9 stratégies clés de communication de projet et comment les utiliser

Du formatage des messages à la décision de qui sera mis en copie des communications, les chefs de projet doivent examiner régulièrement leurs stratégies de communication afin de s’assurer que les membres de l’équipe reçoivent la bonne information au bon moment et sous la bonne forme.

Si ce n’est pas déjà fait, il est temps de mettre en place des outils de communication et des outils de collaboration sur vos projets pour faciliter le partage d’informations, les discussions et la collaboration entre tous les membres de l’équipe.

9 stratégies de communication en gestion de projet

Au cours des 12 dernières années en tant que cheffe de projet dans la création, j’ai appris ce qui fait ou défait la communication sur un projet, et j’ai réuni neuf stratégies de communication efficaces pour vous.

1. Soyez concis·e et orientez la communication vers l’action
2. Utilisez des liens pour favoriser l’auto-apprentissage
3. Le formatage est votre allié
4. Adaptez-vous à ce qui convient le mieux à votre équipe (et pas seulement à vous-même)
5. Définissez ce que « urgent » signifie
6. Communiquez au bon moment et impliquez les bonnes personnes
7. S'il y a des étapes suivantes, notez-les
8. Standardisez et utilisez des modèles quand c’est pertinent
9. Soyez cohérent·e

1. Soyez concis·e et orientez la communication vers l’action

S’il y a bien une chose que j’ai apprise dans ma carrière, c’est que personne ne souhaite lire ou écouter des notes de projet interminables. Il est essentiel de dire ce que vous avez à dire avec le moins de mots possible tout en mettant l’accent sur les actions à mener.

Des communications efficaces informent votre équipe ou les parties prenantes de l’avancée du projet, et créent le lien entre l’état actuel et la prochaine phase en attribuant clairement les tâches à réaliser par votre équipe interne ou les parties prenantes externes.

Avant d’envoyer une communication à vos collaborateurs, demandez-vous :

• Y a-t-il des mots que je peux retirer pour transmettre mon message de façon concise et claire ?
• Mon message est-il direct et orienté vers l’action tout en gardant un ton poli et professionnel ?
• Mes mots remplissent-ils bien l’objectif de cette communication ?

Exemple ci-dessous d’une mauvaise communication et comment l’améliorer :

2. Utilisez des liens pour favoriser l’auto-apprentissage

Vous arrive-t-il fréquemment d’envoyer des liens à vos collègues lorsqu’ils vous demandent des informations qu’ils pourraient facilement trouver eux-mêmes s’ils savaient où chercher ? Encourager votre équipe à l’auto-apprentissage en partageant des liens est une excellente pratique qui vous fera gagner du temps à tous à long terme.

Supposons que vous ayez dirigé votre équipe créative lors d'un brief avant de passer à la production, et que vous ayez enregistré puis transcrit la réunion. Vos notes de réunion pour l’équipe n’ont pas besoin d’être un compte rendu minute par minute.

Ils peuvent revoir l’enregistrement ou la transcription si besoin, mais vos notes de réunion peuvent se résumer ainsi : « Notre équipe s’est réunie pour examiner X. Nos actions à mener sont Y et Z. La transcription complète et l'enregistrement de la visioconférence sont accessibles ici. »

Une autre méthode consiste à utiliser les sections de présentation de projet dans votre logiciel de gestion de projet. Indiquez les informations concernant le calendrier du projet, les coordonnées des parties prenantes, les membres internes de l’équipe, l’emplacement des fichiers projet dans votre système de gestion de fichiers, ainsi que les liens de documents de référence utilisés fréquemment par votre équipe pour chaque projet. 

Il y a un équilibre à trouver ici : vous n’avez pas besoin de relier chaque fichier déjà rangé dans le dossier parent du projet dans Google Drive ou Dropbox. Réfléchissez aux fichiers sur lesquels votre équipe clique et se réfère souvent à l’échelle du projet. J’ai tendance à inclure les présentations de gestion de projet, les briefs créatifs, et les dossiers d’éléments finaux. 

