Comment propulser votre carrière en rendant votre poste redondant

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Galen Low : Bonjour à tous, merci d'être à l'écoute. Je m'appelle Galen Low et je fais partie de The Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du digital, déterminés à s'entraider pour acquérir de nouvelles compétences, prendre confiance en eux et créer du lien afin de valoriser la gestion de projet dans un monde numérique. Si vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com.

Aujourd'hui, nous allons parler de comment se rendre remplaçable et pourquoi cela pourrait être la meilleure chose à faire pour votre carrière professionnelle. Au passage, nous allons nous pencher sur les processus, aborder la délégation, et discuter de la paix que l’on peut trouver dans la recherche d’un équilibre de vie.

De retour avec moi aujourd’hui, l’incontournable Alyson Caffrey, fondatrice et dirigeante d’une remarquable société de conseil appelée Operations Agency, et autrice du best-seller « The Sabbatical Method ».

Alyson, merci infiniment d’être de retour sur le podcast.

Alyson Caffrey : Galen, je suis vraiment ravie d’être ici. Merci de m’avoir invitée à nouveau.

Galen Low : Je suis aussi ravi de te recevoir à nouveau. Tu fais partie de mes invitées préférées. La dernière fois, j'étais tellement jaloux : tu étais dehors sur ta terrasse, il faisait beau... Voilà comment faire un podcast !

Alyson Caffrey : Je m’en souviens, c’était une belle journée.

Galen Low : Oui. La dernière fois, on a parlé en profondeur des opérations, et aujourd’hui nous sommes sur un sujet un peu différent, même si, je le sais, ça paraît contre-intuitif.

En écoutant mon introduction, je me disais que ça semblait étrange, mais ne vous inquiétez pas, on va tout expliquer. Oui, absolument. Nous avons déjà reçu Alyson. Certains la connaissent peut-être pour toutes les autres choses qu’elle réalise. Mais Alyson, pour le bénéfice de tous, peux-tu nous faire un rapide résumé de qui tu es et du travail que tu fais chez Operations Agency ?

Alyson Caffrey : Oui, tout à fait. Comme Galen l’a dit, je m’appelle Alyson Caffrey. Je suis stratégiste opérationnelle de métier, et fondatrice de Operations Agency. Nous aidons les entreprises à réduire le stress en coulisses en mettant en place des structures opérationnelles simples. Pas de transformation titanesque, pas d’EOS ou de scaling up. Nous nous concentrons sur les choses simples qui soutiendront le fondateur et l’équipe sur le long terme.

Voilà comment nous accompagnons les entreprises. Je fête d'ailleurs plus tard cette année mon sixième anniversaire avec Operations Agency, ce qui me paraît irréel. Et notre boussole principale pour les six prochaines années est de collaborer avec les fondateurs pour comprendre que l’opérationnel fait partie intégrante du business.

À la fin de la journée, quand on soutient nos équipes, qu’on grandit et qu’on fait tout cela, on peut toujours trouver des excuses et dire « je ne suis pas une personne de processus » ou « je ne suis pas une personne d’opération », ou tenter d’externaliser ces tâches. Mais au final, nous sommes responsables de notre entreprise et du travail qui s’y fait. Je pense que tout le monde doit être un minimum tourné vers l’opérationnel pour contribuer à ce collectif que nous avons créé. Développer une culture process en interne est vraiment au cœur de notre mission.

Galen Low : J’adore cette démarche épurée. Tu as raison, la gestion de projet a aussi ce souci : les mots « gestion de projet » ou « opération » paraissent opaques et intimidants, presque mécaniques, voire ennuyeux… Mais au fond, il s’agit juste de faire avancer les choses ensemble, non ?

La gestion de projet, c’est collaborer sur quelque chose qui commence et finit, qui sera chouette une fois abouti. L’opérationnel c’est bosser ensemble pour faire tourner la boîte, grandir ensemble. Ce que tu as dit et qui a raisonné chez moi, c’est le « nous aidons à réduire le stress ».

