7 façons de convaincre votre organisation de la valeur de la gestion de projet
Lorsqu'elles sont sous pression pour en faire plus avec moins, les organisations sacrifient souvent la gestion de projet en priorité. Je comprends : nous sommes un peu éloignés du produit final concret.
Nous ne sommes ni l’ingénieur qui conçoit le pont, ni le développeur qui code le site web, ni le rédacteur qui élabore le script publicitaire. Nous restons à distance de l’action et, si vous dirigez une entreprise qui fabrique des gadgets, votre priorité est d’employer des personnes qui fabriquent ces gadgets.
Associez cela à la marque de fabrique d’une bonne gestion de projet : une sérénité et une discrétion dignes d’un ninja. Quand un chef de projet fait bien son travail, ses tâches du quotidien sont souvent intangibles, et cela explique aisément pourquoi il passe inaperçu.
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Vous et vos collègues chefs de projet savez que votre travail garantit des résultats réguliers et favorise des environnements où les équipes projet sont heureuses et les clients satisfaits. Mais comment valoriser la gestion de projet et convaincre votre organisation d’y adhérer, surtout lorsqu’elle doit faire des choix difficiles ?
Dans cet article, je vais passer en revue les sept meilleures façons de vendre la valeur de la gestion de projet en tant que professionnel(le) de la gestion de projet :
1. Commencez petit
Pour valoriser la gestion de projet, privilégiez les solutions simples et les gains faciles au sein de votre organisation. Peut-être existe-t-il des tâches répétitives qui bénéficieraient d’un modèle de processus ou d’une visualisation, ou un projet particulier qui n’arrive pas à démarrer.
Si la gestion de projet fait débat dans votre organisation, je parierais qu’il y a beaucoup de zones d’ombre et que vous n’aurez pas à chercher longtemps pour repérer les occasions d’apporter de petites améliorations.
Il y a peut-être un manque dans la prise de notes lors des réunions et dans le suivi des prochaines étapes, ou bien les projets semblent avancer selon le plan, mais il est impossible de coordonner les agendas lorsque vient le moment de revoir un livrable. Tous les problèmes ne nécessitent pas un plan de projet de 12 pages ; parfois, le simple fait d’anticiper la réservation d’une réunion quelques semaines à l’avance ou d’utiliser des outils de gestion de projet basiques peut sauver la situation.
Votre organisation n’a pas besoin de votre aide sur chaque projet ou chaque tâche, mais si vous trouvez de petites façons d’apporter de la valeur avec la gestion de projet, vous verrez bientôt les équipes solliciter naturellement votre appui sur leurs projets.
2. Suivez l'argent
Celle-ci n’est pas glamour, mais c’est une réalité à connaître. Quand vous occupez une fonction qui ne contribue pas directement au chiffre d’affaires, il est essentiel de comprendre les bases du modèle économique de l’entreprise et la manière dont les différents postes sont financés.
Plus vous parviendrez à relier la gestion de projet aux revenus récurrents, à des projets à forte valeur ajoutée, au retour sur investissement ou encore à l’accroissement des parts de marché, plus votre équipe financière et les autres parties prenantes clés percevront votre rôle comme essentiel.
3. Connaissez votre public
Dans le contexte de la valorisation de la gestion de projet, connaître son public a deux significations.
D’abord, il convient d’adapter votre approche à chaque projet, en fonction des besoins des membres de l’équipe projet et des exigences de la tâche elle-même. Cette capacité d’adaptation vous sera profitable : vous accompagnez vos collègues comme il se doit, sans forcer lorsque ce n’est pas nécessaire. Cela garantit une gestion de projet efficace.
Ensuite, il s’agit aussi de convaincre : la première étape d’un processus de vente ou d’une stratégie marketing consiste à bien connaître sa cible. Utilisez des stratégies de vente adaptées à la direction générale, aux cadres supérieurs ou même aux commerciaux de votre organisation. Je sais bien que se mettre en avant et se vanter de ses réussites met mal à l’aise et peut donner un sentiment de vulnérabilité. Et si quelqu’un n’est pas d’accord avec vous ? Gloups, bonjour le syndrome de l’imposteur !
Mais il existe des façons de vendre la gestion de projet – et de vous vendre vous-même – sans retomber dans le traumatisme de la vente de papier cadeau chez les voisins pour la sortie scolaire de CM1 (peut-être que ce souvenir n’appartient qu’à moi).
4. Trouvez des alliés et rapprochez-vous d’eux
Lorsque vous commencez petit, appuyez-vous sur les personnes qui acceptent volontiers votre assistance. Tout le monde ne sera pas le plus grand supporter de la gestion de projet dès le départ. Trouvez ceux qui soutiennent la fonction et restez proches d’eux.