Astuce de pro :

Si vous pouvez modéliser vos sections de présentation de projet dans votre logiciel de gestion de projet, faites-le ! Vous pourrez facilement ajouter des liens plus tard et gagner du temps en évitant de réfléchir à quels documents lier lors de la création et tout au long du cycle de vie du projet.

3. La mise en forme est votre alliée

La mise en forme peut déterminer l’efficacité d’une communication écrite. Vos écrits doivent être faciles à parcourir et organisés de façon à permettre à vos lecteurs de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin.

En tant que chef de projet, l’une de vos principales fonctions est de communiquer les détails du projet aux parties prenantes internes et externes, mais il n’est pas nécessaire de réinventer la roue à chaque message concernant le projet. 

Créer un plan de communication en gestion de projet efficace constitue une première étape utile pour établir comment et à quelle fréquence les communications circuleront sur votre projet, mais ajoutons une couche supplémentaire et discutons de la manière dont vos communications sont formatées lorsqu’elles sont envoyées en temps réel. 

Voici une liste de conseils de mise en forme qui amélioreront vos communications de projet :

• Utilisez le gras, le soulignement et l’italique de manière réfléchie (mais pas excessivement !).
• Ajoutez des émojis ou des codes couleur pour introduire de façon pertinente de l’intérêt visuel ou mettre l’accent sur certaines parties de vos communications.
• Gardez vos textes de paragraphes courts, avec des sauts de ligne entre chaque paragraphe. 
• Maintenez une mise en forme cohérente. 
• Structurez vos conversations par fils de discussion (thread) dans Slack et autres applications concernées.

4. Pensez à ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe (pas seulement pour vous)

Les meilleurs chefs de projet sont des joueurs d’équipe et savent tirer parti des ressources à disposition pour obtenir le résultat de projet le plus souhaitable et réussi tout en gardant leur équipe et les parties prenantes satisfaites et informées. Parfois, cela signifie que vous devrez faire des compromis sur la manière dont vous souhaitez que le travail soit réalisé, pour le bien de l’équipe projet. 

Un sujet récurrent que j’ai croisé dans toutes les agences créatives où j’ai travaillé est la question des attentes concernant l’utilisation des outils et applications de gestion de projet par le reste de l’équipe, et comment décider quelles informations sont diffusées, et où. On m’a souvent demandé : « Comment l’équipe doit-elle utiliser Asana ? Comment sauront-ils quoi partager dans Asana vs Slack vs Email ? »  

La réponse courte est : il n’y a pas de solution « universelle » à ce sujet, il vous faudra donc évaluer les usages actuels et demander à votre équipe ce qui leur convient le mieux.

Il vous faudra probablement mettre en place un programme de formation pour résoudre le problème, mais parfois il n’y a tout simplement pas assez de ressources ou de temps pour justifier d’y consacrer de l’énergie. Il peut alors être nécessaire de ravaler sa fierté et de choisir l’option qui entraîne le moins de frictions et de perte de temps pour l’équipe, même si vous ne l’obtenez pas comme vous le souhaiteriez (et ce n’est pas grave). 

Si votre équipe a du mal avec un processus, c’est le signe qu’il faut réévaluer et simplifier autant que possible pour que vos collaborateurs puissent effectuer leur travail. Lors de la négociation des flux de travail créatifs et de l’utilisation des outils de collaboration d’équipe, gardez en tête que tout le monde n’a pas l’esprit process et le sens du détail comme la plupart des chefs de projet, donc tenez-en compte lorsque vous prenez des décisions de process pour votre équipe. 

5. Définir ce que signifie « urgent »

J’ai travaillé dans des entreprises où tout semblait être une urgence absolue. « Urgent » voulait dire « laisse tout tomber car il me le fallait hier ». Le chaos s’installait et tout le monde était constamment épuisé, se dépêchant de mener le projet à terme. Dans d’autres entreprises, « urgent » peut simplement signifier « j’en ai besoin d’ici la fin de la semaine ». 

