Aloittelijan opas työnkulun automatisointiohjelmistoon
Olemme kaikki kokeneet sen tuskan, kun tietoja täytyy syöttää manuaalisesti Excel-taulukosta tai suorittaa jokin muu manuaalinen tehtävä. Kun istut siinä turhautuneena aikaa vievän toiminnon vuoksi, alat miettiä, olisiko olemassa parempi tapa. Tässä artikkelissa kerron, mitä työnkulun automatisointiohjelmisto on ja miten voit käyttää sitä turhautumisen poistamiseen.
Zapierin tuoreen raportin mukaan 65 % tietotyöntekijöistä on vähemmän stressaantuneita, koska he ovat automatisoineet manuaalisia tehtäviä. Manuaalisten tehtävien suorittamiseen liittyvästä stressistä usein tapahtuvien virheiden tekemiseen liittyvään stressiin työnkulun automatisointialusta voi auttaa poistamaan tehottomuuksia.
Siksi haluan käsitellä työnkulkujen automatisointia, sitä, mitä automatisointi voi tehdä projekteillesi, sekä joitakin työkaluja, joiden avulla voit aloittaa matkasi kohti onnellisempaa arkea. Jos työnkulut ovat sinulle tuttuja, voit siirtyä suoraan kysymykseen, johon haluat vastauksen. Muussa tapauksessa aloitetaan määrittelemällä, mikä työnkulku on.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on työnkulku?
Työnkulku on sarja vaiheita, jotka kuvaavat, miten ihmiset saavat työnsä tehtyä alusta loppuun. Näiden vaiheiden suorittaminen täsmälleen samassa järjestyksessä tuottaa joka kerta saman tuloksen. Siksi on tavallista esittää työnkulut visuaalisesti työnkulkukaavioiden avulla. Kaavioita voidaan luoda manuaalisesti tai käyttämällä työnkulkukaavio-ohjelmistoa. Tämä kaavio voi auttaa tunnistamaan ja seuraamaan projektin jokaista vaihetta tai tehtävää sen edetessä kohti haluttuja tuloksia.
Esimerkkejä työnkuluista:
- Sosiaalisen median aineistojen luominen
- Uuden työntekijän perehdytys
- Matkustuspyynnön hyväksyminen
- Asiakirjojen hyväksymistyönkulut
Entä työnkulun automatisointi?
Kun sinulla on työnkulkukaavio, joka kuvaa selkeästi eri vaiheet, on aika siirtyä seuraavalle tasolle. Työnkulun automatisointi edellyttää, että luot näitä vaiheita koskevat säännöt. Säännöt määrittävät, miten ihmisten tehtävät, asiakirjat tai tiedot ohjataan työnkulun sisällä.
Työnkulun automatisointia projektinhallinnassa voidaan käyttää työnkulkujen ja esimerkiksi tehtävälistojen luomisen, tehtävien tiimin jäsenille osoittamisen, edistymisen seurannan ja muistutusten lähettämisen kaltaisten prosessien automatisointiin. Lisäksi työnkulun automatisointia voidaan käyttää raporttien luomiseen ja projektikustannusten seuraamiseen.
Työnkulun automatisoinnin säännöt ovat enimmäkseen jos–niin-lauseita, jotka kattavat vaihtoehtoiset reitit, joita pitkin tiedot voivat kulkea. Kun säännöt on määritetty, olemme valmiita syöttämään nämä tiedot prosessien automatisointiohjelmistoon.
Esimerkkejä työnkulun automatisoinnista ovat:
- Tehtävienhallintaan liittyvien toimintojen käsittely, kuten työtehtävien osoittaminen seuraavasta vaiheesta vastaavalle henkilölle.
- Slackissa vastaanotettavat ilmoitusviestit, jotka tulevat CRM-järjestelmästä, ERP-järjestelmästä tai jostakin muusta työkalusta.
- Lomakkeen lähettämisen jälkeen tapahtuva tietojen synkronointi, kuten tietueen luominen CMS-järjestelmään.
Mikä on työnkulun automatisointiohjelmisto?
Työnkulun automatisointiohjelmisto on digitaalinen vähäkoodinen tai kooditon ratkaisu, jonka avulla voit automatisoida tehtäviä ja suorittaa ne ilman ihmisen toimenpiteitä. Älykäs prosessien automatisointiohjelmisto sisältää yleensä:
- Vedä ja pudota -toiminnolla varustetun työkalun, joka auttaa tehostamaan liiketoimintaprosessien automatisointia
- Ilmoitusjärjestelmän, jossa voit määrittää sovelluksen sisäiset tietonäytöt tai sähköposti-ilmoitukset
- Luettelon laukaisimista, joiden avulla voit käynnistää päätöksenteon.
- Tarkastusjäljet, joiden avulla voit tarkastella kussakin työnkulussa suoritettuja vaiheita
On myös erikoistuneita tekoälypohjaisia työnkulkujen automatisointiohjelmistoja, joissa edellä mainitut ominaisuudet yhdistyvät tekoälyn käyttöön työnkuluissa.
