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Gardez votre projet sur la bonne voie grâce aux rapports d’état d’avancement

Un rapport sur l’état d’avancement d’un projet est bien ce qu’il désigne. L’état actuel de votre projet. C’est un outil de communication important utilisé par les producteurs et les chefs de projet pour informer les clients, les membres de l’équipe et les intervenants de ce qu’il se passe.

Bien qu’il existe de nombreux formats différents de rapports sur l’état d’avancement des projets, il existe encore plus de moyens de les rendre écrasants, ennuyeux et, en fin de compte, non lus par vos clients et votre équipe.

Ce que nous allons évoquer dans cet article :

  1. Quels sont les éléments essentiels d’un rapport sur l’état d’un projet
  2. Éléments facultatifs et ce qu’il faut éviter dans le rapport sur l’état du projet
  3. Étapes à suivre pour créer un rapport d’état hebdomadaire

Je vous fournis également une liste et un modèle de rapport d’étape pour que vous soyez prêt à réussir.

Project Status Report

Qu’est-ce qu’un rapport sur l’état d’un projet et pourquoi est-il important?

Un rapport sur l’état d’avancement d’un projet comprend tous les efforts, les progrès et les risques critiques pour l’entreprise associés à un seul projet. Un instantané de la situation.

Les meilleurs rapports sur l’état d’avancement du projet créent la responsabilité et l’appropriation au sein de votre équipe. Ils montrent les problèmes, atténuent les risques et, par-dessus tout, s’assurent que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de votre projet.

Pour les clients, les rapports sur l’état d’avancement du projet sont très utiles. Cela leur donne l’assurance qu’ils en ont pour leur argent. Ça peut les faire paraître bien aux yeux de leurs patrons. Il peut assurer le maintien du financement à l’avenir. Cela peut aussi vous sauver la mise parce que vous avez une trace écrite au cas où les choses déraillent.

Les rapports sur l’état du projet sont créés une fois que votre plan de projet est en place et que les choses sont en marche. Si l’on veut être super précis, c’est pendant la phase Surveillance et Contrôle. Généralement, ils sont envoyés sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez même le faire sur le quotidien, mais seulement si nécessaire.

Les rapports sur l’état d’avancement des projets peuvent être fournis de diverses façons. Il n’y a pas de façon parfaite. Par email. Par le biais d’un outil de gestion de projet. Verbalement, puis suivi d’un PDF. Les options et les combinaisons sont infinies.

Les rapports sur l’état d’avancement des projets ne sont pas et ne devraient pas servir de tâche que les producteurs et les CP accomplissent parce que cela fait partie des responsabilités du travail. C’est le devoir d’un producteur/chef de projet de produire des rapports d’étape significatifs et utiles. Pas seulement pour “faire le rapport d’état” que personne ne lit.

Les rapports sur l’état d’avancement des projets sont-ils différents pour le personnel interne et les clients?

La réponse est “parfois”. Je déteste ce genre de réponse, mais c’est comme ça.

Ma philosophie est soyez transparent avec votre client. Je crois que la façon dont vous dirigez l’équipe interne devrait être visible pour votre client s’il le souhaite. Il ne devrait rien y avoir à “cacher” à votre client.

MAIS voici l’exception.

Votre client préfère un contenu différent de celui de votre équipe interne dans son rapport de situation. Il faut donc absolument s’adapter à leurs désirs. Assurez-vous d’abord de bien comprendre leurs attentes.

Comment créer un rapport d’état du projet

Qu’est-ce que cela comprend?

Dans votre rapport d’étape, vous devez inclure les éléments suivants :

1. Nom du projet / Nom du client

2. Vision du projet

Il doit s’agir d’une simple phrase de ce qu’est votre projet et le but principal/la vision. Une vue macro. La bonne nouvelle, c’est qu’une fois que ce sera fait, vous n’aurez plus besoin de le réviser.

