Comment aider les équipes projet à adopter et exceller dans les présentations de projet

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Galen Low : C’est le jour de la présentation. Tout est en marche, et tout se passe plutôt bien. Enfin, ça va. Enfin, c’est plutôt comme un accident de voiture au ralenti.

Ravin lit à nouveau ses slides. Florence semble murmurer à ses pieds plus qu’elle ne fait la démo de la nouvelle fonctionnalité de personnalisation. Et vous – vous avez oublié vos notes quelque part dans le train, et vous improvisez.

Côté public, l’ambiance générale parmi les parties prenantes est… confuse. Implique de l’impatience. Désengagement. La bonne nouvelle, c’est que tout sera bientôt fini, et nous pourrons tous oublier que cela est arrivé.

Sauf que ce n’est pas du tout le cas. Le projet continue, la prochaine revue de sprint a lieu dans deux semaines, et même si vous décidiez d’abandonner maintenant, de nombreuses présentations professionnelles vous attendent encore.

Si vous avez baissé les bras et accepté que les présentations projet avec votre équipe soient condamnées à être des moments pénibles et inévitables entre deux tâches projet, restez avec nous.

Nous allons parler de comment faire en sorte que votre équipe maîtrise les présentations projet tout en réduisant le temps de préparation.

Salut tout le monde, merci de votre écoute. Je suis Galen Low de The Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du numérique qui avons pour mission de monter en compétences, gagner en confiance, et créer du lien pour amplifier la valeur de la gestion de projets dans un monde digital. Si vous voulez en savoir plus, rendez-vous sur thedpm.com/membership.

Aujourd’hui, nous allons parler de l’art sombre de présenter le travail d’un projet, et comment les chefs de projet peuvent soutenir leurs équipes pour présenter leur travail d’une façon claire pour les parties prenantes dirigeantes, sans passer des heures en préparation.

Aujourd’hui, je suis accompagné de Renaud Taburiaux, ancien chef de projet en agence, auteur et coach reconnu en présentation pour les professionnels de tout niveau – des architectes techniques jusqu’au comité de direction.

Renaud, merci beaucoup d’être avec moi aujourd’hui.

Renaud Taburiaux : Merci à vous pour l’invitation. Je suis ravi de discuter avec votre communauté, votre public, de ce sujet complexe qui nous cause à tous beaucoup de stress.

Galen Low : Et je suis content que vous l’évoquiez, car c’est un épisode où nous nous sommes réunis et avons listé des sujets brûlants autour de la présentation.

Et nous avons transmis cela à notre communauté pour collecter certaines de leurs questions, leurs difficultés concernant la présentation du travail projet, la prise de parole en public en général, la communication professionnelle. Merci d’avoir préparé tout cela avec moi à l’avance.

Et puis, il y a eu un flot d’autres questions que nous répondrons au sein de la communauté. Je suis enthousiaste à ce sujet.

Renaud Taburiaux : Oui, de très bonnes questions. Et on voit que beaucoup rencontrent des difficultés sur ce sujet. C’est bien que les gens n’aient pas peur de demander de l’aide lorsqu’ils ne savent pas faire. C’est vraiment encourageant.

Galen Low : Absolument. La force de la communauté.

Très bien. Je veux entrer directement dans ma grande question. Celle qui résume tout : pourquoi la présentation est-elle si importante en gestion de projet, et si c’est le cas, pourquoi n’est-elle pas enseignée ?

Renaud Taburiaux : Pourquoi est-ce important ? Je pense que pour votre communauté, chef de projet, mais aussi tout manager, très souvent nous devons diriger sans autorité. C’est quelque chose qu’on fait depuis des années. Et pour diriger sans autorité, il faut influencer, convaincre, surtout aujourd’hui.

Le management est de plus en plus participatif. On ne force pas les gens à faire leur travail, à suivre le backlog ou autre. Il faut les convaincre, leur montrer la valeur. Donc c’est participatif, à grande échelle. On a souvent d’énormes équipes. On peut parler de méthodologies type “Safe” avec des centaines de personnes sur une même application.

