Êtes-vous vraiment un bon chef de projet ? (avec Lina Calin de Forest Made)

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Ben Aston :

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, et voici le balado du Chef de Projet Digital. Êtes-vous vraiment compétent dans ce que vous faites ? Au fond, est-ce qu’il vous arrive parfois de vous demander si vous n’êtes pas un peu un imposteur, un faux chef de projet en quelque sorte ? Est-ce que vous vous demandez parfois si vous avez choisi la mauvaise carrière ? Le podcast d’aujourd’hui va vous donner toutes les réponses. Vous pourrez découvrir si vous êtes vraiment fait pour ce métier, petit spoiler : vous l’êtes sûrement. Vous faites du bon boulot, vous n’êtes pas un imposteur, vous en avez juste l’impression, alors persévérez. Aujourd’hui, je suis avec la formidable Lina Calin. C’est la deuxième fois que Lina est avec nous dans l'émission et elle travaille dans une agence appelée Foster Maid. Si vous voulez tout savoir sur Lina, vous pouvez écouter notre précédent balado avec elle, mais pendant son temps libre, Lina fait plein de choses passionnantes, dont un blog culinaire que vous devriez découvrir. Elle adore la cuisine, donc on devrait sans doute commencer, Lina, par te demander ce que tu as mangé aujourd’hui, car je suis certain que c’était intéressant ?

Lina Calin :

En fait, aujourd’hui a été une vraie tornade, et je n’ai encore rien mangé.

Ben Aston :

Quoi ? Tu n’as rien mangé ?

Lina Calin :

Ce n’est pas dans mes habitudes, mais je suis excitée. J’ai du poulet en train de mariner chez moi, j’ai hâte de le mettre au grill.

Ben Aston :

D’accord. Tu es organisée.

Lina Calin :

Oui.

Ben Aston :

Sérieusement, tu n’as rien mangé aujourd’hui ?

Lina Calin :

Non, rien. J’ai vu du chocolat dans la cuisine tout à l’heure et j’ai réussi à résister.

Ben Aston :

Lina, j’en reviens pas. Je crois qu’on devrait s’arrêter là tout de suite et tu devrais aller te nourrir.

Lina Calin :

Absolument pas. Ceci passe avant tout.

Ben Aston :

Bon, alors on ne va pas s’étendre trop longtemps car j’ai peur que tu t’évanouisses. En parlant de cuisine, je ne sais pas si tu as acheté quelque chose pendant le Black Friday, mais moi, j’ai acheté un Instapot.

Lina Calin :

Oh, très bon choix.

Ben Aston :

C’est une grande étape pour moi.

Lina Calin :

Oui.

Ben Aston :

J’ai hâte de l’utiliser. Je m’en suis déjà servi d’ailleurs. Le premier plat que j'ai préparé, c’était du riz.

Lina Calin :

Ah, très bien.

Ben Aston :

Oui, il vaut mieux commencer par les basiques et progresser. Mais à part ce poulet mariné, qu’y a-t-il d’autre au menu ce week-end ?

Lina Calin :

Je pense que je vais aller au marché fermier demain et voir quels légumes je peux trouver. J’adore les légumes. Sinon, je n’ai rien de prévu. Je pense que je finirai par faire une soupe. Je regarde des recettes de soupe depuis une semaine. Il ne fait pas vraiment assez froid pour en avoir une « bonne raison », mais j’en ai envie alors je vais la faire.

Ben Aston :

Il ne fait pas assez froid pour de la soupe ! Quel est ton légume préféré alors ?

Lina Calin :

Oh là là. J’adore les choux de Bruxelles.

Ben Aston :

Vraiment ?

Lina Calin :

Vraiment. Je peux en manger énormément. Ma façon préférée de les cuisiner ou de les manger, c’est crus, très finement émincés, avec du vinaigre, de l’huile d’olive, sel et poivre. On laisse reposer, ils s’attendrissent. C’est vraiment bon, mais j’en mets aussi au grill, je les rôtis, je les fais sauter, avec du bacon, des oignons, de l’ail, tout ce qui te fait envie, c’est délicieux.

