Bonnes pratiques de gestion des actifs numériques : 5 conseils pour baliser votre contenu
Quelle importance accordez-vous au fait d’obtenir les résultats que vous recherchez lorsque vous utilisez Google ? Il est tout aussi important pour votre équipe de trouver des actifs numériques dans votre outil de gestion des actifs numériques (DAM) lorsqu’elle recherche du contenu numérique. C’est pourquoi je me suis dit que vous aimeriez peut-être en apprendre davantage sur les bonnes pratiques de marquage dans les systèmes DAM.
J’ai déjà expliqué ce qu’est un DAM et en quoi il diffère d’un système de gestion de contenu (CMS). Cette fois, allons plus loin dans le fonctionnement interne des logiciels DAM et voyons s’il existe une bonne manière d’aborder le marquage.
Qu’est-ce qu’une balise dans la gestion des actifs numériques (DAM) ?
Une balise est une étiquette que vous ajoutez aux contenus multimédias pour vous aider à identifier ce que contient cet élément. Par exemple :
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Cette image, éventuellement stockée dans un outil DAM pour photographes, pourrait comporter des balises telles que plage, palmier, océan ou coucher de soleil. Elles constituent ce que l’on appelle également des métadonnées descriptives. Il s’agit des éléments que vous voyez dans l’image et qui vous aident à vous faire une idée de ce qu’elle représente. Une catégorisation appropriée des fichiers numériques à l’aide de balises pertinentes améliore la facilité de recherche et l’expérience utilisateur globale.
Pourquoi le marquage est-il important dans un DAM ?
Le marquage des actifs est essentiel pour maintenir votre bibliothèque d’actifs numériques organisée. Ces balises finiront par servir de termes de recherche pour vous et les membres de votre équipe. Par conséquent, plus il y a de balises, mieux c’est (potentiellement - je vais vous l’expliquer dans un instant). Pour revenir à notre exemple, imaginez qu’une personne de votre entreprise travaille sur une nouvelle campagne pour cette agence de voyages qui compte parmi vos clients. Elle souhaite réutiliser des actifs de marque développés quelques mois plus tôt pour une présentation commerciale et saisit dans la barre de recherche « plage coucher de soleil avec palmiers ». Les balises que nous avions précédemment ajoutées à l’image ci-dessus permettraient à celle-ci d’apparaître en réponse à cette requête.
Lorsque vous balisez correctement vos fichiers numériques, vous augmentez les chances que cet actif soit trouvé. Vous réutilisez et partagez facilement des actifs numériques dans le cadre de campagnes marketing.
En savoir plus : Utilisez-vous un DAM dans le cadre de votre stratégie marketing événementiel ? Consultez notre liste d’outils de gestion des actifs numériques pour les événements.
Le marquage dans un DAM est-il manuel ou automatisé ?
Le marquage n’est pas entièrement manuel. En réalité, l’automatisation joue aujourd’hui un rôle majeur dans le fonctionnement des systèmes de gestion des actifs numériques (DAM). L’intelligence artificielle (AI) a pris le dessus sur la plupart de nos conversations au travail, nos fils d’actualité sur les réseaux sociaux et bon nombre des tâches que nous pensions impossibles il y a encore quelques années. Eh bien, voici une raison de plus de parler des outils alimentés par l’AI lors de votre réunion de demain !
La plupart des logiciels modernes de gestion des actifs numériques utilisent une automatisation alimentée par l’AI pour faciliter le marquage des actifs que vous téléversez dans le système.
Voici comment cela fonctionne : lorsque vous téléversez une image, l’AI intégrée au logiciel analyse son contenu, en extrait des informations et suggère des balises potentielles que vous pourriez ajouter à l’actif. Vous pouvez ensuite choisir parmi ces suggestions ou ajouter manuellement des balises pour compléter ce que l’AI n’a pas identifié.
Qui balise les actifs numériques dans un système DAM ?
Le marquage du contenu relève principalement de la responsabilité de la personne qui le téléverse. Chaque employé qui téléverse des contenus multimédias sur la plateforme DAM doit appliquer des balises pertinentes. Mais est-ce qu’il suffit de baliser tout ce que je vois et d’ajouter autant de balises que possible ? Pas vraiment...
Le DAM n’est efficace que si la configuration des balises est correcte. Si les utilisateurs ne suivent pas le processus, personne ne trouvera les contenus, et ils commenceront à dire : « ce système ne fonctionne pas ».
Il est essentiel de mettre en place le bon processus, car vous ne voulez pas vous retrouver avec un nombre infini de balises. C'est particulièrement important dans les grandes organisations où les équipes travaillent en silos (par ex., des universités utilisant un logiciel de DAM, des équipes de commerce électronique utilisant un logiciel de DAM), car ces équipes peuvent ne pas communiquer étroitement entre elles, ce qui désorganise le logiciel et nuit à la capacité de recherche des ressources. Il est possible d'avoir trop de balises, et cela peut entraîner l'apparition des ressources dans des requêtes non pertinentes. Par exemple, ajouter la balise « vacances d'été » à l'image de notre exemple serait peut-être excessif, car nous décrivons quelque chose qui repose sur la conséquence d'un processus de réflexion plutôt que sur ce qui se trouve dans l'image.
