Gestion des Fournisseurs en Approvisionnement : Avantages & Guide Pratique
Personne dans ce monde ne peut tout faire seul. Nous avons besoin d'autres personnes pour nous soutenir afin de survivre. Tout comme nous, les organisations ont besoin du support d'autres entreprises pour mener leurs activités. Ces autres entreprises sont appelées fournisseurs (également connus comme vendeurs, prestataires ou fournisseurs de services).
La mission principale des fournisseurs est de fournir des services ou de livrer des biens et matériaux à l'organisation effectuant l'achat. Le processus consistant à obtenir de tels services ou à acheter des biens auprès des fournisseurs s'appelle l'approvisionnement.
Puisque les fournisseurs sont essentiels pour soutenir une entreprise, la gestion des fournisseurs est un aspect important de l'approvisionnement. En général, la plupart des grandes entreprises possèdent un service dédié (gestion de la chaîne d'approvisionnement) pour acheter biens et services.
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Dans cet article, je présente les meilleures pratiques et les avantages de la gestion des fournisseurs dans l'approvisionnement.
Qu'est-ce que l'approvisionnement ?
L'approvisionnement est l'ensemble du processus d'achat ou d'acquisition de produits, services, biens ou matériaux auprès d'une entité juridique différente.
De nombreuses entreprises utilisent indifféremment les termes approvisionnement, achat et sourcing, mais ces termes ont des significations différentes.
Le sourcing et l'achat font partie du processus global d'approvisionnement. Ils désignent spécifiquement la commande et l'achat de biens ou de services.
L'approvisionnement est bien plus large que le sourcing et l'achat, car il désigne l'ensemble du processus. Il inclut la planification, le sourcing, l'acquisition et les paiements.
- La planification comprend de nombreux éléments comme la détermination de ce qui doit être approvisionné, la quantité et la qualité à acquérir, les délais d'approvisionnement, la définition des rôles et responsabilités des différents acteurs et l'établissement et l'approbation des budgets. Cela nécessite une coordination étroite entre les différents services d'une organisation. Vous pouvez lire notre article détaillé sur les plans de gestion des achats pour en savoir plus sur la planification de l'approvisionnement.
- Le sourcing comprend la recherche de fournisseurs potentiels, l'analyse de leurs points forts et faibles, la présélection des fournisseurs, l'établissement de relations et la signature de contrats de fourniture. La présélection des fournisseurs se fait généralement par le biais d'appels d'offres concurrentiels. Cela se poursuit par l'attribution d'un contrat au fournisseur sélectionné. Les négociations sont menées avant l'attribution du contrat afin de parvenir aux conditions les plus avantageuses.
- L'acquisition inclut la commande des articles, la réception des livraisons, la réconciliation, l'inspection et l'acceptation des biens ou services des fournisseurs contractuels.
- Le paiement est l'étape finale de l'approvisionnement. Elle consiste à régler les factures des fournisseurs et à payer pour les produits ou services achetés.
Qu'est-ce que la gestion des fournisseurs ?
Les fournisseurs sont des personnes ou des entreprises qui fournissent des biens et/ou des services à l'organisation cliente. La gestion des fournisseurs est l'un des aspects les plus cruciaux du processus global d'approvisionnement. Il ne faut pas confondre la gestion des fournisseurs avec la gestion de la chaîne d'approvisionnement, car elle concerne les personnes plutôt que les biens et les matériaux.
À tout moment, une grande organisation peut collaborer avec des centaines, voire des milliers de fournisseurs, qui pourraient être représentés par des dizaines de représentants. De plus, chaque fournisseur disposera de conditions contractuelles différentes.
Gérer autant de fournisseurs peut devenir très complexe. Si les fournisseurs ne sont pas gérés correctement, de manière structurée, votre organisation pourrait finir par payer trop cher ou se retrouver en litige avec eux.
La gestion des fournisseurs inclut la recherche de fournisseurs, l'analyse de leur historique, la présélection, la négociation des conditions, la signature des contrats, le paiement, la gestion des réclamations et la gestion des relations fournisseurs. Elle comprend également la définition des indicateurs de performance (KPI) et des accords de niveau de service (SLA), l'évaluation de la performance des fournisseurs, le suivi de leur santé financière et la gestion contractuelle.
Pourquoi devez-vous vous concentrer sur la gestion des fournisseurs ?
Le succès de votre organisation dépend du succès de ses fournisseurs. Ils vous aident non seulement à livrer des biens et des services à vos clients, mais jouent également un rôle clé dans la rentabilité et la croissance. Avec le temps, un fournisseur peut devenir votre partenaire stratégique central dans vos activités et fonctions organisationnelles.
