Administrateur de projet vs. Chef de projet : Principales différences
Si vous débutez dans le domaine de la gestion de projets ou envisagez une reconversion, vous vous demandez peut-être pourquoi les chefs de projet effectuent tant de tâches administratives.
Dans de nombreuses organisations, il incombe au chef de projet de prendre des notes, d’envoyer les invitations aux réunions, et même de commander le service traiteur ou de nettoyer les salles après une réunion ou une séance de stratégie.
Il serait totalement compréhensible que vous vous demandiez où s’arrête le rôle administratif et où commence celui de chef de projet — et s’ils sont même liés. Il est évident que quelqu’un doit faire ces choses, mais pourquoi est-ce souvent le chef de projet, et que pouvons-nous y faire lorsque cela ne devrait pas l’être ?
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Qu’est-ce qu’un administrateur de projet ?
Un administrateur de projet est une personne chargée de l’aspect administratif d’un projet. Cette personne peut avoir les responsabilités suivantes :
- Mettre à jour le plan de projet
- Maintenir l’outil de gestion de projet à jour
- Programmer les réunions
- Assurer la documentation du projet (y compris les comptes rendus, les ordres du jour, le suivi, et autres communications)
- Archiver les livrables et documents du projet
- Envoyer ou régler les factures et gérer le budget
- Fournir un support au chef de projet
Un administrateur de projet n'est pas forcément la même chose qu’un assistant chef de projet ou un coordinateur de projet. Même si, comme beaucoup de titres de poste, ils sont souvent utilisés de manière interchangeable, administrateur de projet peut constituer une voie professionnelle à part entière.
Et ce n’est pas parce que quelqu’un occupe un poste administratif dans une organisation orientée projet qu’il souhaite nécessairement devenir chef de projet.
Qu’est-ce qu’un chef de projet ?
Les chefs de projet initient, exécutent et finalisent des projets dans divers secteurs d’activité.
Puisque nous nous concentrons ici sur la gestion de projet numérique, un chef de projet peut diriger une équipe de designers, développeurs, rédacteurs et spécialistes de l’expérience utilisateur pour créer un site web, une page de destination, une série d’articles de blog, un logiciel ou une campagne publicitaire.
Comme il existe de nombreux types de projets numériques, une grande diversité de descriptifs de poste et même de titres peuvent être utilisés pour désigner un chef de projet dans notre secteur. Vous pourriez les voir appelés producteurs numériques, chefs d’équipe, ou encore, à un niveau supérieur, directeurs de la livraison.
Ces termes désignent en général la même fonction. Cette personne est responsable de la livraison globale du projet. Un chef de projet est responsable :
- De la définition de l’ensemble du périmètre du projet
- De la fixation et de la gestion du budget
- De la supervision de l’équipe projet
- De la planification de la cadence de communication
- De l’envoi des mises à jour de statut aux sponsors, clients ou autres parties prenantes
- Du suivi de l’avancement du projet par rapport au plan
- De la prévention du dépassement du périmètre et de la rédaction des avenants
- De la gestion des risques
- De la clôture du projet une fois terminé
- De la tenue de bilans de projet ou de rétrospectives
- De s’assurer que les documents du projet sont archivés
2 différences clés entre les administrateurs de projet et les chefs de projet
Vous avez l’impression d’effectuer toutes les tâches administratives de vos projets et n’êtes pas sûr de votre place entre le rôle d’administrateur et celui de chef de projet ? Ces deux différences principales peuvent vous aider à mieux comprendre où vous vous situez ou vers où vous souhaitez aller.
Les chefs de projet se concentrent sur la stratégie globale, les administrateurs sont plus dans l’opérationnel
Les chefs de projet accomplissent ou dirigent tout ce qui est nécessaire pour assurer la réussite d’un projet.
Ils peuvent être responsables de la sélection ou de l’intégration de l’équipe projet, de l’élaboration du périmètre avec le client et le business development, de la gestion du budget sur tout le cycle de vie du projet, ainsi que de toutes les communications et de la documentation du projet.
