Gérer un projet de 2 semaines (avec Jenna Trunzo de Globant)

Lisez la transcription :

Nous testons la transcription de nos podcasts avec un logiciel. Veuillez excuser d’éventuelles fautes d’orthographe, car le robot n’est pas fiable à 100 %.

Ben Aston :

Bienvenue dans le podcast DPM où nous allons au-delà de la théorie pour vous donner des conseils d’experts en gestion de projet numérique. Merci de nous rejoindre. Je suis Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager. Dans le Far West du numérique que nous appelons notre secteur, il n’est pas étonnant de se retrouver avec un projet minuscule – budget très limité, périmètre flou, délais serrés. Mais que faire si ces délais ne sont que de deux semaines ? Dans ce podcast, nous allons voir comment planifier efficacement et exécuter un projet quand, soyons honnête, il n’y a pas assez de temps pour tout faire dans les règles. Continuez d’écouter pour savoir ce que vous pouvez écourter… et où des raccourcis peuvent vraiment mettre en péril votre projet.

Ben Aston :

Aujourd’hui, je suis accompagné de Jenna Trunzo. Jenna est Certified ScrumMaster, Product Owner certifiée, et cheffe de projet chez Globant, du moins je crois que c’est ainsi qu’on prononce. C’est une entreprise située à Raleigh, en Caroline du Nord. Nous allons parler un peu de son parcours vers le métier de cheffe de projet, qu’elle décrit comme un heureux hasard. Nous découvrirons ce qu’a été cet accident de parcours. Aujourd’hui, elle utilise ses compétences pour faire avancer les équipes dans cette agence qui parle beaucoup d’Agile. J’aimerais aussi parler de ça, mais bonjour Jenna, ravie de vous avoir dans l’émission aujourd’hui.

Jenna Trunzo :

Bonjour Ben, merci beaucoup de m’accueillir, et bravo, vous avez bien prononcé : c’est bien Globant.

Ben Aston :

Globant. Vous savez pourquoi ce nom ? Est-ce juste une référence à l’international ou à « global » ?

Jenna Trunzo :

J’aimerais inventer une histoire fascinante mais honnêtement, je n’en sais rien.

Ben Aston :

J’ai travaillé pour une agence appelée FCV et beaucoup de gens demandaient ce que signifiait ce sigle.

Jenna Trunzo :

Oui.

Ben Aston :

En réalité, ça ne veut rien dire. Avant cela voulait dire False Creek Ventures, mais franchement… primo, ce n’est pas terrible, secundo, ça ne fait pas vraiment agence.

Jenna Trunzo :

Donc vous inventiez des histoires ?

Ben Aston :

FCV, c’était ça. Mais… Au téléphone, FCV peut être confondu avec plein d’autre choses, dont MST (maladie sexuellement transmissible).

Jenna Trunzo :

Effectivement, pas top.

Ben Aston :

Oui, donc il faut faire attention.

Jenna Trunzo :

Bien sûr.

Ben Aston :

Bref, assez parlé des noms. Que faites-vous chez Globant ?

Jenna Trunzo :

Je suis cheffe de projet chez Globant. Nous faisons tout : migration de données, intelligence artificielle… Ce sont toujours des projets variés. J’ai tout fait, des petits projets jusqu’à celui sur lequel je suis actuellement qui est bien plus imposant. Ici, il y a vraiment une grande diversité. L’entreprise compte environ 8 000 personnes au total. Moi je suis basée à Raleigh, où nous sommes environ 150 à ce bureau.

Ben Aston :

Intéressant ! Parlez-nous un peu de votre parcours. Vous dites que tout cela est dû à un heureux hasard : quel est cet accident de carrière, car à la base vous étiez graphiste, puis responsable marketing, puis cheffe de projet ? Racontez-nous ce qui s’est passé.

Jenna Trunzo :

Exactement. Je suis sûre que d’autres se reconnaîtront. Quand j’étais dans la création, beaucoup de missions partaient en sous-traitance, les emplois n’étaient pas nombreux. Je suis originaire de Pittsburgh, Pennsylvanie, c’est là que j’exerçais ce métier, mais il n’y avait vraiment pas grand-chose. Quand j’ai déménagé en Caroline du Nord, j’ai pris un poste de responsable marketing pour une équipe immobilière, et j’y suis restée près de 10 ans. J’ai adoré, mais en réalité, ce que je faisais c’était, en fait, de la gestion de projets, même si on n’appelait pas cela ainsi.