Ça, j’adore. On peut parler toute la journée de frameworks, de conception de process, de bonnes pratiques, produire des millions d’organigrammes… Mais pourquoi ? Ce qui compte, c’est le stress qu’on réduit, parce qu’on ne va pas se mentir, diriger une entreprise c’est dur, y travailler aussi.

On discutait juste avant d’enregistrer : il n’y a pas grand monde qui dit « oui, le boulot c’est facile en ce moment ». Tout le monde cherche des manières d’améliorer leur quotidien. Oui, ça passe par les process et la culture du process, mais pas de façon ennuyeuse. Simplement faire mieux pour ne pas tous s’arracher les cheveux.

J’adore. Super cool.

Alyson Caffrey : Oui, travailler ensemble est plus simple si c’est plus transparent, on comprend mieux ce que chacun fait. C’est absolument critique.

Galen Low : J’adore. La collaboration par la transparence : on n’est pas des rouages.

Ça fait « rouage », mais on n’en est pas. Je dois aussi mentionner que, en plus de operations agency (et félicitations pour les 6 ans, c’est top), tu as aussi publié récemment un livre.

Alyson Caffrey : Oui, c’est mon tout premier livre.

Galen Low : Le livre s’appelle The Sabbatical Method. À mes yeux, c’est un guide à destination des entrepreneurs pour les aider à se retirer du chemin, à laisser leur business évoluer seul. Peux-tu nous dire comment t’es venue l’idée du nom, The Sabbatical Method ?

Alyson Caffrey : Je commence par le tout début, à la naissance de mon premier fils, Frank. Il aura trois ans cet été. Après l’accouchement, on a rejoint la chambre qu’on allait occuper pour la nuit. Il y a cette jolie photo de moi avec mon fils dans le lit d’hôpital, souriante. Je suis soulagée, heureuse que l’accouchement soit fini. Mais tout de suite après, sur une photo qui n’a pas été prise, j’étais sur mon téléphone, sur Slack et mes mails, répondant à mes clients et mon équipe.

Il y a peu de moments dans la vie où l’on touche du doigt ses priorités aussi physiquement. C’est dur à ignorer. Je me suis vraiment dit : j’ai posé mon bébé pour reprendre mon travail.

S’est alors enclenché tout un processus. Au départ, j’y voyais une fierté de mon engagement, mais une fois rentrée à la maison, en réfléchissant à mon emploi du temps partagé entre l’entreprise et la vie de famille, j’ai compris que ce n’était pas tenable. L’experte opérationnelle avait besoin de clarifier et de standardiser ses processus.

J’ai donc nommé le livre « The Sabbatical Method » car j’avais besoin de m’éloigner de l’entreprise pour y voir clair : que se passe-t-il quand je ne suis pas là ? Qu’est-ce qui est vraiment essentiel ? Qu’est-ce qu’on peut mettre en pause, voire supprimer ?

En commençant mes recherches pour le livre, je suis tombée sur une anecdote d’un alpiniste de l’Everest, Ian Taylor, qui expliquait que la première raison d’échec à l’ascension était l’insuffisance d’acclimatation aux camps de base. Un simple rhume pouvait tout faire échouer, car les grimpeurs n’avaient pas suffisamment reposé leur corps avant de poursuivre. Cela m’a fait penser aux petites équipes et aux entrepreneurs : courir sans cesse d’un projet à l’autre, sans repos.

Le Sabbatical Method, en bref, c’est une façon de se reposer pour se reconstruire avant l’ascension suivante.

Galen Low : J’adore ! Et j’aime aussi l’image de l’acclimatation au changement. Beaucoup d’organisations croissent vite et bousculent leur fonctionnement ; ce changement, c’est un peu l’altitude de la croissance. Il faut s’y adapter, sinon, on ne va jamais jusqu’en haut.

Alyson Caffrey : Sinon, on s’effondre ! Un simple rhume suffit, comme je l’ai lu sur les réseaux. Tout le monde a besoin de repos. Et si on ignore ce besoin, il s’imposera au pire moment.

