Comment aider les membres de votre équipe à faire face à l’épuisement professionnel : 6 méthodes
Reconnaissez tôt les signes d'épuisement: Détecter l’épuisement rapidement, en identifiant des symptômes comme une productivité en baisse, un désengagement ou une réduction de la qualité du travail, permet de l’inverser plus facilement.
Montrez de l’empathie envers votre équipe: Comprendre et valider les sentiments de votre équipe et encourager les discussions ouvertes les aidera à surmonter leur épuisement (et pourra même le prévenir).
Surveillez de près les charges de travail: Vérifiez régulièrement ce que chacun a à faire, organisez des points individuels fréquents pour discuter des priorités et utilisez un logiciel de gestion de projet pour équilibrer et réattribuer les tâches si besoin.
Soyez ouvert aux retours: Créez un environnement où les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour s’exprimer, écoutez activement lorsqu’ils partagent leurs préoccupations et mettez en place des changements nécessaires pour maintenir la motivation et l’engagement de l’équipe.
Il est normal de ressentir du stress lors de la gestion d'un projet. Le stress, tout comme l’adrénaline qu’il génère, peut aider une équipe projet à respecter ses engagements ou ses échéances.
Cependant, que se passe-t-il lorsque les facteurs de stress deviennent trop importants et commencent à impacter le projet de manière négative ? Que faire lorsque l’équipe est tellement stressée qu’elle finit par s’épuiser ? Cet article mettra en lumière certains signes avant-coureurs permettant de repérer un burn-out et vous expliquera comment aider une équipe à l’éviter.
Signes de burn-out chez vos membres d’équipe
Le burn-out au sein de votre équipe peut d'abord passer inaperçu, mais devenir de plus en plus évident avec le temps. Il peut affecter non seulement la vie professionnelle de vos collègues, mais aussi leur vie personnelle.
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Au-delà des implications sur la santé physique et mentale, le burn-out peut également entraîner des problèmes de recrutement et de fidélisation, avec un taux de rotation élevé pour l’organisation.
Pour éviter une situation où le burn-out devient si important qu’il nuit à votre équipe (sur le plan physique, mental, et émotionnel), voici quelques signes communs à surveiller.
1. Baisse de productivité
Si une équipe souffre de burn-out, cela se répercutera sur ses performances. Ces signes incluent :
- Diminution de la production et de l'efficacité
- Les tâches prennent plus de temps à être accomplies qu'elles ne le devraient
- Augmentation des erreurs ou des fautes
Si vous remarquez qu’une équipe sous-performe soudainement et qu’il n’y a pas d’autres problèmes (comme des contraintes de temps, de budget ou de périmètre), alors il se peut que l’équipe soit en train de vivre un burn-out.
2. Diminution de l’engagement
Bien que personne ne puisse être à 100% concentré en permanence, en général, la plupart des équipes projet seront engagées et montreront un réel intérêt pour les activités du projet.
Cependant, si l’équipe subit un burn-out, vous pouvez remarquer une baisse de l’engagement qui se traduit ainsi :
- Manque d’intérêt pour les réunions ou discussions d’équipe
- Retrait des interactions sociales avec les collègues
- Diminution de l’initiative ou réticence à prendre de nouvelles tâches
- Absentéisme ou absences imprévues au travail
Si l’engagement de l’équipe était jusque-là excellent mais que vous remarquez soudainement un désintérêt généralisé, le burn-out au travail peut en être la cause.
3. Épuisement physique et émotionnel
Le burn-out peut prendre de nombreuses formes, dont l’épuisement physique, mental et émotionnel. Si vous remarquez l’un des éléments suivants, il se peut que votre équipe subisse un burn-out :
- Fatigue visible ou signes de stress chez les membres de l’équipe
- Signalements de troubles du sommeil ou de problèmes de santé physique
- Éclats émotionnels ou irritabilité inhabituelle
Si vous observez l’un de ces signes au sein de votre équipe, ou vous constatez un changement dans le bien-être émotionnel d’un membre, cela peut indiquer un burn-out.
4. Baisse de la qualité du travail
Votre équipe projet est probablement composée des meilleurs profils—ils sont très compétents et excellents dans leur travail.
Ainsi, si vous remarquez une chute significative de la qualité de leur travail, il peut être pertinent de se demander si le burn-out n’explique pas les situations suivantes :
- Baisse notable du niveau des livrables réalisés
- Délais non respectés ou travail bâclé
Personne ne souhaite livrer volontairement un travail de mauvaise qualité, mais si d’autres facteurs comme le burn-out affectent l’équipe, cela risque d’avoir un impact sur la qualité globale des livrables.
