5 meilleures pratiques pour améliorer vos séances de remue-méninges
Savez-vous que le brainstorming ou brainwriting existe depuis 1953 ! Il est attribué à Alex Osborn et c’est une technique que j’utilise régulièrement dans des projets et de nombreuses situations professionnelles. Si l’on se fie au nombre de plateformes en ligne qui ont ajouté la fonctionnalité tableau blanc à leurs interfaces ces 6 derniers mois, le brainstorming est un élément essentiel des réunions dans le monde virtuel.
En tant que chefs de projet, l’un de nos rôles clés ou compétences est d’être facilitateur—que ce soit pour générer des idées afin de résoudre un problème, pour faire des rétrospectives ou recueillir différents points de vue, animer une séance de brainstorming est une compétence de base pour un chef de projet.
Bien qu’il soit fondamental de solliciter l’avis de l’équipe, cela n’est pas toujours bien fait. Je vais explorer comment le faire plus efficacement au sein de votre équipe, et vous présenterai tout, depuis la manière de garder l’équipe concentrée jusqu’aux techniques de brainstorming pour tirer le meilleur du groupe et générer de vrais résultats.
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Comme le disait Alex Osborn :
Il est plus facile de tempérer une idée folle que d’en imaginer une nouvelle
Le brainstorming de groupe vise justement à faire émerger ces idées originales, et permet de recueillir les idées créatives de personnes ayant :
- Des connaissances spécialisées
- Des modes de pensée variés
- Des perspectives diverses
Je vais explorer cinq meilleures pratiques pour exploiter le brainstorming de groupe et aider votre projet digital dans des domaines clés comme la génération d’idées pour le périmètre, la résolution créative de problèmes et la rétrospective.
Je suis Annie MacLeod, une cheffe de projet et coach passionnée et chevronnée, qui s’épanouit en créant des expériences collaboratives pour les équipes à distance et leurs projets. Ces expériences couvrent tout le spectre de la gestion de projet, de l’élaboration de plans de projet à la conduite de rétrospectives approfondies, jusqu’à la prise de décision et l’amélioration de la culture d’équipe.
1. Construire le meilleur processus de brainstorming
Cela peut sembler contre-intuitif, mais pour qu’une séance de brainstorming soit efficace, il faut passer un peu de temps à la préparer en amont—l’environnement de groupe, les technologies ou outils, les règles de base et les rôles.
Comment mettre en œuvre
Quelques décisions clés à prendre avant de programmer la session :
- Qui sera le facilitateur de la session ? Si le chef de projet souhaite participer activement, il peut être judicieux de faire appel à un facilitateur externe. Réfléchissez à la capacité du chef de projet à gérer le temps, à rester neutre et objectif, et à écouter activement lors de la session. Consultez ces autres idées—avoir un facilitateur peut ôter beaucoup de pression au chef de projet et lui permettre de participer et d’écouter en profondeur.
- Comment la session va-t-elle se dérouler ? C’est particulièrement important lorsqu’elle se tient dans un environnement distribué ou hybride. Selon le public, sa maîtrise technologique et les outils utilisés pour recueillir les contributions, il peut être utile de prévoir du matériel pour que les participants s’exercent avant de se lancer dans la génération d’idées.
- Comment vais-je instaurer une atmosphère de sécurité psychologique ? Un conseil rapide : prenez le temps de fixer des règles de base pour la session. Des choses comme « pas de mauvaises idées », « on ne parle pas les uns sur les autres », « une seule conversation à la fois » sont considérées comme des prérequis incontournables. Découvrez d’autres idées via ce lien.
2. Commencez par la fin en tête pour cadrer la session
Bien que le brainstorming soit une activité qui peut se faire à l’improviste (je possède une trousse à outils que j’apporte à chaque rencontre client, remplie de post-it et de marqueurs pour ce genre de circonstances), je trouve cela plus efficace lorsqu’il s’intègre à l’objectif prévu d’une réunion—c’est-à-dire qu’il doit être cadré.