Ben Aston :

Oui.

Jenna Trunzo :

Je connaissais du monde dans cette entreprise, je leur ai confié que je n’étais plus satisfaite de ma situation, et ils m’ont dit « tu devrais vraiment voir ici, on recrute des cheffes de projet, ça ressemble beaucoup à ce que tu fais déjà ». J’ai répondu que je n’avais aucune expérience dans le numérique, mais j’ai fini par postuler… et c’est devenu l’une de mes meilleures décisions. Voilà pourquoi c’est un heureux hasard.

Ben Aston :

Super. Vous dites donc que vous faisiez déjà de la gestion de projet sans le savoir. Mais à votre arrivée chez Globant, qu’est-ce qui a changé pour vous, quel a été votre principal défi pour vous adapter dans une grosse agence ?

Jenna Trunzo :

Eh bien, d’abord, je travaillais à domicile avant, donc je passais au présentiel avec un vrai bureau, ce qui m’a beaucoup plu aussi. Il y a eu beaucoup de nouveaux process à assimiler, et aussi, le type de clients était différent, de même que leurs exigences. C’était vraiment une transition, de l’immobilier vers la technologie. Il y a certes des similitudes, mais aussi beaucoup de nouveaux termes, process et façons de travailler qui ont demandé de gros ajustements, mais ça m’a enrichie.

Ben Aston :

Oui. Je sais que chez Globant… j’ai vu leur site, ils parlent beaucoup de « pods Agile ». Beaucoup de gens parlent d’Agile et essaient de le mettre en place différemment. Les pods fonctionnent bien semble-t-il. Parlez-nous du fonctionnement de ces pods, dans quel pod êtes-vous et comment ça marche ?

Jenna Trunzo :

Bien sûr. Chez Globant, il existe plusieurs types de pod : pod de développement, de stratégie… je crois qu’il y en a cinq au total. Pour notre discussion, je suis dans un pod hybride. C’est-à-dire qu’on rassemble les meilleurs talents pour chaque rôle en fonction des besoins du projet. Ce qui le différencie d’une simple équipe, c’est que l’on évalue sans cesse nos objectifs et notre responsabilité. Nous créons nos propres méthodes et métriques pour les atteindre. Et au fur et à mesure que le pod mûrit, les membres les plus solides partent fonder de nouveaux pods pour les projets suivants et les dirigent à leur tour.

Ben Aston :

Combien de personnes alors, dans ce pod ?

Jenna Trunzo :

Cela dépend : de 3 à 20. Dans mon pod actuel, on est 8.

Ben Aston :

Comment ressourcer un pod ? Un projet arrive et il est attribué à un pod qui doit gérer sa livraison ou… ?

Jenna Trunzo :

C’est le projet qui détermine quand et quoi livrer. Le pod est monté pour ce projet, à moins qu’il ne soit suffisamment performant pour passer d’un projet à l’autre, ce qui n’arrive pas toujours. L’idée, c’est que vous restiez dans votre pod jusqu’à maturité puis qu’il se divise, mais en théorie, le pod enchaîne les missions.

Ben Aston :

Les pods évoluent donc en permanence.

Jenna Trunzo :

Oui.

Ben Aston :

Vous dites être dans un pod hybride, habituellement en Agile ou Scrum il n’y a pas de « cheffe de projet », non ?

Jenna Trunzo :

Exact.

Ben Aston :

Quel est donc votre rôle dans ce pod, quelles fonctions remplissez-vous ?

Jenna Trunzo :

Eh bien, beaucoup de gestion de projet au sens classique ! Agile est souvent utilisé assez librement. Moi, je gère budgeting, périmètre, livrables… Mais côté pod, mon rôle porte aussi sur la bonne santé de l’équipe et du projet, le maintien, l’évaluation et la maturité du pod.

Ben Aston :

Parlez-nous de l’évaluation et de la maturité du pod. Des tests sont-ils réalisés ?