D’après mon expérience, c’est la culture de l’entreprise qui définit l’urgence. Lorsque tout semble urgent, il devient difficile de savoir comment prioriser ce qui doit être fait en premier. La priorisation fait partie des principales compétences de gestion de projet, et il existe plusieurs méthodes pour identifier ce qui est vraiment urgent. 

Lorsque vous faites face à l’urgence et que plusieurs tâches de projet doivent être menées à bien, vous pouvez vous référer à ces méthodes pour obtenir conseils et orientation :

1. Utilisez la Matrice d’Eisenhower pour déterminer ce qui est urgent et important. Toutes les tâches sont placées sur une grille afin d’établir la priorité dans les catégories suivantes :
   1. Urgent + Important (priorité la plus élevée)
   2. Urgent + Pas important
   3. Pas urgent + Important
   4. Pas urgent + Pas important (priorité la plus basse) 
2. Si le sentiment d’urgence est interne, demandez aux dirigeants de l’entreprise de définir (ou redéfinir) ce que signifie « urgent ». La tâche doit-elle être accomplie dans les minutes, les heures, les jours ou les mois ? 
3. Demandez à la partie prenante principale de clarifier sa liste de priorités et discutez ensemble de ce qui est faisable et réaliste selon le périmètre convenu préalablement et les ressources disponibles.

6. Trouver le bon moment et inclure les bonnes personnes

Espérons que vous avez déjà préparé un modèle de plan de communication de projet qui sera votre fil conducteur pour une communication claire. Vos projets se dérouleront plus efficacement si vous ne communiquez qu’avec les personnes réellement concernées.

Dans les situations où la liste des parties prenantes externes est longue, déterminez un point de contact unique côté client, responsable de transmettre les communications et les demandes de projet aux bonnes personnes. 

Voici quelques conseils pour envoyer les communications de projet au bon moment et aux bonnes personnes : 

• Au lieu de publier des mises à jour à votre équipe à chaque événement durant la journée, il est parfois plus judicieux de faire un court résumé en fin de journée et ainsi éviter de saturer les boîtes de réception de notifications.
• Au lieu de demander à l’équipe d’écouter l’intégralité d’un appel de retour client auquel elle n’a pas assisté, indiquez les moments pertinents dans l’enregistrement ou la transcription de la réunion, et mentionnez les membres concernés. Votre équipe de développement n’aura peut-être pas besoin d’écouter les mêmes sections que votre équipe de design créatif. En prenant quelques minutes pour relever les passages à examiner par chacun, vous facilitez la journée de tout le monde et réduisez le temps passé à revoir chaque réunion dans son ensemble.  
• N’envoyez pas d’emails (ou de messages via d’autres applications de chat ou canaux de communication) en fin de journée un vendredi en espérant obtenir une réponse le jour même. Pensez à votre équipe et aux parties prenantes, et programmez vos communications de manière à maximiser leur visibilité et leur accueil par les destinataires.

7. S’il y a des étapes suivantes, consignez-les

Documenter les actions à venir et les rendre accessibles dans un endroit centralisé est essentiel pour la santé de votre projet et le respect des délais. Ne laissez pas ces informations uniquement dans votre esprit ou vos notes personnelles. En tant que chef de projet, votre rôle consiste en partie à saisir les éléments d’action grâce à la prise de notes et à en informer rapidement votre équipe lorsqu’ils se présentent. 

Veillez à ce que les actions à mener ne soient pas laissées à l’interprétation. Elles doivent être explicites et attribuées clairement à la bonne personne de votre équipe, sans ambiguïté sur la tâche ou la date limite. Ces actions doivent être intégrées à votre logiciel de gestion de projet et assignées au membre de l’équipe responsable de leur achèvement. 

