9 stratégies clés de communication de projet & comment les utiliser

De la mise en forme des messages jusqu’au choix des personnes en copie des communications, les chefs de projet devraient revoir régulièrement leurs stratégies de communication afin de s’assurer que les membres de l’équipe reçoivent la bonne information, au bon moment, et dans le bon format. 

Si ce n’est pas encore fait, il est temps de mettre en place des outils de communication et des outils de collaboration sur vos projets afin que vous et votre équipe puissiez mieux partager l’information, échanger et collaborer efficacement.     

9 stratégies de communication en gestion de projet

Au cours de mes 12 dernières années comme chef de projet créatif, j’ai appris ce qui fait le succès ou l’échec des communications dans un projet, et j’ai réuni pour vous neuf stratégies de communication efficaces. 

1. Exprimez-vous en moins de mots et soyez orienté vers l’action
2. Utilisez des liens pour encourager l’auto-apprentissage
3. La mise en forme est votre alliée
4. Pensez à ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe (et non pour vous-même)
5. Définissez ce que signifie « urgent »
6. Communiquez au bon moment et incluez les bonnes personnes
7. Si des prochaines étapes existent, consignez-les
8. Standardisez et modélisez vos communications lorsque cela s’applique
9. Soyez cohérent

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1. Exprimez-vous en moins de mots et soyez orienté vers l’action

S’il y a bien une chose que j’ai apprise au cours de ma carrière, c’est que personne n’a envie de lire ni d’écouter des notes de projet interminables. Il est essentiel d’exprimer ce que vous devez dire en aussi peu de mots que possible et de vous concentrer sur les éléments d’action.

Des communications efficaces informent votre équipe ou les parties prenantes de l’avancement, et comblent l’écart entre la situation actuelle du projet et la prochaine phase en sollicitant auprès de vos collaborateurs internes ou intervenants externes des actions concrètes. 

Avant d’envoyer vos communications à vos membres d’équipe, posez-vous ces questions : 

• Est-ce que certains mots peuvent être supprimés de ce message afin d’exprimer clairement ce que je veux dire de manière concise ? 
• Mon langage est-il direct et orienté vers l’action tout en maintenant un ton poli et professionnel ?
• Est-ce que mes mots atteignent l’objectif prévu de cette communication ?

Voici un exemple d’une communication inefficace et de comment elle peut être améliorée : 

2. Utilisez des liens pour encourager l’auto-apprentissage

Vous arrive-t-il souvent d’envoyer des liens à vos collègues lorsqu’ils vous demandent des choses qu’ils pourraient facilement trouver eux-mêmes s’ils savaient où chercher ? Utiliser des liens pour encourager l’auto-apprentissage dans votre équipe est une excellente approche qui vous fera finalement gagner du temps, à vous comme à eux.

Supposons que vous ayez guidé votre équipe créative à travers un brief avant de passer à la production, et que vous ayez enregistré puis retranscrit la réunion. Vos notes de réunion destinées à l’équipe n’ont pas besoin d’être un compte rendu minute par minute.

Les membres de l’équipe peuvent consulter l’enregistrement ou la transcription si besoin, mais vos notes peuvent se résumer à ceci : « Notre équipe s’est réunie pour examiner X. Nos points d’action sont Y et Z. La transcription complète et l’enregistrement de la visioconférence sont disponibles ici. »

Une autre façon de procéder consiste à utiliser les sections de synthèse du projet dans votre logiciel de gestion de projet. Incluez les informations concernant le calendrier du projet, les coordonnées des parties prenantes, les membres de l’équipe interne, l’emplacement des fichiers dans votre système de gestion documentaire, ainsi que les liens vers les documents communs que vous et votre équipe consultez fréquemment pour chaque projet. 

Il faut trouver un juste équilibre ici : il n’est pas nécessaire de remettre en lien chaque fichier déjà rangé dans le dossier parent du projet sur Google Drive ou Dropbox. Réfléchissez aux fichiers sur lesquels votre équipe clique et qu’elle consulte le plus souvent à l’échelle du projet. Pour ma part, j’inclus généralement les présentations du plan de gestion de projet, les briefs créatifs et les dossiers contenant les livrables finaux. 

