Gestion des fournisseurs en approvisionnement : avantages et guide pratique

Dans cet article, je présente les meilleures pratiques ainsi que les avantages de la gestion des fournisseurs dans l’approvisionnement.

Qu’est-ce que l’approvisionnement ?

L’approvisionnement est l’ensemble du processus d’achat ou d’acquisition de produits, services, biens ou matériaux auprès d’une entité juridique différente.

De nombreuses entreprises utilisent les termes approvisionnement, achats et sourcing de manière interchangeable, mais ces termes ont des significations distinctes.

Le sourcing et les achats font partie du processus global d’approvisionnement. Ils font particulièrement référence à la commande et à l’achat de biens ou de services.

L’approvisionnement est beaucoup plus vaste que le sourcing et les achats, car il englobe l’ensemble du processus. Il comprend la planification, le sourcing, l’acquisition et les paiements.

1. La planification inclut de nombreux éléments, tels que la détermination des besoins à approvisionner, la quantité et la qualité souhaitées, les délais d’approvisionnement, la définition des rôles et responsabilités des différentes parties prenantes, ainsi que l’établissement et la validation des budgets. Cela nécessite une coordination étroite entre les différents départements d’une organisation. Vous pouvez lire notre article détaillé sur les plans de gestion des approvisionnements pour en savoir plus sur la planification de l’approvisionnement.
2. Le sourcing comprend la recherche de fournisseurs potentiels, l’analyse de leurs forces et faiblesses, la présélection, l'établissement de relations et la signature de contrats fournisseurs. Le processus de présélection se fait généralement via des appels d’offres. Il est suivi par l’attribution d’un contrat au fournisseur retenu. Une phase de négociation a lieu avant l’attribution du contrat afin d’obtenir les conditions les plus favorables.
3. L’acquisition inclut la commande des articles, la réception des livraisons, la réconciliation, l’inspection et l’acceptation des biens ou services des fournisseurs contractuels.
4. Le paiement est l’étape finale de l’approvisionnement et inclut le règlement des factures fournisseurs ainsi que le paiement des biens achetés.

Qu’est-ce que la gestion des fournisseurs ?

Les fournisseurs sont des particuliers ou des entreprises qui fournissent des biens et/ou des services à l’organisation. La gestion des fournisseurs est l’un des aspects les plus cruciaux du processus global d’approvisionnement. Il ne faut pas confondre la gestion des fournisseurs avec la gestion de la chaîne d’approvisionnement, cette dernière traitant des produits et des matériaux, tandis que la gestion des fournisseurs concerne les relations humaines.

À tout moment, une grande organisation peut travailler avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs, représentés par un grand nombre de représentants. De plus, chaque fournisseur a ses propres conditions contractuelles.

Gérer autant de fournisseurs peut rapidement devenir fastidieux. Si les fournisseurs ne sont pas gérés correctement et de manière structurée, votre organisation risque de payer trop cher ou d’avoir des litiges avec eux.

La gestion des fournisseurs comprend la recherche de fournisseurs, l’analyse de leur historique, la présélection, la négociation des conditions, la signature des contrats, le paiement, le traitement des réclamations et la gestion des relations fournisseurs. Elle inclut également la définition d’indicateurs clés de performance (KPI) et d’accords de niveau de service (SLA), l’évaluation de la performance des fournisseurs, la surveillance de leur santé financière et la gestion des contrats.

Pourquoi se concentrer sur la gestion des fournisseurs ?

Le succès de votre organisation dépend de celui de ses fournisseurs. Non seulement ils vous aident à livrer vos produits et services à vos clients, mais ils jouent aussi un rôle déterminant dans la rentabilité et la croissance. Avec le temps, un fournisseur peut devenir un partenaire stratégique central dans les activités et fonctions de votre entreprise.

Autrefois, l’approvisionnement était un service isolé qui se contentait d’acheter des biens et/ou des services, mais les choses ont changé ces dernières années. L’approvisionnement est désormais un aspect fondamental de la stratégie globale de l’entreprise. Les organisations du monde entier adoptent une approche stratégique de la gestion de leurs fournisseurs afin de maximiser la valeur obtenue.

Le processus de gestion des fournisseurs

En termes simples, le processus de gestion des fournisseurs désigne les étapes à suivre pour présélectionner, intégrer, engager et gérer les fournisseurs. Il comprend les étapes suivantes.