Lorsque les actions à prendre ne sont pas clairement indiquées et partagées avec les membres appropriés de l’équipe, le calendrier de votre projet peut rapidement dérailler, ce qui peut aussi impacter négativement votre budget.

Gardez votre équipe sur la bonne voie en assignant rapidement les actions issues de réunions régulières, de points de suivi, d’appels téléphoniques et d’autres communications, incluez toujours une date limite, et limitez toutes les zones d’ombre qui pourraient survenir pour votre équipe.  

8. Standardisez et modélisez vos communications lorsque c’est possible

Si vous envoyez régulièrement les mêmes types de communications, créez des modèles pour les différents types de messages et assurez-vous qu’ils respectent les bonnes pratiques de l’e-mail professionnel. Ainsi, ils seront prêts à être utilisés et complétés lorsque vous rédigerez des messages et des e-mails à vos collègues. 

Voici quelques exemples d’évènements projet qui peuvent justifier la création de modèles pour des communications récurrentes :

• Détails d’invitation à une réunion : Enregistrez un fichier texte facilement copiable, qui contient les sections habituelles de vos invitations. Je vous conseille fortement d’y inclure l’objectif de la réunion, les résultats attendus et une section ressources.
• Mises à jour internes et externes du statut du projet : Formatez vos communications d’équipe et rapports de statut en mettant en avant les informations les plus pertinentes pour votre équipe. 
• Comptes rendus de réunion : Ceux-ci peuvent comporter les sections date, heure, participants, lien de l’enregistrement et de la transcription, résumé, et prochaines étapes.  
• Demandes d’action : Modélisez les demandes d’actions envoyées aux clients par e-mail. Cela peut inclure le bénéficiaire, la tâche et la date butoir dans un format facile à copier-coller, afin que vous n’ayez pas à ajuster la mise en forme à chaque fois.  
• Onboarding de client ou de membre de l’équipe : Il est très probable que vous accueilliez les clients et nouveaux membres de l’équipe de façon assez similaire à chaque lancement de projet ou nouvelle embauche.  
• Modèles de projet : Ne réinventez pas la roue à chaque nouveau projet dans votre outil de gestion. Faites-vous gagner du temps à vous et à votre équipe en créant un modèle de projet. 
• Informations sur les tâches : Vous pouvez inclure comme sections : spécifications des livrables, processus, informations de contexte et ressources liées.

Author's Tip

Asana est mon outil de prédilection pour les mises à jour de statut. Découvrez comment je crée des mises à jour de statut dans Asana ici.

9. Soyez cohérent

Cela peut paraître cliché, mais la cohérence est essentielle. Si vous êtes imprévisible et manquez de constance dans vos méthodes de communication, votre équipe et vos clients le remarqueront et cela sera mal perçu. 

Il est important de communiquer sur les projets avec une régularité et une mise en forme homogènes, en utilisant les mêmes méthodes. Vos collègues et clients le remarqueront, apprendront où trouver l’information auprès de vous, et sauront à quoi s’attendre lorsqu’ils travaillent avec vous. 

Vous rencontrerez sûrement plusieurs fois vos clients et collègues tout au long du cycle de vie d’un projet. Pensez aux points de contact que vous avez avec chacun, et aux moyens d’améliorer vos communications pour les rendre plus uniformes et efficaces.

Les actions à prendre figurent-elles toujours en bas de votre e-mail envoyé au client, en gras et avec un code couleur ? Publiez-vous toujours le compte rendu de réunion de votre équipe interne au même endroit et avec une mise en forme identique ? 

Les réponses à ces questions différeront selon les préférences de votre équipe et de vos clients, et il est possible que vous ayez parfois à adapter vos méthodes de communication. Si vous apportez des changements importants à la manière dont vous envoyez et partagez les communications projet, assurez-vous d’en informer votre équipe afin qu’elle sache à quoi s’attendre. 

Et maintenant ?

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