Il faut convaincre à grande échelle. Et souvent, c’est à distance. Il n’est plus étonnant aujourd’hui de travailler avec des collègues en Inde, au Canada, au Brésil. Influencer et convaincre font vraiment partie du métier. Et la présentation est l’un des outils-clés pour cela. Encore une fois, pas d’un à un, mais d’un à plusieurs. Voilà pourquoi il est essentiel de réussir ses présentations, même si ce n’est pas votre unique mission.

Vous avez d’autres tâches, donc il vaut mieux ne pas perdre de temps et être le plus efficace possible lors de la préparation.

Galen Low : J’adore ce raisonnement car, dans mon esprit, une présentation c’est monter et performer dans une salle de réunion.

On parle au sponsor exécutif ou à un groupe de parties prenantes. Mais ce n’est pas juste ça. Présenter, c’est partager une idée et rallier les gens à celle-ci. Ceux qui disent détester présenter devant une assemblée, en fait, en tant que chef de projet, on présente chaque jour.

On présente des idées à l’équipe. On pratique ce management d’influence, ce leadership collaboratif. On se présente des idées mutuellement. J’adore cette vision, je n’y avais pas pensé ainsi.

Renaud Taburiaux : Il faut amener l’équipe vers l’objectif, mais tout le monde ne le connaît pas. Tout le monde n’a pas la même vision d’ensemble qu’un chef de projet, qui, lui, sait ce que chacun fait. C’est important de donner une vision partagée pour leur efficacité. Nous faisons donc des présentations tous les jours, ce n’est pas forcément des slides. Je n’ai pas parlé de slide quand j’ai abordé la présentation.

Il s’agit vraiment de partager une idée, un message, raconter une histoire. Ça prend différentes formes, mais c’est le type de présentations que nous faisons au quotidien.

Galen Low : J’adore. Ça dédramatise la fameuse “grande” présentation. En fait, c’est comme toutes les autres présentations du quotidien sauf, ça demande les mêmes compétences.

Renaud Taburiaux : À la fin de la journée, ce n’est qu’une présentation. Même face au comité de direction, cela reste une présentation. Vos slides, la façon dont vous présentez ne vont pas forcément déterminer la réussite de votre objectif. Vous pourrez toujours rattraper le coup dans la discussion, en interaction directe, etc.

Pas la peine de s’inquiéter outre mesure. On rend souvent cela trop officiel. On écrit des buzzwords dans notre script. Ce n’est pas nécessaire. Cela doit rester humain. Les slides ne convainquent pas. Les gens convainquent les gens. Mettez donc cela en perspective, ce n’est “qu’une” présentation.

Galen Low : J’adore.

Je voudrais revenir sur la dimension de compétence, sujet qui a fait débat dans notre communauté. Toi comme moi, on a parlé de la formation à la présentation et personnellement, très peu de gens m’ont vraiment appris à bien présenter alors que tout le monde s’attendait à ce que je le sache.

Pourquoi est-ce ainsi ?

Renaud Taburiaux : Il y a plein de raisons, mais tu as raison. C’est une attente implicite. Je dis souvent, c’est comme écrire un email. On pense que tout le monde sait écrire un mail, mais on se rend compte tous les jours que ce n’est pas le cas : des mails trop longs, les messages clés noyés, car on ignore même ce qu’on demande au final.

On suppose parfois que c’est enseigné à l’université, mais non. On y apprend à faire des présentations académiques. En entreprise, c’est parfois enseigné, mais mal. Je vais me faire des ennemis, mais parfois le formateur est un comédien : c’est bien pour la posture, la voix, la gestion du stress... mais ça ne forme pas à la présentation business. On n’y apprend pas à structurer le message, les biais cognitifs à éviter ou utiliser... Bref, c’est souvent mal enseigné.

Et souvent, ce n’est pas votre faute. Il y a aussi beaucoup de mauvais exemples. Les présentations du leadership, de la direction, du service communication RH devraient être exemplaires, mais bien souvent, c’est catastrophique.

Ils lisent les slides, font du karaoké, ne savent pas toujours ce qu’ils veulent dire. On devrait s’inspirer d’eux pour la com, mais ce n’est pas le cas. Et comme eux non plus ne sont pas formés, on se retrouve avec cet état de fait. C’est donc rarement enseigné, et si ça l’est, c’est mal fait.