1.  Rechercher des fournisseurs

La recherche de fournisseurs peut se faire à l’aide d’annuaires professionnels, de publicités dans les journaux, de sites web B2B (business to business), de recommandations et de listes d’organisations. Vous pouvez établir des critères de sélection des fournisseurs durant vos recherches. Par exemple, vous pouvez spécifier que le fournisseur doit avoir un chiffre d’affaires minimum de 100 millions de dollars sur les trois dernières années, qu’il doit posséder certaines certifications industrielles, etc.

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

URL

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

2.   Inviter des offres et présélectionner les fournisseurs

Une fois les fournisseurs présélectionnés, vous pouvez leur envoyer des appels d’offres (RFP) afin qu’ils soumettent leurs propositions et devis (propositions techniques et offres commerciales). Vous pourrez alors comparer leurs réponses et faire un nouveau tri parmi les fournisseurs. 

Vous pouvez définir des critères d’évaluation et concevoir des grilles de notation pour classer les offres des fournisseurs. Votre objectif doit être de trouver les bons partenaires avec qui établir des relations durables.

Trouver de bons fournisseurs est important pour éviter les perturbations. Selon Deloitte, « 87 % des répondants ont admis avoir fait face à un incident perturbateur avec des tiers au cours des deux à trois dernières années ».

3.   Négocier et signer le contrat

Après avoir analysé les offres, vous pouvez présélectionner des fournisseurs et négocier avec eux. La négociation du contrat peut porter autant sur les prix que sur les termes et conditions.

Négocier est bénéfique pour les deux parties ; il ne faut donc pas mettre les fournisseurs trop sous pression. Restez ouvert à la discussion pour que les fournisseurs puissent eux aussi négocier des conditions favorables.

Une négociation permet de briser la glace et pose les bases d’une bonne entente. Une négociation gagnant-gagnant favorise la construction de relations durables avec vos fournisseurs.

Après les négociations, vous pouvez signer un contrat avec les fournisseurs qui soit avantageux pour les deux parties.

4.   Intégrer les fournisseurs

Après avoir signé le contrat avec les fournisseurs, vous devez les intégrer. L’onboarding des fournisseurs permet de les intégrer au réseau de votre organisation. Un processus d’intégration fluide favorise la gestion de la relation fournisseur. 

Les fournisseurs ne pourront pas contribuer efficacement s’ils sont nouveaux et ne connaissent pas les systèmes de votre organisation. C’est à ce stade que votre expertise sera nécessaire pour former et informer les fournisseurs sur votre organisation.

5.   Établir des objectifs

Vous devez fixer des objectifs clairs pour vos fournisseurs afin qu’ils puissent vous aider dans votre activité. Le mieux est de partager des indicateurs de performance clairs et objectifs, des KPIs et des SLA qui soient réalisables et réalistes.

Vous devez communiquer vos attentes aux fournisseurs afin qu’il y ait une compréhension mutuelle entre vous et eux.

6.   Suivre la performance des fournisseurs

Établir des objectifs ne suffit pas. Vous devez continuellement rappeler vos attentes aux fournisseurs et leur demander de respecter les termes du contrat. Il est essentiel de suivre régulièrement leur performance et de s’assurer qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes. 

Pendant ce suivi, vous devez aussi leur donner un retour régulier et leur apporter l’accompagnement nécessaire pour leur permettre d’atteindre vos objectifs.

7.   Récompenser les fournisseurs

Cette étape est facultative, mais elle joue un grand rôle dans la construction de relations sur le long terme. Si vous récompensez les fournisseurs pour leurs contributions, ils se sentent intégrés à votre organisation et sont prêts à faire un effort supplémentaire pour atteindre les objectifs.

8. Communication régulière

Une communication régulière avec les fournisseurs est essentielle pour fixer les bonnes attentes (voir point 5 ci-dessus), surveiller la performance des fournisseurs (voir point 6 ci-dessus) et construire une relation (voir point 9 ci-dessous). 

En communiquant de manière régulière, vous évitez les situations désagréables et vous pouvez gérer de façon précoce les risques liés aux fournisseurs. Il est conseillé de mettre en place des dispositifs de communication formels et informels pour garantir une circulation de l’information ouverte.

9.   Construire des relations

Il est difficile de trouver de bons fournisseurs, alors il est important de prendre soin de vos relations avec eux une fois le contrat signé. Il n’y a aucune raison de perdre de bons partenaires en raison d’une mauvaise gestion de la relation. Vous devez adopter une démarche stratégique pour établir et maintenir ces relations. 

