Comment gérer des personnes sans qu’elles ne s’en rendent compte
Nous sommes tous passés par là : vous faites de votre mieux pour éviter de microgérer votre équipe, mais la façon dont elle fait les choses (ou ne les fait pas) donne l’impression qu’elle veut être microgérée. Certains jours, il vous suffit de sortir prendre un café pour que votre équipe vous envoie un message affolé à propos d’un problème apparemment urgent qui ne peut être résolu sans votre intervention.
Où est le problème ? Comment faire en sorte que votre équipe fonctionne de manière autonome, de sorte que votre absence pendant une semaine ne plonge pas vos clients et votre équipe dans la tourmente ? Voici comment faire : vous devez apprendre à manager les gens… sans même qu’ils s’en aperçoivent.
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Comment manager les gens sans même qu’ils s’en rendent compte
L’un des grands défis de la gestion de projet est d’apprendre à manager les gens de façon qu’ils puissent être suffisamment autonomes pour se gérer eux-mêmes. Voici trois lignes directrices majeures qui expliquent comment manager son équipe afin de la faire innover et de renforcer le sentiment de responsabilité et d’autonomie dans ses décisions.
1. Posez des attentes claires sur ce qui requiert votre intervention
Soyons honnêtes : si votre équipe vous submerge de demandes d’aide, cela signifie que votre style de management actuel suggère que vous ne lui faites pas confiance pour prendre des décisions sans vous. Il faut corriger cela—et rapidement.
Pour vous-même également, il est difficile de savoir comment manager les gens si vous n’avez pas clarifié avec votre équipe quels types de problèmes exigent réellement votre implication. Par exemple, vous souciez-vous de la police utilisée sur le graphique de la page de lancement ? De l’outil utilisé par l’équipe pour gérer les flux de travail internes ? Il y a fort à parier que vous serez surtout attentif aux changements ayant un impact sur le planning ou le budget, plutôt qu’aux détails esthétiques ou techniques pointilleux du travail.
En fonction de votre niveau de confort, des exigences du client et de la nature du projet, fixez une limite claire sur les types de problèmes qui nécessitent votre retour avant que votre équipe n’agisse. Puis, tenez-vous à ce que vous avez décidé. Tout retour en arrière de votre part sèmera la confusion et relancera l’avalanche de demandes.
2. Renforcez vos attentes
Si vous avez clarifié vos attentes et que l’équipe ne respecte toujours pas ces règles, il faut leur apprendre à faire leur part du marché. Comme vous êtes excellent dans ce que vous faites, il est naturel que certains prennent la voie de la facilité et vous laissent faire le travail difficile de peser les options et de décider. C’est acceptable pour un nouvel employé ou un junior qui apprend, mais au bout d’un moment, il faut donner à vos collègues l’occasion de se confronter et de progresser.
Bien sûr, il y a toujours quelqu’un dans l’équipe qui reste dépendant. Si vous devez apprendre à manager des personnes qui réclament une trop forte supervision, mon conseil est le suivant : inversez la situation. La prochaine fois que quelqu’un vous demande comment structurer le rapport qu’il a cherché à rédiger depuis deux semaines, résistez à l’envie de donner votre avis très tranché, et demandez-leur plutôt leur propre point de vue.
Si la personne ne comprend pas l’allusion et ne se saisit pas de cette occasion pour se démarquer par sa prise de décision, faites-lui remarquer ce qu’elle est en train de faire. Elle n’en a peut-être pas conscience. Demandez-lui pourquoi elle ressent encore le besoin de vous consulter pour cela et réaffirmez votre confiance dans sa capacité à trouver une super solution par elle-même. La plupart du temps, c’est une question de confiance en soi (ou d’habitude), et il est nécessaire de laisser à l’équipe le temps de développer ces compétences, surtout si vous tenez le rôle de coach sur un projet agile.
J’ai cependant connu des situations où aucune quantité de « Et toi, qu’en penses-tu ? » n’obtenait les résultats que j’espérais. Dans ce cas, il peut être nécessaire d’élever la gestion de projet furtive à un niveau supérieur : si votre équipe vous bombarde sans cesse de messages instantanés, déconnectez-vous un moment (Oui, c’est possible ! Le monde ne va pas s’arrêter, promis !). Fermez la porte. Faites ce qu’il faut pour montrer que vous n’êtes pas disponible. Mais avant cela, fixez la règle que l’équipe doit trouver une solution par elle-même qui permette d’obtenir XYZ dans un délai précis.