Jenna Trunzo :

Pas vraiment de tests, c’est plutôt collaboratif. On se réunit pour discuter : « Avons-nous atteint les objectifs du début ? ». Quand on rédige notre constitution, tous les 3 à 6 mois, on vérifie si on s’y tient, si on fait bien les choses, s’il faut ajuster. Ceci dit, c’est assez nouveau pour nous car Globant nous a rachetés il n’y a pas longtemps et on s’adapte encore à leurs méthodes.

Ben Aston :

L’avenir s’annonce donc intéressant !

Jenna Trunzo :

Oui.

Ben Aston :

Je demande toujours aux invités les outils qu’ils utilisent, car les chefs de projet sont toujours curieux de nouveaux outils. Qu’y a-t-il dans votre boîte à outils PM que vous adorez ?

Jenna Trunzo :

(Rires) Advil, définitivement Advil. Je plaisante, bien sûr. J’ai la chance de travailler dans un environnement très collaboratif. Mes collègues sont en fait mon meilleur atout : on échange tout le temps sur nos projets pour obtenir un second avis, voir si ça a marché dans leurs cas, etc. Mais en termes d’outils purs, on reste plutôt classiques : beaucoup de Jira, de Confluence, Google Drive pour tout centraliser, plus divers outils annexes pour le design et les échanges, mais nos trois piliers sont ceux-là.

Ben Aston :

Oui, la base.

Jenna Trunzo :

Voilà, les classiques.

Ben Aston :

Parlons maintenant de votre cas. Pour ceux qui n’ont pas lu l’article, comme dit au début, vous avez eu à gérer un projet de seulement deux semaines. Comment ce projet vous est-il tombé dessus ? Car pour beaucoup, devoir livrer un projet en deux semaines, c’est le cœur qui lâche. Comment ce projet vous a-t-il été attribué et pourquoi ne l’avoir pas délégué ?

Jenna Trunzo :

Un peu des deux. J’étais disponible à ce moment-là, l’un de mes projets venait de s’achever, donc j’étais libre. Chez nous, si vraiment on ne veut pas travailler sur un projet, on peut le signaler et il ira à quelqu’un d’autre. Mais j’aime les projets qui stimulent la créativité et le challenge. Je me suis dit qu’en deux semaines, ça ne pouvait pas mal tourner, non ?

Ben Aston :

Qu’est-ce qui pourrait aller de travers ?

Jenna Trunzo :

Qu’est-ce qui pourrait rater en deux semaines, oui ?

Ben Aston :

Pourquoi ce délai de deux semaines ? Vous mentionniez des tests dans l’article, mais était-ce juste une date fixée au hasard ?

Jenna Trunzo :

C’était primordial que ce soit fait en deux semaines. L’entreprise avait prévu un test utilisateur, pensant qu’elle aurait le temps de préparer ce qu’il fallait. Mais elle n’a pas réussi, donc ils nous ont demandé de produire des prototypes cliquables en deux semaines pour être prêts pour leur session de tests utilisateurs qui était déjà planifiée et non déplaçable.

Ben Aston :

Donc en résumé, vous aviez deux semaines pour produire un prototype fonctionnel pour ces tests utilisateurs. Que deviez-vous prototyper précisément ? Car pour obtenir des retours pertinents, il faut un prototype assez complet…

Jenna Trunzo :

En effet. L’entreprise voulait tester l’interface utilisateur d’un de ses appareils électroménagers. Il a donc fallu reprendre l’interface actuelle de l’appareil, la prototyper pour mimer exactement le comportement du consommateur face à lui. Chaque prototype correspondait à un parcours utilisateur complet. Par exemple, chaque bouton déclenchait une séquence qui devait mener l’utilisateur au bon endroit, nous devions vérifier la logique de ces prototypes.

Ben Aston :

Quand vous dites « appareil », ce n’est donc pas un logiciel, mais bien un four ou autre appareil domestique ?

Jenna Trunzo :

Oui, un four à convection par exemple.

Ben Aston :

Super. Et donc… À quoi ressemblaient vos prototypes ? Des images du panneau du four ?

