Comment créer un plan de gestion des achats en 8 étapes simples
Vous vous demandez peut-être : l’approvisionnement ? Je ne vois pas en quoi cela s’applique à mon rôle de chef de projet. Spoiler : c’est bien le cas.
En effet, ne pas utiliser de plan de gestion des achats et ne pas collaborer avec l’équipe d’approvisionnement fait courir des risques inutiles au projet. Par exemple, lorsque j'ai dirigé un projet de développement international, notre capacité à trouver et à gérer les sous-traitants ainsi que les équipements essentiels a eu un impact significatif sur le budget et le calendrier du projet.
Ainsi, même si les chefs de projet ne gèrent pas toujours directement les achats, il est utile de comprendre le processus afin de s’assurer qu’il fonctionne correctement tout au long du cycle de vie du projet.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Cet article passe en revue les points clés pour mettre en place un solide processus de gestion des achats de projet et explique ce qu'il faut surveiller lorsqu'on le fait pour la première fois.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion des achats ?
Un plan de gestion des achats est le cadre qui permet de définir à l’avance les besoins d’acquisition et de fonctionnement pour un projet.
Il fixe les limites de l’ensemble du processus d’achat, y compris la gestion des risques, la gestion des fournisseurs et même les types de contrats à utiliser. Il couvre également les activités d’achat à chaque étape du cycle de vie du projet, depuis la planification initiale jusqu’à la livraison finale et la clôture du contrat.
Démarrer avec un plan d’achat solide dès le début aide les autres membres de l’équipe projet à être alignés et précise ce que vous attendez des fournisseurs pour garantir l’exécution des livrables prévus dans le plan de management de projet.
Généralement, un responsable achats dédié dirige les activités d’approvisionnement pour un projet, mais le chef de projet doit aussi participer à l’élaboration du processus d’achat étant donné ses impacts sur le budget et le calendrier du projet.
Qu’est-ce que la gestion des achats ?
La gestion des achats est le processus qui consiste à définir quels ressources ou matériaux complémentaires seront nécessaires pour votre projet (au-delà des ressources internes), puis à gérer ces ressources ou matériaux pour atteindre les livrables du projet.
Comme la gestion des achats implique des fournisseurs externes, elle inclut la gestion des contrats fournisseurs. Le processus comprend les différentes étapes de l’approbation des contrats, comme l’évaluation, l’appel d’offres et la rédaction des contrats officiels.
Aux étapes ultérieures, il définit les indicateurs de performance qui servent à évaluer la performance des fournisseurs.
Qu’est-ce qu’un contrat d’achat ?
Un contrat d’achat est un accord entre votre organisation et un fournisseur extérieur pour la fourniture de biens ou de services nécessaires à la réalisation du projet.
Le contrat établit une relation juridiquement contraignante afin que chaque partie reçoive ce qui a été convenu en termes de qualité, de coût et de délais.
Stratégie d’approvisionnement vs. plan d’approvisionnement
Tandis qu’un plan de gestion des achats recense les étapes tactiques pour obtenir les biens ou services d’un tiers, une stratégie d’achat définit la vision de la manière dont vous allez collaborer avec les fournisseurs pour fournir ces biens et services au projet.
Une stratégie d’achat inclut des directives de sélection des fournisseurs destinées à atteindre les objectifs de votre entreprise. Les éléments d’une stratégie d’approvisionnement peuvent être :
- Sourcer auprès d’un type spécifique de fournisseur, comme une petite entreprise
- Sourcer uniquement dans les pays où votre organisation détient une licence d’exploitation
- Choisir d’externaliser certains services auprès de tiers pour réduire les coûts ou en raison d’un manque de compétences en interne
Pourquoi un plan de gestion des achats est-il important ?
Vous élaborez un plan de gestion des achats pour plusieurs raisons.
Premièrement, il aide votre projet à rester dans le budget en donnant une idée du coût des fournisseurs et des ressources à acquérir. Il vous aide également à garantir que les fournisseurs pourront réaliser leur travail dans les contraintes du calendrier du projet.
Deuxièmement, les parties prenantes peuvent se référer au plan de gestion des achats dès le début de la phase de planification du projet afin de comprendre ce qui est acquis (évitant ainsi les surprises). Un bon plan fixe des attentes réalistes vis-à-vis des activités d’approvisionnement du projet.
