Guide de clôture de projet : étapes + liste de contrôle

Elle consiste à vérifier les livrables, résoudre les tâches en suspens, finaliser la documentation et les paiements, recueillir les retours, évaluer la performance du projet et documenter les enseignements tirés.

Pourquoi la clôture de projet est-elle importante ?

La clôture de projet est importante car :

• Vous tirez au moins 2 enseignements (généralement plus) que vous pourrez appliquer à vos futurs projets pour en garantir le succès.
• Vous minimisez la probabilité que des problèmes refassent surface ultérieurement sur ce projet et vous ralentissent.
• Vous offrez à votre équipe l'opportunité d'ajuster ses méthodes et sa structure avant de passer au prochain projet.
• Vous obtenez un rapport final de clôture de projet qui vous aide à mettre à jour vos portefeuilles, processus et ressources.

Quand dois-je entamer le processus de clôture du projet ?

Vous devez commencer la clôture du projet après l'accomplissement des points suivants :

• Votre équipe a réalisé l'assurance qualité (QA) et effectué les tests sur les livrables du projet
• Vous avez livré le projet et le client l’a examiné et validé
• Ce que vous avez livré est en ligne

Si votre budget ne le permet pas pour le type de finalisation décrit dans cet article, il est toujours utile qu’il existe un budget dédié aux frais généraux par client afin de pouvoir continuer à montrer que vous travaillez pour lui sans ajouter d’heures au budget du projet.

Astuce de pro : Si vous n'avez pas la possibilité d'imputer sur les frais généraux, l'administration ou tout autre poste non facturable, essayez de prévoir le temps nécessaire à la clôture du projet dès le lancement. Si à la fin du projet il n’existe aucune solution pour justifier les heures nécessaires à la clôture, priorisez ce qui sera le plus utile pour vous, l’équipe et votre entreprise.

10 étapes pour clôturer un projet avec succès

Utilisez les étapes suivantes pour clore vos projets de façon systématique et éviter de laisser des problèmes non résolus, des validations manquantes ou des défaillances opérationnelles. Voici un aperçu rapide avant de détailler chaque étape :

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Étape 1 : Effectuer des tests post-lancement

Objectif : S'assurer que le projet est stable.

Avant de clôturer le projet, confirmez que le produit en ligne fonctionne correctement et surveillez les problèmes qui pourraient apparaître après le déploiement. Voici comment procéder :

1. Rafraîchir et vérifier le produit en ligne : Testez l’environnement de production immédiatement après le déploiement afin de confirmer que tout a bien été transféré de la préproduction à la production.
2. Continuer à vérifier le produit après le lancement : Surveillez le produit en ligne toutes les quelques heures durant les 24 à 48 premières heures, car des problèmes inattendus peuvent souvent apparaitre après la mise en ligne.
3. Surveiller les analyses et le trafic : Observez les analyses, les tendances de trafic et la santé du serveur pour détecter les signes avant-coureurs de problèmes de déploiement ou de performance.
4. Créer une liste de vérification des fonctionnalités à risque : Recensez les fonctionnalités les plus susceptibles d’être affectées lors du déploiement, notamment :
   • Fonctionnalités critiques du produit
   • Arguments de vente majeurs
   • Fonctionnalités fréquemment utilisées
   • Fonctionnalités ayant déjà posé des problèmes
5. Retester les principales fonctionnalités avec votre équipe : Répartissez les fonctionnalités importantes entre les membres de l’équipe et testez-les à nouveau en environnement de production afin de déceler tout problème non détecté durant la QA.
6. Surveiller les réseaux sociaux pour les réclamations ou bugs : Surveillez Facebook, Twitter et autres canaux orientés client pour identifier les problèmes signalés par les utilisateurs après le lancement.
7. Configurer Pingdom ou d’autres outils de surveillance : Mettez en place des alertes pour que votre équipe soit avertie immédiatement en cas d’interruption ou de problèmes de performance.

Étape 2 : Passer en revue les tâches en suspens et points en suspens

Objectif : Régler tous les points en suspens.