Ben Aston :

Alors, pour ceux que ça intéresse, il y aura une fête du chou de Bruxelles chez Lina ce week-end.

Lina Calin :

Tout le monde est invité.

Ben Aston :

Tout le monde est invité. Si vous êtes DPM… On coupe. Où es-tu ?

Lina Calin :

Je suis en Virginie.

Ben Aston :

Virginie ?

Lina Calin :

Oui.

Ben Aston :

Oui, alors il suffit d’aller en Virginie. Ce n’est pas grand, vous verrez Lina. C’est elle qui cuisine les choux de Bruxelles.

Lina Calin :

Voilà.

Ben Aston :

À part la cuisine, quoi de neuf depuis la dernière fois ? Des projets intéressants ?

Lina Calin :

Je travaille toujours, je crois qu’on en avait parlé dans le précédent épisode, sur beaucoup de processus et de documentation dans la société. Je suis ravie d’expérimenter avec l’outil « Team GAT » recommandé par la brillante Rachel Gertz, on l’explore en espérant que ça va résoudre certains soucis chez nous, concernant la planification des ressources, la capacité, la gestion des plannings, projections, etc. Le mois dernier… enfin, nous sommes en décembre mais en octobre, j’ai eu la chance d’assister au DPM Summit à Las Vegas, c’était fantastique. J’ai adoré, comme l’an dernier d’ailleurs, car c’était ma deuxième participation.

Ben Aston :

Quel a été ton meilleur souvenir ?

Lina Calin :

Oh là là, tout était vraiment excellent. C’est toujours incroyable d’être entourée d’autres personnes qui comprennent ce que tu vis. Comme disait un de mes amis DPM, « Participer à un événement organisé par des chefs de projet, ça se ressent dans tous les petits détails, tout est anticipé, pensé et super bien organisé. » J'ai assisté à un atelier d’impro, je ne me souviens plus du nom de l’animateur, mais ça m’a vraiment apporté une autre vision sur la communication spontanée et la concentration sur les bons éléments. J’ai vraiment apprécié ce regard et ses liens avec la gestion de projet.

Ben Aston :

Ça a l’air amusant ! Tu poursuis ta carrière d’improvisatrice en dehors du boulot alors ?

Lina Calin :

Non, je ne peux pas dire ça, mais j’ai intégré quelques techniques dans mon travail de PM et dans mon style de communication personnelle aussi.

Ben Aston :

Oui, dis-nous lesquelles ! Un exemple ?

Lina Calin :

Par exemple, hier, je parlais avec le management au sujet du périmètre. C’est une difficulté récurrente pour beaucoup, mais chez nous on essaie de mieux anticiper en interne, et l’idée ce n’est pas seulement de dire non à une demande hors périmètre ou qu’il faudrait traiter plus tard, mais aussi de l’entourer des bonnes explications. « Non », ou « On croit que ce n’est pas dans le périmètre. Ce n’est pas conseillé selon les priorités du projet. Ça aura un impact sur le planning et sur le budget. » Tout cela, à adapter selon la situation. J’ai souri en me souvenant de notre atelier d’impro, où l’on dit souvent la phrase « oui, et… ». Quand on te propose une situation ou un personnage, eh bien dans notre contexte c’est « non, et… ». C’est différent mais on poursuit la discussion, on enrichit l’échange et on construit l’environnement autour de ce refus.

Ben Aston :

Alors, dans un cas concret, si un client demande « Est-ce que vous pouvez tenter une autre piste créative là-dessus ? », tu réponds « Non, et ? »

Lina Calin :

Je ne le dis pas aussi directement, mais l’idée c’est que pour l’équipe, il ne faut pas se contenter de dire « non ».