Il peut être difficile de savoir comment manager les gens de cette manière en gardant ses distances tout en évitant de donner l’impression qu’on les ignore—ce qui n’est absolument pas le but. Pour cela, organisez des entretiens individuels hebdomadaires avec chacun de vos collaborateurs. Avoir un moment dédié pour échanger leur apprend à garder leurs questions pour ce créneau et devrait vous éviter nombre de sollicitations inutiles. S’ils arrivent à cet entretien sans sujet à aborder, terminez la réunion plus tôt. Je serais surpris qu’il n’y ait pas une liste de points à traiter la semaine suivante. C’est une manière subtile de responsabiliser votre équipe et de lui apprendre à piloter sa propre carrière.
3. Apprenez à votre équipe à pêcher
Vous connaissez le proverbe : donnez un poisson à quelqu’un, il mangera un jour. Apprenez-lui comment pêcher, et il mangera toute sa vie.
Dans l’exemple ci-dessus, un membre de l’équipe vous a demandé comment structurer un rapport. Qu’il en ait conscience ou non, il identifiait ainsi un problème plus vaste qui mériterait d’être résolu. En effet, si le projet disposait d’un modèle de livrable, l’équipe n’aurait pas besoin de vous consulter à chaque nouveau dossier. Surtout lorsque vous gérez un projet agile, c’est le moment idéal pour apprendre à pêcher. Lors de votre prochain point quotidien, faites savoir à l’équipe que vous avez noté un manque de cohérence dans le format des livrables et confiez-leur la mission de mettre en place une solution d’ici la semaine prochaine. Ensuite, prenez du recul et attendez les résultats. En apprenant à manager de cette manière, vous serez peut-être surpris par ce que votre équipe proposera d’elle-même, ce qui aura des effets bénéfiques en cascade sur vos projets à long terme.
Quelque chose de similaire s’est produit récemment sur l’un de mes projets. Lorsque l’équipe m’a signalé le problème, je me suis senti comme dans ces livres « dont vous êtes le héros » que vous lisiez enfant :
- Option 1 : Résoudre le problème vous-même. Ce sera plus rapide et plus efficace.
- Option 2 : Dire à l’équipe quoi faire. Vous connaissez tellement bien le client que vous savez déjà qu’il va adorer votre idée.
- Option 3 : Prévenir l’équipe qu’il y a un problème. Résistez à la tentation de trouver une solution, et laissez-leur décider comment le résoudre.
Certainement, les options 1 et 2 offrent la voie la plus simple — mais quand vous tournez la page 100 de votre aventure en cours, vous découvrez que votre solution a fonctionné un moment à court terme, mais a coulé le projet sur la durée :
- Dans l’option 1, vous vous êtes épuisé. Le projet a échoué car vous vous êtes rendu(e) si indispensable que vous n’avez jamais eu le temps de réfléchir à la pénurie budgétaire à venir. Vous vous êtes concentré sur les détails, pas sur la façon de manager et piloter les projets — le cœur de votre mission de chef de projet.
- Dans l’option 2, l’équipe a livré une bonne solution, mais n’a pas progressé dans ses compétences. Les meilleurs éléments ont commencé à vous en vouloir. Les moins performants ont vu leur développement bloqué. Du turnover s’est installé, et la confiance entre les membres — et envers vous — s’est effondrée. Le projet en a pâti.
Dramatique ? Peut-être un peu. Mais l’essentiel, c’est que, quand j’ai indiqué à mon équipe qu’il fallait livrer les rapports plus vite, ils ont créé un guide de style et mis en place un processus interne d’assurance qualité. Leur solution était plus créative et complète que tout ce que j’aurais pu proposer seul. Mon temps de relecture a diminué de 10 %, et désormais, chacun dans l’équipe partage une vision claire de ce qu’il faut accomplir. Faites confiance à votre équipe pour gérer le travail, et elle vous fera confiance pour les guider.
Profitez du voyage
Apprendre à manager des personnes — et des projets — ne se fait pas du jour au lendemain. C’est aussi ce qui rend la chose passionnante ! Gérer votre équipe au quotidien exige de la répétition, de la patience et la culture de la confiance. Pour ceux d’entre nous qui travaillent en équipe agile, il est important de se rappeler que l’agilité est un processus itératif, mais aussi porté par les individus. Si vous, en tant que chef de projet agile, réussissez à prendre du recul, l’équipe apprendra à trouver elle-même les solutions (avec un peu de guidance de votre part). Qui sait ? Vous pourrez peut-être enfin faire une pause café — avec ou sans votre équipe — en toute tranquillité.
Vous essayez d’accompagner votre équipe dans des changements organisationnels ou collectifs ? Lisez-en davantage sur la façon de guider vos équipes durant ces périodes de transition ici.