Astuce de pro :

Si vous pouvez modéliser vos sections de synthèse de projet dans votre logiciel de gestion de projet, ne vous en privez pas ! Vous pourrez facilement ajouter des liens plus tard et économiser du temps en réfléchissant aux documents à relier à la création et tout au long du cycle de vie du projet.

3. La mise en forme est votre alliée

La mise en forme peut être déterminante pour l’efficacité d’une communication écrite. Vos communications écrites doivent être structurées de façon à pouvoir être parcourues rapidement et à faciliter la recherche de l’information dont vos lecteurs ont besoin.

En tant que chef de projet, l’une de vos principales missions est de communiquer les détails du projet aux parties prenantes internes et externes, mais il n’est pas nécessaire de réinventer la roue à chaque communication de projet. 

Élaborer un plan de communication en gestion de projet efficace constitue une première étape pour déterminer le mode de circulation des messages et leur fréquence. Ajoutons à cela la réflexion sur la façon dont vos communications sont structurées lorsque vous les envoyez en temps réel. 

Voici quelques conseils de mise en forme qui amélioreront vos communications de projet :

• Utilisez le gras, le soulignement et l’italique avec réflexion (mais modérément !).
• Ajoutez des émojis ou un code couleur pour attirer l’attention visuellement ou mettre en valeur certaines parties de vos communications.
• Rédigez des paragraphes courts, séparés par des sauts de ligne. 
• Gardez une cohérence dans votre mise en forme. 
• Enfilez vos conversations dans Slack et autres applications, lorsque c’est pertinent.

4. Pensez à ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe (pas seulement pour vous)

Les meilleurs chefs de projet sont des joueurs d’équipe et savent tirer parti des ressources disponibles pour obtenir le résultat le plus satisfaisant, tout en tenant leurs équipes et parties prenantes informées et engagées. Cela implique parfois de faire des compromis sur la façon dont vous voudriez que les tâches soient accomplies, dans l’intérêt du collectif. 

Un sujet récurrent dans toutes les agences créatives où j’ai travaillé concerne les attentes en matière d’utilisation des outils et applications de gestion de projet, et la façon de déterminer quelles informations partager, et où. On m’a souvent demandé : « Comment l’équipe doit-elle utiliser Asana ? Comment saura-t-elle quoi partager dans Asana, Slack ou par email ? »  

La réponse brève est la suivante : il n’existe pas de solution universelle, et vous devrez évaluer les usages en place et demander à votre équipe ce qui lui convient le mieux. 

Il est probable que vous deviez mettre en place un programme de formation pour résoudre la question, et il se peut que le temps ou les ressources vous manquent pour le faire. Parfois, il faut prendre sur soi et faire le choix qui entraînera le moins de résistance et de perturbations au sein de l’équipe, même si ce n’est pas celui que vous auriez préféré (et ce n’est pas grave). 

Si votre équipe rencontre des difficultés avec un processus, cela signifie qu’il est temps de réévaluer et de simplifier autant que possible pour permettre à chacun d’accomplir ses tâches. Lorsque vous négociez des flux de travail créatifs et l’utilisation d’outils de collaboration d’équipe, gardez à l’esprit que tout le monde n’est pas orienté processus ou détails comme le sont la plupart des chefs de projet. Prenez cela en considération lorsque vous définissez des procédures pour votre équipe. 

5. Définissez ce que signifie « urgent »

J'ai travaillé dans des entreprises où tout semblait être un incendie à éteindre en urgence. « Urgent » signifiait « laisse tout tomber parce que j’en avais besoin hier ». Le chaos s’installait et tout le monde était constamment épuisé et s’empressait de finir le projet à temps. Dans d’autres entreprises, « urgent » pouvait signifier « J’ai besoin de cela d’ici la fin de la semaine ». 