Même si notre objectif est de stimuler des idées folles, nous cherchons aussi à atteindre un résultat, et le brainstorming fait partie de la méthode pour y parvenir, car il s’agit de générer un grand nombre d’idées puis de les affiner.
Ce que nous devons faire pour une séance de remue-méninges efficace, c'est inviter les bonnes personnes à participer et poser le contexte de la séance.
Cela garantira qu'en recueillant la bonne quantité d'idées, tout le monde se trouve sur un pied d'égalité dans le cadre de la séance de remue-méninges.
Voici comment cela se traduit pour certaines de nos réunions projet clés : idéation du périmètre, résolution de problèmes, et rétrospectives.
| Exemple de réunion | Invités | Contexte |
|---|---|---|
| Idéation du périmètre | Assurez-vous d'inviter ceux qui seront les plus à même de mesurer le succès du projet. Assurez-vous également d'avoir les personnes qui planifieront le périmètre—celles qui comprennent comment le problème peut être résolu. Vérifiez que vous avez des participants capables de représenter et d'exprimer les idées des parties prenantes qui ne peuvent pas être présentes, ou qui possèdent des données ou des recherches pour étayer la nature du problème (particulièrement vrai pour les préoccupations client/utilisateur). | Quel est le problème que nous essayons de résoudre ? Pour qui voulons-nous le résoudre ? Pourquoi est-ce important ? Quand et comment ce problème survient-il ? |
| Résolution de problèmes | Il s'agit ici de mettre sur la table un maximum de solutions possibles et d'exploiter toute l'expertise présente dans la salle. Invitez des personnes ayant une connaissance de première main du problème—qu'elles l'aient observé ou vécu. Assurez-vous que ceux et celles qui connaissent l'environnement concerné abordent tous les aspects techniques impliqués. Sollicitez également l'avis de personnes capables de décrire non seulement des solutions techniques, mais aussi les aspects formation, communication et autres dimensions de la solution potentielle. | Où cela coince-t-il ? Qu'avons-nous tenté jusque-là pour résoudre le problème ? Qui cela impacte-t-il ? Quelle est l'ampleur du problème ? Qu'est-ce qui n'est pas affecté ? |
| Rétrospective | Non seulement les personnes qui effectuent le travail, mais aussi celles qui en bénéficient (les clients ou utilisateurs finaux). | Sur quoi réfléchissons-nous ? De quand à quand ? Pourquoi faisons-nous cette rétrospective—pour apprendre, pour exprimer ses ressentis, pour améliorer les relations ? |
La deuxième partie, c'est de structurer la séance de remue-méninges de façon appropriée et d'utiliser des techniques qui parleront au groupe de participants présents. Veillez à varier les approches.
Vous ne voulez pas systématiquement employer les mêmes méthodes, car cela ne stimulera pas de nouvelles idées—les participants agiront machinalement.
Voici plusieurs techniques à considérer, classées de la plus simple à la plus complexe. N'oubliez pas de toujours commencer par poser le cadre.
| Technique | Étapes | Remarque |
|---|---|---|
| Idéation rapide | Chaque personne écrit autant d'idées que possible dans le temps imparti. | Gardez un temps serré pour créer un sentiment d'urgence, mais plus il y a d'idées, mieux c'est—vous cherchez à en avoir le plus possible. |
| Carte mentale | Une fois le thème central défini selon le cadrage, chaque personne ajoute des branches et ramifications. | Cette méthode fonctionne bien avec des équipes établies—s'il y a des personnes qui n'ont jamais collaboré ou qui viennent de fonctions ou rôles très différents, il peut manquer un langage commun, rendant la carte mentale moins efficace aux étapes suivantes. |
| Image eidétique | Chaque personne réfléchit silencieusement à des images qui reflètent ses idées autour de la problématique, puis les dessine ou choisit une image en ligne pour illustrer son propos | Cela exploite vraiment la créativité des personnes plus "cervau droit"—prévoyez des feutres de couleur, autocollants et autres accessoires pour maximiser l'efficacité du face-à-face. |
| Brainwriting | Chacun écrit une idée puis la transmet à son voisin de droite, afin qu'il la complète ou ajoute des stratégies et clarifications. Faites circuler chaque idée au moins une fois dans le groupe | Cette technique convient bien aux petits groupes, car elle prend du temps à réaliser |
Une autre technique qui pourrait vous intéresser est le brainstorming silencieux.