Ils dirigent la réunion de lancement du projet et les points d’avancement, veillent à la clôture adéquate du projet et à l’archivage de tous les documents et livrables à la fin du projet.
C'est une grande responsabilité, et piloter la stratégie globale, résoudre les problèmes et gérer les tâches administratives peut entraîner une surcharge de travail ou un épuisement professionnel. C'est pourquoi la plupart des projets complexes, comme la création d'un grand site web ou d'un nouveau produit digital, comptent souvent plus d'un chef de projet ou administrateur de projet pour gérer l'ensemble du travail.
Dans une grande équipe digitale interne ou une agence, vous pouvez retrouver de 2 à 10 chefs de projet, quelques administrateurs ou coordinateurs de projet, ainsi qu'un responsable ou directeur du service gestion de projets à qui tous ces professionnels rendent compte.
Les administrateurs de projet apportent un soutien administratif à un projet. Ils sont dotés d'excellentes compétences organisationnelles et doivent être capables de prendre en charge des tâches telles que la planification de réunions, la réservation de salles de conférence, la mise en place de logiciels de gestion de projet et l'attribution de tâches aux membres de l'équipe.
Ils peuvent également relancer les tâches en retard, créer des rapports d'avancement, et aider les membres de l'équipe à coordonner entre eux ou avec les clients.
Mais, voilà le problème : toute personne occupant un poste de chef de projet peut se retrouver cantonnée à réaliser certaines activités administratives de projet simplement parce qu'elle est perçue comme le membre le moins important de l'équipe.
Dans certaines équipes digitales, on considère qu'il fait partie du rôle du chef de projet d'agir comme administrateur de l'équipe. Même si ce n'est pas le cas et que cela ne figure pas dans votre fiche de poste, il se peut que vous vous retrouviez à effectuer ce travail, tout simplement parce que personne d'autre ne semble vouloir le faire.
Expérience et qualifications
L'expérience et les qualifications sont des domaines où les chefs de projet peuvent différer des administrateurs de projet. Sur le marché du travail actuel, il est possible de trouver un poste qui ne requiert pas de licence, mais il est plus probable que vous en ayez besoin si vous cherchez un poste de chef de projet.
Un chef de projet très expérimenté ou le responsable d'un bureau de gestion de projet (PMO) pourrait également avoir besoin d'un master. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas trouver un poste et acquérir une solide expérience dans le domaine sans posséder un diplôme universitaire de quatre ans.
Les chefs de projet peuvent chercher à obtenir des certifications afin de prouver qu'ils possèdent la bonne expérience pour leur poste. Dans le domaine du digital, cela peut prendre la forme d'une certification Scrum master (qui est un rôle différent de chef de projet) ou l'obtention d'une certification agile délivrée par le Project Management Institute (PMI). Dans d'autres secteurs, la certification PMP fait référence.
Pour les administrateurs de projet, les certifications en gestion de projet peuvent s'avérer utiles pour accéder au secteur ou compléter des compétences transférables.
Les certifications de gestion de projet de niveau débutant incluent le CAPM, le certificat de gestion de projet de Google, ou même le Certified Scrum Master (CSM) de la Scrum Alliance. Ces programmes n'ont pas de prérequis à l'exception de la participation aux heures de formation requises avant de passer l'examen.
2 Similarités entre les administrateurs et les chefs de projet
Maintenir l'organisation
Le chef de projet et l'administrateur de projet jouent tous deux un rôle dans le maintien de l'organisation au quotidien.
Ils collaboreront pour planifier la gestion des ressources, superviser et documenter les dépenses du budget de projet, et travaillent généralement à maintenir les fichiers et plannings de projet à jour. Il se peut qu'ils partagent la responsabilité de mettre à jour les plannings et tâches du projet dans des outils comme Asana, Trello ou Workfront.
Sécurité de l'emploi et développement de carrière
Que vous soyez chef de projet ou administrateur de projet, les deux parcours professionnels au sein de la gestion de projet offrent une sécurité de l'emploi et des opportunités de développement de carrière.
