Comment utiliser un modèle de leçons apprises pour la gestion de projet
Les projets (surtout ceux qui ne se déroulent pas parfaitement !) peuvent nous enseigner de nombreuses leçons précieuses sur la gestion d'équipe et l'amélioration des processus.
Les organisations peuvent analyser les échecs de projet afin d’en tirer des enseignements sur l’optimisation des flux de travail, la collaboration efficace entre équipes, et, au final, la gestion plus efficiente des futurs projets.
Mais sans un système formalisé pour suivre et appliquer ces enseignements, il peut être difficile de profiter pleinement des leçons apprises. Un modèle de leçons apprises peut vous aider à documenter les apprentissages du projet et à appliquer ces découvertes sur l'ensemble de votre portefeuille de projets.
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Que sont les Leçons Apprises en Gestion de Projet ?
Une « leçon apprise » en gestion de projet fait référence à une connaissance acquise au cours de l’exécution d’un projet. Cette connaissance pourra vous être bénéfique lors de prochains projets. Par exemple, vous avez peut-être estimé que votre équipe mettrait deux sprints pour terminer un livrable, mais il leur en a finalement fallu trois.
Bien que les leçons apprises soient souvent perçues négativement, elles peuvent tout à fait être positives. Par exemple, vous avez ajouté une réserve de 10 % à votre budget pour pallier d’éventuels coûts imprévus. Vous avez utilisé cette réserve pour accélérer le calendrier et faire face à cette sous-estimation, évitant ainsi un retard. Dans ce cas, la leçon apprise fait figure de bonne pratique à appliquer à vos futurs projets.
Le partage des leçons apprises avec votre équipe projet ressemble à une rétrospective de sprint dans une équipe Agile. Toutefois, la collecte des leçons apprises est souvent plus poussée, car elle consiste à les documenter sur l’ensemble du projet et à les consolider dans un référentiel partagé. Cela peut être le cas de vos rétrospectives d’équipe, mais ce n’est pas systématique.
Qu’est-ce qu’un Modèle de Leçons Apprises ?
Un modèle de leçons apprises est un outil permettant de collecter des recommandations d’amélioration tout au long du cycle de vie du projet. Utiliser un format standardisé pour recueillir ces résultats garantit que vous n’omettez aucune information essentielle et facilite la recherche lors de la consultation de ces leçons apprises pour des projets ultérieurs.
Quand Utiliser un Modèle de Leçons Apprises
Selon mon expérience, la plupart des équipes projet attendent la fin d’un projet pour recueillir des retours. Malheureusement, à ce stade, il est souvent trop tard. Il sera difficile de se souvenir d’enseignements qui étaient évidents durant la phase d’exécution.
Je recommande donc d’intégrer la collecte des leçons apprises à vos processus de gestion de projet tout au long du cycle de vie, et pas seulement lors de la clôture du projet. Sur des projets précédents, j’ai régulièrement revu les leçons apprises avec mon équipe pour deux raisons : 1) consigner les enseignements alors qu’ils étaient encore frais, 2) pouvoir appliquer immédiatement les points pertinents tant que le projet était toujours en cours.
Ces débriefings peuvent être à la fois éducatifs et thérapeutiques — et aboutissent généralement à beaucoup de données exploitables qui vous éviteront de refaire les mêmes erreurs bêtes !
4 Avantages des Modèles de Leçons Apprises
Les modèles de leçons apprises présentent plusieurs avantages :
- Vous et votre équipe avez l'occasion d'apprendre et de vous améliorer à partir des observations déjà faites lors des projets précédents. Ces données sont utiles non seulement pour la planification de projet, mais aussi pour l'amélioration des processus et l'évaluation.
- Documenter vos apprentissages signifie que vous avez désormais un accès instantané à des informations qui n'ont plus besoin d'être apprises à la dure. Enregistrer les leçons — y compris les succès — vous offre, à vous et à votre équipe, une feuille de route vers le succès sur chaque projet futur.
- L'utilisation d'un modèle incite les parties prenantes à réfléchir aux leçons retenues qu'elles auraient autrement pu négliger en utilisant un système de collecte non structuré.