À l’approche du lancement, les tâches de moindre priorité et les détails mineurs peuvent être relégués au second plan pour respecter les délais. Avant de clôturer le projet, examinez attentivement vos plans, chronologies et listes de tâches pour vérifier qu’aucun aspect important n’a été omis ou oublié. Contrôlez les éléments suivants :

1. Suivre les tâches différées pendant le projet : Mettez en place des notifications ou rappels pour les tâches reportées afin que des tâches secondaires ne soient pas oubliées au moment de la livraison.
2. Revoir les éléments différés lors des périodes calmes : Revenez sur les tâches reportées lorsque le projet ralentit ou lorsque les livrables majeurs sont achevés.
3. Auditer vos plans et calendriers pour les travaux manqués : Passez en revue chaque partie du plan de projet, du calendrier et des listes de tâches pour identifier tout élément qui aurait pu être oublié dans la précipitation du lancement.
4. Cataloguer les éléments oubliés ou incomplets : Élaborez une liste claire des tâches non terminées, livrables manquants ou travaux partiellement effectués avant la clôture du projet.
5. Discuter des éléments non résolus avec votre équipe : Réunissez-vous avec votre équipe pour confirmer si les points en suspens nécessitent encore une attention particulière et déterminer les prochaines étapes.
6. Faire preuve de transparence avec le client sur les points manquants : Communiquez ouvertement au client tout travail non résolu au lieu d’espérer qu’il passe inaperçu après le lancement.
7. Recueillir les retours clients sur le travail en attente : Vérifiez avec le client quels éléments nécessitent d’être traités immédiatement et lesquels peuvent attendre après le lancement.
8. Distinguer les demandes inclues et hors du périmètre du projet : Passez en revue les tâches restantes pour déterminer si chaque élément relève du périmètre initial du projet ou doit être considéré comme amélioration future.
9. Élaborer un plan pour les travaux restants dans le périmètre : Documentez la manière et le calendrier prévus pour terminer tous les livrables du périmètre initial restant.
10. Documenter les opportunités hors périmètre pour les prochaines phases : Présentez au client les éléments hors du périmètre comme pistes pour des mises à jour, améliorations ou chantiers futurs.

Étape 3 : Finaliser la documentation du projet, les contrats et les paiements

Objectif : S’assurer que le projet est clôturé correctement d’un point de vue administratif.

Avant de clôturer formellement le projet, organisez la documentation, confirmez les validations, clôturez les contrats et réalisez toutes les tâches administratives et financières. Procédez comme suit :

1. Organisez et archivez les fichiers du projet : Confirmez que votre équipe a stocké les fichiers dans les bons répertoires, serveurs ou systèmes de gestion documentaire. Archivez les éléments obsolètes et étiquetez clairement les versions finales.
2. Mettez à jour la documentation et les dossiers du projet : Vérifiez que le code est commenté, que la documentation est complète et que les dossiers du projet reflètent l’état final du projet.
3. Examinez les journaux et les rapports du projet : Passez en revue votre registre des hypothèses, le journal des modifications, le journal des problèmes et les rapports de risques pour repérer les éléments non résolus et documenter les enseignements clés du projet.
4. Vérifiez l’achèvement du périmètre et l’approbation des livrables : Relisez les documents de périmètre, les livrables et les approbations des parties prenantes pour vous assurer que tout le travail convenu a été réalisé et validé avant la clôture du projet.
5. Collectez les signatures et validations : Vérifiez qu’il ne manque aucune signature ou validation sur les contrats, les approbations ou les documents du projet avant l’archivage.
6. Clôturez les contrats et paiements : Assurez-vous que les accords avec les fournisseurs, sous-traitants et partenaires sont terminés et que les factures, encaissements, commissions, primes et paiements ont bien été traités.
7. Effectuez le nettoyage administratif : Réaffectez le personnel, transférez le matériel ou les actifs si nécessaire, mettez à jour les dossiers finaux et archivez les informations importantes du projet pour référence future.

Étape 4 : Communiquez la Clôture du Projet en Interne

Objectif : Expliquer le plan de clôture à votre équipe.

Avant de clôturer complètement le projet, communiquez clairement les prochaines étapes pour que votre équipe comprenne les responsabilités restantes, les activités de clôture et les éventuelles tâches de suivi après la mise en production. Voici quoi faire :

1. Rédigez un message personnalisé de clôture pour votre équipe : Valorisez la contribution de chaque membre plutôt que d’envoyer un simple e-mail générique. Mentionnez les réalisations et apports précis lorsque c’est possible.
2. Expliquez les tâches restantes et les suivis : Listez les problèmes non résolus, le travail restant ou les responsabilités après mise en production afin que chacun sache ce qui demande encore de l’attention.
3. Clarifiez la répartition des responsabilités et les prochaines étapes : Définissez clairement qui sera chargé des ultimes mises à jour, des tâches de maintenance, des demandes de support ou des prochains suivis après la clôture du projet.
4. Partagez le calendrier et les activités de clôture : Informez l’équipe des réunions de bilan, retours d’expérience, célébrations ou toute autre activité prévue pour clôturer le projet.

Étape 5 : Animez une Rétrospective d’Équipe et Capitalisez sur les Enseignements

Objectif : Apprendre des succès comme des échecs.

