du tableau de projet, et de Slack, pour y lister les exigences du projet et conserver un historique des discussions.
J’ai proposé un design de workflow de ce type :
Ma stratégie consistait à accroître l’utilisation du tableau de projet, et de Slack, pour y lister les exigences du projet et conserver un historique des discussions.
Un bénéfice supplémentaire aurait été la réduction du nombre d’interruptions entre les membres de l’équipe au cours de la journée.
Le tableau de projet aurait servi de référence unique et hautement visible pour les exigences, tandis que Slack aurait agi comme journal de discussion pour l’accompagner.
Mise en œuvre et difficultés
Malheureusement, je n’ai pas vu que les personnes concernées par ces changements, principalement les chefs de projet, n’y adhéraient pas. Certes, l’équipe dirigeante était d’accord, ainsi que les développeurs, mais pas mes collègues chefs de projet.
En réalité, j’ai compris que je pénalisais, et non pas aidais, mon équipe.
À mesure que nous ajoutions plus d’informations sur le tableau et dans les discussions Slack, il était évident que l’équipe PM passait davantage de temps à rédiger des tickets et à poster des mises à jour des canaux. C’est vrai, les interruptions diminuaient, mais était-ce vraiment bénéfique ?
En analysant ce problème, je me suis demandé : et s’ils appréciaient gérer les interruptions et participer à des réunions improvisées tout au long de la journée ?
Analyse des échecs
Punition négative
La punition négative consiste à retirer un stimulus positif. Je me rends compte maintenant que c’est exactement ce qu’a fait l’ajustement : supprimer, ou du moins réduire, la nécessité pour les PM d’échanger verbalement avec l’équipe.
Punition positive
Et si l’équipe détestait rédiger les tickets et utiliser Slack ? Cela signifierait que cette nouvelle étape du processus portait atteinte à leur sentiment d’autonomie. La punition positive consiste à ajouter un stimulus négatif, et c’est à nouveau ce qui a résulté de mes changements imposés.
Ce que j’ai appris
Indépendamment des gains d'efficacité, ces ajustements de processus étaient mon idée, et l'équipe n'a pas été suffisamment consultée avant le début de la mise en œuvre.
J’apprends que la stratégie et les meilleures pratiques ne peuvent pas être immédiatement appliquées aux processus de travail créatifs (qui impliquent des personnes) de la même façon qu’on les applique au code ou à d’autres supports statiques.
La culture d'une équipe est riche en personnalités, perspectives et opinions. Pour maintenir une culture saine reposant sur le respect mutuel entre les membres, il faut que chacun soit impliqué, compris et pris en compte.
Voici une courte liste de ce que j’ai retenu de cette expérience :
- L’adhésion de la direction n’équivaut pas à l’adhésion de l’équipe
- Même des ajustements de processus positifs peuvent être vécus comme des sanctions
- Les workflows doivent s’adapter à la culture de l’équipe, et pas uniquement aux meilleures pratiques standard
- Ne faites pas confiance aux premiers retours reçus—creusez pour détecter d’éventuels signaux d’alerte
Principaux enseignements sur la conception des workflows
Dans cette démarche, j’ai un peu appris sur la façon de concevoir des workflows, mais j’ai surtout découvert comment concevoir un processus de changement au travail et obtenir l’adhésion de tous.
Voici un schéma de workflow qui résume mes recommandations à toute personne amenée à modifier un processus ou à mettre en place un nouveau workflow dans son organisation :
Pour chaque enseignement de cette expérience, voici mes réflexions :
1. L’adhésion de la direction n’équivaut pas à celle de l’équipe
Vous avez besoin de l’adhésion des membres de l’équipe dont le quotidien sera impacté par toute modification de processus. Ils doivent être consultés et avoir l’opportunité de questionner, remettre en cause et transmettre leur avis sur tout changement.
Une approche « montrer l’exemple » peut fonctionner si la direction porte la démarche. Mais si tous les membres de l’équipe ont véritablement voix au chapitre, chacun doit avoir le temps de réfléchir aux changements proposés et la possibilité de donner son avis.
2. Même des ajustements de processus positifs peuvent être vécus comme une sanction
Un changement de processus implique la suppression d’étapes existantes auxquelles d’autres s’identifient ou prennent du plaisir.
Les ajustements peuvent être conçus pour accroître l’efficacité ou rendre le workflow plus agile, mais sans discussion suffisante et sans laisser le temps à l’équipe de les remettre en question, les avantages de ces gains d’efficacité risquent de ne pas être compris et l’équipe peut avoir l’impression d’être pénalisée.
3. Les workflows doivent être adaptés à la culture d’équipe, pas seulement aux meilleures pratiques
Interrogez-vous sur la valeur des étapes existantes du workflow avant de juger et de proposer de nouveaux éléments. Demandez-vous, ainsi qu’aux membres de l’équipe, quels attributs ou facteurs historiques vous risquez d’ignorer. Lesquels apportent réellement une valeur ajoutée et pourquoi ?
Il se peut qu’une minorité seulement des nouvelles initiatives dites « meilleures pratiques » convienne à la culture actuelle, voire aucune.
4. Ne vous fiez pas seulement aux retours—creusez pour repérer les signaux d’alerte
J’ai appris qu’un échange verbal ou une validation volontaire auprès de l’équipe ne suffisent pas. Tout le monde doit pouvoir donner son avis et faire part de ses retours. L’équipe a besoin de temps pour réfléchir aux changements proposés et tirer ses propres conclusions, avec ensuite la possibilité de revoir, questionner et contester les nouvelles idées concernant le workflow.
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