Ben Aston :

Compris. « Non, mais… »

Lina Calin :

Oui.

Ben Aston :

Non, mais on pourrait…

Lina Calin :

Exactement.

Ben Aston :

Changer la police, par exemple. Super, ça a l’air incroyable. Parlons de ton article ; je l’ai trouvé vraiment excellent, il rassure sur le fait qu’on fait du bon boulot. Je pense que c’est important d’être honnête sur le fait que gérer des projets, c’est souvent effrayant. Ce qu’il y a de bien dans le digital, c’est que tout change tout le temps : on change de client, d’agence, de technologie, de projet… À cause de ça, on peut se retrouver sur un projet et penser « Qu’est-ce que je fais là ? » ou « Pourquoi c’est moi qui dirige ce projet, alors que je n’ai aucune idée de ce qui se passe ! » Ce qui est difficile, c’est qu’en tant que PM on a tendance à vouloir toujours tout contrôler. On aime avoir un plan. Si on n’a pas de plan et qu’on ne sait pas ce qui se passe, c’est très stressant.
Lina a écrit un super article sur comment savoir si l’on est un bon chef de projet. Elle présente cinq axes que nous allons aborder, mais je voulais d’abord discuter du fait qu’au-delà du simple « est-ce que je fais bien mon travail », ce qui m’intéresse c’est de savoir ce qui fait qu’on est un bon chef de projet. J’ai écrit quelques articles où j’essaie de résumer cela à l’essence du leadership, et j’emprunte ce modèle à Bill Hybels sur le leadership courageux : le caractère (intégrité, gestion du stress), la compétence (lecture, écriture, calculs, mais aussi œil créatif, analyse technique et connaissances commerciales), et enfin la « chimie » : diplomatie, savoir-être, la capacité à travailler avec les équipes et le client.
J'aimerais avoir ton avis, Lina : qu’est-ce qui, selon toi, fait un bon chef de projet ?

Lina Calin :

J’adore cette question ! Je trouve ça intéressant, surtout qu’on observe de plus en plus que des personnes aux parcours très différents arrivent en gestion de projet. Ça rend le panel de profils et de centres d’intérêts assez varié dans notre secteur. Mais les axes importants restent proches de ce « leadership courageux » dont tu parles. Pour moi, il faut vraiment avoir de l’empathie. C’est crucial de valoriser la communication et la compréhension des autres. Aussi, avoir l’envie d’apprendre sans cesse, de se développer en continu, ce qui aboutit à la compétence dont tu parles, et être capable de garder son calme dans les situations délicates, de transmettre cette sérénité à l’équipe.
Notre métier est très difficile et parfois très stressant. Garder la tête froide quand les choses se compliquent, c’est une qualité incontournable d’un chef de projet.

Ben Aston :

Super ! Ce qui est intéressant, c’est que même tous ces éléments, que tu as cités comme moi, sont difficiles à quantifier, non ?

Lina Calin :

Effectivement.

Ben Aston :

Par exemple, l’empathie, comment savoir qu’on est bon là-dessus ? Comment savoir si on fait bien notre boulot autrement que… Il n’y a pas de mesure empirique. On pourrait regarder combien de gens ne veulent pas être dans son équipe parce qu’on est horrible, mais ces choses-là sont très dures à mesurer, non ? Compétence, empathie, diplomatie, tout ça. Donc tu pointes quelque chose d’important : comment savoir si l’on fait du bon boulot si on ne peut rien mesurer ?
Dans ton article, tu commences par le fait de se soucier de son travail et de ses projets, ce qui est très juste : agir avec intégrité, faire ce qu’il faut pour son client et son équipe. Mais soyons honnêtes, il nous arrive souvent d’être sur des projets ennuyeux, voire pénibles, ou d’avoir des clients difficiles. Quand ça arrive, tu te dis « ce projet, je déteste ce travail », tu fais comment pour t’impliquer quand tu sens que tu n’as pas envie ?