D'après mon expérience, la culture de l’entreprise définit ce qu’est l’urgence. Lorsque tout semble urgent, il peut être difficile de savoir comment prioriser ce qui doit être fait en premier. La priorisation fait partie des principales compétences en gestion de projet, et il existe plusieurs approches pour déterminer ce qui est réellement urgent. 

Lorsque vous êtes confronté à l’urgence et que plusieurs tâches de projet doivent être réalisées, vous pouvez vous référer à ces méthodes pour vous orienter :

1. Utilisez la Matrice d’Eisenhower pour vous aider à déterminer ce qui est urgent et important. Toutes les tâches sont placées sur une grille afin de déterminer leur priorité selon les catégories suivantes :
   1. Urgent + Important (priorité la plus élevée)
   2. Urgent + Pas important
   3. Pas urgent + Important
   4. Pas urgent + Pas important (priorité la plus basse) 
2. Si la notion d’urgence vient de l’interne, demandez aux dirigeants de l’entreprise de préciser (ou de redéfinir) ce que signifie « urgent ». La tâche doit-elle être réalisée en minutes, en heures, en jours ou en mois ? 
3. Demandez à l’intervenant principal de clarifier sa liste de priorités et d’avoir une conversation constructive sur ce qui est possible et réaliste en se basant sur le périmètre préalablement validé et sur les ressources actuelles disponibles.

6. Choisissez le bon moment et impliquez les bonnes personnes

Espérons que vous avez déjà élaboré un modèle de plan de communication projet qui sera votre boussole pour garantir des échanges clairs. Vos projets seront plus fluides si vous ne communiquez qu’avec les personnes véritablement concernées.

Dans des situations où la liste des parties prenantes externes est longue, identifiez un point de contact unique côté client chargé de centraliser et rediriger les communications et demandes projet vers les bonnes personnes. 

Voici quelques conseils pour envoyer vos communications projet au bon moment et aux bonnes personnes : 

• Au lieu d’envoyer une notification à chaque nouvel événement, il est parfois plus pertinent de partager un bref compte-rendu en fin de journée et d’éviter de saturer sans cesse la boîte de réception de tout le monde.
• Plutôt que de forcer l’équipe à écouter tout un appel avec le client consacré aux retours alors qu’ils n’y ont pas assisté, repérez les moments clés dans l’enregistrement ou la transcription de la réunion et mentionnez les collègues concernés. Votre équipe de développement n’a sans doute pas besoin d’écouter les mêmes passages que l’équipe de création. Prendre quelques minutes pour repérer les sections pertinentes à revoir en fonction des membres, c’est faciliter le quotidien de tous et faire gagner du temps sur l’ensemble du suivi des réunions.  
• N’envoyez pas d’emails (ou de messages via d’autres canaux) en fin de journée un vendredi en espérant une réponse immédiate. Pensez à votre équipe et aux parties prenantes et programmez vos messages afin d’optimiser les chances qu’ils soient consultés et bien reçus par leurs destinataires.

7. S’il y a des prochaines étapes, documentez-les

Consigner les prochaines étapes et les actions à mener et rendre ces informations disponibles dans un espace centralisé est essentiel à la bonne santé de votre projet et à son respect du calendrier. Ne laissez pas ces informations se perdre uniquement dans votre tête ou vos notes personnelles. En tant que chef de projet, il vous appartient de consigner les actions à l’aide de prises de notes et d’informer l’équipe au moment opportun dès qu’elles apparaissent. 

Assurez-vous que les actions à réaliser ne laissent aucune place à l’interprétation. Elles doivent être directes, clairement assignées à la bonne personne de l’équipe, afin qu’il n’y ait aucune incertitude ni sur la tâche à effectuer ni sur l’échéance. Ces actions doivent être enregistrées en tant que tâches dans votre logiciel de gestion de projet et attribuées au membre d’équipe chargé de leur réalisation. 

