Gestion des achats : Guide complet pour les chefs de projet
Où s’intègrent les chefs de projet dans le processus de gestion des achats ? Cela impacte nos projets, et pourtant, il nous arrive souvent de ne pas être les personnes qui sélectionnent les fournisseurs et prestataires qui interviendront sur notre projet. C’est aussi une source majeure de risques—que se passe-t-il pour votre projet si le développeur que vous avez recruté disparaît du jour au lendemain ?
Je m’appelle Shash Roy et j’évolue dans le domaine de la gestion de projet depuis 20 ans. J’enseigne la gestion des achats depuis 10 ans, et j’ai pu constater à quel point ce sujet n’est pas très populaire dans la plupart des discussions sur la gestion de projet, alors qu’il est véritablement essentiel dans les projets.
Je vais aborder la gestion des achats du point de vue du chef de projet et expliquer comment, si ce domaine n’est pas correctement géré, il peut devenir source de risques et de problèmes.
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Qu’est-ce que la gestion des achats ?
L’achat consiste à acquérir des biens ou des services auprès d’un fournisseur ou prestataire externe. Dans un projet donné, vous pourriez avoir besoin d’acheter du matériel, des logiciels ou de faire appel à des ressources ou membres d’équipe disposant de compétences spécifiques.
La gestion des achats est le processus de recherche, sélection et collaboration avec des fournisseurs selon les besoins spécifiques du projet.
Bien souvent, les chefs de projet négligent cet aspect et en subissent ensuite les conséquences à cause d’un retard dans les achats. Pensez à une maison de cartes : si une carte tombe, toutes les autres suivent. Donc, si l’achat ne reçoit pas l’attention nécessaire, il retardera le projet.
Pourquoi est-il important que les chefs de projet comprennent les achats ?
Le processus d’achat commence par l’identification d’un besoin et la coordination avec le responsable des achats ou le département achats. Une fois que vous avez l’autorisation de procéder à un achat pour votre projet, élaborez un planning d’achat en y intégrant la durée spécifique à cette acquisition. Par exemple, si vous avez besoin d’un développeur supplémentaire, tenez compte du nombre d’heures, de jours ou de semaines dont vous aurez besoin, et du moment où il commencera et terminera sa mission sur le projet.
Une fois que le planning des achats est intégré dans le planning projet et partagé avec les parties prenantes, cela permet d’avoir une vision complète du déroulement du projet. Les achats ne doivent pas être traités comme une activité à part ou isolée. Bien souvent, cet aspect n’est pas considéré comme une activité projet à part entière, ce qui peut entraîner potentiellement des retards.
Une fois le planning projet (avec la durée des achats intégrée) communiqué aux différentes parties prenantes (internes et externes), il est important de fixer des attentes tant auprès de l’équipe projet que de l’équipe achats. La transparence garantit la confiance dans le projet et instaure une atmosphère positive. Des réunions régulières avec les parties prenantes (en interne comme avec les clients) permettent de suivre l’avancement des achats.
Quels sont les risques directement liés aux achats ?
Parlons de quelques risques inhérents au processus d’achat et qui peuvent impacter la planification du projet. Un risque résultant d’un retard dans les achats est probablement le risque le plus courant rencontré dans les projets.
Des situations concrètes peuvent inclure un retard dans l’acquisition de matériel, l’incompatibilité d’un logiciel neuf ou mis à jour, ou des difficultés de configuration, ou encore le départ de ressources clés à un moment critique.
Ainsi, en tant que chef de projet, vous devrez anticiper toutes ces situations potentielles et les signaler comme risques dès le début du projet. Ces risques devront figurer dans la charte du projet et être partagés avec toutes les parties prenantes.
Les achats tout au long du cycle de vie du projet
Les paragraphes suivants détaillent les cinq phases du projet, la façon dont les chefs de projet et les équipes achats peuvent collaborer tout au long du cycle, ainsi que la répartition des responsabilités.
Lancement
Identifiez la nature des achats nécessaires au projet : matériel, logiciel ou ressources. L’avantage de cette identification précoce est de pouvoir être transparent auprès de l’ensemble des parties prenantes et ainsi leur faire comprendre l’importance des achats et les risques associés.
Pendant cette phase d'initiation, le chef de projet est assigné au projet et commence par étudier la déclaration de travail. La déclaration de travail inclut une définition du périmètre qui décrit ce qui doit être fait. N'oubliez pas que ce n'est pas un travail à accomplir seul !
Le chef de projet identifie les achats à effectuer et valide cela avec le client. Cela se produit probablement lors de la réunion de lancement avec le client, ce qui garantit une communication adéquate avec l'équipe projet et tous les acteurs du projet (rappelez-vous, l'équipe projet fait aussi partie des parties prenantes du projet). L'achat est également mentionné dans la charte du projet.
Une fois les besoins en achats identifiés, c'est le bon moment pour :
- Comprendre le processus d'achat de l'organisation
- Faire connaissance avec le/la responsable des achats et les autres professionnels du service achats
- Lancer le processus d'achat. De nombreuses organisations exigent qu'un formulaire initial soit rempli. Cela peut consister à télécharger les formulaires à partir d'un portail commun ou d'un outil comme SharePoint.