Vous pouvez faire tout ce qui suit pour bâtir des relations fructueuses avec vos fournisseurs :

• Partagez les informations et les priorités : Vous devez partager les informations nécessaires avec vos fournisseurs en temps utile et leur communiquer vos priorités. Cela leur permettra de travailler efficacement et de les orienter vers la réalisation de vos objectifs. Vous pouvez partager des informations relatives aux dates de mise en œuvre et de lancement, aux plans de mise sur le marché, ainsi que toute autre information pertinente susceptible de les aider dans leur travail.
• Impliquez-les dans l’élaboration de la stratégie et laissez-les innover : Vous obtenez les meilleurs résultats lorsque vous et vos fournisseurs travaillez ensemble à l'élaboration d'une stratégie commune pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Vous pouvez les inviter à des réunions stratégiques et leur donner la liberté d’innover. N'oubliez pas pourquoi vous les avez engagés à l’origine – ce sont des experts dans leur domaine. Ils peuvent fournir des idées précieuses et proposer des suggestions innovantes, qui peuvent améliorer votre produit. Ils peuvent s’avérer déterminants pour vous donner un avantage concurrentiel.
• Visez le long terme : La véritable valeur d'une relation commerciale réside dans la construction de partenariats à long terme. Ne recherchez pas des relations à court terme, qui n'apporteront que des gains ponctuels et des bénéfices marginaux.
• Collaborez pour des accords gagnant-gagnant : Même si vous rémunérez vos fournisseurs, vous devez les traiter comme des partenaires à part entière. Ils sont avec vous pour leur expertise. Il ne faut donc pas trop les brusquer lors des négociations. Cela ne ferait que créer du ressentiment, ce qui pourrait entraîner des problèmes à l'avenir. Vous devez instaurer la confiance et vous concentrer sur des accords négociés de bonne foi. Cela apportera une satisfaction mutuelle aux deux parties.

Voici une conférence intéressante qui peut vous donner un meilleur aperçu sur la construction de relations (vous devrez être membre pour accéder à ce contenu).

Avantages de la gestion des fournisseurs

Une gestion des fournisseurs rationalisée et structurée aide les entreprises sur de nombreux aspects. Voici quelques-uns des principaux avantages d’une bonne gestion des fournisseurs.

1.   Atténuation des risques

Malgré le risque de perturbation, la pratique de la mesure et de la gestion des risques liés aux tiers n’en est encore qu’à ses débuts. Des recherches récentes ont révélé que 82 % n’étaient pas sûrs ou pensaient ne pas avoir identifié tous les risques liés aux tiers auxquels leur organisation est exposée.

La gestion proactive des fournisseurs augmente la visibilité et réduit les risques associés aux fournisseurs. Elle permet de suivre continuellement les fournisseurs, ce qui aide à gérer d’éventuels événements imprévus à l’avenir.

Pour protéger votre organisation contre des risques potentiels, vous pouvez réaliser une évaluation des risques et mettre en place des processus de partage d’informations et de suivi périodique de leurs performances. Vous pouvez utiliser les données de votre système d’évaluation des performances pour identifier les failles potentielles et proposer des améliorations avant qu’elles ne deviennent de vrais problèmes.

2.   Optimisation des performances

Le suivi des performances des fournisseurs permet non seulement de réduire les risques, mais aussi d’améliorer les résultats. Vous pouvez mettre en place et rationaliser les processus pour surveiller, évaluer et mesurer la performance de vos fournisseurs afin de garantir qu'ils répondent à vos exigences et attentes. Cela les incitera à améliorer et à optimiser leurs performances.

3.   Réduction des coûts

Une communication régulière et une surveillance périodique améliorent la visibilité, ce qui peut vous aider à identifier les coûts cachés dans le processus d’approvisionnement. Vous pouvez ainsi éliminer les gaspillages et maîtriser les coûts.

De plus, si vous entretenez une relation durable avec vos fournisseurs, vous pouvez négocier de meilleurs tarifs et conditions contractuelles, permettant ainsi de réaliser des économies. Cela peut à son tour augmenter votre marge bénéficiaire.

4.   Relations à long terme

Trouver de bons fournisseurs n’est pas chose aisée. Cela demande du temps et des efforts. En soignant vos fournisseurs et en établissant des relations solides, vous pouvez améliorer l’efficacité des achats.