À inclure : 10 éléments d’un plan de gestion des achats
Ne confondez pas le plan de gestion des achats avec une déclaration de travaux, un appel d’offres (RFP) ou une estimation des coûts.
Un plan d’achat efficace doit inclure ces 10 éléments :
- Compétences requises pour élaborer les livrables du projet, cartographiées par rapport aux rôles et responsabilités des membres de l’équipe projet (y compris les compétences et capacités qu'ils n'ont pas afin d’identifier les lacunes)
- Exigences concernant les matériaux et équipements à acquérir
- Planification du projet, notamment pour les livrables et autres jalons
- Estimations des coûts
- Hypothèses et contraintes
- Processus et lignes directrices pour la gestion des fournisseurs, y compris les critères de décision et les rôles et responsabilités des membres de l’équipe projet
- Liste restreinte de fournisseurs préqualifiés
- Un plan de gestion des risques
- Points de vigilance juridique
- Plans de paiement et questions de budget
Voici le détail de chaque élément dans un tableau :
| Composant d’approvisionnement | Ce que cela couvre | Qui doit être impliqué |
|---|---|---|
| Exigences du projet cartographiées par rapport aux rôles et responsabilités | Compétences requises pour réaliser les livrables du projet, cartographiées par rapport à vos membres sélectionnés de l’équipe projet et à ce qu’ils vont faire. Dressez des responsabilités claires pour chaque personne, misez sur leurs points forts et définissez les attentes dès le départ, idéalement en précisant comment vous évaluerez les performances. N’oubliez pas d’inclure les compétences et capacités manquantes afin d’identifier les lacunes. | Idéalement, toute l’équipe devrait être impliquée, mais vous pouvez vous limiter aux chefs d’équipe pour un gros projet. Consultez la direction dès le début et régulièrement au cas où vous auriez à ajouter quelqu’un à l’équipe. |
| Exigences pour les matériaux et équipements | Spécifications pour tous les fournitures ou équipements nécessaires à la réalisation des livrables du projet. | Le chef de projet doit consulter les experts métier et, selon le montant, obtenir une validation de la direction. |
| Planification | Toutes les questions relatives au calendrier du projet. Cela inclut les heures travaillées, le planning des réunions, les jalons du projet et les dates de livraison de chaque étape. | Cela peut être fait par vous-même pour un petit projet, mais vous et le responsable des achats devez rester informés des calendriers du projet et de ceux des achats. |
| Estimations des coûts | C’est simple : additionnez le coût estimé des achats, puis ajoutez au moins 10 % de marge de sécurité. Prévoyez des règles pour le processus d’approbation des dépenses pour ne pas vous retrouver plus tard à devoir improviser un processus d’approbation en cours de route. | Vous-même et la comptabilité. Discutez avec les chefs d’équipe pour déterminer leurs besoins, majorez les montants et présentez-les à la direction pour validation. Prévoyez un plan B si on vous indique que les estimations sont trop élevées. |
| Hypothèses et contraintes | Essayez ici de définir les hypothèses optimistes, pessimistes et les plus probables sur le déroulement des opérations. Développez une idée des contraintes de votre projet et planifiez en conséquence. | Commencez par la direction pour les contraintes, puis travaillez ensuite sur vos propres hypothèses les plus probables. Si un membre de l’équipe possède des compétences particulières, comme un graphiste ayant de l’expérience en webdesign, sollicitez-le aussi. |
| Gestion des fournisseurs | Quelqu’un doit traduire les exigences du projet en commandes concrètes de livraisons. Vous devrez signer des contrats variés avec vos fournisseurs, c’est donc le bon moment de rédiger les modèles dont vous aurez besoin. Il faut aussi établir les critères de sélection, les lignes directrices pour la communication avec les fournisseurs et déterminer qui, dans votre équipe, est habilité à faire quoi. | Direction de projet et direction générale. Vous pouvez même former un groupe de travail avec des représentants des fournisseurs, mais prévoyez alors des canaux de communication distincts en interne et en externe. |