Galen Low : J’ai travaillé dans le cinéma, et on appelait ça « le cône d’immunité ». Les directeurs, premiers assistants, etc., tenaient jusqu’au bout du tournage, puis tombaient malades, parce qu’elles/ils repoussaient leur besoin de repos… Une (mauvaise) méthode trop répandue dans le business aujourd’hui. En tant qu’entrepreneur, tu es ta marque, ton entreprise, tu penses livrer de la valeur en étant omniprésente, mais c’est justement en prévoyant du « repos » qu’on crée une structure scalable.

Est-ce que cette méthode s’applique aussi à toute l’équipe, pas seulement au dirigeant ?

Alyson Caffrey : Bien sûr. La mission principale du Sabbatical Method est de rendre le business indépendant de toute personne spécifique.

Le système scolaire et l’environnement professionnel nous apprennent à devenir irremplaçables. Or, dans une petite structure qui veut grandir, on doit au contraire se rendre remplaçable.

Même si ça paraît contre-intuitif, c’est ainsi qu’on peut saisir les opportunités et faire progresser (et faire progresser les autres). Ainsi, quand le fondateur s’absente, d’autres peuvent prendre la relève facilement. Cela donne de la valeur à toute l’organisation. J’ai passé ce pacte avec ma collaboratrice principale, Lauren : dès que des tâches me reviennent et que je pars, indique-moi ce qu’il faut documenter, et ce que tu aimes/n’aimes pas faire, pour qu’on structure ensemble.

Elle aime la gestion interne, le rôle de chief of staff. Sans la méthode Sabbatique, je n’aurais pas pu lui déléguer et elle n’aurait pas évolué dans ce rôle clé. On pratique aussi une règle : chaque congé posé doit s’accompagner d’une nouvelle date de congé déjà planifiée, pour toujours avoir une perspective et inciter au repos.

C’est fondamental pour l’équipe : prendre du recul, voir ce qui peut être fait d’une manière plus efficace et apporter plus de valeur. C’est gagnant à tous les niveaux.

Galen Low : Donc, tu as vraiment pris un « sabbatical » pour écrire ton livre. Cette délégation envers Lauren, émotionnellement, cela ressemblait à quoi ? Étiez-vous prêtes toutes les deux ?

Alyson Caffrey : J’aimerais lui poser la question avec le recul. Elle, est très stable alors que je m’emballe et doute facilement. Je suis dure avec moi-même, alors que Lauren digère mes idées et agit tout de suite, ce qui est idéal pour une numéro deux et une cheffe de projet !

On a eu la conversation juste avant que je commence à écrire. J’ai expliqué que je devais faire une pause sur la production client pour écrire le livre et procéder à une refonte de notre marque. Elle était d’accord, consciente que ce serait un défi. Les premières semaines étaient euphorisantes, puis les premiers couacs sont apparus. Il a fallu alors instaurer des boucles de feedback pour traiter certains points ensemble puis me permettre de repartir sur mon projet. J’ai tiré de cette expérience l’idée que c’est un muscle à entraîner : chaque fois qu’on veut innover, il faut prévoir ces ajustements pour que les périodes difficiles soient moins rudes.

Galen Low : Beaucoup d’entreprises sont comme ça : on encourage les congés, mais à chaque absence, tout le monde grimace car cela complique la vie des équipes et de l’organisation. Il faut pourtant créer une architecture qui intègre et valorise le repos. Les promesses de non-surcharge s’effondrent dès qu’un nouveau projet arrive… D’où l’importance de l’approche itérative que tu décris, par petites passes et feedbacks réguliers, plutôt qu’une documentation rigide unique.

Cette collaboration est essentielle pour faire évoluer l’entreprise, c’est un partenariat de business – pas seulement « mon » projet.