Autrefois, l'approvisionnement était un service isolé chargé de l'achat de biens et/ou de services, mais les choses ont changé ces dernières années. La fonction achats est désormais un aspect fondamental de la stratégie globale de l'entreprise. Les organisations, partout dans le monde, adoptent une approche stratégique de la gestion de leurs fournisseurs afin d'en tirer la meilleure valeur.
Le processus de gestion des fournisseurs
En termes simples, le processus de gestion des fournisseurs est l'ensemble des étapes pour présélectionner, intégrer, engager et gérer les fournisseurs. Il comprend les étapes suivantes.
1. Rechercher des fournisseurs
La recherche de fournisseurs peut se faire à l'aide d'annuaires professionnels, de publicités dans les journaux, de sites web B2B (business to business), de recommandations et de listes issues d'organisations. Vous pouvez établir des critères de sélection des fournisseurs lors de cette recherche. Par exemple, vous pouvez spécifier que le fournisseur doit avoir réalisé un chiffre d'affaires minimum de 100 millions de dollars au cours des trois dernières années, qu'il doit posséder certaines certifications industrielles, etc.
2. Inviter à soumissionner et présélectionner les fournisseurs
Une fois les fournisseurs présélectionnés, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des appels d'offres (RFP software) pour gérer les demandes de propositions et recueillir les offres des fournisseurs (propositions techniques et devis). Vous pouvez présélectionner les fournisseurs après avoir examiné et comparé leurs offres.
Vous pouvez établir des critères d'évaluation et concevoir des grilles de notation pour classer les offres des fournisseurs. Votre objectif doit être de trouver les bons partenaires avec lesquels instaurer des relations de partenariat durables.
Trouver de bons fournisseurs est important pour éviter les perturbations. Selon Deloitte, "87 % des personnes interrogées ont admis avoir connu un incident perturbateur avec des tiers au cours des deux ou trois dernières années".
3. Négocier et signer le contrat
Après avoir analysé les offres, vous pouvez présélectionner les fournisseurs et négocier avec eux. La négociation du contrat peut porter sur le prix aussi bien que sur les conditions générales.
Négocier est bénéfique pour les deux parties ; vous ne devez donc pas mettre trop de pression sur les fournisseurs. Restez ouvert aux fournisseurs afin qu’eux aussi puissent négocier avec vous des conditions avantageuses.
Une négociation permet de briser la glace et de créer une base solide pour établir une bonne entente. Une négociation gagnant-gagnant contribue à bâtir des relations fournisseurs durables.
À l'issue des négociations, vous pouvez signer un contrat avec les fournisseurs de manière à ce qu’il soit bénéfique pour les deux parties.
4. Intégrer les fournisseurs
Après avoir signé le contrat avec les fournisseurs, vous devez les intégrer. L'intégration des fournisseurs permet de les inclure dans le réseau de votre organisation. Un processus d'intégration fluide favorise la gestion de la relation fournisseur.
Les fournisseurs risquent de ne pas pouvoir contribuer efficacement s’il s’agit de nouveaux partenaires qui ne connaissent pas les systèmes de votre organisation. C’est là que votre expertise sera nécessaire afin de former et d’informer les fournisseurs sur le fonctionnement de votre structure.
5. Définir des objectifs
Vous devez fixer des objectifs clairs à vos fournisseurs afin de les aider à vous accompagner dans votre activité. L’idéal est de partager des indicateurs de performance (KPIs), et des SLA clairs, objectifs et réalisables.
Vous devez communiquer vos attentes aux fournisseurs afin qu’il y ait une compréhension mutuelle entre vous et eux.
6. Suivre les performances des fournisseurs
Définir des objectifs ne suffit pas. Vous devez sans cesse communiquer vos attentes aux fournisseurs et leur demander de respecter les conditions stipulées dans le contrat. Il vous faut suivre régulièrement leurs performances et vous assurer qu'elles sont optimales.
Lors du suivi, vous devez également leur donner des retours réguliers et leur fournir le soutien nécessaire afin qu’ils puissent atteindre les résultats attendus.
7. Récompenser les fournisseurs
C’est une étape optionnelle, mais cela contribue grandement à établir des relations à long terme. Si vous récompensez les fournisseurs pour leurs contributions, ils se sentiront partie prenante de votre organisation et iront au-delà des attentes pour atteindre les objectifs.