| Fournisseurs préqualifiés | Vous avez sans doute déjà fait appel à certains fournisseurs sur d’autres projets. Si vous avez eu une expérience positive avec eux, mettez-les sur cette liste courte. | Vous pouvez communiquer directement avec les fournisseurs de confiance. Les grands projets devraient avoir un interlocuteur unique (le responsable des achats) côté fournisseurs, ce qui simplifie la gestion des achats et la documentation pendant que chacun s’occupe des autres tâches du projet. |
| Gestion des risques | Mettez au point des plans pour gérer le cas où un fournisseur ne peut pas livrer ou si un problème dans la chaîne logistique risque de tout arrêter pendant un mois. Développez des plans de secours et des alternatives pour gérer ces risques. | Vous pouvez avoir un gestionnaire des risques expérimenté pour s’en charger. Si ce n’est pas le cas, c’est au chef de projet d’assumer cette responsabilité, en collaboration avec le responsable des achats pour élaborer les plans B (ou C, D, etc.). |
| Juridique | C’est le moment de régler les questions juridiques en amont. Cela peut concerner des détails mineurs, comme le type de contrat à utiliser, ou des aspects plus complexes tels que la juridiction applicable et la gestion des contrats. | Les juristes ! Ils sont votre première ligne de défense pour protéger l’organisation contre d’éventuels problèmes. |
| Budget | Les estimations de coûts représentent ce que vous pensez devoir payer avant de signer un contrat. Une fois établi, vos contrats d’approvisionnement constituent votre budget d’achat, que vous versez aux fournisseurs selon un échéancier convenu. Utilisez les estimations de coûts lors de la phase de planification, mais mettez à jour avec les dépenses réelles au fur et à mesure que vous consommez les ressources disponibles et obtenez des chiffres réels des fournisseurs. | Les chefs d’équipe et la comptabilité doivent être impliqués dans le budget. Les comptables doivent évidemment être consultés, mais les chefs d’équipe doivent justifier les éventuels dépassements ou économies sur le budget. |
Comment créer un plan d’approvisionnement
Maintenant que vous savez ce que vous faites, il est utile de savoir comment le faire. Voici les huit étapes à suivre lorsque vous vous apprêtez à rédiger votre plan d'approvisionnement.
1. Passez en revue les exigences du projet et mettez-les en relation avec les ressources disponibles
Quelles compétences sont nécessaires pour exécuter votre projet ? Passez en revue les exigences du projet en vous basant sur le périmètre du projet et discutez avec les experts métiers ainsi qu’avec vos collègues en gestion de projet pour évaluer ce qui est nécessaire à la réussite de ce projet.
Ensuite, une fois que vous avez défini les besoins, comparez-les aux membres de votre équipe et à leurs compétences. Notez les écarts et les aptitudes ou compétences qui vous manquent. Par exemple, si vous travaillez sur un projet de site Web pour une clinique qui nécessite un système complexe de prise de rendez-vous, mais que vous n’avez pas de designer UX senior en interne, gardez cela à l’esprit pour la deuxième étape ci-dessous.
N’oubliez pas d’inclure les besoins en matériels ou en fournitures dont vous aurez besoin.
Plus vous serez précis à ce stade, plus vous trouverez facilement ce qu’il vous faut en fonction du projet et des livrables.
2. Identifiez les compétences et autres besoins à externaliser
Vous ne commencerez probablement pas un projet avec 100 % des personnes nécessaires pour le mener à bien. Une fois que vous aurez établi votre première liste de rôles et responsabilités des membres de l’équipe, il est probable que des lacunes apparaîtront.
Travaillez avec les RH pour recenser les personnes disponibles capables de combler ces manques et intégrez-les à l’équipe. Si, par exemple, vous avez besoin de quelqu’un qui sache coder en Python, c’est une compétence spécifique que quelqu’un dans l’entreprise devrait avoir. Sinon, vous devrez peut-être faire appel à un freelance à un tarif horaire raisonnable.
Détecter ces manques dès la phase de planification vous évitera bien des soucis par la suite.
3. Élaborez un calendrier pour le projet et les achats
Un plan sans calendrier n’est qu’un rêve éveillé, alors sortez votre agenda et notez-y tout. Soyez aussi réaliste que possible concernant les étapes à franchir. N’oubliez pas de prendre en compte les week-ends et les jours fériés. Par exemple, est-il réaliste de supposer que personne ne prendra de vacances d’été dans votre équipe ?