Vous aurez besoin de quelques exemples de réussite, et ce sont ces collègues qui vous aideront à les obtenir. Et si vous faites du bon travail, ces personnes loueront vos mérites auprès de leurs équipes et de leurs responsables et (espérons-le) vous fourniront des témoignages.
5. Développez des études de cas
De la même façon que votre entreprise met en avant des projets réussis ou des études de cas pour gagner de nouveaux clients, vous devriez créer des études de cas pour démontrer les bénéfices de la gestion de projet et votre rôle dans le succès des projets.
Vous pouvez même structurer ces exemples de la même manière que votre entreprise. Rendez vos études de cas professionnelles et percutantes. Présentez clairement le lien entre la gestion de projet et l’atteinte des objectifs stratégiques ou la réussite de la livraison d’un projet, en particulier dans des domaines critiques tels que les technologies de l’information ou le lancement d’un nouveau produit.
N’imaginez pas que votre commanditaire, la haute direction ou d’autres parties prenantes vont immédiatement « comprendre » l’importance du sujet. Tissez un récit convaincant autour de la valeur de la gestion de projet en vous appuyant sur un langage familier issu d’autres domaines de l’entreprise.
6. Quantifiez l’impact quand c’est possible
Les témoignages de vos soutiens et vos études de cas soigneusement élaborées fourniront sans aucun doute de nombreux arguments qualitatifs pour croire à la gestion de projet. Quelle que soit la culture de votre organisation en matière de données, il vous faudra des chiffres concrets pour étayer votre position.
Voici quelques indicateurs typiques qui peuvent être utilisés pour quantifier l’impact d’une gestion de projet efficace :
- Heures ou temps économisés
- Réduction du coût du projet grâce à l’efficacité ou en évitant les échecs de projet
- Augmentation des résultats d’affaires
- Amélioration de la satisfaction client
- Augmentation des scores promoteurs nets, qu’ils proviennent de l’interne, de vos partenaires ou de vos clients
Galen Low, un de nos cofondateurs, a eu une excellente conversation avec Bill Moroz. Ils ont discuté de l’utilisation des données pour communiquer l’impact dans le contexte de la gestion de projet agile, des analyses de rentabilité, et de nombreux autres sujets qui peuvent vous aider à cet égard.
7. Ajustez et pivotez
Enfin, préparez-vous à adapter votre argumentaire en faveur de la gestion de projet en fonction de votre interlocuteur. Ce qui convaincra votre PDG ne sera pas ce qui convaincra un ingénieur débutant.
Vous devez d’abord comprendre la différence entre ces deux propositions de valeur, puis vous assurer que vous pouvez communiquer clairement chacune d’elles.
Soyez patient, mais avancez si vos valeurs ne sont pas alignées
Dans un contexte où tout le monde ne reconnaît pas la valeur des méthodologies de gestion de projet, de votre vision de la gestion de programmes ou du rôle du bureau de gestion de projet (PMO), restez flexible (surtout en matière de planification stratégique). Soyez prêt non seulement à adapter votre argumentaire, mais aussi à ajuster votre vision de la gestion de projet (dans la mesure du raisonnable, bien sûr).
Si vous êtes collaboratif, adaptable et adoptez une approche « oui, et… » vis-à-vis des projets complexes, vos collègues auront probablement envie de continuer à travailler avec vous. Ce sera peut-être pénible au début, et tout ne sera pas parfait, mais d’après mon expérience, une fois que l’on a travaillé avec un chef de projet performant et qu’on a vu son influence directe sur les résultats, il n’y a pas de retour en arrière.
Ceci étant, il existe de nombreuses variantes de la gestion de projet et il se peut que vous vous retrouviez dans une organisation qui ne partage tout simplement pas la même vision pour la gestion de projet que la vôtre.
Ce n’est pas grave, et si vous n’arrivez pas à être sur la même longueur d’onde que votre entreprise, sachez qu’il y a une autre organisation qui ferait tout pour avoir une personne dotée de compétences en gestion de projet, comme les vôtres, dans son équipe.
Et ensuite ?
Nous proposons également des formations en gestion de projet numérique pour les agences et autres organisations qui cherchent à aligner les valeurs et méthodes de leur équipe de gestion de projet.
Et pensez à découvrir notre espace membre et à rejoindre notre groupe Slack où nous discutons de ce défi et d’autres problématiques en gestion de projet. Inscrivez-vous pour échanger avec d’autres chefs de projet du secteur et discuter ensemble de ces enjeux.
