Chef de projet stressé ? 10 conseils pour retrouver votre dynamisme
Êtes-vous un chef de projet stressé ? Sans surprise, la gestion de projet peut s’avérer incroyablement stressante. Nous sommes responsables de la livraison dans les délais, dans le budget et dans le respect du périmètre, mais nous devons souvent faire face à des ressources limitées ou mal outillées, à des attentes irréalistes des clients et à une liste de tâches qui pourrait facilement atteindre la lune et revenir. Que pouvons-nous faire face à cela ? Devons-nous accepter sans broncher cette vie de chef de projet stressé ou existe-t-il un moyen de retrouver notre énergie en gestion de projet ?
Dans ce blog, je partage mes meilleurs conseils pour un chef de projet stressé, basés sur mes propres expériences à gérer un certain nombre de projets complexes qui m’ont fait frôler le point de rupture.
Il s’agissait d’une situation classique d’une équipe technique sous-dotée et d’un manque de chefs de projet pour couvrir la charge de travail. Ce qui, en tant que chef de projet consciencieux, m’a poussé à passer six mois de nuits blanches. Le manque de sommeil, associé au stress lié au travail, m’a laissée épuisée et en larmes—j’étais devenue l’ombre du chef de projet compétent que je savais être.
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En moyenne, les adultes britanniques passent désormais un jour par semaine en ligne. Travailler dans l’industrie technologique donne l’impression que nous sommes en permanence connectés à nos écrans numériques. En conséquence, en 2016, un internaute adulte sur trois (34 %) – soit l’équivalent de 15 millions de personnes au Royaume-Uni – a ressenti le besoin de passer un moment hors ligne (Ofcom 2016).
L’industrie numérique constate une recrudescence de signalements d’environnements surchargés de travail et sous forte pression, ce qui accroît les niveaux de stress et d’anxiété. De plus, le personnel reçoit systématiquement un mobile professionnel, ce qui fait que beaucoup d’entre nous essaient difficilement de faire plusieurs choses à la fois en réunion et ressentent en permanence le besoin de vérifier leurs messages. Alors comment pouvons-nous atteindre ce fameux équilibre entre vie professionnelle numérique et vie privée – et comment aider nos équipes à y parvenir également ?
Conseils pour un chef de projet stressé
1. N’en faites pas trop dans votre planification quotidienne
Si vous êtes un chef de projet stressé, réévaluez les trois tâches non négociables que vous devez accomplir chaque jour et assurez-vous de bloquer du temps pour celles-ci. Cela renvoie à cette simple sagesse : le fait même d’inscrire une tâche à votre agenda augmente la probabilité que vous l’honoriez.
Un autre conseil simple est de toujours laisser du temps disponible pour les tâches imprévues qui peuvent bouleverser votre journée. Nous sommes tous passés par là : trop de réunions à la suite et, lorsqu’un imprévu arrive, la journée entière part en vrille !
2. Utiliser la matrice de priorisation
La fameuse matrice d’Eisenhower, souvent appelée matrice urgent-important, est une ressource très utile pour savoir sur quoi vous concentrer. Notamment lorsqu’il s’agit du quatrième cadrant : les « à ne pas faire ». Quelles sont vos habitudes chronophages ? Rechercher des GIFs amusants ? Fixer votre boîte de réception, classer ou archiver de vieux e-mails ? La prochaine fois que vous vous sentez stressé, servez-vous-en pour trouver un moyen de prioriser votre charge de travail.
3. Comprendre les besoins
Et par « besoins », je n’entends pas seulement le périmètre fonctionnel d’un projet ou les user stories. Prenez le temps, au début d’un projet, de définir des règles de base et de clarifier ce que l’équipe et le client attendent de vous. Par exemple, si vous convenez qu’un rapport d’avancement hebdomadaire le vendredi est nécessaire, programmez ce travail dans votre agenda chaque jeudi. Cela vous permet d’avoir une longueur d’avance et de libérer du temps le jour J pour d’autres tâches qui pourraient nécessiter votre implication.
4. Prévoyez du temps pour la recherche
On a tous entendu parler de ces fameux 20 % de temps que les employés de Google peuvent utiliser pour leurs propres projets annexes – mais il y a quelque chose d’important à retenir dans le fait de planifier du temps pour explorer de nouvelles idées et approches en gestion de projet. Découvrir de nouvelles façons de gérer les clients, les collègues et soi-même peut s’avérer inestimable pour développer une boîte à outils qui nous rend plus résilients. En tant que chefs de projet, nous ressentons la pression de devoir tout maintenir à flot ; alors prendre le temps de développer des compétences de vie essentielles telles que la priorisation ou la pleine conscience peut aussi vous permettre d’être mieux préparé à affronter les situations stressantes.
5. Sachez vous affirmer
Pour moi, c’est un point très important concernant la gestion du stress et que je trouve souvent sous-estimé : avoir le courage de se lever et de dire non parfois. Les chefs de projet peuvent être des personnes soucieuses de plaire, ce qui peut nous mettre dans une situation délicate si on dit oui à tout par peur de décevoir. Apprendre à dire non et à poser des limites, au bon moment et de la bonne manière, est une compétence essentielle.
