Qu’est-ce qu’un projet ? Caractéristiques, types et exemples
C’est un mot simple, mais il n’est pas toujours bien compris dans le monde des affaires. Le mot « projet » a une signification spécifique lorsqu’il s’agit de gestion de projet.
Si vous débutez comme chef de projet, comprendre ce qu’est un projet, ses caractéristiques, ses valeurs et ses phases, vous permet de définir précisément les projets, d’établir des attentes réalistes pour les parties prenantes et de positionner vos équipes pour la réussite du projet.
Qu’est-ce qu’un projet ? Définition de base d’un projet
Un projet est une initiative temporaire avec une date de début et de fin fixe. C’est une démarche visant à livrer un produit ou un service unique comportant des objectifs et des buts spécifiques que le chef de projet et son équipe doivent accomplir.
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Les équipes projet suivent des cadres ou méthodologies spécifiques, comme le Corpus de connaissances en management de projet (PMBOK) de The Project Management Institute (PMI), pour accomplir les tâches, jalons et objectifs du projet.
Les projets sont mieux gérés en utilisant un logiciel de gestion de projet.
Qu’est-ce qui n’est pas un projet ?
Les projets ne sont pas des tâches courantes ou répétitives sans échéance définie. Leurs objectifs ne changent pas en permanence. Les opérations quotidiennes et les processus continus comme ceux-ci ne sont pas considérés comme des projets :
- Gestion des processus de fabrication
- Fonctions administratives
- Direction des équipes opérationnelles
- Activités marketing et commerciales répétitives
Caractéristiques d’un projet
Les projets présentent certains éléments ou caractéristiques communes dont les chefs de projet sont responsables tout au long du cycle de vie du projet.
Un chef de projet doit identifier, analyser, documenter et communiquer ces caractéristiques auprès des parties prenantes, y compris les équipes projet. Cela garantit que tout le monde a la même compréhension et aide à préparer les équipes à exécuter le travail dans le périmètre du projet.
Contraintes
Les contraintes de projet ne limitent pas les options d’une équipe. Elles servent de motivation pour devenir plus créatif et élargir leurs capacités dans la quête d’une plus grande réussite.
(C’est ainsi que je vois les contraintes, en tout cas).
Accepter que des contraintes de projet puissent surgir, qu’elles soient liées aux ressources, aux parties prenantes, au budget, aux objectifs ou aux échéances, est essentiel. Les contraintes potentielles exigent une attention immédiate car une caractéristique influencera inévitablement les autres.
Des stratégies de gestion des risques comme la mise en place de plans de secours face à une pénurie de ressources ou des options alternatives lorsque des contraintes pourraient mettre en péril une caractéristique ou un aspect du projet sont également nécessaires.
C’est ici que votre expertise et votre formation en gestion de projet peuvent faire la différence et vous positionner comme un leader efficace. Identifier les contraintes au début du projet ainsi que des stratégies créatives pour réduire les problèmes potentiels peuvent permettre à votre équipe et vous-même de réussir le projet et de garantir un solide retour sur investissement (ROI) pour les clients.
Ressources
Les ressources du projet (ressources humaines) peuvent être parmi les plus difficiles à gérer en raison de leur impact sur tous les aspects d’une gestion efficace de projet. Elles influent autant sur la collaboration et la communication que sur le calendrier et la qualité du projet. Disposer des bonnes ressources au bon moment est crucial pour réussir à respecter les dépendances.
Exemple :
Par exemple, si une entreprise connaît un fort turnover dans son service marketing produit et éprouve des difficultés à recruter de nouveaux membres, cela entrave sérieusement le lancement et la commercialisation d’un nouveau produit, même si les autres services sont bien pourvus, compétents et prêts à intervenir.
En tant que chef de projet, vous aurez besoin des bons outils de gestion de projet pour planifier, allouer et suivre les ressources afin d’identifier rapidement les éventuels manques et procéder à des ajustements avant que ceux-ci ne deviennent problématiques.
Parties prenantes
Les parties prenantes d’un projet peuvent être toutes les personnes impactées par un projet ou qui impactent les objectifs ou les résultats attendus du projet.
