Miksi tiimit vihaavat ajanseurantaa & miten muuttaa heidän mielensä
Yksi tehtävä, joka tuntuu yhdistävän ihmiset keskinäiseen inhoon, on ajankäytön seuranta. Miksi näin on? Entä jos organisaatiosi edellyttää sinua ja tiimiäsi seuraamaan projektin eteen tehtyä työtä työaikakirjanpidon avulla? Tässä artikkelissa tarkastelen joitakin syitä siihen, miksi projektitiimit inhoavat ajankäytön seurantaa, sekä sitä, mitä projektipäällikkö voi tehdä sen edistämiseksi.
Tässä heti alkuun ammattilaisen vinkki: useimmiten sinä ja projektitiimisi käytätte ajankäytön seurantaohjelmistoa. Luota minuun: tämä on paljon parempi vaihtoehto kuin Excel-taulukko tai paperinen työaikakirjanpito. Helppokäyttöisen vaihtoehdon valitseminen auttaa merkittävästi tiimiäsi todella käyttämään sitä – tästä lisää myöhemmin!
Mitä ajankäytön seuranta on ja miksi tiimit käyttävät sitä?
Ajankäytön seuranta on prosessi, jossa kirjataan tehtäviin ja projekteihin käytetty aika tuottavuuden seuraamiseksi, resurssien hallitsemiseksi sekä sen varmistamiseksi, että projektit pysyvät aikataulussa ja budjetissa. Projektitiimit seuraavat ajankäyttöä useista eri syistä. Nämä syyt liittyvät usein organisaation tavoitteisiin, projektinhallinnan tarpeisiin ja tehokkuuteen liittyviin näkökohtiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sen perussyyn ”Inhoan tätä, mutta joku käski minun tehdä sen” lisäksi tässä on joitakin yleisiä syitä, joiden vuoksi tiimit ottavat käyttöön työntekijöiden ajankäytön seurannan:
- Laskutuksen ja asiakashallinnan tehostaminen: Organisaatioille ja toimistoille, jotka laskuttavat asiakkaita projekteihin käytetyn ajan perusteella, laskutettavien tuntien seuraaminen ajankäytön seurannan avulla on olennaista tarkan laskutuksen kannalta. Se tarjoaa selkeän ja läpinäkyvän tiedon asiakastyöhön käytetystä ajasta. Tämä voi auttaa perustelemaan kustannuksia ja ylläpitämään asiakassuhteita.
- Tarkemmat projektiarviot: Ajankäyttöä seurataan ja hallitaan usein erilaisiin tehtäviin ja toimintoihin käytetyn ajan valvomiseksi. Tämä auttaa arvioimaan, kuinka paljon aikaa vastaaviin tehtäviin saattaa kulua tulevissa projekteissa, mikä tekee projektisuunnittelusta tarkempaa. Ajankäytön seurantaa voidaan käyttää projektinhallinnassa myös arvioiden paikkansapitävyyden tarkistamiseen ja niiden korjaamiseen, jos arviot vaikuttavat virheellisiltä. Se voi auttaa tunnistamaan myös riskejä, jotka voivat vaikuttaa projektin lopputuloksiin.
- Resurssien kohdentamisen tehostaminen: Ajankäytön seurannan avulla projektitiimit ymmärtävät, miten resurssit, kuten kunkin tiimin jäsenen aika ja osaaminen, jakautuvat projektissa. Tämä tieto on arvokasta resurssien kohdentamisen optimoimisessa ja työkuormien tasapainottamisen varmistamisessa sekä sen varmistamisessa, etteivät tiimin jäsenet kuormitu liikaa tai jää vajaakäytölle, mikä voi edistää loppuunpalamista. Tämä voi tarkoittaa kohdentamismenetelmiä, kuten tehtävien siirtämistä muille tiimin jäsenille, uusien tiimin jäsenten tai mahdollisesti freelancerien palkkaamista tai tehtävien tai projektin aikataulun pidentämistä.
- Edistää prosessien ja työnkulkujen kehittämistä: Ajankäytön seurantatietoja voidaan analysoida prosessien ja työnkulkujen kehitysmahdollisuuksien tunnistamiseksi. Projektipäälliköt voivat tunnistaa malleja, arvioida prosessien ja työnkulkujen tehokkuutta ennalta määriteltyjen mittareiden perusteella sekä tehdä tietoon perustuvia päätöksiä kokonaistehokkuuden parantamiseksi. Saatat esimerkiksi huomata useiden tiimin jäsenten käyttävän paljon aikaa samaan tehtävään, mikä tarkoittaa, että sinun on löydettävä tapa vähentää tehtävään käytettävää aikaa tai poistaa heihin vaikuttava este.
