Qu’est-ce qu’un calendrier des ressources en gestion de projet ?
Créer un calendrier des ressources en gestion de projet permet de s'assurer que les membres de l'équipe sont disponibles et ont la capacité de travailler sur les tâches de projet que vous attendez d'eux.
Sans cette étape importante de la phase de planification du projet, vous ne récolterez que confusion, reproches, déceptions et blâmes.
Qu'est-ce qu'un calendrier des ressources ?
Un calendrier des ressources est un outil qui affiche la disponibilité des membres de l’équipe. Il sert à déterminer si votre plan de gestion des ressources est réalisable et à suivre la capacité et l’utilisation (combien de temps ils ont et s’ils ont d’autres priorités de travail en concurrence). Il tient également compte des jours fériés, des jours non travaillés ou des périodes où les membres de l’équipe de projet seront indisponibles (vacances, congés planifiés, etc.).
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Vous devriez créer votre calendrier au début du projet (avec votre plan de projet) et le mettre à jour régulièrement. Il est préférable de le construire directement dans votre logiciel de gestion des ressources ou dans l’outil que vous utilisez pour gérer vos projets. Il est généralement créé par le chef de projet, mais un responsable des ressources peut aussi en être l'auteur.
L'objectif d'un calendrier des ressources
L’objectif d’un calendrier des ressources est de déterminer la disponibilité générale de vos ressources humaines et de savoir si les bonnes ressources sont disponibles. Il n’est pas rare que le calendrier des ressources montre qu’un projet n’est pas possible à cause de contraintes de ressources, ce qui peut impliquer de modifier le planning du projet, le périmètre, l’allocation des ressources ou le coût.
Comment créer un calendrier des ressources
Voici les étapes pour créer un calendrier des ressources.
1. Commencez avec un calendrier vierge
Commencez par créer un nouveau calendrier dans votre outil de gestion des ressources ou en utilisant un modèle de calendrier. L'un des principaux avantages des outils de planification des ressources est qu’ils sont spécifiquement conçus pour vous aider à simplifier le processus de planification des ressources. Enregistrez le calendrier à un emplacement facilement accessible pour qu’il soit visible par tous les membres de l’équipe.
Grâce aux fonctionnalités d’autorisations offertes par la plupart des logiciels de gestion des ressources, vous pouvez contrôler l’accès, permettant aux membres de l’équipe de consulter, modifier et ajouter leurs propres entrées. Cette fonctionnalité collaborative favorise non seulement la transparence, mais améliore également la coordination et la productivité au sein de l’équipe.
2. Ajoutez les membres de l’équipe et les ressources
L’étape suivante consiste à saisir les informations sur l’équipe dans votre outil de gestion des ressources. Définissez pour chaque membre les jours de travail et le pourcentage de leur temps de travail pouvant être alloué au projet.
Par exemple, un membre d’équipe qui travaille du lundi au vendredi peut avoir environ 3 heures par jour consacrées à des tâches opérationnelles, donc son temps disponible pour le projet serait d’environ 20 heures par semaine.
En suivant les bonnes pratiques de gestion des ressources projet, vous pouvez facilement suivre et ajuster ces allocations, en veillant à l’équilibre de la charge de travail de chaque membre et à ce que le calendrier du projet reste réaliste.
3. Identifiez les périodes d’indisponibilité de l’équipe
Dans votre calendrier, indiquez également les périodes où les membres de l’équipe seront indisponibles, incluant les congés de l'entreprise, les jours fériés, les vacances planifiées, les congés sabbatiques, les absences et tout autre temps hors du travail.
En marquant ce temps comme indisponible dans votre outil, vous obtenez une vision plus complète de la disponibilité des ressources. Cela vous aide à éviter les conflits de planification et à vous assurer que la planification du projet est aussi réaliste que possible.
Vous pouvez également permettre à vos membres d’équipe de mettre facilement à jour et ajuster leurs périodes non travaillées dans votre outil de gestion des ressources afin de garder votre calendrier à jour tout au long du projet.
4. Publiez le calendrier des ressources
Une fois votre calendrier renseigné, veillez à le partager avec l’équipe et les parties prenantes. Créer votre calendrier dans un outil de gestion des ressources facilite le partage et permet à chacun de rester informé en temps réel.
