Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ? Comment fonctionne-t-il et 3 exemples
Un tableau Kanban est un système visuel simple pour gérer les tâches, les projets et les flux de travail. Il montre ce qui doit être fait, ce qui est en cours et ce qui est terminé, généralement à l’aide de colonnes telles que À faire, En cours et Terminé.
Les tableaux Kanban sont particulièrement utiles lorsque le travail est réparti entre les e-mails, les feuilles de calcul, les messages de discussion et les réunions. Au lieu de devoir deviner ce qui est bloqué ou qui est responsable d’une tâche, les équipes peuvent voir l’état du travail dans une vue centralisée unique.
Dans ce guide, vous découvrirez ce qu’est un tableau Kanban, comment il fonctionne, vous verrez des exemples et apprendrez quels en sont les éléments fondamentaux. J’ai utilisé des flux de travail Kanban pour des projets de sites web, des équipes de production et des processus opérationnels au cours des 10 dernières années et plus, et je vais vous présenter les approches pratiques qui fonctionnent réellement.
Déverrouillez gratuitement
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de leaders innovants qui accèdent à des outils, des méthodes et des idées pour prospérer à l’ère de l’IA.
Have an account? Log In
Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
Un tableau Kanban est un système de gestion des flux de travail qui aide les équipes à visualiser le travail à mesure qu’il progresse à travers différentes étapes d’achèvement. Les tâches sont représentées sous forme de cartes et déplacées entre des colonnes qui reflètent l’état actuel du travail, comme À traiter, En cours, En révision et Terminé.
Contrairement aux listes de tâches statiques, les tableaux Kanban offrent une vue en temps réel de la charge de travail, des priorités et des obstacles. Ils peuvent être créés numériquement à l’aide de logiciels Kanban ou physiquement, généralement avec un grand tableau blanc et des notes adhésives, par exemple.
Qu’est-ce que le Kanban et à qui s’adresse-t-il ?
Le Kanban est une méthodologie de gestion des flux de travail axée sur l’amélioration de la circulation du travail dans un processus. Les équipes utilisent le Kanban pour visualiser les tâches, gérer les charges de travail, réduire les goulots d’étranglement et améliorer continuellement la livraison.
Le Kanban repose sur quelques principes fondamentaux :
- Visualiser le travail : rendre les tâches, les priorités et la progression visibles pour toute l’équipe
- Limiter le travail en cours (WIP) : réduire le multitâche en contrôlant le nombre de tâches actives simultanément
- Se concentrer sur le flux : maintenir une progression régulière du travail au lieu de laisser les tâches s’accumuler
- Identifier rapidement les goulots d’étranglement : repérer rapidement les étapes bloquées ou surchargées du flux de travail
- S’améliorer continuellement : optimiser les flux de travail au fil du temps en fonction des performances réelles de l’équipe
Le Kanban est né dans le secteur de la production allégée, puis a été largement adopté dans les flux de travail Agile et DevOps en raison de sa flexibilité et de son accent sur la livraison continue.
Aujourd’hui, les tableaux Kanban sont extrêmement populaires et utilisés dans le développement logiciel, les opérations, le marketing, la gestion de produits et les équipes créatives afin d’améliorer la collaboration et la visibilité des projets.
3 exemples de tableaux Kanban bien conçus
Qu’un tableau Kanban soit installé sur un tableau blanc dans votre chambre ou qu’il s’agisse d’un outil logiciel d’entreprise très complexe, le Kanban peut vous aider à voir d’un seul coup d’œil ce qui se passe actuellement, ce qu’il reste à faire et ce qui s’est déjà produit.
Examinons quelques exemples de la manière dont les gens utilisent les tableaux Kanban dans la gestion réelle du travail, dont vous pouvez vous inspirer :
1. Feuille de route de lancement d’un produit pour une équipe SaaS
Les responsables de produits numériques et les équipes de développement logiciel ne jurent souvent que par leurs tableaux Kanban. À ce stade, presque tous les outils de développement agile proposent une fonctionnalité de tableau Kanban, et toutes les équipes avec lesquelles j’ai travaillé ont historiquement utilisé un tableau Kanban.
Quelle que soit la méthodologie utilisée par l’équipe, un tableau Kanban peut être utile pour tenir les collaborateurs informés, visualiser le processus de travail et, dans certains cas, même aider à tenir les parties prenantes informées de votre feuille de route et des prochaines étapes.
Remarque : Pour le développement de produits, il est particulièrement important d’examiner attentivement la taille des tâches affichées sur un même tableau. Dans de nombreux cas, une hiérarchie des tâches peut être utilisée pour regrouper des éléments plus détaillés en unités de travail plus importantes et plus stratégiques.