Miksi tiimit inhoavat ajankäytön seurantaa?
1. Koettu mikromanageeraus
Kukaan ei halua tuntea olevansa tarkkailun kohteena. Tunne siitä, että ”iso veli” valvoo sinua työaikasi joka minuutin ajan, saa ihmiset tuntemaan olonsa epämukavaksi.
Ajankäytön seuranta voidaan kokea mikromanageerauksen muotona, jossa työntekijöistä tuntuu, että heidän jokaista liikettään seurataan ja tarkkaillaan. Tämä voi johtaa luottamuksen puutteeseen, motivaation heikkenemiseen sekä kielteiseen työympäristöön ja -kulttuuriin.
2. Epätarkoista arvioista rankaiseminen
Projektitiimit (erityisesti ketterät projektitiimit) saattavat suhtautua ajankäytön seurantaan kielteisesti, jos seurattua aikaa verrataan työmääräarvioihin. Jos projektitiimejä pyydetään antamaan arvio suunnitellusta työmäärästä ja kestosta, ne saattavat kokea ajankäytön seurannan keinoksi arvioidensa paikkansapitävyyden seuraamiseen.
Tiimin jäsenet saattavat pelätä joutuvansa vastuuseen tai saavansa rangaistuksen epätarkan arvion antamisesta, jos arvio ei osu kohdalleen. Tämä voi olla erityisen ongelmallista luovien tai tutkimus- ja kehitysprojektien parissa työskenteleville tiimeille.
3. Ei-toivottu hallinnollinen tehtävä
Kukaan ei pidä hallinnollisista ”kiireentuntuisista” tehtävistä. Vaikka jotkut projektitiimisi jäsenet saattavat jo käyttää tuottavuustyökaluja oman työnsä hallintaan, he saattavat nähdä ajankäytön seurannan ylimääräisenä hallinnollisena tehtävänä, joka vie aikaa heidän varsinaiselta työltään. Jos oman ajankäytön kirjaaminen on hankalaa tai vaatii huomattavasti aikaa ja vaivaa, se aiheuttaa turhautumista.
4. Läpinäkyvyyden ja luottamuksen puute
Jos ajanseurannan tarkoituksesta ei viestitä tehokkaasti tai seurattujen tietojen käytöstä ei kerrota läpinäkyvästi, työntekijät saattavat kyseenalaistaa prosessin arvon ja tarpeellisuuden. Tämä voi luoda myrkyllisen kulttuurin, jossa työntekijät saattavat kokea, ettei heihin luoteta työnsä tekemisessä. Tämä ei ole sellainen kulttuuri tai ympäristö, jossa kukaan haluaisi työskennellä.
Miksi ajanseuranta on tärkeää projektitiimeille?
Ajanseuranta voi olla projektin kannalta erittäin tärkeää. Projektipäällikkö voi haluta tiimien seuraavan työaikaa useista syistä.
Tässä on joitakin yleisiä ajanseurantatyökalujen hyötyjä tiimeille:
- Tarjoaa tietoa tuottavuudesta: Ajanseurantaa voidaan käyttää tiimin ja yksittäisten työntekijöiden tuottavuuden analysointiin. Ymmärtämällä, miten aikaa ja vaivaa käytetään, voit tunnistaa projektien pullonkaulat, puutteet, tehottomuudet ja kehityskohteet. Tämä tietoon perustuva lähestymistapa voi auttaa laatimaan strategioita ja suunnitelmia, joilla parannetaan yleistä tuottavuutta ja työntekijöiden työmotivaatiota.
- Auttaa hallitsemaan kustannuksia: Ajanseuranta auttaa hallitsemaan kustannuksia tarjoamalla tietoa projekteihin tosiasiallisesti käytetystä ajasta, työpanoksesta ja rahasta. Nämä tiedot ovat ratkaisevan tärkeitä tarkan budjetoinnin ja kustannusten ylittymisen välttämisen kannalta. Tämä on erityisen tärkeää projekteissa, joissa asiakkaan kanssa on sovittu kiinteästä projektihinnasta (tai käytetään kiinteähintaista sopimusta), sekä projekteissa, joiden on pysyttävä asiakkaan asettamissa budjettirajoissa.