Lorsque les actions à mener ne sont pas clairement notées et partagées avec les bonnes personnes, votre calendrier projet risque d’être chamboulé, ce qui peut aussi impacter négativement votre budget.

Gardez votre équipe sur la bonne voie en assignant les actions à réaliser issues des réunions régulières, points de suivi, appels téléphoniques et autres communications dès que possible, incluez toujours une date limite et réduisez toute incertitude qui pourrait surgir parmi vos collaborateurs.  

8. Standardisez et mettez en modèle vos communications lorsque cela est pertinent

Si vous vous retrouvez à envoyer régulièrement les mêmes types de communications, créez des modèles pour les différents types de messages et communications que vous envoyez et vérifiez qu’ils respectent l'étiquette professionnelle des e-mails. Ainsi, ils seront prêts à être utilisés et remplis au moment d’envoyer des messages et des e-mails à vos collègues. 

Voici quelques exemples d’événements de projet qui peuvent donner lieu à la création de modèles pour des communications fréquemment envoyées dans le cadre d’un projet : 

• Détails des invitations aux réunions : Enregistrez un fichier texte que vous pouvez facilement copier-coller et qui comporte les sections habituelles que vous incluez lors d’une invitation à une réunion. Je recommande vivement d'y inclure les sections d’objectif de la réunion, de résultats attendus et des ressources à disposition.
• Mises à jour internes et externes du projet : Structurez vos communications et mises à jour d’avancement avec les informations les plus importantes pour votre équipe. 
• Comptes rendus de réunion : Cela peut inclure des sections pour la date et l’heure de la réunion, la liste des participants, un lien vers l’enregistrement et la transcription, un résumé, et les prochaines étapes.  
• Demandes d’actions à réaliser : Modélisez les demandes d’actions que vous envoyez à vos clients par e-mail. Cela peut inclure la personne chargée, la tâche, la date limite, avec un format qui soit facile à copier-coller pour ne pas avoir à adapter la mise en forme dans le corps de votre e-mail.  
• Onboarding de client ou de membre d’équipe : Il est très probable que vous procédiez à l’accueil de clients ou nouveaux membres d’équipe de façon similaire à chaque lancement de projet ou nouvelle arrivée.  
• Modèles de projet : Ne réinventez pas la roue à chaque mise en place d’un nouveau projet dans votre outil de gestion de projet. Facilitez-vous la tâche, ainsi qu’à votre équipe, en créant un modèle de projet. 
• Informations sur les tâches : À inclure : spécifications des livrables, processus, informations de contexte et ressources liées.

Author's Tip

Asana est mon outil préféré pour les mises à jour de statut. Découvrez comment je crée des mises à jour de statut dans Asana ici.

9. Soyez cohérent

Cela peut sembler cliché, mais la cohérence est vraiment la clé. Si vous êtes imprévisible et incohérent dans vos modes de communication, votre équipe et vos clients s’en rendront compte et cela sera mal perçu. 

Il est important que vous adressiez les communications projet à une cadence similaire avec des formats et méthodes homogènes. Vos collègues et clients s’en apercevront, et ils pourront plus facilement trouver les informations venant de vous et savoir à quoi s’attendre lorsqu’ils collaborent avec vous. 

Vous aurez probablement plusieurs points de contact avec vos clients et collègues tout au long du cycle de vie d’un projet. Pensez à ces moments d’échange, et réfléchissez s’il existe des moyens d’améliorer vos communications et d'accroître leur cohérence globalement.

Incluez-vous toujours les actions à réaliser en bas de vos e-mails clients en gras, avec un code couleur ? Affichez-vous toujours les comptes rendus de réunion pour l’équipe interne au même endroit avec la même présentation à chaque fois ? 

Les réponses à ces questions varieront selon les préférences de votre équipe et de vos clients, et il se peut que vous ayez besoin de modifier vos méthodes de communication. Si vous procédez à des changements majeurs concernant la manière dont vous enverrez ou partagerez des communications projet, veillez à en informer toutes les parties pour qu’elles sachent à quoi s’attendre. 

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