Une fois le projet clôturé sur le plan opérationnel, analysez ensemble les performances internes et identifiez les leçons applicables aux futurs projets. Procédure à suivre :

1. Organisez une rétrospective ou un post-mortem en équipe : Réunissez toute l’équipe pour discuter de ce qui a bien marché, des difficultés rencontrées et des axes d’amélioration pour les prochains projets.
2. Recueillez les points à aborder avant la réunion : Demandez à l’équipe de suggérer des sujets pour l’ordre du jour afin de couvrir les questions opérationnelles, techniques et de communication essentielles.
3. Passez en revue les succès comme les échecs : Analysez les réussites en parallèle des défis rencontrés pour répéter les bons processus au lieu de ne se focaliser que sur les problèmes.
4. Recueillez des retours d’équipe anonymes : Utilisez des enquêtes pour obtenir des suggestions sincères, notamment de la part des membres qui sont moins à l’aise de s’exprimer en réunion.
5. Gardez la collecte de feedback simple et structurée : Privilégiez des questions directes avec la possibilité d’ajouter un commentaire, pour faciliter l’analyse et la comparaison des retours.
6. Documentez clairement les leçons apprises : Rassemblez les enseignements issus de la rétrospective, les retours d’équipe et les conclusions opérationnelles dans un document de capitalisation utile aux futurs projets.
7. Archivez les leçons pour référence future : Stockez les comptes rendus, les résultats des enquêtes et les recommandations de processus dans un espace partagé disponible pour votre organisation.

Étape 6 : Clôturez le Projet avec le Client

Objectif : Informer votre client de ce qui reste ouvert et de tout ce qui est terminé.

Avant de clôturer officiellement le projet, assurez-vous que le client dispose de tout ce dont il a besoin et qu’il comprend la situation finale du projet, y compris les éléments non résolus, les opportunités à venir ou les attentes post-lancement. Voici comment procéder :

1. Communiquez clairement les questions en suspens : Informez le client des points non résolus, des éventuels problèmes à prévoir après le lancement, ou des suivis restants afin d’éviter toute mauvaise surprise à la clôture du projet.
2. Transférez les informations importantes du projet : Partagez les liens utiles, la documentation, les identifiants de connexion et toutes les ressources dont le client aura besoin pour gérer le produit après la passation.
3. Envoyez les factures finales et des mises à jour financières : Vérifiez que le client a bien reçu toutes les factures finales et qu’il comprend le statut des paiements ou approbations en attente.
4. Discutez du support post-lancement et des opportunités futures : Passez en revue les besoins de maintenance, les éléments exclus du périmètre initial ou d’éventuelles phases futures si le client est intéressé après la fin du projet.
5. Planifiez une réunion de clôture avec le client : Organisez une réunion finale ou une conférence téléphonique pour permettre au client de poser des questions, d’examiner le résultat du projet, et de clore la collaboration ensemble.
6. Demandez un retour du client : Envoyez un formulaire de satisfaction ou un email de suivi sollicitant l’avis du client sur son expérience avec votre équipe, et analysez les réponses en interne une fois reçues.

Étape 7 : Évaluer la performance du projet

Objectif : Résumer ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné dans votre projet.

Une fois le projet terminé, analysez la performance globale pour comprendre dans quelle mesure le projet a répondu aux attentes, aux objectifs et aux résultats attendus. Voici quelques conseils :

1. Comparez les estimations aux résultats réels : Passez en revue les budgets, les délais, les heures travaillées et les attentes de livraison afin d’identifier les écarts entre les prévisions et la réalité.
2. Discutez des défis et solutions du projet : Analysez les échecs, obstacles et problèmes d’organisation, puis documentez la façon dont votre équipe les a résolus pendant la réalisation du projet.
3. Mesurez la performance par rapport aux objectifs : Analysez les KPIs, les données analytiques, les retours utilisateurs et les objectifs métier pour déterminer la réussite réelle du projet après son lancement.
4. Identifiez les opportunités d’optimisation : Utilisez les données du projet et les retours des parties prenantes pour repérer les axes d’amélioration, les optimisations ou des itérations futures.

Étape 8 : Élaborer une feuille de route pour l’amélioration

Objectif : Transformer les enseignements du projet en un plan pour l’avenir.