Dans la plupart des cas, les tâches plus petites figurent sur le tableau Kanban de l’équipe de développement, tandis que les éléments de niveau supérieur auxquels ces tâches contribuent sont présentés sur un tableau distinct destiné à la direction et aux parties prenantes, sous la forme d’une feuille de route.
2. Un outil de suivi détaillé des campagnes marketing
J’ai régulièrement constaté avec les équipes marketing à quel point il devient rapidement difficile de suivre le travail lorsque les validations, les révisions de contenu, les dates de lancement et les retours des parties prenantes commencent à s’accumuler dans les e-mails et les fils de discussion. Les tableaux Kanban offrent aux équipes une vue opérationnelle beaucoup plus claire de ce qui est en attente de retours, de ce qui est bloqué, de ce qui est approuvé et de ce qui est déjà en ligne.
Cette flexibilité explique en grande partie pourquoi des outils comme Asana et monday.com ont adopté des flux de travail de type Kanban parallèlement aux calendriers, aux chronologies et aux fonctionnalités plus larges de gestion de projet.
En savoir plus sur l’utilisation de Kanban pour la gestion de projet ici.
3. Une file d’attente de tickets d’assistance informatique
L’assistance informatique utilise les colonnes À faire, En cours, En attente de l’utilisateur et Résolu. Les responsables d’équipe hiérarchisent rapidement les tickets urgents, les attribuent et visualisent les retards de réponse afin de maintenir la satisfaction des utilisateurs.
Découvrez d’autres exemples de Kanban ici.
Éléments des tableaux Kanban
Les tableaux Kanban sont un outil extrêmement utile pour visualiser les flux de travail et gérer efficacement les tâches.
Les tableaux Kanban se composent de trois éléments principaux :
- Cartes
- Colonnes
- Limites WIP (limites des travaux en cours)
Cartes
Dans les tableaux Kanban, les cartes représentent les tâches individuelles à accomplir. Chaque carte représente une tâche unique et précise. La taille et la complexité des tâches peuvent varier selon l’utilisation des tableaux Kanban.
Par exemple, un tableau Kanban de haut niveau peut comporter une carte pour « lancer un nouveau site web », tandis que le tableau utilisé pour gérer le lancement de ce site peut comporter plusieurs cartes correspondant aux différents éléments, jusqu’à « sélectionner les couleurs de la marque pour la page d’accueil », « tester les animations sur les pages produits » ou « insérer le contenu marketing des produits sur les nouvelles pages produits ».
Quel que soit le niveau de granularité, les cartes représentent une partie du travail à réaliser dans le cadre du projet ou des opérations. Les cartes peuvent prendre la forme d’une carte virtuelle sur un tableau Kanban virtuel ou en ligne, ou être aussi simples qu’une note autocollante sur le mur d’un bureau.
Colonnes
Chaque tableau Kanban contient au moins trois colonnes : À faire, En cours (WIP) et Terminé. À partir de là, les équipes ajoutent généralement d’autres étapes pour refléter la manière dont le travail progresse réellement dans leur processus et les endroits où il a tendance à... prendre du retard.
Les colonnes courantes peuvent inclure :
- Révision
- Tests
- Approbation
- Prêt à être publié
- Bloqué
- Prêt pour le lancement
D’après mon expérience, les tableaux Kanban les plus utiles sont ceux qui reflètent suffisamment bien la réalité pour que l’équipe comprenne immédiatement où en est le travail et où il se retrouve bloqué. Par exemple, mon tableau personnel de préparation de mariage comportait une colonne « Dernier paiement », principalement parce que les prestataires de mariage ont une capacité incroyable à se souvenir des factures précisément à 8 h 03 un mardi matin.
Limites WIP
Les limites de travaux en cours, ou limites WIP, sont des limites imposées aux éléments qui sont en cours, ce qui signifie que, lorsqu’une limite WIP est mise en place, seul ce nombre d’éléments peut être considéré comme étant en cours à un moment donné.
Les limites WIP ne sont pas nécessairement une exigence du tableau Kanban lui-même (le tableau visuel), mais elles constituent un élément essentiel de la méthodologie Kanban. Les limites WIP définissent la quantité de travail pouvant être en cours à un moment donné et encouragent les équipes à travailler ensemble pour terminer ce qu’elles ont commencé avant de passer à d’autres tâches.
Une règle générale pour déterminer la limite WIP d’une équipe est la suivante : nombre de contributeurs + 1. Le personnel exclusivement chargé de la gestion n’est pas inclus. Cela signifie que seules n+1 cartes Kanban peuvent avoir le statut « en cours » à un moment donné.
Si une personne est bloquée et souhaite ajouter un nouvel élément à la colonne « En cours », elle doit d’abord aider un autre membre de l’équipe à faire passer un élément déjà en cours à l’état terminé — une approche appelée essaimage pour résoudre le problème.
