Meilleures pratiques DAM : 5 conseils pour baliser vos contenus
À quel point est-il important pour vous d’obtenir les résultats que vous recherchez lorsque vous allez sur Google ? C’est tout aussi important pour votre équipe de retrouver les ressources numériques dans votre outil de gestion des ressources numériques (DAM) lorsqu’elle recherche du contenu digital. C’est pourquoi j’ai pensé que vous aimeriez en savoir plus sur les bonnes pratiques de balisage (tagging) dans un DAM.
J’ai déjà expliqué ce qu’est un DAM et en quoi il diffère d’un système de gestion de contenu (CMS). Cette fois-ci, allons plus en détail sur le fonctionnement interne d’un logiciel DAM et voyons s’il y a une bonne méthode pour aborder le balisage.
Qu’est-ce qu’un tag dans la gestion des ressources numériques (DAM) ?
Un tag (ou balise) est une étiquette que vous placez sur des ressources médias pour vous aider à identifier ce que contient cet élément. Par exemple :
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Cette image, peut-être stockée dans un outil DAM pour photographes, pourrait avoir des tags comme plage, palmier, océan ou coucher de soleil. Ce sont ce qu’on appelle également des métadonnées descriptives. Ce sont des choses visibles sur l’image qui vous aident à comprendre de quoi il s’agit. Catégoriser correctement les fichiers numériques avec des tags pertinents améliore la recherche et renforce l’expérience utilisateur globale.
Pourquoi le balisage est-il important dans un DAM ?
La création de tags est essentielle pour garder votre bibliothèque de ressources numériques organisée. Ces tags serviront plus tard de mots-clés pour vous et vos collègues. Donc, plus il y a de tags, mieux c’est (potentiellement : j’expliquerai pourquoi dans un instant). Pour reprendre notre exemple, imaginez qu’une personne de votre entreprise travaille sur une nouvelle campagne pour cette agence de voyages qui fait partie de vos clients. Elle souhaite réutiliser des ressources de marque développées il y a quelques mois pour une présentation de pitch et tape dans la barre de recherche « coucher de soleil plage avec palmiers ». Les tags que nous avons placés précédemment sur l’image permettraient de retrouver ce visuel dans les résultats de recherche.
Quand vous taguez vos fichiers numériques de manière adaptée, vous augmentez les chances que la ressource soit retrouvée. Vous pouvez réutiliser et partager facilement vos actifs numériques à travers différentes campagnes marketing.
En savoir plus : Utilisez-vous un DAM dans le cadre de votre stratégie marketing événementielle ? Découvrez notre liste des meilleurs outils de gestion des ressources numériques pour les événements.
Le balisage dans un DAM est-il manuel ou automatisé ?
Le balisage n’est pas entièrement une procédure manuelle. En réalité, l’automatisation joue aujourd’hui un rôle important dans le fonctionnement des systèmes de gestion des ressources numériques (DAM). L’intelligence artificielle (IA) s’est invitée dans la plupart de nos discussions professionnelles, nos fils d’actualité sur les réseaux sociaux, et dans de nombreuses tâches que l’on pensait impossibles il y a encore quelques années. Voici donc une autre bonne raison d’évoquer les outils alimentés par l’IA lors de votre prochaine réunion !
La plupart des logiciels DAM modernes utilisent une automatisation basée sur l’IA pour aider au balisage des fichiers que vous importez dans le système.
Voici comment cela fonctionne : lorsque vous importez une image, l’IA intégrée du logiciel analyse le contenu, extrait des informations et suggère des tags potentiels à ajouter à la ressource. Vous pouvez alors choisir parmi les suggestions ou ajouter vous-même des tags complémentaires pour compléter ce que l’IA a pu omettre.
Qui tague les ressources numériques dans un système DAM ?
Le balisage du contenu incombe principalement à la personne qui le télécharge. Chaque employé qui importe une ressource média sur la plateforme DAM doit appliquer les tags pertinents. Cependant, suffit-il de taguer tout ce que je vois et d’ajouter le maximum de tags ? Pas vraiment…
Le DAM n’est efficace que si la configuration de l’étiquetage est bonne. Si les gens ne suivent pas le processus, personne ne retrouvera les contenus et ils commenceront à dire ‘ce système ne fonctionne pas.’
Avoir le bon processus en place est essentiel car vous ne voulez pas vous retrouver avec un nombre infini de tags. Cela est particulièrement important dans les grandes organisations comportant des équipes cloisonnées (par exemple, universités utilisant un logiciel DAM, équipes eCommerce utilisant un logiciel DAM), car ces équipes peuvent ne pas communiquer de manière étroite entre elles, ce qui risque de désorganiser le logiciel et de nuire à la facilité de recherche des actifs. Il existe quelque chose comme avoir trop de tags, ce qui a pour conséquence que des actifs peuvent apparaître lors de recherches non pertinentes. Par exemple, ajouter le tag « vacances d'été » à l'image de notre exemple serait exagéré, car au lieu de décrire ce qui se trouve sur l'image, on décrit plutôt une conséquence d'un raisonnement.