Alyson Caffrey : Oui, en effet, ça permet de repérer quels sont les leviers et les goulets d’étranglement des process et de les régler. C’est, je pense, très élégant, simple et intemporel (même si je ne le suis pas moi-même !) : le repos au cœur de tout plan performant. Et pour une entreprise, ce n’est pas que des process : c’est des habitudes saines à installer pour que chacun donne le meilleur, sans épuisement. Beaucoup d’entreprises l’oublient, notamment dans la gestion d’équipe, de projets, ou les fameux « sprints » qui s’enchaînent naïvement…

Galen Low : Enchaîner les sprints, ça ne tient pas la route, comme sauter des nuits de sommeil ! Je pense qu’on peut maintenant aborder la question du « comment ». Beaucoup d’auditeurs se demandent : ok, c’est beau, mais comment faire concrètement ? Tu m’as parlé de « s’attacher au business »…

Peut-on appliquer la Méthode Sabbatique à tout professionnel ou est-ce uniquement pour les dirigeants ?

Alyson Caffrey : C’est pour tout le monde, vraiment. J’en ai parlé avec des mamans, par exemple : prendre du recul pour apprécier son parcours, comprendre pourquoi on agit pour sa famille, son métier... Cette parenthèse apporte de la clarté, nous reconnecte à notre « pourquoi », et rend les décisions plus alignées.

Après une pause, on revient deux fois plus performant et focalisé. C’est à mes yeux le « hack de productivité » le plus élégant, et cela commence par de petits gestes. Par exemple : planifiez votre pause déjeuner, laissez le téléphone, l’ordinateur... J’en ai fait l’erreur moi-même : j’encaissais la journée non-stop, jusqu’à m’énerver à 14h30 le ventre vide. Personne n’y gagne. C’est à nous d’instaurer ces limites. Bloquer déjeuner, pauses de 20 minutes pour prendre l’air, profiter du soleil. Je me sens ainsi plus calme, je bois moins de café, je reviens au travail avec une meilleure intention.

D’un point de vue opérationnel, j’identifie trois « personnalités sabbatiques » à incarner, quelles que soient vos responsabilités :

- L’« Assistant » : comme au basket, vous donnez la passe décisive. Par exemple, enregistrez vos écrans pour montrer vos process, constituez une base documentaire centralisée facilitant la transparence. - Le « Formateur » : structurez les projets, définissez les attentes, laissez les autres prendre le relais – à la façon de Shaun T dans son programme Insanity. - Et enfin, le « Membre du Conseil » : à l’image de Warren Buffett, fixez la vision, les objectifs macro, laissez les leaders dérouler la stratégie et les équipes s’approprier les solutions.

Ces rôles s’appliquent aussi bien aux pros qu’aux entrepreneurs, et même aux parents ! On dit souvent que son business c’est son bébé, mais quand devient-il adolescent, adulte et autonome ? Après la phase de démarrage, il faut accepter de stabiliser et d’émanciper l’organisation, laisser les départements développer leur propre gestion. On ne parle pas forcément d’un congé de trois mois, mais d’habituer peu à peu l’équipe à la délégation.

Galen Low : Mais dans la vraie vie, passer en mode assistance, formation ou conseil ralentit forcément l’action. Comment as-tu géré cette transition ?

Alyson Caffrey : Le mode Assistant peut commencer dès aujourd'hui. Enregistrez votre écran en accomplissant vos tâches. Même sans équipe, cette base documentaire aidera à bord plus tard vos collaborateurs, sans perdre du temps en formation. En s’enregistrant même sur des tâches banales, on s’enrichit. J’adore le principe de « standardiser avant d’optimiser », exposé dans Atomic Habits. Parfois, on rêve d’une expérience client idéale, sans accroc, mais la vraie vie impose ses imprévus : acceptons-les, planifions une marge, puis cherchons chaque fois à faire 1 % mieux.

Même si l’on court partout, il suffit d’enregistrer ses process au fil de l’eau, puis de prendre du recul pour réfléchir à ce qui peut être délégué. Expliquez cela à votre hiérarchie avec un angle business : « Voyez, mon temps coûte x, on pourrait déléguer ces tâches pour moins ». C’est bénéfique, et, pour les entrepreneurs, si votre valeur est de 150 €/h, ne gérez pas l’onboarding client !