5. Isolement
Que votre équipe applique des méthodologies agiles ou en cascade, la communication, l’engagement des employés et la collaboration sont essentiels à la réussite de tout projet.
Si l’énoncé ci-dessous décrit l’état actuel de la collaboration dans l’équipe, alors le burn-out peut être un facteur contribuant à ce manque de communication et de coopération :
- Membres de l’équipe travaillant en silos plutôt qu’en collaboration
- Manque de communication ouverte
- Diminution de la réactivité
Si des membres de l’équipe souffrent d’épuisement professionnel, ils peuvent manifester des signes d’isolement.
Comment aider les membres de l’équipe en cas d’épuisement professionnel
Voici six étapes pour aider vos membres d’équipe ou collaborateurs en cas d’épuisement professionnel.
1. Prenez-le au sérieux
L’épuisement professionnel et le stress sont bien réels. La santé mentale des employés est tout aussi importante que le respect d’une échéance de projet ou la conclusion d’une vente. Selon Deloitte, au Canada, les problèmes de santé mentale représentent en moyenne 30 à 40 % des demandes d’indemnisation pour invalidité de courte durée (STD) et 30 % pour invalidité de longue durée (LTD).
C’est réel et cela a un impact sur votre organisation. Même si les signes d’épuisement ne sont pas toujours visibles physiquement au sein de votre équipe, le stress qui y est associé peut se manifester mentalement et émotionnellement.
Ignorer ou minimiser les signes de stress et de fatigue peut être dangereux pour votre équipe. Les membres habituellement dynamiques paraissent-ils fatigués ces derniers temps ? L’équipe manque-t-elle d’enthousiasme ? Vous pouvez aider en prenant au sérieux tout indice, comme des changements dans les comportements ou habitudes, et ne pas les ignorer.
2. Soyez empathique
Il est important que les membres de l’équipe aient le sentiment d’avoir un responsable qui comprend ce qu’ils traversent. Faire preuve d’empathie et se mettre à la place des autres est essentiel pour aider les membres de l’équipe à gérer l’épuisement professionnel.
Essayez de vous imaginer à leur place (peur, anxiété, frustration) et ce que cela fait d’être en situation d’épuisement. L’empathie favorise une culture où il est possible de parler ouvertement du burnout avec ses responsables, et où des solutions peuvent être trouvées.
3. Identifiez la cause
Comprendre les causes de l’épuisement est très bénéfique pour aider les membres à y faire face. Les causes peuvent inclure :
- Des délais de projet irréalistes et une charge de travail excessive
- Des ressources projet inadéquates (souvent, un manque de ressources)
- Un périmètre ou des exigences clients mal définis
- Des conflits au sein de l’équipe
Pour remédier à l’épuisement professionnel des membres de l’équipe et l’éviter, il convient de traiter la cause profonde du problème et non ses symptômes.
4. Surveillez de près la charge de travail
Une façon d’atténuer l’épuisement professionnel est d’assurer un équilibre des charges de travail de l’équipe et d’éviter d’imposer des surcharges excessives aux collaborateurs.
Vous pouvez vous appuyer pour cela sur un outil de gestion de projet qui facilite la planification et l’allocation des ressources.
Une gestion efficace des ressources permet de veiller à ce que les membres de l’équipe ne soient ni surchargés ni sous-utilisés.
Enfin, la mise en place de réunions de suivi périodiques (ou un point quotidien si votre équipe fonctionne en mode agile) contribue au suivi du travail de chacun et de mieux cerner les contraintes de tous.
5. Créez une culture d’équipe favorable à l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle
Pour prévenir l’épuisement au sein de votre équipe, les responsables doivent veiller à instaurer une culture qui soutient l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. Les délais sont importants, mais le bien-être, la santé et la qualité de vie des collaborateurs le sont tout autant. Ce message doit être porté par la direction de l’organisation, mais aussi incarné au quotidien.
Une façon d’y parvenir : définir un noyau d’heures de présence communes et proposer des horaires flexibles permettant la collaboration, afin que chacun puisse organiser sa journée ou caler des rendez-vous personnels.
De même, les responsables doivent proposer des activités favorisant un bon équilibre vie professionnelle-vie personnelle. Les événements conviviaux, comme des pique-niques en extérieur ou d’autres sorties, peuvent être un atout contre l’épuisement.
Par ailleurs, il est utile d’encourager les membres de l’équipe à prendre des congés (PTO) et à ‘déconnecter’ du bureau sans crainte de pénaliser leur performance. De nombreuses organisations proposent également des ressources et des aides sous forme d’avantages santé et bien-être, tels que des programmes d’aide aux employés (PAE).