Galen Low : J’adore.

Renaud Taburiaux : (Je vais vraiment me faire des ennemis…)

Galen Low : Ce que j’aime, c’est ta passion. On sent que tu as beaucoup d’expérience et d’opinions sur la question, et qu’en fait, ça n’a pas à être ainsi.

Mais, qu’est-ce qui t’a donné envie de t’intéresser à l’art de présenter et de communiquer en entreprise ? Y a-t-il eu un moment déclencheur ?

Renaud Taburiaux : Oui, c’est un événement. J’ai commencé ma carrière en agence en 2010, à New York ou à Paris. Là-bas, tout était parfait : intelligent, drôle, clair. Designers, chacun savait ce qu’il devait dire ou faire. Après cinq ans, j’ai rejoint le monde corporate. Et là, choc : la communication semblait presque un gros mot.

Les gens n’aimaient pas ça, on disait “c’est lui qui gère la com…” et puis voilà. Beaucoup ne tentaient même pas de bien communiquer, ils évitaient le sujet.

Et ce n’est pas seulement la présentation, mais la communication en général. Ce qui me gênait vraiment, c’est que certains essayaient… et échouaient. Ils passaient des heures à préparer les slides et le script, mais c’était affreux. Stress pour eux, pénible pour le public. Tout le monde perdait son temps.

Quand je suis passé du monde agence au corporate, j’ai voulu utiliser tout ce que j’avais appris : gestion de projet, UX design, etc. J’ai mis en place mon propre cadre, la “Presentation Sprint”, pour préparer rapidement des présentations percutantes. Si tu me demandes pourquoi je suis passionné, c’est que ça me frustre de voir tant de gaspillage de temps pour des présentations inutiles ou trop longues.

On a mieux à faire que de perdre des heures sur les slides. On devrait pouvoir faire des présentations courtes, claires et rapides à préparer. C’est pour ça que ça me tient à cœur. Désolé si je suis trop passionné !

Galen Low : Non, c’est parfait ! C’est très éclairant, car souvent, celui qui s’applique, essaie de bien faire sans soutien, passe des heures sur la préparation puis échoue – et personne n’y prend plaisir. J’ai aussi travaillé en agence et, même si je n’ai jamais eu de formation formelle, les mentors m’ont beaucoup accompagné, car en agence, on prend le storytelling au sérieux : il faut montrer la valeur de son travail car un client paye. Mais dans bien des organisations, la com est médiocre, il n’y a pas de bons standards, et il est difficile de progresser, car seuls dans la forêt, on improvise sans boussole.

Renaud Taburiaux : Oui, et bien souvent, les efforts ne sont même pas remarqués. Donc, si on n’est pas équipé pour faire court et clair, la démotivation arrive vite : “Ah, j’ai fait Toastmasters et pourtant mes présentations restent confuses, mes slides saturés de texte… Je ne sais pas comment faire.” Les petits pas apportent peu de valeur si on ne sait pas lesquels faire ni dans quelle direction aller.

Pourtant, ça se règle facilement, pas à pas. Mais comme tu l’as souligné, personne ne nous dit comment. Alors oui, c’est frustrant !

Galen Low : Voilà qui fait écho à notre discussion préalable. Tu parlais de Toastmasters, et je te disais que beaucoup de membres de ma communauté s’y intéressent pour devenir de meilleurs orateurs.

Et tu disais que Toastmasters, ça apprend surtout à se présenter soi-même, pas forcément à structurer son message ni à naviguer entre les biais de l’auditoire (ou les siens). C’est utile, mais ce n’est qu’un aspect.

Renaud Taburiaux : Exactement. Toastmasters donne de la pratique (“des reps”). Car si tu n’as pas l’opportunité de prendre la parole dans ton job, tu te rouilles, tu n’oses pas échouer et apprendre. C’est donc bien, mais ce n’est que la dernière étape du processus : la prestation. Pas le pourquoi, ni le quoi, ni la structuration. Or, ce n’est pas forcément ce dont la majorité des professionnels ont besoin au début.