Voici quelques exemples :
- Clients
- Commanditaires du projet
- Membres de l'équipe projet
- Départements fonctionnels internes
- Groupes ou individus externes (gouvernement, instances juridiques ou législatives)
Qu'ils soient internes ou externes, les parties prenantes doivent être sur la même longueur d'onde et informées des avancées. Un chef de projet est responsable d'une communication ponctuelle, claire et précise avec tous les intervenants.
Budget
L'approbation du budget du projet est le point de départ ou d'abandon. L'approbation initiale n’est qu’un début. De nombreux projets, bien que bénéficiant d'un budget suffisant et approuvé, ont été mis en péril suite à des changements économiques ou autres.
Exemple :
Supposons que vous ouvrez un restaurant. Vous pensez avoir tout préparé pour l'ouverture—du moins le croyez-vous. Votre chef cuisinier se désiste soudainement à cause de facteurs économiques changeants entraînant une baisse de salaire. Vous n'avez pas la possibilité d’obtenir des fonds supplémentaires. L’absence de solution de secours retarde donc l’ouverture du restaurant.
En tant que chef de projet, vous devez surveiller et contrôler les dépenses par rapport au budget, calculer les risques potentiels et élaborer des stratégies de gestion des risques. Il est utile de rester en contact étroit avec les commanditaires du projet concernant d'éventuels changements budgétaires. Cela est particulièrement important dans le cas des projets d’investissement, où le coût élevé du projet est un facteur clé.
Objectifs & Buts
Les objectifs et buts d’un projet devraient toujours représenter la ligne directrice. Mais que se passe-t-il si cette ligne directrice change ? Des facteurs internes et externes génèrent des défis et des risques qui impactent les objectifs du projet, et les clients peuvent également demander des modifications.
Le suivi de tous les éléments et composantes d’un projet peut être complexe, voire intimidant. Gérer cela et les risques potentiels requiert un logiciel de gestion de projet complet, capable de centraliser toutes les informations.
Lorsque les objectifs ou buts changent, il est nécessaire de réévaluer le projet, et une modification du périmètre s'impose pour assurer la réussite de l'équipe.
Calendrier
Pour être reconnu comme véritable projet, celui-ci doit avoir une durée définie. Il doit énumérer toutes les tâches requises et fournir un planning de projet comprenant la base de référence, la durée de chaque tâche, les jalons et les ressources assignées. Les chefs de projet utilisent généralement des outils tels que des diagrammes de Gantt pour suivre les échéances du projet.
C'est comme utiliser un système de positionnement global (GPS) lors d'un trajet vers une destination déterminée. Le GPS doit indiquer le temps de trajet, indiquer toutes les étapes (tâches) requises, ainsi que les villes, stations-service et restaurants (ressources) permettant d'arriver à destination en toute sécurité et à l’heure.
Exemple :
Un constructeur de maisons a promis à plusieurs clients que leur maison serait prête dans dix mois. À l'approche de la date prévue, des retards de couvreur allongent le délai, rendant impossible la livraison à temps des maisons terminées.
Que pouvait-on faire pour éviter cela ? Dans une stratégie de gestion des risques, le chef de projet aurait pu prévoir une marge tampon dans le calendrier initial afin d'éviter ce type de situation. Ce n’ayant pas été le cas, la meilleure solution est de trouver un autre couvreur pour maintenir l’avancement, rester honnête avec le client et discuter des options possibles.
Toutes les caractéristiques du projet jouent un rôle essentiel sur l’issue finale. Aucune n’est plus importante qu’une autre, car l’absence ou la sous-estimation de l’une d’elles peut faire échouer le projet.
Types de projets & Exemples de projets
De nombreux chefs de projets ont dirigé différents types de projets. Voici des exemples courants de projets dont vous avez peut-être entendu parler ou auquel vous avez participé.