Mitä hyötyä työnkulkujen automatisointiohjelmistosta on?
Työnkulkujen automatisointijärjestelmän hyötyjä ovat muun muassa:
- Säästä aikaa. Digitaalisten prosessien automatisointityökalut säästävät aikaa, koska ne tehostavat manuaalisia prosesseja, joihin kuuluu toistuvia tehtäviä, kuten tietojen syöttäminen taulukkolaskentataulukoista. Mieti seuraavaksi sääntöjä, jotka luovat ennakoitavan työnkulun. Lopuksi työkalu suorittaa tehtävät puolestasi ja vapauttaa aikaa, jonka olisit muuten käyttänyt niiden tekemiseen.
- Paranna tuottavuutta. Asettamasi säännöt saavat tiedot kulkemaan sujuvasti eri vaiheiden läpi. Voit myös käyttää tekoälyä työnkulkujen automatisoinnissa näiden sääntöjen määrittämiseen. Tämä vähentää aikaa, joka kuluu siihen, että jonkun täytyy esimerkiksi välittää viestintää eteenpäin tai hoitaa seurantaa manuaalisesti.
Seuranta-ajankohtien ja ilmoitusten kaltaisten asioiden automatisointi säästää paljon aikaa ja henkisiä voimavaroja. Sinun ei tarvitse ajatella asiaa enää uudelleen.
Ajattele hyväksymisprosessia, johon osallistuu useita sidosryhmiä. Jos järjestelmä huolehtii aineiston luovuttamisesta tarkistettavaksi, voit keskittyä muihin, tärkeämpiin asioihin.
- Minimoi virheet. Virheillä tarkoitamme tässä inhimillisiä virheitä. Manuaalisen tiedonsyötön tiedetään johtavan virheisiin, ja virheiden määrä kasvaa työmäärän lisääntyessä.
- Säästä rahaa. Kun automaatio vapauttaa jonkun tehtävistään, säästät rahaa – erityisesti silloin, jos maksat resursseista tuntiperusteisesti.
- Poista pullonkaulat. Henkilöresursseista eli ihmisistä voi tulla minkä tahansa työnkulun hidaste, jos he eivät toimi riittävän nopeasti tai eivät tunnu koskaan saavan tietoja ajoissa. Ajattele vaikka Bradia, joka on pitänyt viimeisintä sähköpostiasi käsittelyssään koko viikon. Automaatio-ohjelmisto lähettäisi Bradille muistutuksen joka päivä, kunnes hän suorittaa tehtävänsä ja lähettää sen seuraavaan vaiheeseen.
Jos tämä artikkeli sai sinut pohtimaan, miten voisit automatisoida työnkulkujasi tehokkaammin, saatat hyötyä muutamasta liiketoimintaprosessien automatisointikurssista, joiden avulla voit syventää ymmärrystäsi ja löytää uusia tapoja tehostaa toimintaasi.
Mitä työnkulkujen automatisointityökaluja voisin valita?
Eri käyttötapauksiin sopivat erilaiset työnkulkutyökalut. Saatat jopa tarvita esimerkiksi työnkulkujen orkestrointityökaluja, jos yrität automatisoida monimutkaisia työnkulkuja, jotka ulottuvat useiden tiimien alueelle. Tässä on kuitenkin alustava luettelo vaihtoehdoista, joihin voit tutustua etsiessäsi automatisointiratkaisua, joka voi alkaa reitittää tietoja työnkulkuprosessisi mukaisesti.
Jos haluat lisätietoja näistä pilvipohjaisista työkaluista, työnkulkuohjelmistojen hinnoittelusta, työnkulkuohjelmistojen tärkeimmistä ominaisuuksista ja siitä, miten ne voivat auttaa sinua luomaan liiketoimintasääntöjä, automatisoimaan liiketoimintaprosessin ja muodostamaan yhteyden muihin työkaluihin API-integraatioiden avulla, tutustu parhaiden työnkulkujen automatisointiohjelmistojen luetteloon.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Lue lisää: Mietitkö, miten voisit ottaa työnkulkujen orkestroinnin paremmin käyttöön yrityksessäsi? Tutustu työnkulkujen orkestrointia käsittelevään oppaaseemme.
Työnkulkujen automatisointi on tullut jäädäkseen
Pidän työnkulun hallintaa osana yrityksen digitaalista transformaatiota. Automaation käyttöönotto tarkoittaa työnkulun tehokkuutta ja tasapainoilua sen välillä, mitä robottien ja ihmisten tulisi hoitaa. Aiheesta puheen ollen kerron robottiprosessiautomaatiosta joskus toiste, mutta se on todella hienoa. Tämä ominaisuus sisältyy tyypillisesti yritysten prosessiautomaatio-ohjelmistoihin, ja se mahdollistaa ohjelmistojen ja järjestelmien kanssa tapahtuvaa ihmisen vuorovaikutusta jäljittelevien robottien luomisen.