- Codifier les leçons apprises dans un modèle facilite la consolidation et l'analyse des leçons apprises à l'échelle de l'organisation pour les gestionnaires de portefeuille.
Comment utiliser un modèle de leçons apprises
Dans cette section, je vais décrire les éléments à inclure dans un modèle de leçons apprises, notamment les réussites du projet, la raison des améliorations suggérées et une liste des leçons post-projet.
Qu'est-ce qui a bien fonctionné ?
Il est utile de noter les réussites qui pourraient bénéficier à vos futurs projets. Qu’il s’agisse de changements de processus à court terme, d'un engagement envers les processus existants, d’ajustements de communication ou autre, il vaut la peine de les documenter afin de voir ce qui peut et doit être conservé lors du prochain projet d'équipe !
Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ?
Documenter les raisons qui expliquent les problèmes de projet ou les améliorations suggérées est aussi une étape clé dans la rédaction de vos leçons apprises. Identifier un problème de projet n'est pas suffisant—comprendre son origine et son impact apporte plus de contexte et aide à définir des recommandations pour progresser.
Il est utile d'examiner les améliorations du projet en découpant le problème, son impact et la recommandation. Votre équipe a peut-être ressenti l'impact d’un problème avant d’en identifier la cause première — c’est pourquoi il est utile de séparer ces éléments dans votre modèle.
Voici un exemple :
- Problème : le calendrier du projet était trop serré et ne prévoyait pas de marge suffisante pour la relecture et les modifications du client avant la date de lancement prévue
- Impact : les membres de l’équipe ont été surchargés, travaillant tard le soir et de longues heures pour respecter la date limite du projet
- Solution : inclure les parties prenantes et les sponsors du projet dans la validation du calendrier et intégrer un tour supplémentaire de modifications dans le processus. Si vous avez pu identifier une solution à ce problème durant l’exécution (par exemple, en ajoutant une clause au contrat pour prolonger la durée du projet), mentionnez-le également.
Liste des leçons après projet
Après avoir recueilli les données brutes sur les leçons apprises, il peut être nécessaire d’ajuster vos contributions avant de les intégrer à la base de données de leçons apprises de votre organisation, pour qu’elles soient applicables à tous les projets futurs.
Notre modèle de leçons apprises comprend une section où vous pouvez répertorier les leçons après projet. Cela vous permet de synthétiser avec votre équipe les enseignements recueillis et d’en faire un plan d’action pour des projets similaires.
Les meilleures conclusions sont claires et concises (1 à 2 phrases). Elles vont droit au but, sont actionnables et peuvent être appliquées à divers projets. Elles précisent ce qui a été appris, pourquoi c'est pertinent et à quel moment appliquer une action correctrice à l’avenir.
Par exemple :
- « Prévoir au moins 10 % de marge supplémentaire dans le calendrier du projet afin de laisser à de grands groupes de parties prenantes le temps nécessaire pour relire les travaux en cours »
- « Organiser chaque jour un point d’équipe sur Slack pour favoriser une communication proactive et lever rapidement les obstacles. »
Le modèle vous demande également d’identifier à quelle partie du processus projet ou dans quelle catégorie appartient chaque leçon. Une fois saisies dans votre base de données de leçons apprises, vous pouvez effectuer une recherche par catégorie pour faciliter la mise en œuvre sur de futurs projets.
Vous cherchez un modèle fiable de leçons apprises ?
Le modèle de retour d’expérience est disponible sous forme de document Microsoft Word, et inclut des champs pour les détails du projet comme le nom du projet, les membres de l’équipe et les dates, ainsi qu’un cadre pour réfléchir à ce qui aurait pu être amélioré et un espace pour consigner les leçons tirées et les actions à entreprendre.
Les membres Career Builder ont accès à ce modèle, à un exemple rempli, et à bien d’autres ressources !
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Qu’en pensez-vous ?
À quelle fréquence prenez-vous le temps de réfléchir à vos expériences et à vos projets ? Quelle a été la leçon la plus importante que vous ayez tirée dans votre carrière ? Avez-vous consulté notre modèle de retour d’expérience, et l’avez-vous trouvé utile ? Partagez votre expérience dans les commentaires !
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