Une visibilité large du calendrier aide les membres de l’équipe projet et les parties prenantes à savoir ce qu’il se passe et à comprendre les enjeux de disponibilité que l’équipe pourrait rencontrer.
Par exemple, les congés d’hiver approchent-ils ? Quel impact cela aura-t-il sur les capacités du projet ? N’oubliez pas : il est essentiel de prendre en compte et de respecter le besoin de congés de votre équipe – le repos est indispensable pour entretenir le moral.
5. Passez en revue le calendrier des ressources régulièrement
Une fois votre calendrier partagé, ce n’est pas terminé. Vous devez passer le calendrier en revue régulièrement avec votre équipe et les parties prenantes. C’est une raison de plus pour laquelle il est judicieux de créer votre calendrier dans un outil de gestion des ressources.
De cette façon, il sera facile pour les membres de l’équipe de saisir et de mettre à jour leurs absences de façon continue. Des vérifications régulières permettront de maintenir l’exactitude du calendrier, vous évitant ainsi qu’il ne devienne obsolète ou difficile à gérer.
Vous pouvez aussi utiliser les fonctions de notifications de votre logiciel pour inviter à des mises à jour en temps opportun et aligner tout le monde.
Que doit contenir un calendrier des ressources ?
Vous devrez inclure les informations suivantes pour tous les membres de l’équipe ou ressources du projet nécessaires pour atteindre les objectifs du projet :
- Noms
- Titres
- Dates de début
- Dates de fin (le cas échéant)
- Jours de travail habituels
- Les jours spécifiques où chaque membre de l’équipe est disponible pour travailler sur le projet
- Congés prévus, congés sabbatiques, absences, etc.
- Priorités de travail concurrentes
Voici à quoi cela peut ressembler :
Calendrier des ressources vs Calendrier de projet
Alors qu’un calendrier des ressources indique les périodes où les membres de l’équipe sont disponibles pour travailler sur les tâches et sert à suivre la disponibilité des ressources, un calendrier de projet correspond à un planning des tâches planifiées et des jalons permettant de suivre l’avancement du projet.
Les membres de l’équipe utilisent le calendrier des ressources pour indiquer leur disponibilité à travailler sur le projet, tandis que le calendrier du projet indique quelles tâches et quels livrables sont attribués à qui et pour quelle date la réalisation est prévue.
Ensemble, les calendriers de projet et des ressources permettent aux chefs de projet ou responsables d’équipe d’avoir une visibilité sur la disponibilité des membres du groupe, les jalons et les échéances, afin d’identifier à l’avance les éventuels goulots d’étranglement qui pourraient passer inaperçus autrement.
| Calendrier des ressources | Calendrier de projet |
|---|---|
| Créé par : Le chef de projet ou responsable des ressources | Créé par : Le chef de projet |
| Informations principales : Temps disponible, congés, vacances et absences | Informations principales : Échéances et jalons du projet, selon le plan de projet |
| Utilisé pour : Suivre la disponibilité des membres pour travailler sur les tâches | Utilisé pour : Suivre l’avancement des tâches et des jalons du projet |
Voici à quoi peuvent ressembler ces deux types de calendriers.
Avantages de l'utilisation d'un calendrier des ressources en gestion de projet
Voici quelques avantages clés à prendre en compte si vous hésitez encore à adopter ou non un calendrier des ressources.
- Vous vous assurerez que la charge de travail du projet est équilibrée entre les membres de l'équipe
- Vous éviterez de surcharger ou de sous-utiliser vos collaborateurs, ce qui permettra d’éviter l’épuisement et de maintenir une productivité élevée
- Vous pourrez rapidement évaluer quels membres de l’équipe sont disponibles, et pour combien de temps, avant de leur attribuer des tâches
- Vous serez informé à l'avance des congés des membres de votre équipe, ce qui vous permettra de prévoir la faisabilité de nouveaux projets et la disponibilité des ressources pour vos projets futurs ou plus complexes
- Vous pourrez visualiser cette disponibilité en un coup d’œil (plutôt que de devoir décrypter des listes de dates dans un tableur)
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Les outils logiciels sont bien plus faciles à utiliser que les calendriers Google et les tableurs lorsqu'il s'agit de créer un calendrier des ressources. Consultez notre sélection de logiciels de planification des ressources afin de trouver l’option la mieux adaptée aux besoins de votre équipe et de vos projets.