Quelques exemples courants de projets comprennent :
- Projets industriels : Fabrication d’un équipement spécialisé
- Projets informatiques ou de développement logiciel : Mise en place d’une infrastructure IT ou conception d’une application
- Projets d’entreprise : Une fusion ou une acquisition
- Projets de construction : Conception et réalisation d’un bâtiment ou d’une maison
- Projets événementiels : Organisation et réalisation d’une conférence, d’un lancement de produit ou d’un événement personnel, comme un mariage
Il existe d'autres types de projets—l’essentiel est de répondre à la définition formelle d’un projet.
Voyons maintenant les phases d’un projet qui assurent la bonne marche des processus de gestion de projet.
Phases du projet
Quel que soit le type de projet, le guide PMBOK du PMI définit cinq étapes distinctes de gestion de projet qui guident le travail des équipes de projet. Examinons chacune d’elles.
Phase 1 : Lancement
Avant de pouvoir planifier un projet, l’organisation développe une analyse de rentabilité expliquant pourquoi le projet est nécessaire et ses objectifs. Il s’agit de la phase d’initiation du projet, où le projet doit être approuvé, budgétisé et défini au niveau organisationnel.
Phase 2 : Planification
Dans cette phase, le chef de projet élabore un plan de gestion de projet détaillant les caractéristiques du projet et le travail à réaliser. Le commanditaire du projet doit approuver le plan directeur du projet avant qu'il ne puisse être exécuté.
Phase 3 : Exécution
La phase d’exécution du projet correspond au moment où les équipes réalisent le travail nécessaire pour atteindre les objectifs et résultats définis dans le plan de projet. Les équipes utilisent généralement une méthodologie de gestion de projet comme la gestion de projet agile. D’autres méthodologies courantes comprennent le mode cascade, scrum ou Six Sigma.
Elles s’appuient également sur la puissance d’un logiciel de gestion de projet pour maintenir la cohérence entre les équipes et les parties prenantes, suivre l’avancement du projet et garantir le respect du périmètre initial.
Phase 4 : Suivi et Contrôle
Pendant tout le cycle de vie du projet, le chef de projet s’assure que les tâches réalisées sont conformes au plan. Il analyse et identifie les écarts éventuels, met en place des contrôles de projet permettant de respecter la portée, les délais et le budget, communique avec les parties prenantes et ajuste si nécessaire.
Phase 5 : Clôture
Dans cette dernière étape, le projet est officiellement clôturé. Les équipes procèdent à un debriefing au cours duquel elles analysent et discutent du déroulement du projet, puis documentent les résultats et les enseignements tirés afin de s’améliorer sur les futurs projets.
La valeur de la gestion de projet
Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager, affirme : « La gestion de projet rapproche les clients et les équipes, crée un plan pour livrer à temps et dans le respect du budget, et aligne toutes les parties prenantes. » Je ne pourrais être plus d’accord.
Mais ce n’est pas tout. Il donne au moins une douzaine d’autres avantages quant au ROI de la gestion de projet pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.
En voici quelques-uns :
- Des résultats de projet plus percutants
- Livraison dans les délais et le respect du budget
- Gestion efficace des ressources
- Apprentissage et amélioration continus
- Meilleure cohésion et contrôle de l’équipe
- Des livrables réguliers et de haute qualité
Mon avis ? Le but d’un projet est de livrer un objectif ou une finalité apportant de la valeur. Le besoin d’un projet repose sur sa faisabilité, ce qui signifie qu’il doit rester stratégique durant tout son cycle de vie pour être réellement bénéfique.
Il ne s’agit pas simplement de suivre les étapes ou les phases pour finir à temps et dans le respect du budget. La gestion de projet et les chefs de projet doivent adopter une vision stratégique pour avoir un réel impact—c’est une question d’état d’esprit.
La différence entre simplement gérer les projets et gérer les projets de façon stratégique consiste à établir des liens clairs entre les projets et les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Que vous travailliez sur un seul projet ou plusieurs, ceux-ci ne doivent pas évoluer en vase clos. Il s’agit d’aligner tous les objectifs à l’échelle de l’entreprise. Avec cette approche, chaque projet peut apporter un meilleur retour sur investissement.
Et la suite ?
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