Galen Low : Entrons dans le vif du sujet. Tu as évoqué la “Presentation Sprint”. Je suis intrigué. Peux-tu expliquer ton approche pour les présentations projets ? Peut-on prendre un exemple concret ? Comment utilises-tu ton cadre de sprint ?

Renaud Taburiaux : Oui, bien sûr. Prenons deux exemples côté chef de projet. Tout commence par l’audience et par l’impact que vous souhaitez avoir. Il y a par exemple la présentation pour obtenir une validation : budget, roadmap ou lancement d’un nouveau projet. Ou pour motiver (on parle alors d’“all hands”), plus axé sur la vision, moins sur les détails. Ou encore rassurer les parties prenantes en montrant ce qui a été fait pendant le sprint ou lors d’une revue business. Il y a donc beaucoup de types de présentation.

La méthode, pour moi, est simple : trois étapes, connues de tous. Penser, construire et délivrer. D’abord penser : pourquoi présentez-vous ? À qui ? Quel est votre message ? Il faut penser avant de construire – règle fondamentale souvent oubliée. On a tendance à foncer sur PowerPoint ou Google Slides sans savoir vraiment ce qu’on veut dire. On s’échine à créer des slides, sans sens derrière. Il faut donc se concentrer sur le pourquoi.

Une fois que le pourquoi est clair, la structure définie, le contenu esquissé, on passe à la construction : le script, le contenu, les slides. Le “quoi”.

Enfin, délivrer. C’est là où interviennent Toastmasters : la prise de parole, la gestion du stress, du corps, de l’interaction. Car parler est aussi un acte physique. Tout cela doit s’apprendre.

Ce qui est amusant, c’est que, venant de l’agence, on sait faire ces trois étapes. On parle d’agilité, d’UX, et pourtant en corporate, on prépare la présentation en mode “cycle en V” : on passe des heures dessus, puis lorsqu’elle est parfaite, on la partage. Ce n’est pas la bonne méthode. Il faudrait faire itératif et incrémental. Je pense, puis je construis, puis je partage l’outline. J’échange avec mon sponsor, je peaufine le contenu, puis le design.

Voilà le cadre que je préconise. Pensez avant de construire, allez lentement, demandez des feedbacks tôt, préparez votre livraison, les interactions, la gestion du stress, des questions. Pensez, construisez, délivrez – on le fait tous, il suffit de l’appliquer à la “Presentation Sprint”.

Galen Low : J’aime beaucoup.

Pour jouer l’avocat du diable, nous avons commencé par chercher à réduire le temps de préparation. Certains diront : tout cela fait sens, mais cela semble plus long (ou aussi long) que ce que je fais actuellement. En quoi cette méthode de sprint permet-elle de gagner du temps ?

Renaud Taburiaux : Très bonne question ! Ça peut sembler long, mais ce n’est pas le cas. Si vous connaissez votre message et votre public, la phase réflexion ne nécessite pas des heures d’atelier. En quelques minutes, vous pouvez répondre à 8 ou 9 questions avant d’ouvrir PowerPoint. Le problème, c’est que la plupart ne le font pas et foncent sur la construction. C’est là qu’on perd du temps, car on ne sait pas ce qu’on veut exprimer.

En enchaînant rapidement ces étapes, l’impact est supérieur. La construction devient facile si vous savez déjà quoi dire : une structure papier, sur un Post-it ou Miro Board suffit. Les slides s’enchaîneront vite. Vous aurez une présentation “minimum viable” rapidement, à affiner ensuite selon les retours. Vous dépenserez donc beaucoup moins de temps et éviterez les coûts irrécupérables de slides jetés au dernier moment.

Ça peut sembler beaucoup, mais ce ne sont que trois étapes. Vous n’avez pas à trainer sur chacune. Sautez directement à la construction, et vous gaspillerez beaucoup de temps. Si vous négligez la livraison, vous perdez en impact à cause du stress, des questions auxquelles vous n’êtes pas préparés. Donc, c’est trois étapes : pensez, construisez, délivrez. Faites-les, même rapidement, vous serez gagnants.

Galen Low : C’est très parlant, car je pense à tous les slides créés puis jetés – je serais riche si je récupérais 5 centimes à chaque fois !