En parallèle, vous aurez besoin d’un calendrier d’approvisionnement qui précise les dates de début et de fin ainsi que le nombre de jours ou d’heures nécessaires.
Établir un calendrier clair permet de détecter les éventuels obstacles en amont. Veillez à conserver ce planning de référence pour alimenter vos futurs efforts de planification de projet.
4. Établissez des critères de performance pour les fournisseurs
Élaborez des critères impartiaux d’évaluation de la performance des fournisseurs et communiquez ces standards directement au prestataire afin d’éviter toute surprise des deux côtés.
Avoir finalisé votre calendrier est précieux à ce stade, car cela donne aux fournisseurs une idée de la rigueur de vos délais. Vous devez également définir le processus attendu pour les livraisons (astuce : un processus cohérent pour tous les fournisseurs vous aide à rester organisé en interne).
5. Définissez les types de contrats et les coûts
C’est une question juridique épineuse, et rien ne remplace l’avis d’un expert pour la rédaction des contrats. Votre approvisionnement nécessite-t-il des contrats écrits ou un accord verbal suffit-il dans votre état ? Auriez-vous besoin d’un contrat de service, d’un bon de commande, ou d’une cession de droits d’auteur ? Demandez à votre équipe juridique et suivez leurs conseils.
6. Évaluez les risques
Une évaluation honnête des risques est un outil important pour planifier votre projet. À ce stade, il est important de :
- identifier les dangers potentiels liés à l’approvisionnement, susceptibles de vous écarter de votre objectif
- estimer à l’avance l’ampleur des dégâts possibles
- évaluer la probabilité de chaque risque potentiel, ainsi que les mesures d’atténuation envisageables
- documenter vos conclusions
- réviser et mettre à jour l’analyse des risques tout au long du cycle de vie du projet afin d’éviter toute dérive des objectifs et perte de concentration.
7. Approuvez les contrats
Le processus d’approvisionnement nécessite des contrats, et ceux-ci doivent être validés lors d’un processus d’approbation efficace afin que tout soit conforme et fonctionne de manière fluide.
Définissez à l’avance le processus d’approbation des contrats, puis suivez-le de près tant que votre projet est en cours. À chaque ajout de fournisseur ou changement de partenaire, réévaluez votre processus contractuel et ajustez-le, si besoin, pour éliminer les obstacles.
8. Gérez les fournisseurs
Si c’est votre premier projet impliquant des achats, vous pourriez penser qu’il n’est pas nécessaire de microgérer vos fournisseurs. Cette approche laissez-faire peut fonctionner avec la plupart d’entre eux, notamment ceux avec lesquels vous avez déjà collaboré, mais il suffit d’un seul retard pour mettre à mal l’ensemble de votre projet.
Ne vous improvisez pas dans la gestion.
Élaborez un plan pour communiquer vos besoins en matière d’achats à vos fournisseurs et pour suivre leur capacité à atteindre les objectifs fixés. Prévoyez différentes mesures pour remettre doucement les fournisseurs sur la bonne voie, ce qui peut inclure des sanctions financières en cas de dépassements ou retards lorsqu’ils sont sous leur contrôle.
Logiciel de gestion des achats
Une bonne solution logicielle de gestion des achats peut optimiser la gestion des fournisseurs, vous faisant gagner énormément de temps et d’efforts sur les processus manuels. Optez pour des systèmes SaaS (Software as a Service) et des solutions cloud bénéficiant de mises à jour régulières de sécurité et de fonctionnalités.
Idéalement, votre logiciel devrait inclure :
- Un moyen de spécifier les besoins lors de la phase de planification
- Un moteur pour générer automatiquement les bons de commande
- Une fonction de rapport produisant des sorties simples à lire en un coup d’œil
- Un moyen de générer des états financiers et d’autres documents à transmettre à la comptabilité ou au service juridique pour recueillir leurs propres contributions dans le cadre du processus (cela peut aussi se faire via un logiciel de gestion de projets comptables)
Que faire ensuite ?
Vous souhaitez échanger avec d’autres chefs de projet digital pour partager des ressources et des bonnes pratiques ? Rejoignez notre communauté de membres et accédez à plus de 100 modèles, exemples et ressources, et dialoguez avec des centaines d’autres chefs de projet digital sur Slack.