- Varmistaa lakisääteisten ja sopimusvelvoitteiden noudattamisen: Joissakin tapauksissa sääntöjen, lakien tai sopimusten noudattaminen voi edellyttää ajanseurantaa. Ajanseuranta varmistaa, että työ tehdään vahvistettujen standardien ja ohjeiden mukaisesti projekteissa, joihin liittyvät sääntely- tai vaatimustenmukaisuusvaatimukset edellyttävät ajanseurantaa. Näin on usein konsultoinnissa, lakipalveluissa ja muilla ammatillisilla aloilla, joilla asiakkaat edellyttävät yksityiskohtaisia tietoja työntekijöiden tekemästä työstä.
- Parantaa ajanhallintaa: Tiimin jäsenet pystyvät näkemään, miten he käyttävät aikaansa, ja arvioimaan, käyttävätkö he liikaa (tai liian vähän) aikaa tiettyihin tehtäviin. Kun heillä on esimerkiksi päivän tai viikon lopussa mahdollisuus tarkastella omia aikatietojaan, tiimin jäsenet voivat mukauttaa eri projekteihin tai tehtäviin käyttämäänsä aikaa ja työpanosta kannattavuuden lisäämiseksi.
4 tapaa, joilla projektipäälliköt voivat saada tiimin mukaan ajanseurantaan
Projektitiimin saaminen mukaan ajanseurantaan voi olla hienovaraisuutta vaativa prosessi, joka edellyttää tehokkaita viestintästrategioita, selkeitä hyötyjä ja kannustavaa lähestymistapaa. Tässä on joitakin strategioita, joiden avulla voit kannustaa tiimiäsi ottamaan ajanseurannan käyttöön:
1. Selitä ajanseurannan tarkoitus
Ensimmäinen askel tiimin saamisessa mukaan on viestiä selkeästi ajanseurannan käyttöönoton syistä. Korosta, ettei kyse ole mikromanageerauksesta, vaan sen ymmärtämisestä, miten aikaa käytetään tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi. Projektipäällikkönä voit auttaa selittämään tarkoituksen tuomalla esiin hyödyt sekä tiimille että organisaatiolle.
2. Yhdistä ajanseuranta tavoitteisiin
Toinen askel on yhdistää ajanseuranta projektitiimin yleisiin tavoitteisiin ja päämääriin. Kun tiimin jäsenet näkevät, miten heidän aikansa edistää suurempien tavoitteiden saavuttamista (tai kokonaisuuden hahmottamista), he saattavat motivoitua seuraamaan työaikaansa tarkemmin. Tämä auttaa myös varmistamaan, että tiimin jäsenet ymmärtävät projektin ja organisaation tavoitteet ja päämäärät.
3. Valitse helppokäyttöiset työkalut
Jos tiedät tiimisi suhtautuvan vastahakoisesti työajan seurantaan, miksi valitsisit vaikean ja hankalakäyttöisen työkalun? Kannustaaksesi tiimiäsi seuraamaan työaikaa valitse helppokäyttöinen ajanseurantasovellus, joka integroituu saumattomasti tiimin työnkulkuun. Jos työkalut ovat käyttäjäystävällisiä, vaativat vain vähän vaivaa ja sopivat toimialallesi (esimerkiksi konsulteille tarkoitetut ajanseurantaohjelmistot), tiimin jäsenet ottavat ne todennäköisemmin käyttöön ilman, että sinun tarvitsee pyytää tai muistuttaa heitä.
Pidä silmällä työaikakellotyökaluja ja tekoälypohjaisia ajanseurantaohjelmistoja, joiden toiminnot mahdollistavat sinun ja tiimisi ajanseurannan automatisoinnin (esimerkiksi työaikakellon käynnistämisen tietyn välilehden avaamisen yhteydessä), sekä integraatioita projektinhallintaohjelmistoon tai muuhun laskutusohjelmistoon yhtenäisen ajanseurantajärjestelmän luomiseksi.
4. Näytä esimerkkiä
Miten aiot kannustaa ihmisiä tekemään jotain, jos et tee sitä itse? Projektipäällikkönä sinun tulee näyttää esimerkkiä ja osoittaa sitoutumisesi ajan seurantaan. Kun projektiryhmän jäsenet näkevät johtajien osallistuvan aktiivisesti, se luo myönteisen ilmapiirin koko tiimille. Tämä kannustaa muita toimimaan samoin.
Lisää ajan seurannan parhaita käytäntöjä löydät täältä.
Mitä seuraavaksi?
Onko sinulla lisää ideoita siihen, miten kannustaa tiimiäsi seuraamaan ajankäyttöään? Liity jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slack-yhteisössämme yhdessä satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa. Saat myös käyttöösi yli 100 mallipohjaa, esimerkkiä ja projektidokumentaation mallia, jotka säästävät aikaasi ja auttavat sinua etenemään kohti projektin onnistumista.