Il y a aussi le côté rassurant des slides : on pense que c’est réfléchir… En agence, on va à l’essentiel ; dans le corporate, on transforme chaque slide en mini-roman imprimé en police 8, ce qui prend un temps fou – pour finir souvent à la poubelle ou en annexe.

Renaud Taburiaux : Ce qui est pire encore, c’est quand personne ne dit de retirer la slide : on finit par la présenter malgré tout.

Galen Low : Oui, et après on n’a plus le temps pour ce qui était vraiment important.

Renaud Taburiaux : Exactement. Si vous voulez investir du temps, faites-le dans les répétitions. C’est là que l’impact est maximal – mais la plupart ne le font pas. On écrit tout, car on reçoit parfois des modèles très remplis “Remplis tout ça !”, alors on fait du karaoké… Cela rassure, donne une impression de travail, mais c’est souvent une façon d’éviter l’effort difficile de ralentir et réfléchir vraiment à ce qu’on veut dire.

C’est difficile si on n’a jamais appris à le faire. C’est plus facile de copier-coller des slides déjà faites et espérer que ça ira… Peut-être, mais probablement pas.

Galen Low : Je souscris totalement.

Renaud Taburiaux : Je n’ai jamais vu une présentation improvisée bien se passer. C’est généralement catastrophique, pour l’orateur comme pour l’auditoire. Ça ne doit pas être à somme nulle, tout le monde devrait y gagner.

Galen Low : Absolument.

J’aimerais creuser la troisième étape, “livrer”. On pourrait se dire qu’il suffit de “faire le show”, mais pour toi, livrer, c’est aussi prévoir comment tu vas présenter, répéter… Peux-tu détailler cet aspect plus “en équipe” ? Car dans certains cas, c’est à plusieurs voix et la répétition en équipe prend beaucoup de temps. Comment préparer (livrer) efficacement en équipe, sans passer 36 heures enfermés tous ensemble ?

Renaud Taburiaux : Oui, il y a deux sujets : la préparation de la livraison (livrer) et aider les autres à s’y préparer. Si vous passez beaucoup de temps à répéter, c’est probablement que ce n’est pas fait comme il faut. Ce que je recommande, c’est de faire une vraie répétition intégrale : on commence au début et on va jusqu’à la fin, sans interruption. Normalement, beaucoup s’arrêtent à la moindre hésitation, mais il faut continuer. Même si le script n’est pas fini, on improvise. La majorité des slides sont là pour du 20 à 30 minutes max – au-delà, on perd son public.

Donc pour une présentation de 20 minutes, une répétition prend 20 minutes, puis 10 à 20 minutes de débrief, et c’est fini. Mais la plupart ne font pas de vraie répétition, ils font plutôt un “read through” slide par slide, mais sans jamais parler à voix haute. Or à l’oral, on se rend compte que ce n’est pas fluide, qu’on ne sait pas où insister, quand marquer une pause… On doit s’y entraîner à l’avance !

La répétition, c’est échouer en privé pour réussir en public. Voilà pour la partie individuelle. Il faut vraiment faire une répétition en continu ; si on est perdu, c’est normal – improvisez, comme le jour J. Vous verrez ce qui fonctionne et pourrez ajuster ensuite. Si possible, faites un second passage le lendemain, mais évitez trop de répétitions à la suite, c’est fatigant. À force, cela deviendra plus simple et naturel.

N’oubliez pas : l’oral, ce n’est pas de l’écrit. Certaines phrases écrites “sonnent mal” en oral. Jusqu’à la répétition, tout n’est qu’hypothèse : durée, transitions, messages… La répétition seule vous éclaire et mieux vaut se tromper en répétition qu’en live !

Galen Low : J’aime beaucoup la logique du “on va jusqu’au bout”, car j’ai vu trop de séances de préparation où on ne dépassait jamais la première partie – et on n’avait aucune vision d’ensemble. Et j’aime bien aussi l’importance des transitions.

En agence, si on n’avait pas le temps de tout répéter, on se concentrait au moins sur les transitions, car c’est là où ça devenait vraiment malaisant… Passer la main, etc.