8. Communication régulière
Une communication régulière avec les fournisseurs est essentielle pour fixer les bonnes attentes (#5 ci-dessus), surveiller la performance des fournisseurs (#6 ci-dessus) et bâtir des relations (#9 ci-dessous).
En communiquant régulièrement, vous pouvez éviter des situations désagréables et gérer rapidement les risques liés aux fournisseurs. Il convient de mettre en place des mécanismes de communication formels et informels afin de garantir l’ouverture du dialogue.
9. Bâtir des relations
Il est difficile de trouver de bons fournisseurs, il est donc important d’entretenir la relation avec eux après la signature du contrat. Il serait dommage de perdre de bons partenaires à cause d’une mauvaise relation. Vous devez adopter une approche stratégique pour créer et maintenir des liens solides.
Vous pouvez mettre en place tout ce qui suit pour établir des relations fructueuses avec vos fournisseurs :
- Partagez les informations et les priorités : Vous devez transmettre les informations nécessaires à vos fournisseurs en temps utile et leur faire part de vos priorités. Cela leur permettra de travailler efficacement et de les orienter vers l’atteinte de vos objectifs. Vous pouvez partager des informations relatives aux dates de mise en œuvre et de lancement, aux plans de commercialisation, ainsi que toute autre information pertinente qui pourrait les aider à faire leur travail.
- Impliquez-les dans l’élaboration de la stratégie et laissez-les innover : Vous obtiendrez les meilleurs résultats lorsque vous et vos fournisseurs collaborez à la mise en place d’une stratégie commune visant à atteindre vos objectifs commerciaux. Vous pouvez les inviter à des réunions stratégiques et leur laisser l’espace nécessaire pour innover. Souvenez-vous de la raison pour laquelle vous les avez engagés au départ : ce sont des experts dans leur domaine. Ils peuvent fournir des perspectives précieuses et formuler des suggestions innovantes qui peuvent améliorer votre produit. Ils peuvent devenir des atouts essentiels pour vous créer un avantage concurrentiel.
- Visez le long terme : La vraie valeur d’une relation d’affaires repose sur la construction de partenariats durables. Ne recherchez pas des relations de courte durée, qui n’apporteront que des gains ponctuels et des avantages marginaux.
- Collaborez pour des accords gagnant-gagnant : Même si vous rémunérez vos fournisseurs, vous devez les traiter comme des partenaires à part entière. Ils sont à vos côtés pour leur expertise. Il ne faut donc pas trop leur mettre de pression lors des négociations. Cela ne ferait qu’engendrer du ressentiment, risquant de provoquer des soucis à l’avenir. Vous devez instaurer la confiance et chercher à négocier des accords dans un esprit de bonne foi. Ainsi, chaque partie pourra éprouver un sentiment de satisfaction.
Voici une intervention intéressante qui peut vous donner plus de perspectives sur la construction de relations (il vous faudra être membre pour accéder à ce contenu).
Avantages de la gestion des fournisseurs
Une gestion des fournisseurs structurée et rationalisée aide les entreprises sur de nombreux plans. Voici quelques-uns des principaux avantages d’une bonne gestion des fournisseurs.
1. Atténuation des risques
Malgré le risque de perturbation, la pratique de la mesure et de la gestion des risques liés aux tiers n’en est encore qu’à ses débuts. Une étude récente a montré que 82 % ne se sentaient pas suffisamment confiants ou n’étaient pas certains d’avoir identifié tous les risques liés aux tiers auxquels leur organisation est exposée.
La gestion proactive des fournisseurs accroît la visibilité et réduit les risques liés aux fournisseurs. Elle permet de suivre en continu vos prestataires pour mieux anticiper les événements imprévus à venir.
Pour protéger votre organisation contre les risques potentiels, vous pouvez réaliser une évaluation des risques, mettre en place des processus de partage d’informations et suivre périodiquement leurs performances. Vous pouvez utiliser les données issues de votre système d’évaluation pour identifier les écueils potentiels et proposer des améliorations avant qu’ils ne deviennent des problèmes sérieux.
2. Optimisation de la performance
Le suivi de la performance des fournisseurs permet non seulement de réduire leurs risques, mais aussi d’améliorer vos résultats. Vous pouvez mettre en place et optimiser des processus afin de surveiller, évaluer et mesurer la performance de vos fournisseurs pour vous assurer qu’ils répondent à vos exigences et attentes. Cela les incitera à s’améliorer et à optimiser leurs résultats.