Exemples :
  • Augmenter les ventes de kombucha en ligne par la mise en place d’une campagne de marketing par courriel goutte à goutte.
  • Conduire les clients qualifiés à “acheter” du kombucha via des appareils mobiles basés sur une interface utilisateur améliorée.
  • Lancer un site web d’ici juin 2018 qui permet aux clients d’acheter Killer Kombucha et qui reflète Killer Kombucha comme ayant la meilleure qualité et le meilleur goût dans sa catégorie.

3. Santé du Projet

Il y a plusieurs façons de la présenter, mais j’aime bien la méthode du “feu rouge”. Le vert quand tout va bien. Le jaune quand il y a quelques problèmes. Le rouge quand c’est un beau chantier. Une note à l’appui est toujours utile.

Exemple :
  • Vert: Nous avons obtenu l’approbation pour les designs de courriel goutte à goutte. Aucun problème budgétaire pour le moment.

Un autre élément que je vous encourage fortement à inclure est les dépenses et le calendrier du projet. En fournissant régulièrement à votre client et à votre équipe des mises à jour sur le rendement du projet par rapport au budget et à l’échéancier, vous encouragerez la sensibilisation et la valorisation des efforts du projet. C’est aussi une GRANDE opportunité pour vous de voir les tendances et d’empêcher votre projet de sortir des sentiers.

weekly project status report example - project health

Exemple de rapport hebdomadaire sur l’état du projet : Inclure la santé du projet.

4. Ce que nous avons accompli pendant CETTE PÉRIODE

Énumérez-les sous forme de puces. Soyez bref et simple. Ce ne sont pas des tickets pour Jira. N’expliquez pas le “comment” seulement le quoi.

Exemple :
  • Obtention de l’approbation pour 3 modèles d’e-mails au goutte-à-goutte

[w. Link to approved deliverable]

  • Transfert complet à l’équipe de développement et délai de livraison confirmé

5. Ce que nous prévoyons de réaliser lors de la prochaine PÉRIODE

Une liste de tâches claires et précises présentées ici sous forme de puces.

Exemple :
  • Élaborer les trois courriels
  • Effectuer l’AQ interne et les tests
  • Transfert à l’assurance qualité et aux tests du client

6. Éditions/Blocages

C’est ici que vous pouvez lever les drapeaux rouges ou les obstacles qui vous empêchent d’aller de l’avant.

Exemple :
  • Si nous n’obtenons pas les commentaires des clients d’ici le 06/02, nous risquons de ne pas être en mesure d’envoyer le courriel aux consommateurs le jour même où le produit sera disponible dans les magasins.

7. Tâches et jalons à venir

Une vue macro de ce qui se passe. Y a-t-il quelque chose que le téléspectateur devrait examiner? Quelle est la prochaine étape?

Exemples :
  • dd/mm : Assurance de la qualité et mise à l’essai du client
  • dd/mm : Déploiement par email
weekly project status report example

Exemple d’un rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement du projet.

Voici quelques éléments facultatifs que vous pouvez inclure en fonction de votre projet :

  • Liens vers la chronologie de votre projet
  • Liens vers les produits livrables achevés
  • Mesures à prendre
  • Des gifs amusants, des liens vers des playlists d’équipe, etc.
  • Remerciements ou gratitude hebdomadaires aux membres de l’équipe et aux clients
  • Liens vers des articles et des tendances pertinentes de l’industrie
  • Un journal RAID

N’incluez rien de tout cela :

  • Critiques
  • Trop de détails
  • Questions

Rapport sur l’état d’avancement du projet, les meilleures pratiques

Maintenant que nous savons ce que c’est et ce qu’il comprend, voici comment le remplir.

1. Rédigez une première ébauche horrible

La première chose que vous allez faire est de créer une première ébauche de votre rapport de situation. J’ai entendu parler du premier essai horrible dans “Everybody Writes” d’Ann Handley et je l’ai appliqué à de nombreux efforts en tant que CP.

Fondamentalement, c’est ici que vous n’avez qu’à déverser tout ce que vous savez sur le projet dans votre modèle. Pour moi, c’est le moment où je passe en revue ce qu’il s’est passé et ce qui va venir. Cet exercice est important parce qu’il vous permet de bien réfléchir et de digérer les événements de votre projet. Il vous permet de sortir toutes les informations, sans vous punir d’avoir à les éditer et à les formater en cours de route.