Renaud Taburiaux : C’est encore plus important : il y a les transitions entre les intervenants, mais aussi entre les slides et les messages. Beaucoup font une présentation avec dix histoires déconnectées – une slide, un discours ; puis une autre… On perd l’audience. Il faut lier les slides comme les chapitres d’une histoire.

Par exemple : “...et c’est ce qui nous amène à… [slide suivante].” Ces petites transitions changent tout, elles rendent la présentation cohérente.

Galen Low : En fait, comme tu l’as dit en introduction, il s’agit d’emmener l’auditoire vers un but, de ne pas juste lire une slide mais de donner du sens.

Renaud Taburiaux : Exactement. J’aime dire : la présentation business n’est pas là pour informer, mais pour transformer. Ce n’est pas une formation, ce n’est pas un rappel de backlog. Non, expliquez comment tout se rattache, pourquoi c’est important, quelle valeur pour l’utilisateur, le client. Si c’est juste une liste de tâches, envoyez un email ! Ne gaspillez pas votre temps et l’énergie de vos auditeurs.

Galen Low : J’aime ce que tu dis : le temps ensemble lors d’une présentation est précieux, presque sacré. Mal vécu, c’est gênant et intimidant, mais bien fait, c’est une vraie valeur ajoutée.

Renaud Taburiaux : Oui, je suis passionné, donc arrêtez-moi si je vais trop loin ! Il faut voir la présentation comme un acte de service, pas d’ego. Vous êtes là pour résoudre UN problème du public. Par exemple, obtenir une validation de budget : que retire l’auditeur de votre exposé ? Changez de perspective : la présentation doit apporter de la valeur. Une fois cette vision acquise, vous serez moins stressé, cadrerez votre propos selon leur point de vue, et augmenterez votre impact.

Comme tu l’as dit, une présentation est à la fois inestimable et très coûteuse : dix personnes réunies une heure, ce ne sont pas une mais dix heures perdues potentiellement… Donc, soyez concis, allez à l’essentiel, mettez-vous à la place du public pour vraiment apporter de la valeur et gagner en confiance.

Galen Low : J’adore.

Renaud Taburiaux : Je n’ai pas répondu à ta question sur “comment aider” – veux-tu qu’on creuse ?

Galen Low : Oui ! J’aimerais aborder le cas où des membres de l’équipe ne sont pas à l’aise, sont intimidés par la prise de parole. Tout le monde n’a pas une culture “agence” de storytelling, et beaucoup de chefs projets se retrouvent à devoir faire présenter l’équipe où certains ne s’en sentent pas capables, même s’ils sont experts techniques. Comment un chef de projet peut-il faire briller ces co-présentateurs ?

Renaud Taburiaux : Bonne question. Effectivement, en tant que chef/projet/produit, on aide souvent d’autres à préparer leurs présentations. D’abord, il faut savoir que si quelqu’un ne veut pas être aidé, vous ne pourrez pas l’aider (principe de coaching de base). Inutile d’insister !

Ensuite : n’apportez pas de retour (feedback), posez des questions. Vous n’êtes peut-être pas expert en présentation ! Mais votre regard extérieur est crucial, non pour dire quoi faire, mais pour aider la personne à y réfléchir elle-même. Adoptez la posture de coach.

Quand quelqu’un vous montre sa présentation, demandez alors (avant de la voir !) : “Qui est le public ? Quel est l’objectif ?” Parcourez ensuite les slides ensemble, et remontez régulièrement à ce fil rouge : “Ce que tu dis là, en quoi cela sert-il ton message de base ?” Ce ne sont pas des questions rhétoriques : parfois, le lien existe mais on ne le perçoit pas ; souvent, on réalise que ce n’est pas important et on élimine, sans jugement. Toujours questionner !

C’est la même chose pour le jargon : “Le public connaît-il cet acronyme ? Que veulent-ils retenir ?”

Parfois, quand c’est vraiment confus, je pousse la personne à verbaliser ce qu’elle souhaite dire réellement (“Alors, qu’est-ce que tu veux communiquer ?”) – souvent, ils livrent une version bien plus simple et claire (“En fait, on utilise ChatGPT pour améliorer notre code”). Dites-le comme à un collègue ou un ami ! Facilitez cette démarche par le questionnement.

