Comment mener une rétrospective de projet efficace
À la fin d’un projet, vous allez effectuer des tâches comme l’archivage de la documentation, la facturation au client, la conduite d’entretiens d’évaluation pour votre équipe et, bien sûr, la chose la plus importante : la rétrospective du projet.
Les rétrospectives servent à réfléchir à la façon dont le projet s’est déroulé et à ce qui pourrait être amélioré dans les futurs projets (et ce n’est pas une excuse pour organiser une fête sur le thème des années 80, même si l’idée peut sembler tentante).
Qu’est-ce qu’une rétrospective de projet ?
La rétrospective de projet est une activité formelle au cours de laquelle les parties prenantes du projet sont invitées à revenir sur le projet achevé et à réfléchir à ce qui s’est bien passé, à ce qui s’est moins bien passé et à ce qui peut être amélioré. Vous établirez un plan d’action pour améliorer vos futurs projets et processus.
Déverrouillez gratuitement
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de leaders innovants qui accèdent à des outils, des méthodes et des idées pour prospérer à l’ère de l’IA.
Have an account? Log In
En tant qu’un des événements clés de l’agilité, ou cérémonies, les chefs de projet utilisent les rétrospectives pour évaluer la dynamique de l’équipe et améliorer leur processus. Le chef de projet doit créer un espace sûr pour que des retours ouverts et sincères (et parfois désagréables) puissent être partagés durant la session.
Pourquoi les rétrospectives de projet sont-elles importantes ?
Une rétrospective réussie améliorera vos processus de projet et augmentera la probabilité de réussite de vos futurs projets. Voici d’autres raisons pour lesquelles les rétrospectives de projet sont importantes :
- Amélioration continue : L’équipe peut réfléchir à ce qui a bien ou mal fonctionné. On apprend de ses erreurs et on retient les succès à répéter. En apportant des changements à vos processus et flux de travail sur cette base, l’équipe progressera et collaborera de mieux en mieux au fil du temps.
- Meilleure cohésion d’équipe : La rétrospective est une occasion pour l’équipe de renforcer ses liens. C’est un espace sûr où chacun peut donner un retour constructif et trouver comment mieux collaborer dans l’avenir. Profitez des rétrospectives pour fêter les victoires, car cela renforce le moral et la motivation du groupe.
- Amélioration de la résolution de problème : L’équipe peut résoudre collectivement les problèmes et blocages rencontrés lors du projet et trouver des solutions pour des situations similaires à venir. Elle peut aussi partager ses bonnes pratiques et accroître ainsi son savoir collectif.
- Meilleure responsabilisation : En réunissant l’équipe pour discuter des difficultés rencontrées, la rétrospective renforce la responsabilisation et encourage chacun à s’approprier son travail. Ne cherchez pas à blâmer, concentrez-vous sur ce qui doit être changé pour éviter de reproduire les mêmes erreurs à l’avenir.
- Planification de projet améliorée : Documenter les risques, les hypothèses de projet, les blocages et autres difficultés apparues pendant le projet permettra de les anticiper lors des prochains projets.
Comment mener une rétrospective de projet
Voyons quelques étapes pratiques et conseils pour animer efficacement une session de rétrospective pour votre projet.
Étape 1 : Instaurer une culture de confiance
Obtenir des gens qu’ils soient ouverts et donnent un retour d’expérience peut être difficile. Cela l’est d’autant plus si la confiance n’est pas installée entre les membres du projet et les parties prenantes.
- Dans le passé, les retours ont-ils été critiqués ?
- Des membres de l’équipe se sont-ils sentis intimidés au moment de partager leurs idées et leurs remarques ?
- Après un retour d’information, des mesures négatives perçues comme punitives ont-elles été prises (par exemple, supprimer certains avantages) ?
- Le jeu des reproches a-t-il eu lieu lorsque des problèmes sont apparus ?
Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, cela explique probablement la méfiance et la difficulté à s’exprimer librement.
Alors, comment amener les gens à s’exprimer et à partager des retours ? Comment instaurer une culture de confiance et faire en sorte que chacun se sente en sécurité ?
Vous pouvez essayer ce qui suit :
- Encouragez une communication ouverte et honnête : Assurez-vous que votre équipe se sente appréciée et valorisée. Les membres seront plus enclins à s’exprimer et à partager s’ils savent qu’ils ne seront pas ignorés ou marginalisés.
- Créez des opportunités de collaboration : Cela peut être des points de suivi quotidien de l’avancement des projets ou des tâches en dehors des projets comme une activité de renforcement d’équipe. Si l’on donne aux membres l’occasion de collaborer, ils seront plus à l’aise pour communiquer.
- Faites du feedback une partie intégrante de la culture d’équipe : Dans les projets de développement logiciel, il est courant que les membres de l’équipe relisent le code de leurs collègues dans le cadre du processus habituel de développement. Cherchez des occasions de faire quelque chose de similaire sur votre projet et encouragez l’équipe à donner et recevoir des retours positifs et négatifs de façon régulière.