Ensuite, faites une pause.

2. Modifier

Revenez et modifiez votre rapport d’état. Vous voulez vous assurer que votre rapport d’état est exact et exempt d’erreurs. L’envoi de rapports parfaits montre à vos clients et à votre équipe que vous avez consacré du temps et de la réflexion au rapport d’étape et que celui-ci est important et utile. De simples erreurs peuvent envoyer le message que vous vous en fichez.

Vérifiez deux fois que votre rapport d’état comprend les éléments suivants :

  • Nom du projet / Nom du client
  • Vision du projet
  • Projet Santé
  • Ce qui a été récemment terminé
  • Ce que vous prévoyez de faire ensuite
  • Éditions/Blocages
  • Tâches et jalons à venir

Aussi…

  • Enlevez les mots en trop. Pouvez-vous dire les choses plus simplement? Plus directement?
  • Grammaire, ponctuation, orthographe correctes
  • Ajoutez tout ce que vous avez oublié ou qui a changé depuis votre première ébauche.
  • Pouvez-vous le réduire à une page? Ce n’est pas obligatoire, mais cela vous aidera à éviter la surcharge d’informations.

3. Envoyer et livrer

Maintenant que vous avez créé votre rapport d’état du projet, il est prêt à être envoyé. Bien joué! Voici quelques conseils pour vous assurer que l’équipe et votre client les accueillent positivement.

Ajouter du sucre avant d’envoyer

Ce qui est important à ce moment là, c’est de distribuer à votre équipe et à vos clients un peu de “sucre”. J’ai hérité cette précieuse compétence d’un patron il y a quelques années. Soyez flatteur. Soyez gentil. Faites tout votre possible pour remettre ce rapport d’étape avec une dose d’encouragements écrits. En d’autres termes, évitez de passer pour un robot.

Vos rapports sur l’état d’avancement de votre projet seront reçus plus positivement s’ils sont accompagnés d’une note réfléchie plutôt qu’envoyé avec un simple lien vers la page qui envoie le message aux autres que le document n’est pas important.

Donner le rapport lors d’une réunion sur l’état d’avancement

Il est courant que les rapports d’étape soient publiés en même temps qu’une réunion de rapport d’étape. Il sert d’ordre du jour général et procure un document aux participants. Ce n’est pas obligatoire, mais c’est certainement une excellente occasion pour l’équipe et/ou le client de discuter du projet et de mettre en évidence les risques, les défis ou les préoccupations. Publiez de nouveau le rapport d’étape si des changements ont été apportés au cours de la réunion d’étape.

Moyens efficaces d’envoyer un rapport d’étape

Messages instantanés, email, basecamp, Teamweek, etc. Choisissez une méthode et respectez-la. Je vous encourage à éviter de les envoyer via différents canaux afin de vous créer moins de travail et pour que l’audience sache comment et quand il sera livré.

4. Confirmer

La dernière chose que vous pouvez faire est d’envoyer le rapport d’état et de faire un suivi de lecture. Votre équipe et votre client sont chargés de lire, c’est à vous de vous en assurer pour faire respecter cette obligation.

Demandez à l’auditoire de votre rapport de confirmer qu’il l’a lu dans les 24 heures. Un simple “je l’ai eu” ou un pouce vers le haut par la messagerie instantanée est très utile. Ont-ils des questions? Vous voulez vous assurer que l’état d’avancement du projet est lu et constitue un outil efficace de communication du projet.

Si vous n’avez pas de réponse, faites un suivi direct. Ne faites pas une réponse à tous mais appelez-les.

5. Rincez et répétez!

Le dernier conseil que j’ai à vous donner est de demander à votre auditoire de vous faire part de ses commentaires. C’est un document pour eux. Vous voulez vous assurer que ça aide et que ça ne fait pas de mal.

Vérifiez de temps à autres si quelque chose peut être enlevé, inclus ou amélioré pour que vos rapports de situation servent au mieux votre équipe et vos clients.

Modèle de rapport d’état du projet

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