Comment procéder
Tout commence par inviter les bonnes personnes, cadrer la séance de remue-méninges, puis choisir une technique adaptée. Vous pouvez, par exemple, préciser le sujet dans l'invitation à la réunion, ce qui vous aidera à rassembler les participants pertinents. Si la personne conviée n'est pas la bonne, elle le fera généralement savoir.
Il est également pertinent de rappeler le contexte à tous au début de la réunion dédiée au remue-méninges afin que chacun puisse poser des questions pour harmoniser la compréhension du groupe. Comme vous aurez des ressources très variées dans la salle, elles disposeront peut-être de plus d'informations que vous n'en avez fourni au départ, donc prévoyez un temps pour cette activité avant de lancer le remue-méninges.
Enfin, n'oubliez pas que si, en tant que chef de projet, vous ne vous sentez pas à l'aise avec certaines techniques, déléguez la facilitation à un animateur. Cela vous allègera la charge et apportera un regard neuf et impartial dans la formulation des idées.
3. Faites une activité d'ouverture pour maintenir tout le monde en éveil
Comme nous l’avons évoqué précédemment, les séances de remue-méninges servent à générer des idées, et plus elles sont originales, mieux c'est ! Pour y parvenir, il faut activer notre pensée créative—il s'agit de "rafraîchir" notre cerveau.
La plupart des gens passent frénétiquement d'une réunion à l'autre, ou sinon, ils travaillent assidûment sur d'autres tâches, donc nous pouvons utiliser des icebreakers pour stimuler leur créativité. Les icebreakers ont également l’avantage de renforcer la cohésion d’équipe en apportant une touche de fun !
Comment mettre en œuvre
Réfléchissez à ce que vous cherchez à accomplir lors de votre session de remue-méninges lorsque vous choisissez un icebreaker.
| Exemple de réunion | Considération | Techniques |
|---|---|---|
| Idéation | Activer l’hémisphère droit du cerveau | Activez le côté gauche de votre corps—écrivez de la main gauche ou utilisez la souris de la main gauche |
| Résolution de problème | Aller au-delà de la surface, rechercher la cause première | Résoudre une énigme ou un mystère |
| Rétrospective | Renforcer les relations et instaurer un climat de confiance | 2 vérités et 1 mensonge |
Pour encore plus d’idées, consultez cette liste d’activités du cerveau gauche contre cerveau droit. Pour l’inspiration et des modèles, rendez-vous sur le MiroVerse. Encore une fois, n’hésitez pas à demander à un facilitateur d’animer ces activités—j’ai constaté qu’il existe d’excellentes activités d’icebreakers ainsi que des facilitateurs spécialisés pour rassembler une équipe, qui auront de très bonnes idées.
4. Exploitez la puissance du groupe
L’un des éléments clés pour rendre les sessions de remue-méninges efficaces est de passer à l’action avec les résultats ! Il ne sert à rien de générer de nombreuses idées si elles restent lettre morte.
Je trouve que faire regrouper les idées par le groupe selon des similitudes, puis s’accorder sur un thème pour chaque groupe, permet de passer ensuite à l’action sur toutes ces excellentes idées.
Comment mettre en œuvre
Cela peut être aussi simple que d’utiliser une couleur de post-it pour les idées, puis une autre couleur pour les thèmes. Demandez à l’équipe de déplacer les post-its afin de les regrouper.
Vous pouvez commencer par le plus grand groupe de post-its (puisque c’est là où tout le monde penche), ou au contraire, commencer par les post-its isolés (selon ce que vous souhaitez accomplir et le temps dont vous disposez).