Bien qu'aujourd'hui nous assistions à de nombreux licenciements dans le secteur de la technologie, les chefs de projet et administrateurs de projet compétents trouveront toujours du travail.
Selon l'étude sur le déficit de talents du PMI (2017-2027), d'ici 2027, les employeurs auront besoin de près de 88 millions de personnes dans des rôles orientés gestion de projet à travers le monde.
Qu'est-ce que cela signifie pour vous, professionnel expérimenté ou en devenir dans la gestion de projet ? Cela signifie que c'est un bon moment pour débuter ou faire évoluer une carrière. Non seulement il s'agit d'une compétence recherchée, mais elle peut également être lucrative.
Si vous travaillez dans un domaine connexe et cherchez à changer de carrière, il est possible de valoriser les compétences que vous possédez déjà pour réussir en tant que chef de projet ou administrateur de projet.
Et en ce qui concerne le développement de carrière, ajouter des certifications et développer des compétences en gestion de projet ainsi que des compétences comportementales comme la communication, la gestion du temps ou le leadership peut vous aider à continuer à progresser et à prendre en charge des projets plus grands et plus complexes—ce qui peut également conduire à une augmentation de salaire et à une meilleure mobilité de carrière.
Le piège de l’admin : une note sur le travail invisible
Lorsque vous réfléchissez à ce que signifie être un bon chef de projet (ou un administrateur), vous imaginez peut-être quelqu’un qui prend la responsabilité de tout ce qui doit être fait. Travailler de longues heures, multitâcher et garantir la réussite du projet.
Certaines tâches comme prendre des notes, commander le service traiteur, se souvenir des anniversaires, etc., sont très importantes pour l’équipe mais n’ont pas d’impact direct sur le succès du projet. Si ces tâches importantes sont bien faites, elles sont rarement célébrées.
Cependant, si quelque chose est oublié, tout le monde le remarque. Une équipe affamée peut être irritable, et la personne dont l’anniversaire n’est pas reconnu peut être blessée, et plus encore. Ce travail est parfois appelé travail invisible—et même si quelqu’un doit le faire, ce n’est pas toujours au chef de projet de s’en charger.
Dans de nombreuses organisations, notamment là où les chefs de projets sont majoritairement des femmes, il peut être attendu que le chef de projet prenne en charge non seulement les tâches administratives du projet mais aussi l’ensemble du travail invisible de l’équipe. Se souvenir de commander un gâteau d’anniversaire pour le développeur principal ou que le designer est allergique aux noix demande du temps, des efforts et de l’énergie.
Comment s'assurer que vous n'êtes pas piégé à faire du travail invisible
Vous n’êtes pas seul(e) si en lisant les derniers paragraphes, vous vous êtes reconnu(e). Des recherches de la Harvard Business Review ont montré que les femmes reçoivent 44 % plus de demandes que les hommes pour accomplir des tâches « non valorisantes » au travail.
Les tâches non valorisantes relèvent de la catégorie du travail invisible et profitent à l’organisation, mais ne contribuent probablement pas à l’évaluation de la performance ou à la progression de carrière d’une personne.
Le rapport Women in the Workplace 2022 de Leanin.org et McKinsey explique : « Comparées aux hommes à leur niveau, les femmes leaders font davantage pour soutenir le bien-être des employés et promouvoir la DEI—un travail qui améliore la rétention et la satisfaction, mais qui n’est formellement reconnu dans la plupart des entreprises. Consacrer du temps et de l’énergie à un travail qui n’est pas reconnu rend l’évolution de carrière plus difficile pour les femmes leaders, et peut expliquer en partie pourquoi elles sont plus sujettes au burn-out. »
Que pouvez-vous donc faire en tant que chef de projet ou administrateur de projet lorsqu’on attend de vous, ou pire, qu’on vous impose, ce travail invisible et que vous constatez qu’il n’est pas réparti équitablement dans l’équipe ? Voici quelques pistes à essayer.
Tactique 1 : Déléguez simplement
Vous pouvez prendre l’initiative de commencer à attribuer les tâches. Aucune explication nécessaire.