Galen Low : J’aime la logique du balancier, car dans mon équipe, beaucoup sont très techniques : jargon d’un côté, et en tentant d’être accessible, ils surcompensent et risquent de tomber dans un discours commercial/superlatif, tout en oubliant les liens logiques. “Comment cela se rattache-t-il au reste ?” – c’est capital, et parfois, c’est tellement évident pour la personne que ça lui échappe.

Renaud Taburiaux : C’est la malédiction du savoir : plus on maîtrise un sujet, plus ce qui est évident pour nous ne l’est pas pour l’audience. On le voit chez les dirigeants : ils pensent que la stratégie de l’entreprise va de soi… mais seul le PDG s’y retrouve. Il faut ce regard externe et poser des questions pour clarifier.

Galen Low : J’aime l’idée de poser les bonnes questions dès le départ. Trop souvent, on attend la fin de la présentation pour donner un feedback, alors que connaître l’audience, l’objectif, permet de cadrer tout le travail et de donner du sens à la suite !

Renaud Taburiaux : Lors de mes coachings en répétition, j’invite plusieurs profils : quelqu’un qui connaît, d’autres non, le plus proche possible du public réel. Et je précise : c’est une répétition complète, pas d’interruption, on se met dans la peau du public (ex. : “Aujourd’hui, vous êtes client de tel service…”). Cela permet de cadrer les retours, de contextualiser. Trop souvent, on va directement sur les slides, sans ce travail préalable.

Galen Low : Et le résultat est seulement “correct”…

Renaud Taburiaux : Parfois, c’est assez, il faut progresser, pas être parfait. Parfois, dire à quelqu’un de tout refaire décourage. Au contraire, valorisez les petits pas (“Beaucoup de texte ici, en as-tu besoin ? Non ? Ok, allégeons !”). De toutes façons, on fait beaucoup trop de présentations ! On aura d’autres occasions de progresser.

Galen Low : J’aime cette approche : l’important n’est pas la perfection, mais le progrès, le message et l’audience. Même si tout n’est pas exact, tant qu’on transmet l’idée, le projet avance et l’orateur s’améliore.

Renaud Taburiaux : Oui. Pour la phase “Penser”, j’ai créé un canvas de 10 questions à se poser avant même d’ouvrir PowerPoint. Par exemple : “Qui est l’audience ? Quel est l’objectif ? Quels sont les 3 messages à retenir ?” Si vous avez ces réponses, même si la technique (projecteur ou autre) fait défaut, vous pourrez délivrer l’essentiel : à l’oral, à l’improviste, ou en 30 minutes. Mais sans ce travail en amont, vous serez perdu à la moindre contrainte.

Galen Low : J’aime l’idée “d’intérioriser”, pas “mémoriser”. Moi-même, je bloque si je dois tout mémoriser, mais si j’intériorise via des mots-clés, c’est bien plus naturel. En agence, on nous apprenait même à présenter sans slide pour se remettre dans la posture de “parler sans filet”.

Renaud Taburiaux : Les slides sont utiles pour illustrer, notamment pour les chiffres. Trois points-clefs sur une slide suffisent – c’est un appui visuel, redondant pour la mémoire. Mais la présentation ne doit pas reposer sur le slide. Il faut avoir intériorisé le message. Slides ou non, vous devez pouvoir livrer ce message.

Galen Low : Un slide pour le public, pas pour soi !

Renaud Taburiaux : Exactement. Cela peut aider à ne rien oublier, rassurer. Répétons-le : ce n’est qu’une présentation business. Ce n’est pas un oral du bac, vous pouvez répondre plus tard ou approfondir ensuite. Si la slide vous aide, utilisez-là, mais sans tout miser dessus.

Galen Low : Ce n’est pas Broadway, ni une audition parlementaire…

Renaud Taburiaux : Voilà !