- Définir les canaux de communication, la fréquence et les attentes avec le service ou le/la responsable des achats.
- Comprendre les grandes lignes des délais d'achat. Combien de temps ce type d'achat prend-il ? Communiquez ces informations aux parties prenantes du projet.
Planification
À mesure que le projet passe à la phase de planification, le client sera impatient de connaître en détail la stratégie du projet. Comment allez-vous gérer le projet ? Quand vais-je voir les livrables ? Quelles sont les attentes ?
Les activités classiques de planification de la gestion de projet ont lieu à cette étape. Pendant que le chef de projet construit le calendrier, il intègre également les échéances des achats dans la planification du projet. C'est une stratégie gagnant-gagnant, car intégrer les échéances des achats dans votre planification apporte non seulement de la transparence au processus de gestion des achats, mais vous aide aussi à ne pas oublier les jalons et actions clés liés aux achats.
Pour de nombreux projets nécessitant des achats, les chefs de projet doivent inclure un plan de gestion des achats dans les activités de gestion du projet. Parfois, ce plan de gestion des achats est un document de planification autonome (comme le plan de gestion des communications ou le plan de gestion de la qualité) ou il existe en tant que sous-section du plan de gestion de projet principal.
Ainsi, en tant que chef de projet, je vous encourage à planifier les achats en même temps que tous les autres domaines de votre projet. Par conséquent, un chef de projet :
- Prépare le plan de gestion des achats
- Intègre les échéances d'achat dans la planification du projet
- Partage ces informations avec le client et les explique (si besoin)
- Invite le/la responsable achats ou le service achats aux réunions de suivi clés
À ce stade, l'équipe chargée des achats se chargera de la gestion des documents d’achat, tels que les bons de commande, les demandes d’achat, les contrats d’achat et autres documents liés.
Exécution
Après avoir planifié les achats, ceux-ci sont réalisés. Gardez toujours à l’esprit que l’exécution des achats peut avoir lieu avant la phase d’exécution du projet. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de développeurs Java, et vous pourriez être dans l’incapacité de commencer la phase d’exécution du projet tant que l’achat des développeurs Java n’a pas été finalisé.
Au fur et à mesure que vous finalisez la planification, vous devriez créer une feuille de route du projet, afin que toutes les personnes impliquées aient connaissance des jalons et des livrables. Le processus d’achat va également commencer, et le/la responsable des achats commencera à solliciter les fournisseurs et prestataires. Vous, en tant que chef de projet, serez en contact permanent avec le/la responsable des achats.
En tant que chef de projet, vous n’avez pas besoin de micro-gérer les achats (c’est le rôle du/de la responsable des achats), mais le calendrier du projet vous aide à suivre les activités liées aux achats. Les responsables achats gèrent également les contrats, le suivi des fournisseurs ou la gestion des prestataires, ainsi que la relation avec les fournisseurs.
Le/la responsable achats associera le chef de projet à la définition des critères de sélection du fournisseur. Rappelez-vous que cette discussion aura eu lieu lors de la phase de planification et se poursuivra probablement lors des réunions de suivi.
Les activités liées aux achats du chef de projet pendant la phase d’exécution incluent :
- Gérer le calendrier du projet et suivre les étapes clés de l'approvisionnement
- Rencontrer le responsable des achats (conformément aux attentes en matière de communication)
- Répondre aux questions liées aux achats soulevées par le responsable des achats
- Fournir des mises à jour sur l'état de l'approvisionnement (ainsi que toutes les autres activités) aux clients et à toutes les parties prenantes
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Suivi
En tant que chef de projet, vous devrez rester attentif aux tâches d'approvisionnement. N'oubliez jamais que le suivi de projet est la chose la plus importante pour vous, mais le service des achats gère plusieurs approvisionnements et programmera le vôtre en conséquence. Cela peut entraîner frustration et anxiété. Gardez à l'esprit de ne pas marcher sur les plates-bandes du responsable des achats.
L'objectif est de rester calme, de gérer les attentes et de suivre avec rigueur le calendrier du projet ainsi que les autres délais identifiés. Vous veillerez ainsi à la bonne entente, à la livraison selon le planning (espérons-le) et à la tenue du projet. Cela favorise également l'adhésion du client, et vous pourrez tenir ce dernier informé aussi bien du planning général du projet que du calendrier spécifique à l'approvisionnement grâce à ce suivi.
En ce qui concerne les risques, un éventuel retard d'approvisionnement devrait déjà être consigné comme un risque, donc vous devrez surveiller cela en continu également.
Clôture
Une fois l'approvisionnement reçu et intégré à votre projet, l'approvisionnement est considéré comme terminé. Le PMBOK 6.0 ne fait pas mention explicitement de la clôture concernant les achats, car techniquement tout se termine lors de la clôture du projet. Mais c'est le bon moment pour réfléchir aux enseignements tirés et à ce qui aurait pu être mieux réalisé.
Et maintenant ?
J'espère que cet article vous a été utile, et qu'il vous a apporté une meilleure compréhension de la gestion des achats dans votre projet !
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