Cela peut dépendre du processus de cycle de vie des actifs numériques que vous avez mis en place. Alors, comment garder la maîtrise de tout cela ?
Comment créer des politiques de gouvernance DAM pour assurer la cohérence de l'étiquetage
Avant de vous lancer dans les workflows d'étiquetage, il vaut la peine de prendre du recul et de réfléchir à la situation dans son ensemble : qui est responsable de quoi, et comment allez-vous garantir la cohérence dans le temps. C'est là qu'une stratégie de gestion des actifs numériques complète devient indispensable. C'est ici que la gouvernance entre en jeu.
Une politique de gouvernance DAM est essentiellement votre livre de règles. Elle définit les attentes sur la façon dont votre système DAM est utilisé, la gestion de l'utilisation des actifs et l'application des tags dans toute l'organisation. Sans cela, les choses peuvent rapidement tourner au chaos, surtout à mesure que de plus en plus d'utilisateurs ajoutent du contenu et tentent de naviguer dans le système. Une bonne protection des actifs numériques commence par l'établissement de ces politiques fondamentales.
Si vous souhaitez mettre cela en place de la meilleure manière possible, vous devriez envisager d'obtenir une certification en gestion des actifs numériques. Cependant, si vous êtes plutôt du genre à faire les choses par vous-même, voici quelques éléments clés à prendre en compte lors de la création de votre politique de gouvernance :
- Accès utilisateur et autorisations : Définissez qui peut déposer des actifs, qui peut les taguer, qui peut supprimer ou archiver des éléments, et qui peut approuver les modifications.
- Règles d'étiquetage et normes de métadonnées : Définissez des conventions de nommage et des structures de noms de fichiers cohérentes. Précisez clairement quels types de tags utiliser, comment gérer les métadonnées obligatoires ou optionnelles et comment éviter la sur-utilisation des tags.
- Gestion des versions et dates d'expiration : Empêchez les contenus obsolètes d'apparaître dans les résultats de recherche.
- Supervision continue : Idéalement, quelqu'un—comme un bibliothécaire numérique ou un administrateur DAM—est responsable de la politique, et effectue des audits et revues régulières pour que la politique reste en phase avec la réalité du travail de l'équipe.
Même si votre équipe est réduite, un minimum de structure fait une grande différence. Mettre en place ces politiques favorise la cohérence de la marque et assure la gestion des droits. Votre système sera ainsi prêt à évoluer sans devoir démêler un fouillis de tags et d'autorisations incohérents.
Quel est le rôle d’un bibliothécaire numérique dans un DAM ?
Si vous pensiez que c’était une profession en voie de disparition, surprise ! Permettez-moi de vous présenter l’évolution du métier chargé auparavant de rendre tous les livres d’un bâtiment aisément accessibles grâce au système le plus déroutant du monde.
Un bibliothécaire numérique est la personne chargée de maintenir l’ordre dans votre solution de gestion d’actifs, de gérer le contrôle des versions, d'aider à créer une taxonomie DAM, de surveiller la base de données et d'y apporter toute modification nécessaire pour assurer l’accès aux ressources pour tous.
De plus, le bibliothécaire formera les employés à utiliser le système DAM et à sélectionner les bons tags, à trouver la documentation requise et à aider tous ceux qui auraient besoin de précisions après coup.
Maintenant, si vous n’avez pas le budget pour embaucher un bibliothécaire, il est indispensable d'intégrer certaines de leurs meilleures pratiques dans votre utilisation quotidienne de l’outil DAM.
Meilleures pratiques de gestion des ressources numériques
1. Définir des lignes directrices pour les contenus passés et futurs
Il est important de savoir comment vous allez gérer les ressources numériques que vous avez créées par le passé. Devriez-vous ajouter une étiquette telle que « contenu ancien », « à trier » ou tout autre identifiant ? Peut-être que traiter tout cela comme s’il s’agissait de nouveaux contenus serait trop lourd au début, surtout si vous produisez du contenu depuis un certain temps.
Désormais, la prochaine bonne pratique concerne la gestion de vos contenus actuels et futurs.
2. Créer une taxonomie
Pensez à la façon dont vous allez classer vos contenus à l’avenir. Il s’agit d’une étape très importante, car vous ne souhaitez pas que chacun attribue des étiquettes sans règle précise. Définir le type de fichier, la catégorie et la sous-catégorie du contenu facilitera la recherche future de vos ressources.