À écouter aussi : Comment bâtir une loyauté durable avec des prestataires virtuels

More Articles

• Comment créer un plan de gestion des achats en 8 étapes simples
• Gestion des achats : Guide complet pour les chefs de projet

5.   Amélioration de l’efficacité du travail administratif

L’efficacité du travail administratif peut être considérablement améliorée grâce à un programme structuré de gestion des fournisseurs. Le travail administratif peut inclure le traitement des factures, la tenue des dossiers, les paiements, la gestion des réclamations, le reporting et la gestion des performances.

6.   Protection de la marque

La valeur de la marque de votre organisation peut être ternie si vous ne sélectionnez pas les bons fournisseurs. Les actes malhonnêtes de prestataires non professionnels ou non éthiques peuvent nuire à votre réputation. Cependant, un programme solide de gestion des fournisseurs peut éviter cela en ne sélectionnant que de bons fournisseurs.

Défis Courants de la Gestion des Fournisseurs

La gestion des fournisseurs tiers n’est pas sans difficultés ni défis. Lors de la gestion des fournisseurs, vous pouvez rencontrer des problèmes liés à la conformité, au maintien de la valeur et de la réputation de votre marque, à l'évitement des litiges, ainsi qu’à la gestion des réclamations et contre-réclamations tout au long du cycle de vie.

Les défis de la gestion des fournisseurs tendent à augmenter avec la taille de votre organisation et le nombre de fournisseurs contractés. 

Vous devriez élaborer et affiner votre processus de gestion des fournisseurs pour prendre en compte les défis suivants :

1. Gérer un écosystème de fournisseurs. Votre organisation peut traiter avec des centaines de fournisseurs différents. Vos systèmes et processus doivent pouvoir gérer efficacement tous ces fournisseurs. Les systèmes doivent être capables de traiter les questions liées au traitement des factures, aux paiements, à la gestion des réclamations, au contrôle qualité, et à la conformité.
2. À mesure que le nombre de fournisseurs augmente, celui des contrats augmente également. Chaque contrat comporte ses propres défis uniques. La gestion contractuelle nécessite une étroite coordination entre différents départements, tels que le service juridique, les achats, le marketing et la production. De plus, il existe différents types de contrats répandus dans différents secteurs.
3. La gestion des risques est toujours une affaire complexe. Peu importe le degré de perfectionnement de vos processus de gestion des fournisseurs, l’incertitude demeure. L’identification, l’analyse, la priorisation et la planification des réponses face aux risques constituent un aspect important du processus de gestion des risques lié aux fournisseurs.
4. Le recrutement des bonnes personnes, la mise en œuvre de processus structurés et la construction de systèmes de gestion proactifs des fournisseurs augmentent les coûts administratifs. Il est difficile de maintenir ces coûts sous contrôle.
5. Lorsque de nombreuses personnes sont impliquées dans les activités d'approvisionnement, il existe toujours un risque de fuite de données fournisseurs. Aujourd’hui, les entreprises dépendent fortement des données et toute fuite de données peut entraîner une perte de réputation et des pertes financières. De plus, à mesure que les entreprises automatisent leurs processus et les migrent en ligne, les cyberattaques deviennent une préoccupation majeure pour l'organisation.

Et Maintenant ?

Aucune entreprise, qu'elle soit grande ou petite, ne peut éviter de travailler avec des fournisseurs. Chaque entreprise a besoin de quelque chose qui ne peut être fourni que par un tiers.

Au cours des dernières années, la gestion des fournisseurs est devenue un aspect crucial du fonctionnement d’une entreprise. Vous devez communiquer régulièrement, interagir et soutenir vos fournisseurs afin de bâtir des relations à long terme et de tirer le meilleur parti de leur collaboration.

Gérer des fournisseurs ne va pas sans difficultés mais les avantages d’une gestion efficace des fournisseurs surpassent les défis.

Comment gérez-vous vos fournisseurs au sein de votre organisation ? Quelle est votre stratégie de gestion des fournisseurs ? Disposez-vous de processus standardisés pour la gestion des fournisseurs ? Quelles sont vos meilleures pratiques en la matière ?

Laissez un commentaire ci-dessous et partagez également cet article avec vos collègues.

Si vous avez apprécié cet article, vous pouvez vous abonner à la newsletter The Digital Project Manager pour recevoir ce type de contenu directement dans votre boîte mail.