Étape 2 : Déterminez le type de feedback que vous souhaitez recueillir
Beaucoup de choses se passent durant un projet, il existe donc de nombreuses occasions de recueillir un large éventail de retours lors d’une rétrospective. C’est normal, mais cela peut aussi être accablant.
Lorsque vous planifiez une rétrospective, définissez la portée des retours que vous souhaitez recevoir des participants.
Essayez de définir quelques thématiques sur lesquelles vous aimeriez collecter des retours, comme :
- Performance de l’équipe : Comment l’équipe a-t-elle travaillé durant le projet ? Les délais ont-ils été respectés ? Le travail était-il de qualité ?
- Communication et engagement des parties prenantes : L’information a-t-elle été communiquée aux bonnes personnes, au bon moment et par les bons outils ? Y avait-il trop ou pas assez d’informations ?
- Livrable du projet : Le livrable a-t-il répondu aux attentes des parties prenantes ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
- Processus et outils du projet : Certains processus ont-ils favorisé ou au contraire gêné la performance du projet ? Certains processus manquaient-ils ou étaient-ils superflus ? Les outils agiles utilisés dans le projet étaient-ils utiles ou nuisibles ?
Étape 3 : Fixez un moment dédié pour la rétrospective du projet
Préparez et planifiez une rétrospective à un moment précis consacré à l’évaluation du projet. Si possible, essayez de programmer et d’envoyer les invitations calendaires (ou des alertes « à réserver ») quelques semaines à l’avance.
De même, lors de l’organisation de votre rétrospective, envoyez également l’ordre du jour avec l’invitation (nous y reviendrons prochainement).
Ajoutez également toute attente concernant les participants (par exemple, si les participants doivent accomplir des tâches préparatoires, telles que télécharger un outil logiciel spécifique) dans votre invitation.
Ordre du jour d’une réunion rétrospective de projet
Une rétrospective n’a pas besoin d’être une activité très complexe. L’objectif d’une rétrospective de projet est de recueillir des retours afin d’améliorer continuellement vos prochains projets.
Voici donc un exemple d’ordre du jour que vous pouvez adapter selon la durée de la session :
- Accueil et introduction : Accueillez les participants à la session, présentez l’animateur et indiquez le but et les objectifs de la session.
- Présentation de la collecte des retours : Donnez un bref aperçu de la façon dont les retours seront recueillis durant la session (oral, écrit, hybride, anonyme, etc.) ainsi que des outils qui seront utilisés (tableau blanc virtuel, discussion en table ronde, etc.).
- Présentation des règles de participation à la session : Informez les participants de toute règle de base (par exemple : les retours doivent être constructifs et honnêtes, fournir à la fois des commentaires positifs et négatifs, etc.).
- Collecte des retours : Recueillez les retours souhaités en utilisant l’outil de votre choix.
- Revue des retours avec les participants : Passez en revue tous les retours collectés (le positif, le négatif et ce qui pose problème). Lors de cette partie de la session, présentez seulement les retours. Les questions et discussions sur des points spécifiques doivent être limitées (afin de s’assurer que tous les retours soient examinés et que le temps ne soit pas monopolisé par un ou deux sujets).
- Échange autour des retours et questions : Recueillez les avis, opinions et réponses des participants. Sont-ils d’accord avec les retours ? Y a-t-il des éléments ou contextes supplémentaires à partager ? Échangez et consignez les résultats.
- Formuler les actions et prochaines étapes pour s’améliorer : Sur la base des retours, réfléchissez à des pistes et des actions concrètes à mener par l’équipe projet pour s’améliorer. Pour les problèmes récurrents ou complexes, envisagez de réaliser rapidement une analyse de la cause racine afin de comprendre pourquoi le problème survient. Demandez des volontaires pour prendre en charge les actions de suivi ou d’amélioration.
- Résumé des retours et des pistes d’amélioration : Avant de clôturer la session, faites un résumé rapide en mettant en avant les retours consignés dans le compte rendu ainsi que les prochaines étapes ou actions à venir.
- Remerciements et clôture de la session : Remerciez les participants pour leur temps et leurs retours. Partagez les informations concernant toute session de suivi qui pourrait être planifiée. De même, informez où seront stockés les retours recueillis lors de la session et s’ils seront disponibles ultérieurement pour les participants (par exemple, sur un Google Drive partagé).
FAQ sur les rétrospectives de projet
Voici quelques questions fréquemment posées sur les rétrospectives de projet. Si vous recherchez des informations approfondies sur les concepts agiles de manière plus générale, pensez à essayer une certification agile.
Quelle est la différence entre une rétrospective de sprint et une rétrospective de projet ?