Lina Calin :

Honnêtement, les projets barbants ne me touchent pas tant depuis que je trouve la gestion de projet tellement passionnante. Ça paraît cliché, une « bonne réponse »…

Ben Aston :

C’est une excellente réponse, Lina !

Lina Calin :

En fait, le produit qu’on réalise, ce n’est pas ça qui m’enthousiasme le plus – ce n’est peut-être pas idéal de le dire –, c’est plutôt les interactions avec l’équipe et le client. C’est le fait de tout tenir ensemble, de garder le cap. De voir comment on part d’une idée pour arriver à un résultat concret. Le produit final, c’est bien, mais ce que j’aime vraiment, c’est toute l’aventure, les échanges, les tempéraments qu’on croise en route. C’est ça que je trouve excitant.

Ben Aston :

Pour toi, c’est le processus, pas le produit, qui t’implique dans ton travail ? Je comprends. Avec l’expérience, je trouve parfois difficile de motiver une équipe sur des projets « plan-plan ». Parfois, tout le monde traîne des pieds parce qu’ils n’ont pas envie de refaire une bannière publicitaire… Là, tout devient rébarbatif. Il faut alors réussir à insuffler de la motivation à son équipe et s’investir, car sans implication, tout se dégrade. L’attitude positive, c’est la clé, donc Lina tu es sur la bonne voie.
Parlons du fait que les gens te sollicitent pour résoudre des problèmes. C’est aussi un super indicateur de performance ! Nous sommes là pour huiler les rouages, faciliter la tâche à l’équipe. Je ne sais pas pour toi, mais chez moi ça va de réparer un bureau bancal à fournir un nouvel ordinateur ou acheter un logiciel pour gagner du temps. Franchement, ça arrive tout le temps ! Parfois, on râle car un développeur ne peut pas avancer sans tel logiciel qui ne coûte que 10 dollars, et il aura perdu quatre heures à cause de ça. Donc les gens viennent vers nous pour régler des problèmes, mais vers qui te tournes-tu quand tu ne sais pas comment régler un souci ?

Lina Calin :

Excellente question. Ça m’arrive chaque jour, franchement ! Je commence par Google. J’ai aussi quelques communautés professionnelles de chefs de projet digitaux, et elles sont inestimables dès qu’il y a une question pointue. Je pense que comme les chefs de projet parlent avec assurance… Enfin je parle de mon cas, on pense souvent que je sais tout, mais il faut savoir reconnaître qu’on ne sait pas et dire « ne vous inquiétez pas, je vais trouver une solution » ou « voyons ça ensemble ». Trouver le bon mentorat, les bonnes communautés, ou même juste utiliser un moteur de recherche, c’est fondamental plutôt que de rester bloqué.

Ben Aston :

C’est très vrai. Les gens viennent me voir en me disant « je ne vois pas comment faire », alors je leur demande « as-tu cherché la réponse ? As-tu tapé sur Google ? ». Parce que c’est ce que j’allais faire ! Ça fait partie du travail de PM d’être bon en recherche Google.

Lina Calin :

Oui !

Ben Aston :

N’en minimisons pas l’importance, tout le monde n'a pas cette facilité. Tu parles aussi du fait d’avoir le contrôle sur son projet. Pour moi, c’est le cœur du métier : si tu as le contrôle de ton projet, tu fais du bon boulot. Je veux savoir comment tu procèdes : comment sais-tu que ton projet est sous contrôle ? Comment tu fais pour évaluer si l’équipe est dans les temps ou non ?