Jenna Trunzo :

C’est ça, avec tous les boutons et les affichages correspondant à chaque action de l’utilisateur. Par exemple, choisir un aliment : vous appuyez sur le bouton X et l’écran affiche A, B, C, D, E. Si vous appuyez sur Y, l’écran affiche autre chose. Le flux doit toujours être logique pour l’usager.

Ben Aston :

D’accord, super. Le prototype final, c’était donc des wireframes cliquables ? Quel a été le rendu livré ?

Jenna Trunzo :

Oui. Il s’agissait essentiellement de wireframes cliquables, enrichis selon les exigences du client : polices, espacements, éléments graphiques du vrai produit.

Ben Aston :

Cela a été fait sous Envision, ou un autre outil ?

Jenna Trunzo :

Je crois que c’était sous Envision.

Ben Aston :

Donc en deux semaines, vous êtes partis d’une base existante (l’interface du four), mais il fallait créer tous les flux à tester auprès des utilisateurs, pour vérifier que l’expérience était pertinente ?

Jenna Trunzo :

Oui. Un des défis a été que l’équipe de design du client nous a d’abord donné les mauvaises spécifications, ce qui est problématique quand vous n’avez que deux semaines… On produisait donc au début quelque chose qui ne correspondait pas à ce qu’ils voulaient, et ça nous a bloqués.

Ben Aston :

À quel moment vous en êtes-vous rendu compte ?

Jenna Trunzo :

Je l’explique dans mon article : sur un projet aussi court, il faut avoir des stand-up quotidiens et des démos. C’est ce que nous avons fait pour détecter très tôt les problèmes. Grâce à ces check-in visuels et retours quotidiens avec le client, nous avons très vite vu que les infos n’étaient pas bonnes. Heureusement, nous avons pu corriger rapidement, mais sans cette communication constante, nous aurions pu aller droit dans le mur !

Ben Aston :

Délais et budget étaient fixes, mais quid du périmètre ? Les tests étaient prévus, certains flux aussi, mais aviez-vous de la marge sur le nombre d’écrans ou de parcours ?

Jenna Trunzo :

Très peu en fait : on nous a demandé six parcours complets, six prototypes en tout. Si on n’en réalisait pas six, ça impactait les tests parce que chaque parcours dépendait des autres. Toute modification du contenu remettait en cause l’expérience utilisateur.

Ben Aston :

Donc périmètre et échéance fixes.

Jenna Trunzo :

Exactement….

Ben Aston :

Comment avez-vous planifié cela ? Car une fois la mauvaise version du design détectée, il restait 10 jours pour 6 flux. Quel a été votre plan ?

Jenna Trunzo :

On ne peut jamais vraiment tout prévoir, mais on a beaucoup collaboré en début de projet. Cela force à sortir du moule traditionnel et à s’adapter. On aime tous certains process comme chef de projet, mais là il faut devenir efficace par nécessité, et ça fait beaucoup grandir. Donc on a regardé les assets du client, ce qu’on devait avoir à la fin et on a planifié : en moyenne, un flux tous les deux jours. Certains étaient plus rapides, d’autres un peu plus longs.

Ben Aston :

Oui.

Jenna Trunzo :

Il fallait le faire, point. Il n’y avait pas vraiment de latitude.

Ben Aston :

Vous aviez 10 jours pour 6 parcours. Le découpage était donc : environ deux jours par flow. Avez-vous anticipé que ce serait plus long au début et plus rapide une fois le modèle trouvé ?

Jenna Trunzo :

Oui, on savait qu’après avoir calé le premier, le reste irait plus vite. Une fois que l’on avait une bonne démo à montrer au client, on savait ce qu’il attendait et sur quoi régler le tir. On connaissait aussi la cadence de nos développeurs, le temps alloué. C’était risqué, mais c’est la réalité sur un timing aussi court.

Ben Aston :

Ce n’était pas juste des wireframes statiques : il y avait une partie développement aussi ?

Jenna Trunzo :

Les développeurs créaient des prototypes totalement cliquables, mais ce n’était pas un build complet.

Ben Aston :

Donc, le lendemain de la découverte de la mauvaise version, cela vous a retardé d’un jour… Comment avez-vous réorganisé votre planning après ce contretemps ?