3. Développer une nomenclature pour le marquage manuel de vos contenus
Établissez des conventions de nommage pour l’étiquetage (par exemple, « PRJ-nomduclient-ressource ») afin d’améliorer la recherche. Indiquez clairement à vos collaborateurs comment écrire les étiquettes manuelles. Peut-être souhaitez-vous qu’ils ajoutent une balise qui comporte le code projet sur trois lettres, suivi d’un tiret et du nom du client. Peut-être voulez-vous que tout soit en minuscule, sauf les noms de comptes. Quelles que soient vos règles, vous devez être aussi clair et cohérent que possible.
4. Créer des guides de formation
Une fois vos lignes directrices en place, il est temps de créer des documents et/ou des vidéos pour former le personnel à travers toute l’entreprise. Préparez des formations et des tutoriels pour les membres de votre équipe. Ceux-ci devraient inclure des instructions claires sur l’endroit où trouver les informations, qui contacter en cas de questions, ainsi que des exemples de situations d’étiquetage auxquelles ils pourraient être confrontés et comment les gérer.
N’oubliez pas que ces guides s’adressent aussi bien aux utilisateurs aguerris qu’aux novices, donc essayez de les simplifier au maximum. Puisque vous baignez dans l’information liée à la gestion des ressources numériques, vous pourriez être victime de la malédiction du savoir.
5. Recueillir des retours
Ce dernier point est souvent oublié. Une fois votre solution déployée, planifiez régulièrement des audits et des contrôles avec les parties prenantes, et invitez à donner leur avis pour vérifier si cela fonctionne pour tous. Au final, de nombreux utilisateurs vont mettre en ligne des contenus, et certaines des règles que vous avez définies ne seront peut-être pas les plus efficaces pour chaque utilisateur. Savoir ce que ressentent vos utilisateurs et adapter vos règles est préférable à ce qu’ils ignorent secrètement vos consignes d’étiquetage, ce qui risquerait de créer le chaos dans votre système impeccable.
Comment l’intégration d’un DAM influence l’étiquetage et l’efficacité des flux de travail
Si vous utilisez votre DAM de manière isolée, un étiquetage approprié est déjà important. Mais une fois que votre DAM est connecté à d’autres systèmes utilisés quotidiennement par votre équipe – comme votre CMS, CRM ou des outils d’information produit – ces balises deviennent essentielles pour la productivité.
Intégrer votre DAM avec d’autres plateformes permet aux ressources numériques de circuler facilement entre les systèmes. Par exemple, les équipes marketing travaillant dans un CMS peuvent importer directement des images approuvées depuis le DAM sans avoir à les recharger ni à rechercher manuellement. Les équipes commerciales utilisant un CRM peuvent accéder au contenu le plus à jour pour les présentations clients. Les équipes produits connectées via un PIM peuvent assurer la cohérence des visuels et documents sur plusieurs canaux.
L’objectif est de faire de votre DAM la source unique de vérité, ce qui facilite la création de contenu, accélère les flux de travail et homogénéise le message à travers votre marque.
C’est pourquoi investir dans un étiquetage cohérent ne sert pas seulement à garder de l’ordre dans le DAM. Il s’agit de faire fonctionner tout votre écosystème technologique de façon unifiée.
Avantages de métadonnées et de balises cohérentes dans un DAM
Ces pratiques visent à garantir un étiquetage précis. Étiqueter correctement votre contenu peut aider à :
- Améliorer la réutilisation des ressources
- Réduire le temps de recherche
- Éviter la duplication des données
- Maintenir la cohérence de la marque
- Optimiser les flux de gestion des ressources numériques
- Réduire les coûts liés à la recréation de contenu
Quel est le meilleur logiciel de gestion des ressources numériques ?
Lorsque vous envisagez une mise en place d’un DAM dans votre organisation, je vous recommande de créer un appel d’offres pour la gestion des ressources numériques afin de comparer vos options. Tenez compte de fonctionnalités telles qu’une interface conviviale, des contrôles d’accès robustes, l’intégration avec des API ainsi qu’une authentification et une sécurité renforcées. Ces fonctionnalités permettent de rationaliser les opérations et d’améliorer le fonctionnement de l’ensemble de votre écosystème de contenus. Bien que je ne puisse pas vous indiquer précisément quel logiciel serait le plus adapté à votre situation, voici une liste d’options de logiciels de gestion des ressources numériques actuellement disponibles sur le marché pour commencer. Informez-vous, testez une version d’essai ou inscrivez-vous pour une démonstration, et trouvez celle qui vous convient le mieux !
Dernières réflexions
Le bon étiquetage de vos ressources est l’un des piliers fondamentaux d’un système de gestion des ressources numériques performant. Avec une stratégie DAM solide, un étiquetage cohérent et la solution adaptée, vous pouvez créer un système évolutif qui soutient tout, de la création des ressources à la gestion des droits.
Si vous n’avez jamais entendu parler des logiciels DAM, découvrez ce qu’est un DAM et quel est le retour sur investissement d’un tel logiciel.