Les employeurs peuvent également offrir des services et d'autres avantages qui favorisent la santé et le bien-être, comme l'accès à un accompagnement psychologique ou un remboursement pour des activités sportives (et encourager activement l'équipe à en profiter).
Si vous ne savez pas quels avantages sont disponibles pour aider les employés à éviter l'épuisement professionnel, consultez vos collègues des ressources humaines.
6. Soyez ouvert aux retours
Pour éviter et combattre l'épuisement professionnel, les responsables doivent être ouverts à des retours honnêtes de la part de leur équipe. Ils doivent être prêts à écouter, sans jugement, les causes et symptômes du burn-out pouvant être ressentis par l'équipe, et s'engager à agir pour y remédier.
Non seulement cela créera une culture où les gens se sentent à l'aise de communiquer avec leurs responsables, mais cela instaurera également un climat favorable à l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
De la même manière, si les collaborateurs ont des commentaires à faire sur des sujets tels que le stress au travail ou d'autres expériences susceptibles de provoquer l'épuisement professionnel, ils doivent se sentir libres d'en discuter ouvertement avec la direction.
Erreurs à éviter
Ne paniquez pas ! Ce n'est pas parce que votre équipe montre certains signes d'épuisement professionnel que tout va s'effondrer. Prévenir l'épuisement au sein de votre équipe nécessite une approche proactive et attentive. Voici quelques erreurs courantes à éviter :
1. Ignorer les premiers signes d’alerte
Ignorer ou minimiser les signes de stress et de fatigue chez vous-même est déconseillé, mais c'est également risqué de ne pas prêter attention à ces signes chez les autres. Soyez attentif aux signes d'épuisement professionnel évoqués plus haut dans cet article et prenez des mesures pour les traiter.
Une façon simple d'y parvenir est de faire des bilans réguliers avec votre équipe (que ce soit collectivement ou individuellement). Prenez des nouvelles de vos collaborateurs et questionnez-les sur leur niveau de stress ainsi que sur leurs inquiétudes ou problèmes liés à la culture d'entreprise.
Soyez à l'écoute ! Ceci est particulièrement important si votre entreprise connaît une croissance rapide—l'épuisement professionnel est souvent lié à une croissance soutenue et au changement au sein d'une organisation.
2. Ne pas gérer la charge de travail
Surcharger les membres de l'équipe avec trop de tâches ou des délais irréalistes n’est généralement pas bénéfique pour les projets : cela peut conduire à l'épuisement, au turnover des employés et à des difficultés de fidélisation dans l'organisation. Pour prévenir l'épuisement, veillez à une répartition équilibrée du travail et à planifier les ressources de façon équitable au sein de l'équipe.
De plus, il est important que chacun comprenne ce qui est inclus ou non dans le périmètre du projet afin de gérer la charge de travail. Un manque de clarté sur les priorités et le périmètre peut entraîner confusion et surmenage.
3. Négliger les congés
Tous les projets ont un calendrier avec une date de début et de fin. La pression pour respecter l'échéance peut générer du stress au sein de l'équipe. Il est très facile pour les membres d'équipe de reporter ou de ne pas prendre leur congé payé, voire de s'abstenir de faire des pauses pendant la journée.
Les chefs de projet devraient encourager une culture de la pleine conscience où prendre des pauses ou des vacances est encouragé. Tout temps d'absence planifié (jours fériés, congés payés, et autres absences telles que jours de santé mentale ou de bien-être) doit être intégré dans le planning du projet.
Cela permettra aux membres de l'équipe de se sentir en droit de vraiment prendre du temps pour eux et se déconnecter. Si le fait de prendre des congés est ignoré ou mal perçu et que les frontières entre vie professionnelle et vie personnelle ne sont pas respectées, les pratiques telles que le travail en dehors des heures ou ne pas prendre de vacances risquent de devenir la norme, ce qui peut provoquer ou aggraver l'épuisement professionnel.
4. Mauvais exemple donné par la direction
En tant que chef de projet et dirigeant dans l'organisation, vous avez un rôle à jouer pour prévenir l'épuisement de l'équipe en montrant le bon exemple. Lorsque les responsables travaillent de manière excessive ou ne prennent pas de pauses, ils envoient un mauvais message.
Ne pas incarner un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle est une erreur à éviter absolument.
Ne vous épuisez pas
Maintenant que vous êtes prêt·e à reconnaître les signes précoces de l'épuisement professionnel et à le prévenir au sein de votre équipe, allez parler à vos collègues et voyez comment ils vont. Il n'est jamais trop tard pour organiser une pause-café en équipe ou une session de quiz entre collègues.
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