Cela peut dépendre du processus de gestion du cycle de vie des ressources numériques que vous avez mis en place. Alors, comment garder le contrôle ?
Comment créer des politiques de gouvernance du DAM pour assurer la cohérence des balises
Avant de vous plonger trop profondément dans les flux de travail liés aux balises, il vaut la peine de prendre du recul et de réfléchir à la situation dans son ensemble : qui est responsable de quoi et comment allez-vous maintenir la cohérence au fil du temps ? C'est là qu'une stratégie de gestion des ressources numériques complète devient essentielle. C'est là que la gouvernance entre en jeu.
Une politique de gouvernance du DAM est essentiellement votre règlement. Elle définit les attentes concernant l'utilisation de votre système de DAM, la gestion de l'utilisation des ressources et l'application des balises dans toute l'organisation. Sans elle, les choses peuvent rapidement sombrer dans le chaos, surtout lorsque davantage d'utilisateurs importent des contenus et tentent de s'y retrouver dans le système. Une protection adéquate des ressources numériques commence par l'établissement de ces politiques fondamentales.
Si vous voulez mettre cela en œuvre de la meilleure manière possible, vous devriez envisager d'obtenir une certification en gestion des ressources numériques. Toutefois, si vous êtes plutôt du genre YOLO et souhaitez vous en charger vous-même, voici quelques éléments clés à prendre en compte lors de la création de votre politique de gouvernance :
- Accès des utilisateurs et autorisations : définissez qui peut importer des ressources, qui peut les baliser, qui peut supprimer ou archiver des éléments et qui peut approuver les modifications.
- Règles de balisage et normes de métadonnées : définissez des conventions de nommage et des structures de nommage des fichiers cohérentes. Précisez clairement quels types de balises doivent être utilisés, comment gérer les métadonnées obligatoires et facultatives et comment éviter le balisage excessif.
- Contrôle des versions et dates d'expiration : empêchez les contenus obsolètes d'apparaître dans les résultats de recherche.
- Supervision continue : idéalement, une personne — comme un bibliothécaire numérique ou un administrateur du DAM — est responsable de la politique et effectue régulièrement des audits et des révisions afin de maintenir cette politique en adéquation avec les méthodes de travail de votre équipe.
Même si votre équipe est petite, un peu de structure peut faire beaucoup. La mise en place de ces politiques favorise la cohérence de la marque et garantit la gestion des droits. Elle prépare votre système à évoluer sans devoir démêler un ensemble confus de balises et d'autorisations incohérentes.
Quel est le rôle d'un bibliothécaire numérique dans un DAM ?
Si vous pensiez que cette profession était en voie de disparition, surprise ! Permettez-moi de vous présenter l'évolution du métier qui consistait à garder tous les livres d'un bâtiment faciles à trouver grâce au système le plus déroutant au monde.
Un bibliothécaire numérique est une personne chargée de maintenir votre solution de gestion des ressources en ordre, de gérer le contrôle des versions, de contribuer à la création d'une taxonomie du DAM, de surveiller la base de données et d'effectuer toutes les modifications nécessaires pour rendre les ressources accessibles à tous.
En outre, le bibliothécaire formera les employés à utiliser le système de DAM et à sélectionner les balises appropriées, leur indiquera où trouver la documentation et aidera les personnes qui ont besoin d'éclaircissements a posteriori.
Maintenant, si vous n'avez pas le budget nécessaire pour embaucher un bibliothécaire, vous devez intégrer certaines de ses meilleures pratiques à votre utilisation quotidienne de votre outil de DAM.
Bonnes pratiques de balisage dans un DAM
1. Définissez des directives pour les contenus passés et futurs
Il est important de savoir comment vous allez gérer les ressources numériques que vous avez créées par le passé. Devriez-vous ajouter une balise comme « ancien contenu », « à trier » ou tout autre identifiant ? Peut-être que les traiter comme de nouveaux contenus représente trop de travail au début si vous produisez du contenu depuis un certain temps.
La prochaine bonne pratique concerne vos contenus actuels et futurs.
2. Créez une taxonomie
Réfléchissez à la manière dont vous allez classer vos contenus à l’avenir. Il s’agit d’une étape très importante, car vous ne voulez pas que chacun attribue aux contenus les balises qui lui passent par la tête. La définition du type de fichier, de la catégorie de contenu et de la sous-catégorie vous permettra de retrouver plus facilement les contenus à l’avenir.
3. Élaborez une nomenclature pour baliser manuellement vos contenus
Établissez des conventions de dénomination pour les balises (par exemple, "PRJ-clientname-asset") afin d’améliorer la recherche. Indiquez clairement à vos équipes comment vous souhaitez que les balises manuelles soient rédigées. Vous pouvez leur demander d’ajouter une balise comprenant le code à trois lettres du projet, suivi d’un tiret et du nom du client. Vous pouvez aussi leur demander d’écrire tout en minuscules, à l’exception des noms de comptes. Quelles que soient vos règles, essayez d’être aussi clair et cohérent que possible.