Une rétrospective de sprint est un événement au sein d’un flux de travail agile qui est réalisée à la fin d’un sprint ou d’une itération. L’objectif d’une rétrospective de sprint est d’examiner quelles améliorations peuvent être apportées aux processus pour les prochains sprints et ceux à venir.
Comme les sprints sont des événements limités dans le temps (allant de 2 semaines à un mois), une rétrospective de sprint génère des retours et des améliorations sur une courte période de la chronologie du projet, tandis qu’une rétrospective de projet examine l’ensemble du projet : ce qui s’est bien passé, ce qui ne s’est pas bien passé et quelles améliorations peuvent être apportées aux projets futurs.
Faut-il inclure le client ?
Cela dépend du type de retours que vous souhaitez recueillir lors de la rétrospective du projet. Si vous recherchez des retours sur la communication du projet, l’implication des parties prenantes et les livrables, alors oui. Si cela concerne la performance de l’équipe projet… peut-être, mais probablement pas. Cette décision revient au chef de projet et à l’équipe.
Qui doit animer une rétrospective de projet ?
Le chef de projet ou le Scrum master anime généralement une session de rétrospective, mais tout membre de l’équipe projet prêt à animer la session peut le faire. Si la session de rétrospective risque de soulever des retours négatifs ou controversés, il est conseillé de faire appel à un animateur tiers neutre.
Dans une organisation où j’ai travaillé, les chefs de projet étaient invités à animer les sessions de rétrospective pour d’autres équipes projets afin de garantir la neutralité, mais aussi de permettre au chef de projet de cette équipe de participer pleinement à la session, en tant que partie prenante.
Quels outils puis-je utiliser pour une rétrospective de projet ?
Il existe d’excellents outils de gestion de projet agile pour aider les organisations à réaliser des rétrospectives. Voici quelques recommandations.
Collaboration en ligne/Tableaux blancs virtuels
- Miro ou Mural : ces deux outils permettent de créer des tableaux blancs et des canevas virtuels pour que les équipes déposent leurs commentaires. Idéal pour les équipes à distance.
- IdeaBoardz : outil gratuit et facile à utiliser qui permet de créer des tableaux collaboratifs en ligne personnalisables pour les rétrospectives et la collecte anonyme des retours via des notes adhésives virtuelles.
Découvrez plus d’outils de collaboration (pour les projets agiles ou autres).
Logiciels de rétrospective
- Atlassian Confluence : espace de travail collaboratif en ligne avec des modèles de rétrospective intégrés. Bon choix si l’organisation utilise déjà d’autres produits Atlassian tels que Jira
- GoRetro : outil agile de rétrospective personnalisable qui propose de nombreux modèles gratuits
Pour des sessions de rétrospective en présentiel ou sur site
- Un tableau blanc et des marqueurs effaçables
- Des post-it
- du papier pour tableau à feuilles mobiles
- Un téléphone portable pour prendre des photos des tableaux blancs ou des feuilles pour les archiver et les partager ensuite
Quelle est la différence entre une rétrospective, une session de leçons apprises et un post-mortem ?
Une activité de leçons apprises est similaire à une rétrospective de projet. Si vous utilisez la méthodologie de livraison en cascade (waterfall), vous réaliserez l’activité de leçons apprises durant la phase de clôture du projet. L’objectif est de documenter les enseignements utiles pour les améliorations qui pourront être utilisées par les futures équipes projet.
Les rétrospectives proviennent de la méthodologie de livraison Scrum (agile) et sont le plus souvent menées à la fin d’un incrément ou « sprint ». Leur but est de demander à l’équipe de réfléchir sur ce qui s’est bien passé, ce qui s’est mal passé et ce qui pourrait être amélioré à partir de l’incrément terminé.
Les rétrospectives visent à identifier des améliorations à mettre en œuvre immédiatement, alors que les activités de leçons apprises apportent des idées pour des améliorations futures. Par ailleurs, si un projet se termine prématurément (annulé avant la fin prévue ou non abouti), un post-mortem peut être mené pour déterminer ce qui s’est passé pendant le projet.
Une rétrospective de projet doit-elle se faire à la fin du projet ?
Non — une rétrospective de projet peut (et devrait) se faire à n’importe quel moment durant un projet. Si une étape importante ou une phase a été franchie, il peut sembler logique de planifier une rétrospective. De même, si quelque chose ne s’est pas bien passé pendant un projet, une rétrospective peut aussi être réalisée. L’important est de recueillir les retours et de prendre les mesures nécessaires pour améliorer ce qui doit l’être.
Et maintenant ?
Découvrez-en plus sur les principes agiles qui guident les rétrospectives, ainsi que sur le Manifeste Agile d'origine qui a énoncé ces principes, et rejoignez la communauté DPM pour accéder à des conversations sur Slack à propos de l'agilité (et bien plus encore) avec des centaines d'autres chefs de projet digital !