Assurez-vous que les post-its de thème comportent au minimum un nom et un verbe, et choisissez un libellé suffisamment explicite pour pouvoir passer à l’action.
Faites attention à ne pas exclure le ou la chef de projet lors de ce type d’activité—un facilitateur extérieur apporte un regard neuf et objectif.
J’ai aussi remarqué que les facilitateurs peuvent poser ce qui pourrait être perçu comme les « questions bêtes », car ils vont demander des précisions pour s’assurer que vos membres d’équipe (et le groupe entier) ont parfaitement exprimé toutes leurs idées.
Au final, vous obtiendrez quelque chose qui ressemble à ceci :
5. Essayez-le en mode asynchrone
J’ai constaté que le brainstorming n’est pas l’usage le plus efficace du temps des participants, en particulier lorsque l’on doit composer avec des personnes dans plusieurs fuseaux horaires ou différents styles de pensée. Les exercices de remue-méninges peuvent intimider les introvertis du groupe, ou la réunion peut tomber à un moment où le café n’a pas encore fait effet, ou bien il est déjà retombé !
Gardez ce précieux temps de groupe pour le classement et l’élaboration des actions ! Essayez de faire la session de brainstorming en mode asynchrone.
Comment mettre en œuvre
N’oubliez pas qu’il faut tout de même cadrer le brainstorming—si vous optez pour le mode asynchrone, les instructions devront être particulièrement claires—et rendez cela aussi visuel que possible. J’aime particulièrement utiliser une combinaison d’un tableau Miro et d’une vidéo Loom pour organiser ce type d’interaction !
Un point important à prendre en compte pour le brainstorming asynchrone est le logiciel utilisé. Examinez donc votre budget, et ne vous inquiétez pas si vous avez peu de moyens. Vous pouvez utiliser un logiciel gratuit de mind mapping pour organiser votre session.
Voici les étapes pour mettre en place l’espace :
- Ayez un indicateur visuel pour que les gens sachent où commencer. Rendez-le grand et coloré et, pour les francophones, le coin supérieur gauche est habituellement l’endroit visuellement où commencer
- Si vous faites une vidéo Loom, placez le lien vers celle-ci près du début.
- Affichez les instructions clairement dans un espace séparé
- Présentez les informations de cadrage clairement et de manière visible
- Ayez un espace de réflexion séparé
- Indiquez clairement les prochaines étapes (ex. : nous nous retrouvons mercredi pour regrouper ces idées et développer un plan d’action ou les prochaines étapes).
Vous obtiendrez ainsi un résultat qui pourrait ressembler à ceci :
Pour en savoir plus sur les particularités du mind mapping, jetez un œil à ces cours sur le mind mapping.
En résumé
Le brainstorming ne doit pas être une pratique que l’on applique juste pour cocher une case. Organiser une séance de brainstorming n’améliore pas la culture de votre équipe ni ne démontre votre créativité.
Cependant, si vous intégrez ces techniques, vous pouvez faire passer votre séance de brainstorming au niveau supérieur et lui donner tout son sens.
Soyez vraiment créatif, mobilisez activement les connaissances et l’expérience de votre équipe, et dans un environnement de travail exigeant, profitez de la puissance de la communication asynchrone pour ne pas perdre de temps !
Chez Project Management GameBoard, nous estimons que le brainstorming n’est qu’une base dans le parcours visant à rendre votre organisation et vos projets plus collaboratifs.
Si vous souhaitez voir plus de collaboration digitale appliquée aux projets, assistez à nos événements pour membres (inscrivez-vous ici !) ou découvrez notre présentation éclair sur des techniques de collaboration.
Nous poursuivrons bientôt l’exploration du brainstorming, notamment chez les introvertis, dans notre prochain article ! Faites-nous part de vos envies et besoins dans l’espace Slack DPM ou laissez-nous un commentaire pour suggérer un sujet à venir !
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