4. Créez des manuels de formation
Une fois vos directives établies, il est temps de créer des documents et/ou des vidéos qui vous aideront à former les collaborateurs de toute l’entreprise. Élaborez des formations et des tutoriels pour les membres de votre équipe. Ceux-ci doivent inclure des instructions claires sur l’endroit où trouver les informations, les personnes à contacter en cas de question, ainsi que des exemples de situations de balisage qu’ils pourraient rencontrer et la manière de les gérer.
N’oubliez pas que ces manuels seront destinés à des utilisateurs à l’aise avec la technologie comme à des utilisateurs qui le sont moins. Essayez donc de les rendre aussi simples que possible. Comme vous avez été plongé dans les informations liées au DAM, vous pouvez être victime de la malédiction du savoir.
5. Recueillez des commentaires
Cette dernière pratique est facile à oublier. Une fois votre solution déployée, planifiez régulièrement des audits et des contrôles de bon fonctionnement avec les parties prenantes, et invitez-les à donner leur avis afin de vérifier qu’elle fonctionne pour tout le monde. En fin de compte, de nombreux utilisateurs importeront des contenus, et certaines des directives que vous avez définies ne seront peut-être pas les plus efficaces pour chacun d’entre eux. Savoir ce que les utilisateurs pensent et modifier vos directives vaut mieux que de les voir ignorer secrètement la manière dont ils devraient baliser les contenus et semer le chaos dans votre magnifique système.
Comment l’intégration d’un DAM influe sur le balisage et l’efficacité des flux de travail
Si vous utilisez votre DAM de manière isolée, un balisage approprié est déjà important. Mais une fois que votre DAM est connecté aux autres systèmes utilisés quotidiennement par votre équipe, comme votre CMS, votre CRM ou vos outils d’information produit, ces balises deviennent essentielles au bon déroulement du travail.
L’intégration de votre DAM à d’autres plateformes permet aux ressources numériques de circuler aisément entre les systèmes. Par exemple, les équipes marketing qui travaillent dans un CMS peuvent importer directement depuis le DAM des images approuvées, sans avoir à les importer de nouveau ni à les rechercher manuellement. Les équipes commerciales qui utilisent un CRM peuvent accéder aux contenus les plus récents pour leurs présentations clients. Les équipes produit connectées par l’intermédiaire d’un PIM peuvent maintenir la cohérence des visuels et des documents sur plusieurs canaux.
L’objectif est de faire de votre DAM la source unique de vérité, ce qui facilite la création de contenu, accélère les flux de travail et garantit la cohérence des messages de votre marque.
C’est pourquoi investir dans un balisage cohérent ne consiste pas seulement à maintenir de l’ordre dans le DAM. Il s’agit de permettre à l’ensemble de votre environnement technologique de mieux fonctionner de manière coordonnée.
Avantages des métadonnées et d’un balisage cohérents dans un DAM
Ces pratiques visent à garantir un balisage précis. Baliser correctement vos contenus peut contribuer à :
- Améliorer la réutilisation des ressources
- Réduire le temps consacré aux recherches
- Éviter la duplication des données
- Maintenir la cohérence de la marque
- Optimiser les flux de travail de gestion des ressources numériques
- Réduire les dépenses liées à la recréation de contenus
Quel est le meilleur logiciel de gestion des ressources numériques ?
Lorsque vous envisagez la mise en œuvre d'un DAM au sein de votre organisation, je vous recommande de créer un appel d'offres pour la gestion des ressources numériques afin de vous aider à comparer vos options. Tenez compte de fonctionnalités telles qu'une interface conviviale, des contrôles d'accès robustes, l'intégration aux API, ainsi que l'authentification et la sécurité. Ces fonctionnalités contribuent à rationaliser les opérations et à améliorer les fonctionnalités de l'ensemble de votre écosystème de contenu. Bien que je ne puisse pas vous dire exactement quel logiciel offre les meilleures fonctionnalités dans votre situation, voici une liste d'options de logiciels de gestion des ressources numériques actuellement disponibles sur le marché, avec lesquelles vous pouvez commencer. Renseignez-vous à leur sujet, recherchez une version d'essai ou préparez une démonstration, et trouvez celle qui vous convient le mieux !
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Réflexions finales
Étiqueter correctement vos ressources est l'un des piliers fondamentaux d'un système de gestion des ressources numériques performant. Grâce à une stratégie DAM solide, à un étiquetage cohérent et à la solution DAM adaptée, vous pouvez créer un système évolutif qui prend en charge tous les aspects, de la création des ressources à la gestion des droits.
Si vous n'avez encore jamais entendu parler des logiciels DAM, découvrez-en davantage sur ce qu'est un DAM et sur le ROI des logiciels DAM.