Galen Low : J’aime bien cette métaphore de la balance : il faut voir la réalité des choses pour pouvoir progresser. Tu as abordé un point intéressant : souvent dans les entreprises, on considère la délégation comme de la paresse, voire on vous soupçonne de vouloir moins travailler. Ce que tu montres, c’est la valeur ajoutée, le changement de mindset : on libère du temps pour l’essentiel, et la boîte évolue, grandit, sans dépendre d’une seule personne. Ce langage business parle à tous les décideurs.

Ce qui m’intéresse aussi, c’est la dimension émotionnelle de laisser une tâche à laquelle on tient. Parfois, on décroche difficilement du boulot non par obligation mais par passion… Comment gérer ce deuil ?

Alyson Caffrey : J’y suis aussi passée, selon les stades de l’entreprise. J’adore servir mes clients : je suis du genre à « mettre les mains dans le cambouis ». J’aménage encore du temps pour ça, mais à un autre niveau : par exemple, seulement si ce sont de gros contrats annuel, alors oui, je peux m’y impliquer. Parfois, il faut accepter que le business a besoin de nous différemment, à chaque stade. Si on est nostalgique des couches, mais que son ado porte encore des couches parce qu’on n’a pas laissé la transition se faire, il y a un souci ! La métaphore parentale fonctionne bien : lâcher prise, c’est servir l’ensemble et permettre de toucher plus de vies, de rendre la structure pérenne. Si quelqu’un dans l’équipe adore une tâche, explorez ensemble comment elle/il pourrait la faire à un autre niveau de valeur. Parfois, c’est en formant d’autres plutôt qu’en l’exécutant directement. Cela peut se révéler bien plus gratifiant après coup. Ce n’est qu’en essayant que l’on s’en rend compte. Comme pour l’apprentissage de la propreté avec mon fils : c’était difficile mais, au final, on a renforcé notre lien car il a senti ma confiance. On peut éprouver la même chose dans l’entreprise en misant sur l’émancipation.

Galen Low : Cette image de l’ado en couches est très parlante : il y a des étapes clés à ne pas rater, malgré l’attachement émotionnel. Pour conclure : quelle leçon donnerais-tu à ton « toi du passé » pour progresser plus vite ?

Alyson Caffrey : J’aurais arrêté de tout vouloir régler moi-même immédiatement. Même si ça prend un peu plus de temps, la confiance investie renforce les liens et structure l’autonomie dans l’équipe. J’étais de celles qui reprennent le dossier en urgence à la moindre difficulté, sous la pression de mes propres échéances. Mais si on laisse l’équipe prendre le relais, on se libère et on enrichit le travail collectif, débloquant la créativité. Sinon, l’entreprise finit par nous posséder et tout dépend de nous. Il vaut mieux créer une vraie communauté : une collaboration authentique entre membres de l’équipe, pour garantir la performance de la structure.

Galen Low : Excellente réponse. C’est en effet le point de rupture pour beaucoup : reprendre le contrôle au moindre ralentissement, c’est trahir la confiance, et nuire à la responsabilisation et à l’inventivité.

Alyson, merci beaucoup d’être revenue sur le podcast. Je l’ai dit à ton producteur Christian : même si tu voulais parler de carton ondulé, ce serait oui tout de suite. Merci encore. Pour celles et ceux qui veulent en savoir plus sur The Sabbatical Method et se procurer ton livre, où aller ?

Alyson Caffrey : Le livre est disponible sur operationsagency.com, avec tous les liens Amazon. Il y a aussi une boîte à outils qui accompagne le livre, car je suis très portée sur l’aspect pratique. Si vous mettez la main sur un exemplaire, sachez qu’il est livré avec un kit d’outils pour passer à l’action et mettre en place rapidement les bonnes pratiques.

Galen Low : Évidemment, un kit d’outils, c’est tout toi ! Merci encore, Alyson.

Alyson Caffrey : Merci, Galen.

Galen Low : Voilà, vous savez tout. Comme toujours, si vous souhaitez rejoindre la discussion avec plus d’un millier de champions de la gestion de projet, venez dans notre collectif !

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À la prochaine, et merci de votre écoute.