Avantages des tableaux Kanban
Un tableau Kanban accomplit immédiatement une tâche très utile :
1. Tout le monde peut voir le travail
Il montre à tout le monde ce qui se passe, ce qui est bloqué, où chacun peut intervenir pour aider et ce qui est terminé.
Cela signifie que toute l’équipe peut voir rapidement :
- Ce qui doit encore être fait
- Ce sur quoi on travaille actuellement
- Ce qui est bloqué
- Ce qui a déjà été terminé
Et oui, voir les tâches passer dans la colonne « Terminé » procure réellement un petit regain de motivation, certes modeste, mais bien réel.
2. Les blocages deviennent plus difficiles à dissimuler
Lorsque le travail est dispersé entre les e-mails, les discussions, les documents, les réunions et la mémoire de quelqu’un datant de mardi dernier, les blocages sont faciles à manquer.
Si cinq tâches restent dans « Révision » et que rien n’avance, le tableau lève en quelque sorte la main et dit : « Bonjour. Quelque chose ne va pas ici. »
Cette visibilité aide les équipes à repérer les retards plus tôt, à résoudre les problèmes plus rapidement et à éviter de découvrir les difficultés seulement lorsque l’échéance est déjà imminente.
3. Des indicateurs mesurables
Un autre avantage des tableaux Kanban dans le travail opérationnel est la possibilité de mesurer des indicateurs tels que le délai d’exécution prévu pour terminer une tâche. Le temps de cycle et le délai d’exécution peuvent être déterminés lorsqu’un processus cohérent est observé au fil du temps.
Tableau Kanban ou tableaux Scrum
Le débat Kanban contre Scrum est ancien et souvent mal compris. Scrum est une méthodologie de gestion de projet agile axée sur un retour d’information rapide grâce à de courtes itérations.
Kanban, quant à lui, est à la fois une méthodologie et un outil spécifique. Bien qu’ils permettent de résoudre des problèmes différents, ils peuvent en réalité fonctionner étonnamment bien ensemble.
Voici la manière la plus simple dont je l’explique après des années à voir des équipes confondre les deux :
| Kanban | Scrum |
|---|---|
| Se concentre sur un flux de travail continu | Se concentre sur des sprints de durée fixe |
| Accorde la priorité au flux et à la limitation du travail en cours | Accorde la priorité à la planification des sprints et aux objectifs d’itération |
| Le travail avance en continu | Le travail est regroupé en cycles limités dans le temps |
| Priorités flexibles | Les priorités sont verrouillées pendant un sprint |
| Aucun rôle obligatoire | Comprend des rôles définis comme maître Scrum et responsable produit |
| Représenté visuellement à l’aide de tableaux Kanban | Utilise souvent des tableaux Scrum pendant les sprints |
Une chose qui prête à confusion pour les équipes est qu’un tableau Kanban peut tout à fait exister au sein d’un flux de travail Scrum. En pratique, de nombreuses équipes Scrum utilisent des tableaux de style Kanban pour suivre les tâches du sprint, de l’arriéré aux tâches en cours, puis aux tâches terminées.
La manière la plus simple de voir les choses est la suivante :
- Scrum définit la manière dont l’équipe planifie et exécute le travail
- Les tableaux Kanban visualisent le travail au fur et à mesure de son avancement
En d’autres termes, Scrum constitue le rythme de fonctionnement, tandis que le tableau Kanban est la couche de visibilité qui aide chacun à voir ce qui avance, ce qui est bloqué et ce qui nécessite encore de l’attention avant la fin du sprint.
Kanban ou diagramme de Gantt
Il est important de comprendre qu’un tableau Kanban ne remplace pas un diagramme de Gantt. Il répond plutôt à un objectif légèrement différent. Un tableau Kanban est beaucoup plus précis qu’un diagramme de Gantt, car il montre les activités concrètes que les membres de l’équipe réalisent pour accomplir une tâche.
Alors qu’un diagramme de Gantt offre une vue d’ensemble plus globale du projet pour illustrer les échéances ou les calendriers, les tableaux Kanban s’articulent autour d’itérations ou de sprints spécifiques au sein des projets.
FAQ sur les tableaux Kanban
Ces questions reviennent constamment parmi les équipes qui découvrent le kanban ou qui cherchent à tirer davantage parti d’un tableau qu’elles ont déjà configuré :
Peut-on créer un tableau kanban avec un modèle Excel ?
Existe-t-il des outils kanban gratuits ?
Combien de colonnes un tableau kanban doit-il comporter ?
Comment définir des limites d’encours ?
Les tableaux kanban peuvent-ils convenir aux équipes à distance ou distribuées ?
Commençons !
N’oubliez pas de vous abonner à la newsletter de The Digital Project Manager pour rester au fait de tout ce qui concerne la gestion de projet, notamment des tendances nouvelles et émergentes en matière de méthodologies et d’outils. À bientôt !