Jenna Trunzo :

On avait un peu de marge dans le budget, donc on a pu ajouter un développeur pour un ou deux jours pour rattraper le retard. Cela a suffi pour livrer dans les temps, sans dépassement de coût.

Ben Aston :

Au final, avez-vous trouvé que le plan a tenu ?

Jenna Trunzo :

Oui.

Ben Aston :

C’était assez de planification ?

Jenna Trunzo :

Oui, le plan était suffisant vu la pression sur le temps. Cela s’est bien fini, sans accroc, et la relation client était très saine. Si je regarde en arrière, j’aurais peut-être essayé de mieux cerner avec notre tech lead quels flux prendraient plus de temps, pour mieux organiser qui travaillait sur quoi chaque jour. Mais c’est lui qui dirigeait les devs et connaissait leur vitesse. Je lui ai fait confiance, et cette confiance dans l’équipe est clé.

Ben Aston :

Certains éléments du plan ont-ils moins bien marché ? Des imprévus survenus ?

Jenna Trunzo :

Franchement, je suis heureuse que peu de choses aient mal tourné. Je pense toutefois que si c’était à refaire, je ferais revoir par le client tout ce qu’il nous donne au début, pour être bien sûre. C’était « semble-t-il » bon, mais j’exigerais la triple validation, car cela aurait pu économiser un jour.

Ben Aston :

Quels enseignements tirez-vous de cette expérience ? Feriez-vous différemment la prochaine fois ?

Jenna Trunzo :

On a pris de bonnes décisions, mais il y a forcément des sacrifices. Je réfléchis à ce que j’aurais voulu changer…

Ben Aston :

Avez-vous voulu couper certains coins qui vous ont finalement coûté plus cher car vous avez dû y revenir (par exemple, pas de brief au départ puis finalement besoin d’écrire un brief) ?

Jenna Trunzo :

Oui, nous n’avons pas fait de lancement officiel du projet, pas de réelle clarification des rôles. Je ne suis pas sûre que cela aurait tout changé, mais un petit atelier sur la répartition des rôles aurait été utile par rapport à un mode « chacun va au plus vite ».

Ben Aston :

Oui.

Jenna Trunzo :

Pas forcément un kick-off formel, mais au moins une étape sur la clarté des rôles. C’est le seul raccourci qui nous a un peu manqué.

Ben Aston :

Oui, car sur ces projets très courts, chaque minute compte.

Jenna Trunzo :

C’est sûr.

Ben Aston :

Le matin du premier jour, il faut trouver le juste équilibre : donner assez de clarté à l’équipe pour savoir où elle va, sans rentrer dans des détails infinis. Est-ce que tout le monde comprend ce qu’il faut faire, pourquoi, et ce qui fera la réussite pour chacun ?

Jenna Trunzo :

Et qui.

Ben Aston :

Oui, et qui !

Jenna Trunzo :

Voilà, exactement.

Ben Aston :

Cela peut tout changer pour l’efficacité de l’équipe, mais on pense souvent que si nous avons compris, les autres ont aussi tout compris, car ce n’est pas si compliqué…

Jenna Trunzo :

Exactement, mais il faut aussi se méfier vis-à-vis du client, parce qu’il pense comprendre ce qu’on va faire, puis quand on lui rend quelque chose, il peut ne rien reconnaître. Donc même là, un minimum de clarification prise en amont aurait été utile.

Ben Aston :

Merci beaucoup Jenna d’avoir partagé votre expérience avec nous.

Jenna Trunzo :

Merci beaucoup, ce fut un plaisir de discuter avec vous.

Ben Aston :

Et vous, avez-vous déjà géré un projet avec un délai délirant ? Comment cela s’est-il passé ? Racontez-nous, partagez vos astuces, vos raccourcis réussis… et ceux qui ont échoué. Rejoignez l’équipe Slack de TheDigitalProjectManager.com et découvrez toutes les conversations autour de la gestion de projet digital. Si cet épisode vous a plu, abonnez-vous et laissez-nous une note honnête. On lit tous les avis, cela nous aide à adapter l’émission. Merci de votre fidélité, à bientôt !