Lina Calin :

Je compare l’avancement avec le planning du projet. On voit comment se débrouillent les développeurs avec leurs estimations. Une grande partie de mon rôle, c’est de les encourager ou de les pousser à respecter les délais, à enchaîner les tâches comme prévu. Bien sûr, il y a les indicateurs classiques : livrer le projet sous budget, s’assurer que le client est satisfait, que l’équipe n’est pas stressée ou débordée, mais il faut aussi avoir en tête que tout ne se passera jamais comme prévu. S’imaginer qu’on va tout maîtriser, c’est utopique.
Tout le monde fait des erreurs, nous inclus. L’un des points les plus importants pour garder le cap, c’est de rester serein face à l’imprévu, d’avoir anticipé des solutions, même avant qu’un problème n’arrive. Ensuite, fixer des attentes claires pour tout le monde, côté client comme côté équipe, et rappeler que ça pourra diverger du plan, qu’il faut être prêt, et le dire à tous.

Ben Aston :

Oui, ce que tu dis sur les éléments de base pour garder le contrôle… Parfois, c’est tentant de baisser la garde sur le suivi des devis et des réels, alors qu’il faut vraiment avoir une discipline de fer pour faire des rapports et vérifier si tout est dans les clous ou non, car sinon on peut vite perdre le fil, surtout quand on est débordé. Garde la main sur chaque projet, c’est crucial. Tu dis aussi dans ton article qu’un bon signe, c’est si ton équipe veut plus de toi. La dernière fois, tu étais la seule PM de ton agence ? C’est toujours le cas ?

Lina Calin :

On a fait une offre à une nouvelle PM, qui devrait bientôt commencer.

Ben Aston :

Plus de pression ! Elle écoute sûrement… j’espère qu’elle sait qu’elle a un job !

Lina Calin :

Oui !

Ben Aston :

C’est très bon signe : tu étais la seule, et maintenant tout le monde veut plus de Lina, on double l’équipe en fait !

Lina Calin :

Exactement.

Ben Aston :

Beau boulot.

Lina Calin :

C’est super. Au début c’est difficile de prouver l’intérêt du management de projet, on veut plus de projets, puis comme je suis du type performante, perfectionniste, et avec cet état d’esprit, j’ai envie d’apporter mes compétences à toujours plus de projets. Puis tout à coup, on est débordé, il y a des conséquences indésirables. Mais c’est important de voir très tôt que l’équipe veut plus de gestion de projet. Notamment pour un solo PM, c’est très positif : cela veut dire qu’on fait du bon travail et qu’on a montré la valeur ajoutée de ce qu’on fait.

Ben Aston :

C’est clair. Quand on lance le PM dans une agence où il n’y avait rien, puis qu’on introduit ce rôle, le rythme auquel on étoffe l’équipe est crucial. Il faut se faire sa place, définir les contours du rôle du chef de projet. Quand on commence à percer, on se retrouve vite débordé. Il vaut mieux recruter tôt – plus tôt qu’on ne le pense –, sinon l’efficacité plonge, et les gens se disent « cette gestion de projet, ça ne marche pas ». Petit conseil d’ami : recrutez avant d’être débordé, sinon votre image va en pâtir, que vous le vouliez ou non. On a fait le tour, tu le dis dans ton article :
En réalité, notre métier est difficile, mais le fait d’avoir parfois l’impression de mal faire ne reflète pas nécessairement la qualité de notre travail. Même si on se sent dépassé ou hors de sa zone de confort, ça ne définit pas notre valeur. Ce qui compte c’est ce qu’on a déjà dit : s’investir, valoriser l’équipe, résoudre les problèmes, garder le contrôle, et l’exemple de Lina où l’équipe veut plus de toi, c’est un bon signe !
Lina, merci beaucoup d’avoir été avec nous.

Lina Calin :

Avec plaisir, merci à toi !

Ben Aston :

Si vous souhaitez participer à la discussion, ou si vous voulez partager vos expériences pour savoir comment évaluer la qualité de votre travail, direction le site Digital Project Manager, dans la section communauté. Rejoignez notre communauté de membres et laissez un commentaire sur l’article. À la prochaine, merci de votre écoute !