3. Réduction des coûts
Une communication régulière et un suivi périodique améliorent la visibilité, ce qui vous permet de détecter les coûts cachés dans le processus d’approvisionnement. Ainsi, vous pouvez limiter les gaspillages et maîtriser vos dépenses.
De plus, si vous entretenez une relation de longue date avec vos fournisseurs, vous pourrez négocier de meilleurs tarifs et termes de contrats, générant ainsi des économies. Cela pourra, par la suite, augmenter vos marges de profits.
4. Relations à long terme
Trouver de bons fournisseurs n’est pas simple. Cela demande du temps et des efforts. En fidélisant vos fournisseurs de qualité et en bâtissant des relations solides, vous améliorez l’efficacité des achats.
À écouter également : Comment construire une fidélité à long terme avec des contractuels virtuels
5. Amélioration de l’efficacité des tâches administratives
L’efficacité des travaux administratifs peut être fortement améliorée grâce à un programme structuré de gestion des fournisseurs. Parmi ces tâches figurent le traitement des factures, la tenue des dossiers, les paiements, la gestion des réclamations, les reportings, et le pilotage de la performance.
6. Protection de la marque
La valeur de la marque de votre organisation peut être ternie si vous ne choisissez pas des fournisseurs appropriés. Les actions douteuses de vendeurs peu professionnels et peu éthiques peuvent nuire à votre réputation. Cependant, un programme solide de gestion des fournisseurs peut prévenir cela en n’approuvant que de bons fournisseurs.
Défis courants de la gestion des fournisseurs
Gérer des fournisseurs tiers n’est pas sans difficultés ni défis. Lors de la gestion des fournisseurs, vous pouvez rencontrer des problèmes liés à la conformité, à la préservation de la valeur et de la réputation de votre marque, à l’évitement des litiges, ainsi qu’à la gestion des réclamations et contre-réclamations tout au long du cycle de vie.
Les défis de la gestion des fournisseurs ont tendance à croître avec la taille de votre organisation et le nombre de fournisseurs contractuels.
Vous devriez développer et affiner votre processus de gestion des fournisseurs afin de prendre en compte les défis suivants :
- Gérer un écosystème de fournisseurs. Votre organisation peut être amenée à travailler avec des centaines de fournisseurs différents. Vos systèmes et processus doivent être capables de gérer efficacement tous ces fournisseurs. Les systèmes devraient être capables de traiter les problèmes liés à la facturation, aux paiements, à la gestion des réclamations, au contrôle qualité et à la conformité.
- À mesure que le nombre de fournisseurs augmente, le nombre de contrats progresse aussi. Chaque contrat présente ses propres défis. La passation des contrats exige une coordination étroite entre de nombreux services différents comme le juridique, les achats, l’équipe marketing et la production. En outre, il existe différents types de contrats selon les secteurs.
- La gestion des risques est toujours complexe. Quelle que soit la sophistication ou l’efficacité de vos processus de gestion des fournisseurs, l’incertitude demeure. L’identification, l’analyse, la hiérarchisation des risques et la planification des réponses sont des aspects importants du processus de gestion des risques lié aux fournisseurs.
- Recruter les bonnes personnes, mettre en place des processus structurés et bâtir des systèmes de gestion proactive des fournisseurs augmente les coûts administratifs. Il est alors difficile de maîtriser ces coûts.
- Lorsque plusieurs personnes participent aux activités d’approvisionnement, il existe toujours un risque de fuite de données fournisseurs. Aujourd’hui, les entreprises dépendent fortement des données et toute fuite peut conduire à une perte de réputation et financière. De plus, à mesure qu’elles automatisent leurs processus et les mettent en ligne, les cyberattaques deviennent l’une des plus grandes préoccupations de l’organisation.
Et après ?
Aucune entreprise, grande ou petite, ne peut se passer de travailler avec des fournisseurs. Chaque société a besoin d’éléments que seuls des tiers peuvent fournir.
Au fil des dernières années, la gestion des fournisseurs est devenue un aspect essentiel de la gestion d’entreprise. Vous devez communiquer régulièrement, interagir et accompagner vos fournisseurs afin de bâtir des relations sur le long terme et d’en tirer le meilleur parti.
La gestion des fournisseurs n’est pas exempte de défis, mais les avantages d’une gestion efficace sont supérieurs aux difficultés rencontrées.
Comment gérez-vous vos fournisseurs dans votre organisation ? Quelle est votre stratégie de gestion des fournisseurs ? Disposez-vous de processus standardisés pour la gestion des fournisseurs ? Quelles sont vos meilleures pratiques en la matière ?
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