Galen Low : Pour les personnes peu à l’aise, rappelles-leur que ce n’est “qu’une” présentation. Il faut relâcher la pression, parler à des humains, partager un message. Si on oublie quelque chose, le public ne s’en aperçoit pas. Ce changement de mindset réduit beaucoup le stress. Et une ou deux répétitions à voix haute, c’est suffisant. J’ai coaché beaucoup de profils IT très mauvais à la base, et après le “Presentation Sprint”, ils étaient ravis : excités, non plus stressés d’intervenir !

Galen Low : On en revient à ta conclusion du départ : on présente tout le temps. L’orale “formelle” n’est qu’une version parmi d’autres ; il faut la dédramatiser. Pour ceux qui veulent progresser, quel est le meilleur premier pas pour faire évoluer la culture de communication d’affaires ?

Renaud Taburiaux : Sans surprise, je recommande d’adopter les trois étapes du cadre. Pas besoin d’acheter quoi que ce soit : pensez avant de construire, avancez lentement, sollicitez un feedback précoce et préparez la livraison. Appliquez cela à tous vos messages (mails, vidéos, etc.), et vous serez largement en avance. Cela vous fera gagner des heures que vous auriez perdues à peaufiner l’inutile.

Soyez exemplaires, n’attendez pas des autres ce que vous ne faites pas. Commencez petit, mais commencez tout de suite. Ne serait-ce que lister par écrit les 3 messages à retenir : cela change tout pour la suite (structure, slides, etc.). Puis, avec le temps, améliorez les slides, allégez le visuel, etc. Mais commencez !

Galen Low : J’adore, c’est l’itération !

Renaud Taburiaux : Exactement. Dans nos projets, on fait des sprints : un à la fois, puis feedback, tests, etc. alors qu’en présentation, ce réflexe n’existe pas toujours. Appliquez-le aux présentations !

Galen Low : D’où le nom “Presentation Sprint”, ton livre !

Renaud Taburiaux : Oui ! Sprint parce que c’est court, concentré : quelques heures suffisent pour préparer en étant méthodique, étape par étape. C’est aussi un sprint car on recommence après chaque livraison – une “rétro”, noter les axes d’amélioration pour la prochaine fois. Peu pratiquée, cette rétro est pourtant essentielle (quelques minutes pour débriefer, “comment t’es-tu senti ? quels axes d’amélioration ?”). On retrouve là le principe agile. C’est ce qui fait le “sprint” : boucle continue !

Galen Low : J’adore !

Renaud Taburiaux : On va s’arrêter là !

Galen Low : J’ai plein de questions de la part de ma communauté ; on y répondra dans le forum, car on manque de temps aujourd’hui. Pour ceux et celles qui ne sont pas membres, où peuvent-ils en savoir plus sur le livre et sur toi ?

Renaud Taburiaux : Oui, le livre (voici la couverture pour ceux qui ont la vidéo…) est disponible sur Amazon, ou sur presentation-sprint.com. Les outils (canvas, workflow, checklists) sont accessibles gratuitement sur presentation-sprint.com, pas besoin d’acheter le livre pour commencer. Améliorez vos présentations, commencez petit ; si vous voulez approfondir la structure, la gestion du stress, les conseils, tout est dans le livre. Vous pouvez télécharger le premier chapitre sur le site.

Contactez-moi si vous souhaitez que je vienne faire une mini-présentation à votre équipe. Ça me fait plaisir de partager cette méthodologie. Retrouvez sur mon site mon LinkedIn et mon mail. Commencez petit, mais commencez !

Galen Low : Top, je mettrai tous les liens dans les notes d’épisode ci-dessous.

Renaud, merci beaucoup d’avoir partagé tout cela avec moi, c’était un vrai plaisir !

Renaud Taburiaux : Merci à vous. Je pense qu’on partage beaucoup de frustrations et de mauvaises habitudes côté gestion de projet, donc ravi de pouvoir aider votre audience à progresser !

Galen Low : Un vrai échange thérapeutique, merci !

Voilà, vous l’avez compris ! Comme toujours, rejoignez la conversation avec plus de mille passionnés de gestion de projet dans notre collectif ! Rendez-vous sur theDPM.com/membership pour en savoir plus. Si vous avez aimé cet épisode, abonnez-vous et retrouvez-nous sur thedigitalprojectmanager.com. À la prochaine, merci pour votre écoute !