Savoir ce que vous pouvez raisonnablement accomplir au cours d’une journée ou d’une semaine est crucial pour ressentir une fierté et une satisfaction dans votre travail. Par exemple, un moyen simple de tester cela est de se demander : quel est l’objectif de cette invitation à une réunion ? Ai-je vraiment besoin d’y assister ? Nous savons tous à quel point les réunions inutiles peuvent être chronophages : dans la mesure du possible, ne vous engagez que sur les choses qui apportent de la valeur à vos projets et contribuent à faire avancer les choses.
Savoir ce que vous pouvez raisonnablement accomplir au cours d’une journée ou d’une semaine est crucial pour ressentir une fierté et une satisfaction dans votre travail. Par exemple, un moyen simple de tester cela est de se demander : quel est l’objectif de cette invitation à une réunion ? Ai-je vraiment besoin d’y assister ? Nous savons tous à quel point les réunions inutiles peuvent être chronophages : dans la mesure du possible, ne vous engagez que sur les choses qui apportent de la valeur à vos projets et contribuent à faire avancer les choses.
6. Décomposez la tâche
Nous connaissons tous les avantages des user stories et de la décomposition d'une tâche en éléments plus petits : cela nous permet finalement de mieux comprendre le temps requis. En tant que chefs de projet, nous nous concentrons souvent sur la vue d'ensemble, alors prenez le temps de réfléchir à votre propre travail et fixez-vous des tâches réalisables que vous pourrez concrètement accomplir dans le temps imparti.
Si vous êtes un chef de projet stressé et que vous vous sentez débordé par votre charge de travail, ce conseil peut être particulièrement utile : au lieu d'essayer d'accomplir tout d'un seul coup, avoir une liste de petites tâches vous semblera plus gérable.
7. Prenez votre pause déjeuner loin de votre bureau
Lorsque la charge de travail est importante, on a parfois l'impression de couler et l'on se dit : « Je ne peux pas me permettre de prendre une pause ! ». C’est un mauvais calcul, et d'expérience, plus vous restez stressé à votre bureau, plus vous vous sentirez mal. Prendre 10 à 15 minutes loin de votre ordinateur pour prendre l’air et réfléchir à ce qui est important peut faire toute la différence.
J'ai remarqué en agence que les développeurs et les designers prennent toute leur pause déjeuner, alors que les chefs de projet restent stressés à leur bureau. Souvent, ce sont les chefs de projet ou les responsables des ressources qui ne s'accordent pas le temps nécessaire : alors, en tant que chefs de projet, nous devrions adopter la même règle pour nous-mêmes.
8. Partagez la charge
Prenez le temps d’examiner les tâches que vous assumez et qui pourraient être déléguées à d’autres membres de l’équipe. J’ai appris qu’il est facile de se charger des tâches administratives de l’équipe, comme reformuler les retours pour qu’ils soient adaptés au client, voire faire du rédactionnel. Impliquer l’équipe pour qu’elle prenne le relais sur certaines missions vous permet d’informer la hiérarchie des compétences sur lesquelles vous devez doubler d’efforts.
9. Parlez à votre responsable et à votre équipe
Il n’y a aucune honte à exprimer vos préoccupations, et d’ailleurs, d’expérience, les chefs de projet sont justement ceux qui s’investissent et ne veulent pas montrer qu’ils rencontrent des difficultés. Dans ce cas, si vous êtes un chef de projet stressé, il est d’autant plus important d’en parler à votre responsable, car il ou elle n’est peut-être même pas au courant de vos difficultés.
En résumé, en ouvrant le dialogue, c’est un peu l’adage classique : « aidez-les à vous aider ». Collaborez, déléguez et partagez la charge avec vos autres collègues chefs de projet. Les discussions ouvertes et franches peuvent également faire ressortir des problèmes inconnus de vos collègues, et permettre à chacun de voir comment mieux s’organiser.
10. Prenez un moment pour réfléchir
Si après avoir lu ces conseils et tenté de les appliquer, vous vous sentez toujours stressé, prenez le temps de réfléchir et de vous demander si ce poste vous convient vraiment.
Comme je l’expliquais au début de cet article, je me suis retrouvé dans un environnement de travail stressant—et après avoir échangé avec la direction, j’ai compris que la culture d’entreprise et la manière d’effectuer les missions ne correspondaient pas du tout à mes valeurs. Finalement, au lieu d’arriver au point où je détestais mon travail, j’ai su reconnaître que cet environnement n’était pas fait pour moi. Aucune astuce de productivité ou technique de gestion du stress ne résoudra le problème si, fondamentalement, il vient de l’environnement de travail.
Depuis que j’ai changé de poste cette année, je ne suis plus un chef de projet submergé par le stress ; mais il arrive que la charge de travail augmente, et j’applique alors souvent les conseils ci-dessus pour rester serein et préserver un bon équilibre vie professionnelle-vie personnelle.
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