Par exemple : « Greg, peux-tu prendre des notes pour cette réunion ? » Si Greg semble confus ou surpris, vous pouvez dire : « Je prends les notes la plupart du temps, et aujourd’hui, j’aimerais me concentrer sur l’animation et sur mes priorités. Je pense qu’il serait bien de désigner une nouvelle personne à chaque réunion. Tu commences ! »
Autre exemple : si l’on vous demande d’aller acheter des gâteries pour un anniversaire et que le seul moment disponible entre deux réunions est de 25 minutes pour votre déjeuner, jetez un œil aux calendriers et attribuez la tâche à la personne qui a le moins de réunions ce jour-là.
Tactique 2 : Soyez transparent(e)
Si vous souhaitez être très transparent(e) et que vous savez que votre équipe est réceptive, vous pouvez réinitialiser toutes les attentes d’un coup en annonçant au début d’une réunion, ou à la fin si quelque chose doit être planifié, ou à chaque fois que le sujet est abordé : « Je sais que j’ai toujours fait ______, mais je ne peux plus le faire en plus de mes propres tâches. Je pense que si nous répartissons tout ce travail, cela ne pèsera sur personne en particulier. »
Et si quelqu’un vous demande « Pourquoi ? » vous pouvez toujours les mettre dans l’embarras (gentiment !) en leur demandant avec le sourire : « Ça pose un problème de prendre un peu de ce travail administratif partagé ? »
Tactique 3 : Recrutez quelques allié(e)s
Une autre manière d’éviter que le chef de projet soit traité comme l’admin du bureau est de recruter quelques allié(e)s pour signaler la situation lorsqu’ils la remarquent. Il peut s’agir simplement de dire : « Pam prend toujours les notes. Je vais les prendre cette fois, et peut-être que Gus pourra le faire à la prochaine réunion. Sinon, ce n’est pas très juste. » Ou « Pourquoi tout le monde suppose que c’est Gail qui va organiser la réunion ? »
FAQ sur les administrateurs de projet
Quelle est la différence entre administrateur de projet et chef de projet adjoint ?
Dans de nombreuses organisations, les titres d’administrateur de projet et de chef de projet adjoint sont utilisés de manière interchangeable, mais il s’agit de deux rôles très différents.
Tandis qu’un administrateur de projet se charge des tâches administratives, un chef de projet adjoint a souvent un rôle plus opérationnel dans la réalisation du projet. Comme le note Ryan :
Avec le recul, je n’aimais pas tellement commencer en tant qu’assistant… mais ce fut une expérience précieuse. Cela m’a appris à soutenir les autres et à mener un projet du début à la fin efficacement.
Ainsi, même si un assistant chef de projet peut partager certaines responsabilités avec le chef de projet ou gérer de plus petits projets pour l'organisation (et dans certains cas, il peut faire les deux), ce rôle peut s'avérer crucial pour évoluer vers un autre poste de gestion de projet.
Quelle est la différence entre coordinateur de projet & administrateur de projet ?
Les coordinateurs de projet sont souvent des chefs de projet débutants et assurent le soutien aux projets pour une organisation sur des projets de moindre envergure. Un administrateur de projet est un professionnel qui se concentre sur les besoins administratifs des projets d'une organisation. Dans certains cas, il s'agit de professionnels très expérimentés ayant choisi de faire évoluer leur carrière dans cette spécialité.
Étapes suivantes
Pour résumer, chef de projet ne veut pas dire assistant administratif, ou Scribe par défaut, ou La Personne Qui Fait les Tâches Que Personne Ne Veut Faire. En tant que chef de projet, vous n’êtes pas obligé(e) d’assumer toutes les tâches administratives du projet – seulement celles qui ont vraiment du sens.
Exprimez-vous, posez vos limites et demandez des comptes aux autres. Faites-le à votre manière. Une fois que vos limites sont en place, utilisez les tactiques suggérées (attribuez la tâche, soyez transparent, et recrutez des alliés pour prendre la parole) pour avancer dans la bonne direction. Petit rappel : si vous voyez quelqu’un coincé dans ce rôle, prenez aussi la parole pour lui !
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