Après avoir examiné la performance du projet, utilisez les enseignements tirés pour établir une feuille de route pour des améliorations futures, des optimisations, ou de nouvelles phases du projet. Voici comment procéder :

1. Recueillez les enseignements et constats du projet : Rassemblez les données issues des rétrospectives, des analyses, des retours client, des rapports de bugs et des bilans de performance pour identifier les axes d’amélioration.
2. Hiérarchisez stratégiquement les opportunités : Accordez la priorité à l’importance et à l’impact à long terme des changements, au lieu de ne répondre qu’aux demandes urgentes ou aux petits correctifs rapides.
3. Commencez par les victoires rapides : Repérez les améliorations rapides pouvant générer une valeur immédiate avant de planifier des optimisations ou des évolutions plus conséquentes.
4. Construisez une feuille de route concrète : Organisez les améliorations en une séquence claire prenant en compte les délais, budgets, dépendances et priorités du client.
5. Validez cette feuille de route avec votre équipe et le client : Recueillez des retours, ajustez les priorités et validez l’alignement avant de lancer la mise en œuvre ou de nouvelles phases du projet.
6. Transformez les éléments de la feuille de route en futurs projets : Considérez les améliorations validées, les efforts d’optimisation ou les initiatives de contenu comme de nouveaux projets à planifier et à suivre avec leur propre processus.

Étape 9 : Actualisez vos références et votre portfolio

Objectif : Assurez-vous que vos documents professionnels reflètent le projet achevé.

Avant de tourner la page définitivement, mettez à jour vos dossiers personnels et ceux de l’entreprise tant que les détails du projet et les réalisations sont encore frais en mémoire.

1. Actualisez vos propres références : Ajoutez le projet à votre CV, à votre profil LinkedIn ou à tout autre support professionnel tant que les détails, chiffres et réussites sont encore faciles à mémoriser.
2. Documentez les réalisations importantes : Notez les succès notables, les leçons apprises, les résultats ou les métriques de performance qui pourront servir plus tard pour des études de cas ou des entretiens.
3. Mettez à jour le portfolio et les supports marketing de votre entreprise : Ajoutez le projet livré au site web de votre société, à vos portfolios, à vos présentations ou à vos supports internes pertinents.
4. Archivez les visuels et la documentation associée : Sauvegardez les captures d’écran, rapports, éléments graphiques et synthèses de projet que votre équipe pourrait vouloir réutiliser plus tard pour le commercial, le marketing ou l’opérationnel.

Étape 10 : Félicitez l’équipe

Objectif : Remerciez votre équipe et montrez-lui votre reconnaissance.

La clôture du projet est également une occasion de reconnaître les efforts fournis par votre équipe tout au long du projet et de célébrer le travail accompli ensemble. Veillez à :

1. Reconnaître personnellement les contributions individuelles : Remerciez les membres de l’équipe pour la manière précise dont ils ont contribué au projet, au lieu de vous contenter d’un message de félicitations générique.
2. Envoyer une note personnalisée ou un petit cadeau : Envisagez d’envoyer des cartes de remerciement, de petits cadeaux, des déjeuners d’équipe ou des invitations à un afterwork pour reconnaître le travail acharné de l’équipe.
3. Célébrer ensemble l’achèvement du projet : Accordez du temps à l’équipe pour réfléchir à cette réussite et clôturer positivement le projet avant de passer à de nouveaux défis.

Liste de contrôle pour la clôture du projet [Télécharger]

Dans l'abonnement DPM, il existe une liste de contrôle pour la clôture de projet qui suit toutes les étapes du processus de clôture que j’ai décrites dans cet article.

La liste retrace les principales phases tout en détaillant chacune d’entre elles en une série de sous-tâches à cocher lors de la clôture du projet. Les membres DPM ont accès à cette liste ainsi qu’à plus de 100 autres modèles, listes de vérification, exemples, livres électroniques, ateliers et bien plus.

Comment éviter le dérapage du périmètre lors de la clôture du projet

Le cahier des charges doit clairement définir à quel moment un projet est terminé et que toutes les livraisons prévues dans le périmètre ont été effectuées.

Une fois les corrections immédiates de bugs terminées, il est important de ne pas commencer à intégrer des demandes de fonctionnalités de dernière minute.

Certaines des plus grandes erreurs surviennent lorsque l’on tente de faire des ajustements rapides dans les jours qui suivent la mise en ligne du projet, alors que les clients commencent à paniquer et à revenir sur leurs décisions ! Bien souvent, ce genre de bricolages détériore fortement l’expérience utilisateur ou le design du site. Les changements précipités ne sont jamais suffisamment étudiés et contribuent au dérapage du périmètre !

Autres considérations pour la clôture du projet

Dans certaines équipes, la clôture du projet peut nécessiter des mises à jour comptables ou parfois la production de documents propres à certains secteurs d’activité.

Il peut y avoir toute une série de tâches que le chef de projet doit accomplir en fin de projet et auxquelles on ne pense pas toujours. Vous devriez déjà avoir une idée claire de ce qu’il faut faire, mais si vous n’êtes pas certain de ce qui est attendu de vous, renseignez-vous sur d’éventuelles mises à jour comptables spécifiques ou exigences documentaires.

Note importante

Selon votre situation, vous effectuez peut-être une transition de projet plutôt qu’une clôture de projet. Voici le processus de transmission d’un projet à un nouveau responsable.